Arbeitswelt 4.0 im Fokus: Digitalisierung im HR-Bereich clever nutzen und profitieren mit eurodata

Die digitalen Technologien sind in der Arbeitswelt sind nicht nur auf dem Vormarsch, sondern setzen sich immer schneller durch. Das bietet viele Chancen, wenn man jetzt die richtigen Entscheidungen trifft.

Homeoffice, Jobsharing, Gleitzeit und Coworking-Spaces sind dabei, zur Normalität zu werden. In vielen Bereichen von Unternehmen wird bereits mit KI (Künstliche Intelligenz) gearbeitet und auch Augmented Reality kommt insbesondere in der Industrie zunehmend zum Einsatz. Der digitale Wandel hat den Arbeitsalltag erreicht, was sowohl Herausforderungen mit sich bringt als auch Chancen.

Die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung

Dabei hat die Digitalisierung durchaus auch Auswirkungen auf die Mentalität der Arbeitenden. Stichwort „New Work“. Speziell für jüngere Arbeitnehmer ist es zunehmend wichtiger, einen Job zu haben, der zum eigenen Lebensstil und zu den Überzeugungen passt. Selbstverwirklichung und Flexibilität sind die Punkte, auf die es ihnen besonders ankommt. Für sie ist eine gute Work-Life-Balance entscheidend. Aber auch flache Hierarchien, Selbstständigkeit, Entwicklungsmöglichkeiten und nach Bedarf frei wählbare Arbeitsorte oder -zeiten sind gewünscht.

Hier wiederum greifen Ansprüche der Arbeitnehmer und die Möglichkeiten der Digitalisierung Hand in Hand. Auch wenn durch die neuen Technologien einige Arbeitsplätze wegfallen werden, so werden durch sie auf der anderen Seite zahlreiche neue Berufsfelder sowie Jobs entstehen. Die entscheidenden Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Es sind Zeitersparnis und Fehlerminimierung. Was wiederum den Weg frei macht für eigenständigeres, qualifiziertes Arbeiten. Denn die Technologie übernimmt die Routinetätigkeiten.

Welche Bereiche profitieren?

Auf welche Bereiche wird sich die Digitalisierung besonders deutlich auswirken? Experten gehen davon aus, dass es voraussichtlich neben diversen Jobs den Branchen Logistik, Transport und Industrieproduktion auch viele Bürotätigkeiten der mittleren Ebene sein werden. Also Steuerberater, Buchhalter, Sekretariats- und Verwaltungskräfte. Hier werden sich höchstwahrscheinlich Rollen verschieben, denn die digitale Transformation und insbesondere die Automatisierung von Abläufen wird sich entsprechend auswirken.
Schon jetzt ist dies deutlich zu merken. Ein gutes Beispiel ist die das Thema Zeiterfassung in den Unternehmen. Lange Jahre wurde dies deutlich vernachlässigt, üblich war die Nutzung von meist handschriftlich geführten Stundenzetteln. Diese wurden dann an das Personalwesen weitergereicht, wo die entsprechenden Daten nachgehalten und händisch in Tabellen erfasst sowie bei Bedarf korrigiert wurden. Teilweise wurde, insbesondere in größeren Unternehmen, noch mit der guten, alten Stechuhren gearbeitet, die zum Monatsende abgelesen und auf null gestellt wurde. Dieses gesamte Prozedere war eine nicht nur aufwendige, sondern auch fehlerträchtige Angelegenheit.

Quo vadis, Zeiterfassung?

Spätestens seit den Entscheidungen des EuGH (Urt. v. 14.05.2019) und des BAG (13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) dürfte dies der Vergangenheit angehören. Künftig ist eine elektronische Zeiterfassung das Maß der Dinge, wobei der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil vorgab, wie so etwas aussehen soll: verlässlich, objektiv sowie leicht zugänglich.
Konkrete Vorgaben, welche Softwarelösung zu nutzen ist, gibt es nicht. Allerdings steht fest, dass eine digitale Zeiterfassung sicherlich entscheidende Vorteile bringen wird, wenn man die richtige wählt.

