HR Software Summit: Lernen Sie die Digitale Personalakte von aconso kennen

Der Umstieg von Papierpersonalakten auf eine digitale Personalakte steigert die Effizienz, Geschwindigkeit und die Transparenz in der täglichen HR-Arbeit, denn alle Daten von Mitarbeitenden können von allen Verantwortlichen zu jeder Zeit und an jedem Ort aufgerufen und bearbeitet werden. Doch was ist bei der Auswahl des richtigen Tools zu beachten? Das erfahren Sie bei unserem HR-Software Summit, bei dem unter anderem Lösungsanbieter aconso seine Digitale Personalakte vorstellt. Wir haben vorab bei dem Hersteller nachgefragt, welche Tipps er potenziellen Anwendern geben würde.

Wie gelingt die unkomplizierte Einführung einer Digitalen Personalakte in wenigen Schritten?

Mit dem richtigen Anbieter ist die Einführung einer Digitalen Personalakte nicht kompliziert. Erfahrene Lösungsanbieter verfügen über das Wissen aus hunderten Kundenprojekten und implementieren ihre HR Software Schritt für Schritt nach einem genau festgelegten Ablauf. So gerät nichts in Vergessenheit und es gibt es keine bösen Überraschungen.

Damit das Projekt so zielgerichtet wie möglich abläuft, sollten allerdings im Vorfeld ein paar wichtige Fragen geklärt werden. Diese zum Beispiel:

• Welche Stammdaten sollen in die Digitale Personalakte übertragen werden?
• Soll der Anbieter die Daten einscannen und aufbereiten?
• Welche Rollen und Berechtigungen sollen für verschiedene Anwendergruppen eingerichtet werden?

Bieten Lösungsanbieter auch einen Scan Service zur Digitalisierung der Papierakten an?

Um Papierakten zu digitalisieren, bietet HR Software Hersteller aconso einen Scan Service an und entlastet so die hauseigene HR-Abteilung bei dem Übergang von der analogen auf die Digitale Personalakte, also beim Einscannen von Papierbergen.

Dabei haben Anwender die Wahl:

• Die Papierakten können alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version überführt werden.
• Sie können auch nach Bedarf eingescannt werden.

Hersteller aconso bietet einen regelrechten Rundum-sorglos-Service. Der Lösungsanbieter kümmert sich nicht nur um die Abholung der Papierakten und den Transport, sondern auch um die Sortierung und Klassifizierung der eingescannten HR-Dokumente sowie die anschließende Archivierung der Papierakten gemäß § 257 HGB und § 238 HGB. Einfacher geht’s nicht.

Funktioniert mobiles Arbeiten im Homeoffice mit der Digitalen Personalakte von aconso?

Viele Personalerinnen und Personaler arbeiten seit zwei Jahren verstärkt im Home-Office. Im Falle einer Datenverwaltung auf Papier bringt das zahlreiche Probleme mit sich, weil HR-Verantwortliche nicht orts- und zeitunabhängig auf Beschäftigtendaten zugreifen können. Mit einer Digitalen Personalakte wie der von aconso ist dieses Problem gelöst. Die Speicherung der Personaldaten erfolgt in einer zentralen Cloud, was einen standortübergreifenden und -unabhängigen Zugriff auf Informationen von Mitarbeitenden gewährleistet. Integrierte Suchfunktionen im System sparen überdies wertvolle Zeit bei der Recherche nach Informationen.

Gewährleistet aconso volle Datensicherheit?

Die Digitale Personalakte von aconso erfüllt sämtliche Sicherheitsstandards. Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteile:

• Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISO 27001-Kontrollen
• Betrieb und Administration der Software durch aconso
• Automatisches Einspielen von Updates
• Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
• Standortunabhängiger Zugriff über Ihren Webbrowser

Wie ist es um den Datenschutz bestellt?

Mit der Digitalen Personalakte von aconso lassen sich auch alle Vorgaben der DSGVO problemlos einhalten. Durch eine sehr exakte Vergabe von Rollen und Berechtigungen kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass jede und jeder Zugreifende auch wirklich nur die Zahlen, Daten und Fakten zu Gesicht bekommt, für die sie oder er berechtigt ist.

