5 Dinge, die Sie bei der Implementierung einer HR-Software beachten sollten

Bei der Implementierung einer HR-Software sollten Personaler ein Wörtchen mitreden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Prozesse nicht passgenau abgebildet werden und dann sorgt die Software eher für Frust statt Lust. Was zu beachten ist.

Warum kein Unternehmen mehr um den Einsatz von HR-Software herumkommt

Dass Unternehmen im HR-Bereich nicht mehr umhinkommen, ihre Personalverwaltung zu digitalisieren, liegt auf der Hand: HR-Prozesse gehen mit dem Einsatz der passenden Software Lösung schneller und effizienter von der Hand und verschaffen dem Personalverantwortlichen mehr Zeit, um sich den strategischen Aspekten seiner Arbeit widmen zu können.
Und die strategischen Aufgaben haben in den letzten Jahren massiv zugenommen. Nehmen wir zum Beispiel allein das Recruiting: Einfach Stellenanzeige schalten und abwarten geht in Zeiten des Fachkräftemangels schon lange nicht mehr.

Stattdessen müssen Rekrutierungs-Kanäle sehr gezielt ausgewählt werden, Active Sourcing ist Pflicht und, und, und. So oder so ähnlich sieht es auch in anderen Bereichen der Personalarbeit aus. Was Personaler also dringend brauchen, ist: ZEIT. Diese kann ihnen die geeignete HR-Software verschaffen, indem sie ihnen Arbeiten abnimmt.
Doch es ist nicht leicht, die richtige Lösung zu finden. Denn es gibt eine Vielzahl an Angeboten und der Markt der Anbieter ist unüberschaubar geworden. Die nächsten Punkte zeigen Ihnen, worauf es bei der Implementierung einer HR-Software ankommt.

1. Tipp für die Implementierung einer HR-Software ist eine Frage der Teamwork

Die Prozesse, die an eine HR-Software ausgelagert werden sollen, sind so diffizil und komplex, dass nur die Fachabteilung selbst beurteilen kann, ob die Funktionen einer Softwarelösung eins zu eins zu den Unternehmensprozessen passen oder nicht. Für die Klärung der technischen Details wie etwa der Anbindbarkeit an das bestehende System sollte aber wiederum die IT zu Rate gezogen werden.
Das ist auch schon der erste Punkt, der bei der Auswahl und Implementierung einer HR Software zu beachten ist: Das Eruieren der geeigneten Lösung ist Teamwork und sollte kein Alleingang einer einzelnen Abteilung sein. Ins Boot geholt werden sollten:

• HR
• IT
• Das Management

2. Tipp für die Implementierung einer HR-Software: Die Frage nach dem Datenschutz

82 Prozent der Personalmanager haben laut einer Erhebung der Managementberatung Kienbaum und Bitkom große Bedenken, digitale Personaldaten in die Cloud zu geben, wobei viele Softwareanbieter ihre Lösungen nur noch per Cloud zur Verfügung stellen.
Denn eine Cloud bietet durchaus Vorteile: Cloudanwendungen punkten mit innovativen Konzepten, einfacher Benutzerführung und sind hinsichtlich der mobilen Nutzbarkeit gegenüber klassischen inhouse installierten Client-Server-Anwendungen im Vorteil.
“(Doch) je digitaler die Daten im Personalmanagement werden, umso mehr rückt der Datenschutz auf die Agenda der Personalbereiche. Die meisten Unternehmen wollen hier etwas tun, einige kämpfen noch mit ihrem Know-how auf diesem komplizierten Feld, das IT-, Personal-, und Rechtswissen erfordert”, sagt Horst-Dieter Bruhn, Berater bei Kienbaum und einer der Leiter der Studie.
Die Befürchtungen kommen nicht von ungefähr. Schließlich haben es Personaler tagein, tagaus mit hochsensiblen personenbezogenen Daten zu tun, die von Gesetzeswegen einem besonderen Schutz unterliegen.
Über ihre Schreibtische wandern Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Stammdaten und Bewerbungsunterlagen. Logisch, dass die Angst vor Hackerangriffen oder Datenmissbrauch groß ist.
Daher sollten IT und HR den angepeilten HR-Software-Anbieter in punkto Datenschutz genau unter die Lupe nehmen. Wichtig dabei sind folgende Punke:

• Das Rechenzentrum, in dem die Daten gehostet werden, sollte sich auf deutschem, mindestens auf europäischem Boden befinden. Dann unterliegt es der strengen europäischen Datenschutzrichtlinie. Die Richtlinie verbietet die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten, es sei denn die betroffene Person hat ausdrücklich in die Verarbeitung der genannten Daten eingewilligt.
• Verschlüsselte Übertragung der Daten: Nur, wenn Daten verschlüsselt in die Cloud eines HR-Softwareanbieters gelangen, sind sie vor unberechtigtem Zugriff sicher. Als wichtigster Faktor gilt hier die Nutzung eines SSL-Zertifikats. SSL steht für “Secure Socket Layer” und beschreibt eine Verfahrensweise der sicheren Datenübertragung zwischen einer Internetseite und deren Besucher.
• Standard des genutzten SSL-Zertifikats: Nur, wenn ein Cloud-Anbieter ein aktuelles Zertifikat nutzt, ist eine ausspähsichere Übertragung von Daten gewährleistet.
• Zertifizierungen: Es gibt spezielle Zertifikate, etwa vom TÜV, die eine HR Softwareanbieter Datensicherheit nach modernsten Standards bescheinigen. Verfügt der HR-Software-Anbieter über eine einschlägige Zertifizierung, ist der Anwender auf der sicheren Seite.
• Innerhalb der Software sollten sich Zugriffsrechte verwalten lassen, sodass die vorgehaltenen Informationen immer nur jenen zu Gesicht kommen, die dazu auch berechtigt sind.

