Entgeltabrechnungen mit Paychex: In Sachen Komplexität ist Deutschland ganz weit vorne

Wenn es um die Komplexität der Payroll geht, ist Deutschland tatsächlich ganz weit vorne, das hat der „Global Payroll Complexity Index 2023“ (GPCI) von Alight ermittelt. Grund sind zahlreiche Vorschriften, Pflichten, Abzüge sowie mehrere Sozialversicherungssysteme. Kann eine digitale Lohnbuchhaltung mit cloudbasierter Software das Ganze womöglich deutlich vereinfachen?

Darum ist die Abrechnung so komplex

Tatsächlich sind es gleich mehrere Faktoren, die die Abrechnung von Lohn und Gehalt besonders anspruchsvoll – und damit auch zeitaufwendig – macht. So werden beispielsweise für die Erstellung zahlreiche unterschiedliche Daten benötigt. Man braucht Angaben zum Arbeitnehmer, zu den tatsächlichen Arbeitszeiten sowie zu eventuellen Prämien oder Boni, die der Mitarbeitende bekommen soll. Des Weiteren müssen die Pflichtabzüge (Steuern, Versicherungsbeiträge) genau berücksichtigt werden. Hier müssen jedoch noch unterschiedliche Abrechnungssysteme beachtet werden…

Und als wäre dies noch nicht kniffelig genug, müssen zudem die Meldevorschriften sowie unterschiedliche Meldetermine im Auge behalten werden. Beispielsweise sind Steuer- und Sozialversicherungsdaten monatlich zu melden, andere Daten dagegen nur einmal im Quartal oder sogar jährlich.

Zentrales Problem: Fachkräftemangel im HR

Entsprechend werden für eine korrekte Entgeltabrechnung qualifizierte Mitarbeitende benötigt, die genau wissen, was wann in Anwendung zu bringen ist. Zudem halten sie sich permanent auf dem neuesten Stand, um etwaige Änderungen gesetzlicher Vorgaben oder Richtlinien entsprechend umsetzen zu können.

Aber auch hier schlägt der Fachkräftemangel hart zu. Für die Unternehmen ist es extrem schwierig geworden, Mitarbeitende zu rekrutieren, die diese Kenntnisse mitbringen. Häufig stellt es sich als großes Problem dar, entsprechende Stellen zeitnah wieder zu besetzen. Entsprechend kommt es oft genug zu einer Mehrbelastung der vorhandenen Mitarbeitenden, was wiederum schleichend die Fehleranfälligkeit erhöht.

Komplexität der Payroll: Was können Unternehmen tun?

Der GPCI verzeichnet 2023 aber auch noch einen anderen wichtigen Trend: Weltweit hat sich die Komplexität der Payroll verringert – um sechs Prozent. Offensichtlich haben zahlreiche Unternehmen begonnen umzudenken und steuern nun dem Problem entgegen. Aber was haben sie verändert?

Laut GPCI investieren Unternehmen zunehmend in Technologie und Prozessoptimierung. So werde einerseits die Effizienz des jeweiligen Entgeltabrechnungssystems auf den Prüfstand gehoben, andererseits wird in bessere Gehaltsabrechnungs-Software investiert. Und genau der letzte Punkt hat einiges an Potenzial, um die Komplexität der Payroll nachhaltig zu reduzieren.

Cloudbasierte Entgeltabrechnung: Lösung mit Potenzial für mehr

Im HR haben sich in den letzten Jahren zunehmend die sogenannten SaaS-Anwendungen durchgesetzt. Cloudbasierte Software bietet zahlreiche Vorteile, nicht zuletzt, wenn es um Flexibilität geht.

Die Option der Tätigkeit im Home-Office ist für viele Mitarbeitende immer wichtiger geworden. SaaS-Anwendungen bieten die entsprechenden Voraussetzungen, um von jedem Ort aus arbeiten zu können – ob vom heimischen Schreibtisch aus oder von unterwegs. Hinzu kommt meist noch, dass auch die Nutzung unterschiedlicher Devices, vom stationären PC über das Tablet bis hin zum Smartphone, möglich ist. Entsprechend flexibel wird damit auch das Arbeiten in Teams.

Ein weiterer wesentlicher Pluspunkt ist der hohe Automatisierungsgrad solcher Anwendungen. Updates der Software laufen automatisch ab, sodass man stets mit der neuesten Version arbeitet. Außerdem ist so ebenfalls sichergestellt, dass stets die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Anwendung kommen – für das komplette Team. Dies wiederum minimiert nachhaltig Fehler, die gerade bei der Entgeltabrechnung sehr ärgerlich und mit aufwendigen Nacharbeiten verbunden sein können.

Während in den meisten anderen HR-Bereichen cloudbasierte Software-Lösungen bereits gang und gäbe sind, bestand bislang eine große Zurückhaltung, diese Technologie auch für Entgeltabrechnungsprogramme zu nutzen. Mit Paychex+ liegt nun erstmals eine SaaS-Anwendung hierfür vor.

Paychex+: Mehr Effizienz und Korrektheit bei der Abrechnung

Mit Paychex+ liegt erstmals eine waschechte cloudbasierte Entgeltabrechnung vor. Entwickelt wurde die Anwendung von den Abrechnungsexperten von Paychex, einem der renommiertesten Anbieter aus diesem Gebiet.

Ziel ist es, mithilfe einer SaaS-Lösung einerseits eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten und andererseits die Effizienz der Verantwortlichen deutlich zu steigern. Und Paychex+ bringt tatsächlich beste Voraussetzungen mit, um dies in die Tat umzusetzen. Die Anwendung kommt in Bezug auf die Funktionalitäten ausgesprochen benutzerfreundlich daher, die Bedienung ist intuitiv und damit zeitersparend. Dank klarer Anweisungen und Hilfestellungen arbeitet man sich schnell ein, aufwendige Schulungen sind nicht erforderlich.

Darüber hinaus bietet Paychex+ noch einen weiteren entscheidenden Pluspunkt: Während viele Entgeltabrechnungssysteme für hochspezialisierte Nutzer mit vielen Fachkenntnissen konzipiert waren und sind, erschließt sich hier vieles quasi von selbst. So kann man sich hier darauf verlassen, stets basierend auf den aktuellen gesetzlichen Maßgaben zu arbeiten. Durch hinterlegte automatisierte Validierungsprozesse werden die eingegebenen Daten zudem stets in Echtzeit auf ihre Richtigkeit und Konsistenz hin überprüft. Identifiziert das System einen Fehler, wird der Nutzer entsprechend informiert und kann die Eingaben korrigieren. So werden Fehler deutlich minimiert.

Entsprechend kann sich durch die Nutzung einer cloudbasierten Anwendung wie Paychex+ auch die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeitenden reduzieren. Die IT-Kapazitäten des Unternehmens werden es ganz sicher, denn Paychex+ benötigt keinen extra Speicherplatz, da die Anwendung vom Hersteller gehostet wird. Auch die Daten werden auf den sicheren Servern abgelegt, die nicht nur besten Schutz vor Hackern bieten, sondern auch gegen Datenverlust bei einem System-Crash effektiv gesichert sind.

Vorbei sind mit so einer SaaS-Anwendung auch die leidigen Schnittstellen-Probleme, die es bei stationären Programmen leider so häufig gibt. Paychex+ lässt sich in die gängigen Anwendungen integrieren bzw. ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung zwischen verschiedenen Plattformen.