Ein gutes Beispiel für eine schlanke, schnelle Lösung ist beispielsweise die cloudbasierte Zeiterfassungs-Software edtime aus dem Hause eurodata AG. Diese Anwendung punktet bereits bei der Anschaffung: Anstatt sich direkt für eine All-in-One HR-Lösung entscheiden zu müssen, hat man bei edtime quasi ein Baukastensystem, das sich aufstocken lässt. Die Basis-Version edtime bietet ein komfortables, leicht zu bedienendes Zeiterfassungssystem mit moderner Optik und Handhabung. Wer dies wünscht, kann auch später noch upgraden auf edtime PLUS und hat dann direkt ein Tool für eine Personaleinsatzplanung, die problemlos auch die Bedürfnisse von Unternehmen mit mehreren Standorten abdeckt.

Christof Kurz, Generalbevollmächtigter eurodata GmbH, ist stolz auf die kompakte und effiziente Software: „Mit unserer Lösung edtime bieten wir nicht nur eine innovative und cloudbasierte Plattform zur effizienten Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, sondern auch ein effektives Tool zur Personaleinsatzplanung. Damit ermöglichen wir es Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, Transparenz zu schaffen und dabei immer den Überblick ihre Ressourcen zu behalten.“

Die Vorteile einer modernen Zeiterfassungslösung

Darüber hinaus punktet edtime mit einer sicheren Datenhaltung auf einem Server in Deutschland – bei unbegrenztem Umfang. Und bei der Einrichtung der Anwendung sowie den ersten Schritten werden die User nicht im Regen stehengelassen. Ein entsprechender Support gehört hier zum Standard und gewährleistet, dass die Nutzung von edtime sich vom Start an komplikationslos gestaltet.

Peter Letter, Malermeister, Saarbrücken

„Was mich an edtime begeistert? Top Leistung, auch im Support, einfach in der Bedienung und absolut zuverlässig. Als Meisterbetrieb kann ich so meinen Mitarbeitern eine online Zeiterfassung bieten zu einem absolut vernünftigen Preis. Top Preis-/Leistungsverhältnis, das Programm kann ich nur empfehlen“

In Sachen Funktionsumfang muss sich edtime definitiv nicht verstecken: Neben einer digitalen Akte bietet die Software u.a.:

• Arbeitszeitkonten, Zeitausgleich etc.
• Zeiterfassung
• Monatsabschluss
• Abbildung von Kernarbeitszeiten und vordefinierten Schichten
• Abwesenheitsmanagement
• Automatische Berechnung MiLoG und Zuschläge
• Datenaustausch
• Wichtige Dokumentationen

Die Pluspunkte: Zeit sparen, Fehler minimieren

Dank zahlreicher Automatismen ermöglicht edtime nicht nur eine schnellere Verwaltung des Personals sowie der Zeiterfassung, sondern minimiert dabei auch Fehler. Denn fehlen beispielsweise Daten zu einem bestimmten oder sind diese nicht konform mit den gesetzlichen Vorgaben, sendet das System automatisch eine entsprechende Info an die zuständige Person.

Durch die moderne Optik hat man etwa An– und Abwesenheiten leicht und schnell im Überblick, per Drag-and-Drop sind Änderungen möglich. Auswertungen und Dokumentationen lassen sich ebenfalls mit wenigen Klicks erstellen. Insofern ist edtime eine echte Zeitersparnis für den HR-Bereich – Zeit, die wiederum für andere, wichtige Tätigkeiten genutzt werden kann.