Grundsätzlich lassen sich in der Digitalen Personalakte von aconso drei Basisrollen mit verschiedenen Berechtigungen festlegen:

• HR
• Führungskräfte
• Mitarbeitende

Damit erhalten Sachbearbeitende in der HR-Abteilung nicht nur das Leserecht, sondern können auch HR-relevante Dokumente und Stammdaten bearbeiten. Führungskräfte hingegen bekommen ein Leserecht für ihr Team und Mitarbeitende die Zugriffs- und Leserechte ausschließlich für ihre eigene Akte.

Weitere wichtige Datenschutz-Features:

• Verschlüsselte Übertragung von Daten
• Nachvollziehbarkeit jeder Änderung
• Datenschutzkonforme Voreinstellungen
• Automatisch einstellbare Löschfristen von Dokumenten

Ist eine nahtlos optische und technische Integration in SAP SuccessFactors möglich?

Die aconso Digitale Personalakte ist voll in SAP und SAP SuccessFactors oder in jedes andere HCM Tool integrierbar und kommuniziert nahtlos mit den Tools. Das sorgt für ein müheloses, programmübergreifendes Verwalten aller personenbezogenen Daten. User müssen Daten in verschiedenen Programmen nicht doppelt vorhalten oder anlegen. Die Informationen werden von den Tools automatisiert untereinander ausgetauscht. Das spart Zeit und vermeidet unnötige Fehler.

aconso ermöglicht seinen Kunden als zertifizierter SAP-Partner seit über 10 Jahren auch optisch eine nahtlose Integration. Die Digitale Personalakte ist im Fiori-Design verfügbar.

Die fünf Grundprinzipien der Fiori Designs sind:

• Rollenbasiert: Ein Programm soll auf einen Anwendungsfall zugeschnitten sein und den User in den Vordergrund stellen, um ihn optimal in seiner Aufgabe zu unterstützen.
• Einheitlich: Egal welches Programm ein User bedient, durch einheitliches Design gewinnt er eine intuitive und konsistente User Experience.
• Einfach: Fiori hilft Usern, sich auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren und erlaubt eine schnelle und intuitive Bedienung.
• Adaptiv: Egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone, Fiori erlaubt es dem User, überall mit der gleichen Anwendung zu arbeiten.
• Begeisternd: Fiori Applikationen vereinfachen die Arbeit und wecken Begeisterung.

Was sagen Kunden über die Digitale Personalakte von aconso?

Kunden sind mit der Digitalen Personalakte von aconso sehr zufrieden.

„Wir haben viele Anwender, die nur wenig Berührungspunkte mit administrativen IT-Systemen haben. Daher muss die Bedienung einer HR Software selbsterklärend sein. Eine Führungskraft muss reinklicken und sich sofort zurechtfinden. Das ist bei aconso sehr, sehr einfach“, sagt etwa Andreas Krotki, HR Business Partner, Warsteiner Brauerei Haus Cramer KG.

Auch Sabine Zinke, Personalleiterin bei der winkler Unternehmensgruppe, findet, es mit der Digitalen Personalakte von aconso gut getroffen zu haben: „Mit der Einführung der elektronischen Personalakte konnten wir die Bearbeitungszeiten in unserer HR-Abteilung stark verkürzen und sparen durch den Wegfall von Papierakten außerdem Lagerhaltungskosten.“

Lernen Sie die Digitale von aconso bei unserem HR Software Summit kennen

Sie wollen mehr über die Digitale Personalakte von aconso erfahren? Bei unseren HR-Software-Summits lernen Sie in kürzester Zeit die beliebtesten Software-Anbieter stets wechselnder Themenbereiche Bereiche kennen. In nur 20 Minuten stellen sich diese vor, geben Einblicke in ihre Software und liefern einmaliges HR-Wissen. So verschaffen Sie sich einen optimalen Überblick und finden direkt heraus, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt.