Employee Self Service: Lassen Sie Mitarbeiter Ihre Daten selbst verwalten

Employee Self Service: Lassen Sie Mitarbeiter Ihre Daten selbst verwalten

Mitarbeiter-Selbstbedienung – das hört sich ohne Zweifel komisch an. Sicher einer der Gründe, warum HR Software Anbieter die entsprechenden Tools unter ihrem englischen Synonym „Employee Self Service“ vermarkten. Aber Scherz beiseite. HR Verantwortlichen verschaffen die Tools ein erhebliches Maß an Freiraum. Das Prinzip: HR lagert über die entsprechenden Tools Bürokratie direkt an die Mitarbeiter und das Management aus und wird unmittelbar entlastet. Wenn das nichts ist!

Employee Self Service: Mehr Zeit für HR

Eigentlich ist die Lage in vielen HR-Abteilungen ähnlich: Es fehlt an Zeit. Dafür gibt es viele Gründe. Zum Beispiel haben viele Recruiter mit dem wachsenden Fachkräftemangel zu kämpfen. Reichte es früher aus, eine Stellenanzeige zu schalten und gemütlich abzuwarten, bis ein Kandidat anbeißt, geht das heute nicht mehr auf. Seit längerer Zeit schon ist der Pool an frei verfügbaren Talenten so gut wie leer gefischt.

Personaler müssen immer kreativer werden, um an Kandidaten zu kommen. Die Mittel der Wahl sind Active Sourcing, Sourcing, Social Recruiting oder Bewerber direkt auf Absolventenmessen anzusprechen. Recruiting ist im Vergleich zu den Vorjahren also mit erheblich mehr Aufwand verbunden.

Vergleich HR-Software

Nicht der einzige Aspekt, der HR ein Plus an Arbeitsaufwand beschert hat. Zum Beispiel sitzt HR auch an der Stellschraube, wenn es darum geht, das Personal ihres Arbeitgebers fit für die digitale Welt zu machen. Laut dem HR Report 2017 von Hays kommt auf Human Ressources Experten auch hier einiges zu. Insgesamt 591 Führungskräfte haben sich an der Onlineumfrage zum sechsten HR-Report beteiligt.

HR muss die Hände frei haben, um Strategien zu entwickeln

In dieser heißt es: „Die drei größten organisatorischen Herausforderungen in der Digitalisierung sind das Managen der zunehmenden Komplexität in der Kooperation (58 Prozent), gefolgt von der Anpassung der Führungskultur an flexible Arbeitsmodelle (53 Prozent) und der Entwicklung neuer Vernetzungsformen (50 Prozent).“

Doch es gibt noch mehr zu tun. Die nachfolgende Grafik zeigt sämtliche wichtigen HR-Handlungsfelder und deren Bedeutung im Zeitverlauf zwischen den Jahren 2011 und 2016 (Quelle: HR-Report 2017: Schwerpunktkompetenzen für eine digitale Welt)

Employee self service

 

Lange Rede, kurzer Sinn: HR braucht mehr Unterstützung, um die Meilensteine, die vor ihm liegen angemessen bewältigen zu können. Im Digitalisierungszeitalter ist die Antwort auf die Frage nach dem „WIE?“ nicht unbedingt in der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu suchen.

Müssen HR Abteilungen aufgestockt werden? Nein!

Denn auch im Bereich HR sind die Fachkräfte zur Mangelware geworden. Chancen gehen eher von Kollege Computer aus. Findige HR Softwareanwendungen tragen der zunehmenden Last im Human Resources Management Rechnung und haben eine Lösung gefunden: Smarte Algorithmen sollen Personaler künftig von administrativen Aufgaben entlasten, so dass ihnen endlich mehr Zeit bleibt, sich um Strategisches zu kümmern.

Hier kommt die Sache mit der Mitarbeiter-Selbstbedienung oder eben des Employee Self Service ins Spiel. Doch was ist das genau? Der Gedanke dahinter ist leicht nachzuvollziehen: Aufgrund der zeitaufwändigen Verwaltung von Stammdaten, Formularen und Anträgen bleibt in Personalbteilungen Vieles auf der Strecke. Warum diese Aufgaben nicht einfach auf mehrere Schultern verteilen statt auf eine? Gesagt, getan.