Dies gilt insbesondere, da die cloudbasierte Lösung edtime einen Zugriff quasi von überall mit zahlreichen Endgeräten ermöglicht. Mitarbeitende haben so die Möglichkeit, ihre Zeiterfassung sowohl per Desktop PC als auch per App auf dem Smartphone oder auf dem Tablet zu erledigen. Ein händisches Einpflegen von Daten im Personalwesen sowie mögliche „Vertipper“ sind damit passé.

Christoph Dietz, Gesellschafter der physiotherapeutischen Praxis Dünow & Dietz GbR, Wiesbaden

„Arbeitsstunden auf Papier erfassen? Das gibt es bei den „Bewegungsoptimisten“ nicht mehr. Die Mitarbeiter*innen unserer Praxis haben edtime sofort akzeptiert. Über die Smartphone App hat jeder nicht nur seine „Stundenzettel“ digital im Blick, sondern kann auch Urlaub beantragen und sieht direkt seine Genehmigung.“

Personal-Software im Baukasten-System

Die Personaleinsatzplanung ist in vielen Unternehmen ein echter „Knackpunkt“. Hier ist es oftmals schwer, den Überblick zu behalten, wer für welche Schicht eingeplant ist. Insbesondere wenn dann auch noch kurzfristig umdisponiert werden muss oder ein Mitarbeitender kurzfristig ausfällt, artet das schnell in Stress aus. Genau hier setzt das Upgrade zu edtime, die Software edtime PLUS, an. Dieses Upgrade bietet eine leistungsstarke Lösung für die digitale Personaleinsatzplanung.

Dank übersichtlicher Ansichten der Dienstpläne hat man als Nutzer sofort einen Überblick, ob alle Schichten besetzt sind oder wo es noch Lücken gibt. Per Verfügbarkeitsabfrage, ist eine Besetzung von freien Zeitfenstern möglich. Zudem kann dank der hinterlegten Qualifikationen schnell selektiert werden und die richtigen Mitarbeiter für die fehlende Position gefunden werden. Darüber hinaus sind auch hier die Mitarbeiter integriert und haben die Möglichkeit, über das System untereinander einfach, schnell und gut nachvollziehbar Schichten zu tauschen.

Ines A. Baitz, Inhaberin Mühlen-Apotheke, Rosdorf

„Für uns als Apotheke sind zwei Aspekte für den Einsatz von edtime PLUS, der online Arbeitszeiterfassung in Verbindung mit Personaleinsatzplanung, ausschlaggebend: Zum einen der geringe Aufwand, einmal angelegte Dienstpläne kopieren zu können und nur noch die wenigen aktuellen Änderungen einzupflegen. Zum anderen die Sichtbarkeit von Merkmalen wie PTA, Apotheker usw. bei der Planung. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern via App z.B. bei Urlaubsanträgen, der Zeiterfassung oder der Anzeige der Dienstpläne kommt prima an und bringt uns als Team noch näher zusammen. Ich kann edtime PLUS für Apotheken nur empfehlen.“

Fazit: Auf clevere digitale Tools setzen

Durch den anhaltenden Trend zur Digitalisierung verändert sich unsere Arbeitswelt zunehmend – und das hat durchaus zahlreiche Vorteile. Gerade die Nutzung von Software-Lösungen wie edtime und edtime PLUS kann eine deutliche Entlastung für alle Mitarbeitenden in einem Unternehmen darstellen. Nicht nur die Verwaltungskräfte im Personalwesen profitieren durch eine deutliche Arbeitsentlastung und eine Minimierung von Fehlern sowie Rückfragen, auch Vorgesetzte erhalten einen besseren Überblick über die Abläufe in ihrem Unternehmen.

Die Mitarbeitenden wiederum dürfen sich ebenfalls freuen: Sie sind mehr in die Abläufe involviert, können deutlich selbstständiger agieren, etwa in Bezug auf die Urlaubsplanung oder den Tausch von Schichten, und genießen mehr Freiheit und Eigenverantwortung. Eine Win-Win-Situation dank edtime.