On Premise oder Cloud? Wann lohnt sich welche Software-Lösung?

On Premise oder Cloud? Wann lohnt sich welche Software-Lösung?

    On Premise oder Cloud? Diese Frage stellen sich viele Betriebe, die sich mit der Anschaffung einer neuen HR Software befassen. Die wichtigsten Fakten im Überblick.

    On Premise versus Cloud: Was spricht dafür, was dagegen?

    Es gibt viele Betriebe, die gegen eine Software aus der Cloud sind. Aus vielerlei Gründen: Da ist zum Beispiel die Angst, den Überblick über die Kosten zu verlieren oder in Zeiten strenger werdender Datenschutzregelungen die Kontrolle über die eigenen Daten.

    Für Cloud-Befürworter spricht dagegen für die Datenwolke, dass eine HR Software sozusagen “schlüsselfertig” ausgeliefert wird: Einfach anmelden und loslegen. Und noch dazu sind die Tools in der Regel über mobile Geräte abrufbar. Traumhaft! Doch an welchen Kriterien sollten Unternehmen die Entscheidung für eine On-Premise- oder Cloud-Lösung festmachen?

    On Premise versus Cloud: Wo liegen die Unterschiede?

    Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sollten Nutzer erst einmal wissen, worin sich die Lösungen überhaupt unterscheiden. Unter Cloud-Computing ist grob gesprochen die Bereitstellung einer Software über das Internet zu verstehen.
    Die Anwendung werden in einem Rechenzentrum des Software-Anbieters gehostet und dem Nutzer über eine verschlüsselte Verbindung zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zum On-Premise-Modell wird Cloud-Software nicht in einem lokalen Rechenzentrum eines Unternehmens installiert und gewartet.

    On Premise versus Cloud: Was ist beliebter?

    Eine HR Software aus der Cloud zu betreiben, lohnt sich vor allem, wenn ein Unternehmen über keine eigene IT-Infrastruktur verfügt oder bereits Software über externe Dienstleister betreibt.
    Die meisten Cloud-Lizenzen sind außerdem recht kostengünstig. Viele Lösungen liegen in Modulen vor, die individuell miteinander kombiniert werden können. Das heißt: Anwender kaufen nur die Funktionen ein, die sie brauchen und bezahlen nur für diese. Das ist vor allem für kleine Unternehmen oder Start-Ups oft der entscheidende Faktor, der für die Cloud spricht.

    Ist die Cloud auch für den Mittelstand interessant?

    Das heißt aber nicht, dass das Thema Cloud nicht auch für den Mittelstand oder Konzerne interessant wäre. Hier ist allerdings das Ergebnis einer Gesamtkosten-Analyse entscheidend, bei der Betriebe die Kosten für Einführung, Schulung und Betrieb einer Cloud-Lösung gegen die rechnen sollten, die für die On-Premise-Variante anfallen: Diese beinhaltet neben dem Kauf auch Kosten für neue Versionen und die Inhouse-Wartung.
    Letzter Punkt ist nicht zu unterschätzen: Da die On-Premise-Variante auf hauseigenen Servern gehostet wird, müssen Hardware und IT-Prozesse stets in punkto Datenschutz und IT-Sicherheit auf dem neuesten Stand sein. Dafür muss die interne IT-Abteilung sorgen, was Personalkosten verursacht.
    Bei der Cloud-Variante trägt hingegen der Softwarehersteller für all das Sorge. Dafür fallen zwar auch Kosten an, diese können im Vergleich aber günstiger sein. Fazit: Je nachdem, wie die Gesamtkostenanalyse ausfällt, kann sich eine Cloud-Lösung also auch für größere Unternehmen rechnen.

    On Premise versus Cloud: Die Datensicherheit

    Aber bleiben wir noch einmal bei den Themen Datenschutz und IT-Security. Diese galten lange als das Stigma der Cloud. Dem ist aber nicht mehr so. Cloud-Lösungen haben zu einer regelrechten Aufholjagd in punkto Sicherheit angesetzt und liegen inzwischen mit On-Premise-Lösungen mindestens auf Augenhöhe, wenn gar nicht darüber.
    Dass Cloud-Anbieter dermaßen nachgelegt haben, liegt in der Natur der Sache. Immerhin würden Sicherheitslecks nicht nur ihre Kunden, sondern das gesamte Geschäftsmodell schädigen. Kein Wunder also, dass Cloud-Betreiber größten Wert auf streng geregelte und zertifizierte Sicherheits- und Datenschutzstandards legen.

    Und das häufig auf einem Level, das manches Datenzentrum eines Konzerns nicht vorweisen kann. Denn die in Firmen  verwendeten On-Premise Systeme sind oft ein Mix aus älteren und neueren Technologien. Derart durchwachsene Infrastrukturen sind anfälliger für Angriffe von außen als moderne.

    On Premise versus Cloud: Auswahl des richtigen Anbieters

    Aber Vorsicht: Cloud ist nicht gleich Cloud. Ob die Tools aus der Datenwolke wirklich sicher sind, hängt vom Anbieter ab. Um entscheiden zu können, ob die Cloud eine echte Option für Unternehmen ist, müssen folgende Informationen vorliegen:

    1. In welchem Land wird die Cloud aus betrieben? Die neue Datenschutzverordnung der EU (EU-DSGVO) verlangt von Cloud-Anwendern, dass Kunden nur mit Anbietern zusammenarbeiten dürfen, die „Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet“. Das zu überprüfen obliegt dem Anwender. Hierfür gibt es ein paar objektive Kriterien. Zum Beispiel ist der Standort des Servers, auf dem ein Cloud-Anbieter seine Daten hostet, relevant. In Amerika darf der Staat ohne jede richterliche Verfügung auf die Server von US-Unternehmen zugreifen. Dieses Recht erstreckt sich auch auf die europäischen Tochtergesellschaften von US-Firmen, verstößt aber gegen die Vorgaben der EU-DSGVO. Aufgrund dieser Rechtsproblematik fragen Unternehmen zunehmend die Cloud-Angebote nach, deren Server sich auf europäischen Boden befinden. Nur diese unterstehen den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien und sind somit DSGVO-konform.
    2. Wie werden meine Daten im Rechenzentrum vor unbefugtem Zugriff geschützt? Hierüber geben Zertifizierungen und Sicherheitszertifikate Aufschluss, die der Cloud-Anbieter vorlegen sollte.
    3. Welche Verfügbarkeit garantiert der Anbieter in seinen Service-Level-Agreements? Empfehlenswert ist, dass Kunden die Service Level Agreements (SLA) des Service Providers für Hosting genau prüft. Beispielsweise, ob die notwendigen Verfügbarkeiten, Backups, Ausfallzeiten und lokaler Support gewährleistet sind.

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