4 Gründe: Warum Excel keine HR Software ist

4 Gründe: Warum Excel keine HR Software ist

Bewerbermanagement, Stammdatenverwaltung, Auswertungen – Sie meinen: All das lässt sich schon mit Excel regeln? Wir nennen Ihnen 4 gute Gründe, warum Excel keine HR Software ist.

Excel – in HR-Abteilungen weit verbreitet

Vor allem kleinere Arbeitgeber setzen in den verschiedenen Bereichen ihres Personalmanagements auf das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Doch Excel ist keine HR Software und stößt schnell an seine Grenzen, wenn es um spezifischere HR-Aufgaben geht. Wir zeigen Ihnen, in welchen Bereichen die Grenzen von Excel schnell ausgereizt sind.

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Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung dürfte Personalabteilungen klar sein, wie wichtig eine stets aktuelle Übersicht über alle gespeicherten Mitarbeiter- und Bewerberdaten ist. Denn sowohl aktuelle und potenzielle Mitarbeiter haben per Gesetz den Anspruch, alle über sie gespeicherten Daten vollständig einsehen zu dürfen. Und zwar unverzüglich. 

1. Datenschutzkonforme Prozesse: Mit Excel eine Herausforderung

Gut Lachen haben in solchen Fällen Personalverantwortliche, die dann nur die Digitale Personal- oder Bewerberakte in ihrer HR Software anklicken müssen und alle Daten per Knopfdruck auslesen und mit dem Bittsteller teilen können. Wer dagegen Informationen in verschiedensten Excel-Listen gespeichert hat, die auch noch an verschiedenen Orten auf dem Server abgelegt sind, dürfte schnell ins Schwitzen kommen. Er muss viel Zeit investieren. Aber, aber! Sollte diese nicht besser an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden?

Eine HR Software stellt aber auch in anderen Szenarien sicher, dass Sie mit personenbezogenen Daten gesetzeskonform umgehen. So müssen Daten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, umgehen gelöscht werden. Dank automatischer Löschfunktionen werden zum Beispiel nicht mehr benötigte Bewerberdaten zuverlässig von dem System zu einem festgelegten Stichtag gelöscht.

2. Mehr Fehler wegen Copy&Paste

Oder nehmen wir ein anderes Szenario, das Sie nur allzu gut kennen dürften, wenn Sie statt einer HR Software Excel im Einsatz haben. Angenommen, die Personaldaten Ihrer Mitarbeiter verändern sich. Sowas kommt ja häufiger vor – aus den verschiedensten Gründen:

  • Namensänderung wegen Heirat
  • Änderung der Adresse wegen eines Umzugs
  • Veränderung der bisher ausgeübten Position oder Rolle

Manchmal ist auch der Wechsel der Bank der Grund dafür, warum Sie die Mitarbeiterakte öffnen und aktualisieren müssen, um Stammdaten zu aktualisieren.

Bliebe es hier nur bei der Datenanpassung innerhalb der Mitarbeiterakte, wäre das mit Excel durchaus zu bewerkstelligen. Aber gerade, wenn sich Bankdaten verändern, sind davon auch noch andere Verwaltungsbereiche betroffen. Also kopieren Sie jetzt alles (nicht datenschutzkonform) in eine Mail und teilen die Änderung  der Lohnbuchhaltung mit.

Doch diese Copy & Paste Vorgänge sind äußerst fehleranfällig. Was passiert zum Beispiel, wenn Sie einen Teil der neuen Kontonummer aus Versehen nicht mit in die Mail kopieren? Dann sind Fehlermeldungen,  Abgleiche und Telefonate mit der Lohnbuchhaltung Programm. Ziemlich nervig.

3. Self-Service-Anwendungen mit Excel? Keine Chance!

Auch das geht einfacher mit einer HR Software. Stichwort: Employee Self Service. Das Prinzip: Mitarbeiter loggen sich in die HR Software mit einem personalisierten Zugang ein und aktualisierten ihre Daten selbst. Betreffen die Änderungen auch andere HR Bereiche, werden die Aktualisierungen auch an sämtlichen anderen relevanten Stellen des Systems aktualisiert. Kein  Copy & Paste mehr!

Sprich: Die Digitale Personalakte leitet die neue Bankverbindung automatisch an das Lohnbuchhaltungstool weiter und hinterlegt sie dort. Das vermeidet nicht nur Fehler und beschleunigt Prozesse enorm. Gleichzeitig wird HR dank Self Service und Prozessautomatisieurng von einer Fülle an administrativen Prozessen entlastet.

4. Auswertungen auf Knopfdruck – mit Excel nur schwer möglich

Wir haben aber noch ein Beispiel, warum Excel nicht mit einer HR Software konkurrieren kann: Sie wollen Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern? Zum Beispiel haben Sie festgestellt, dass Ihre Time to Hire einfach zu lange dauert? Dann sollten Sie Ursachenforschung betreiben:

  • Woran hakt es im Recruiting am meisten?
  • Welche Zeitfresser können vermieden werden?

Um diese Fragen zu beantworten, brauchen Sie Zahlen, Daten und Fakten. Dauert beispielsweise der Austausch innerhalb des Recruiting-Teams zu lange? Zieht das die Time to Hire in die Länge? Dann könnte das Problem gelöst werden, indem digitale Kommunikationstools eingeführt werden, die den Austausch beschleunigen.

HR Software: Prozessoptimierung leicht gemacht und noch viel mehr

In einem solchen Fall kann Ihnen ein integriertes Reporting-Tool helfen. Mit ihm werten Sie den Bewerbungsprozess individuell nach verschiedenen Parametern aus und leiten aus den Informationen passgenaue Maßnahmen ab, die Ihre Workflows verbessern können.

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Sie erfahren mit den Tools zum Beispiel auch auf Knopfdruck, welcher Ihrer Recruiting-Kanäle am besten performt. Daraus können Sie Rückschlüsse ziehen, welche Portale sie künftig stärker und welche Sie künftig weniger stark gewichten. Anhand solcher KPI’s können Sie sukzessive Ihre Workflows optimieren. Müssen wir an dieser Stelle wirklich nochmal erwähnen, dass so etwas mit Excel ausgeschlossen wäre? Wir glauben nicht!

Das sind aber bei weitem nicht die einzigen Argumente, die eine HR Software unverzichtbar machen. Sie wollen mehr wissen? Wir erläutern sie Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Kontaktieren Sie uns!

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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