3. Tipp für die Implementierung einer HR-Software: Passgenauigkeit der Softwarelösung

Eine HR-Software ist nur so gut, wie die Funktionen, die sie abdeckt. Ein enorm wichtiges Kriterium bei der Auswahl der Software, ist, ob die Lösung alle relevanten HR-Prozesse des Unternehmens abdeckt oder der Anwender mit Kompromissen leben muss.
Von letztem ist abzuraten. Denn die Freude wird sich in Grenzen halten, wenn nur ein Teil der Aufgaben mit der HR-Software abgewickelt werden kann, für den anderen aber der Wechsel in ein anderes Programm nötig ist, das mit der neu angeschafften Lösung wohlmöglich nicht perfekt harmoniert. Dann entstehen statt der erhofften Effizienzsteigerung eher Verzögerungen im Prozess. Das ist nicht Sinn der Sache!
Daher sollten alle benötigten Funktionen im Vorfeld so exakt wie möglich aufgelistet werden. Das macht den Abgleich der einzelnen Lösungen einfacher.
Noch besser ist es, wenn HR-Software-Anbieter die angebotenen Lösungen individuell auf das System eines Anwenders anpassen können. Umso reibungsloser können Prozesse digitalisiert werden. Wichtig bei der Auswahl sind auch diese Punkte:

• Mobilfähigkeit des Systems – manche HR-Software-Hersteller bieten inzwischen sogar Apps an, damit der Systemzugriff auch mobil gewährleistet ist, andere bieten den Zugriff über den Browser. Mindestens Letztes sollte im Zeitalter der Globalisierung schon sein.
• Ohne Auswertungs- und Reportingfunktionen geht heute nichts mehr. Nur so lassen sich Prozesse evaluieren und auf dieser Basis optimieren. Verfügt ein Tool darüber nicht, ist es sein Geld nicht wert.
• Wichtig ist auch, dass eine HR Software stets um neue Funktionen ergänzt werden kann. So kann die Software stets mit den Anforderungen im Unternehmen wachsen und alle Bereiche passgenau abdecken.

4. Tipp für die Implementierung einer HR-Software: Informieren Sie sich unabhängig

Wichtig ist, sich im Vorfeld ein möglichst umfassendes Bild von einer Software zu machen. Hier bieten HR Software Hersteller auf ihren Webauftritten in der Regel detaillierte Informationen an.
Auf Wunsch stellen sie auch vorübergehende Testzugänge, Live-Demos und Webinare zur Verfügung, damit sich ein User einen ersten Eindruck von der Bedienung und Funktionsbandbreite eines Programms machen kann.
Das ist wichtig. Denn ob man mit einem Softwaresystem zufrieden ist, hängt in hohem Maße von dessen Bedienbarkeit ab. Je intuitiver desto besser! Dann benötigt der Umstieg auf ein neues System nur wenig Zeit. In diesem Punkt hat jedoch jeder ganz eigene Vorlieben und Vorstellungen.
Ratsam ist es daher auch, sich auf unabhängigen Portalen zu informieren, wie sich eine Software im Praxistest macht. Anwender sollten bedenken, dass die Tests nicht im Auftrag eines Software-Herstellers erstellt werden und somit noch einmal Details zum Vorschein bringen können, die vom Hersteller so nicht angeführt werden.

5. Tipp für die Implementierung einer HR-Software: Support

Wichtig für die erfolgreiche Implementierung einer HR-Software ist der Support, den ein HR-Softwareanbieter anbietet. Insbesondere, wer sich für eine Cloud-Lösung entscheidet, muss auf eine optimale Erreichbarkeit des Anbieters bauen können.
Denn nur eine reibungslose Kommunikation von Dienstleister und Kunde garantiert eine effiziente Arbeit mit dem ausgewählten System und eine schnelle Behebung von Fehlern.
Hierbei ist es wichtig, ein Service-Level- Agreement mit dem Anbieter auszuhandeln. In diesem sichert der Anbieter dem Kunden konkrete Services und Erreichbarkeitszeiten zu.

Auch hier lohnt es, sich auf Bewertungsportalen über Kundenbewertungen informieren. Hieraus ergibt sich schnell ein Bild, ob der Hersteller seine Versprechen hält oder nicht.
Falls nicht, kann es für den Anwender nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer werden. Wenn HR Abteilungen immer wieder mit technischen Problemen zu kämpfen haben, kostet es nicht nur deren Zeit, sondern auch bares Geld, weil sich Prozesse immer wieder verzögern. Das kann sich im schlimmsten Fall sogar auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken.
Der wichtigste Tipp für die Implementierung einer HR-Software lautet daher: Gut geplant ist schon halb gewonnen!