Employee Self Service: Was ist das? Eine Definition. 

In der Folge haben HR Software Anbieter so genannte Employee Self Service Portale aus der Taufe gehoben. Über sie erhalten Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten und können diese selbst verwalten. Die Bandbreite reicht von Urlaubsanträgen, Leihgaben, der Dokumentation von Feedbackgesprächen, der Vereinbarung von Zielen bis hin zur Verwaltung von Leihgaben aus dem firmeneigenen Kfz-Pool und, und, und.

Zusammengefasst können mit dem Employee Self Service folgende Anwendungen abgedeckt werden:

  • Anwesenheitserfassung (kommen/gehen)
  • Abwesenheitserfassung (Fehlgründe)
  • Korrekturen (fehlende, falsche Buchungen)
  • Anträge/Genehmigungen (Gleitzeit, Urlaub, Dienstreisen)
  • Arbeitszeitkonten (Langzeitkonten, Auszahlung Gutzeiten)
  • Informationen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeltbelege)
  • Stundenkontierungen (Projekte, Kostenstellen, etc.)
  • Qualifikationen
  • Beurteilungen

Beide Seiten profitieren davon: Der Personaler auf der einen, der von jeder Menge Bürokratie entlastet wird und der Mitarbeiter auf der anderen, der seine Angelegenheiten nun selbst in die Hand nehmen kann und nicht lange warten muss, bis sie endlich von HR bearbeitet werden.

Employee Self Service: Die Vorteile

Und während für den einzelnen Mitarbeiter die jeweiligen Anpassungen kaum ein paar Minuten in Anspruch nehmen, kommt für HR doch ein erkleckliches Sümmchen an Stunden zusammen, die nun für andere Aufgaben genutzt werden können.

Noch ist das Prinzip des Employee Self Service aber nicht wirklich in den Unternehmen angekommen, wie eine Erhebung der Hochschule Bochum von 2016 ergab. Dieser zufolge haben gerade einmal 15 Prozent der Befragten ein ESS-System implementiert. Bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil der Unternehmen (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems noch gänzlich unbekannt. Doch damit vergeben sich HR und Management wertvolle Chancen.

Employee Self Service ist noch nicht bei Unternehmen angekommen

Möglicherweise aus der Angst heraus, dass die Einführung eines ESS-Portals zu zeitaufwändig sein könnte. Doch das ist nicht begründet. Tatsächlich sind für das Einrichten eines ESS-Szenarios mehrere Punkte zu beachten. Doch diese sind nicht allzu komplex.

Zunächst müssen Rollen innerhalb des Unternehmens festgelegt werden, die abhängig von der Position und dem Verantwortungsbereich ihres Inhabers über verschiedene Berechtigungen verfügen. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter auch wirklich nur das sehen kann, was auch für seine Augen vorgesehen ist. Und: Er kann im System keine Änderungen vornehmen, die für das Unternehmen schädlich sein könnten.

Implementierung von Employee Self Service Portalen

Schritt Nummer zwei: Die Erstellung eines Berechtigungskonzeptes. In diesem wird für alle Anwendungen innerhalb des Employee Self Service Portals festgelegt, was der einzelne Anwender eingeben darf und was von der Personalabteilung oder Führungskraft eingetragen wird.

Academy HR Software Vergleich

Drittens muss eine Genehmigungshierarchie aufgebaut werden. Innerhalb dieser soll zwischen Anwendungen ohne Genehmigung, Anwendungen mit einer einstufigen Genehmigung und Anwendungen mit einer mehrstufigen Genehmigung unterschieden werden.

Nach dem erfolgreichen Einsatz von ESS ergeben sich folgende Vorteile für Mitarbeiter, Manager und HR:

  • Mitarbeiter sind autark
  • Mitarbeiter werden aktiv in die Prozesse der Personalwirtschaft integriert
  • Sie gewinnen an Eigenverantwortung
  • Die Datenqualität des Systems wird durch eigenverantwortliche Aktualisierungen verbessert
  • Prozesse gewinnen an Effizienz
  • Kosten werden eingespart
  • Personalbteilungen werden durch den Einsatz von ESS entlastet
  • HR kann sich wieder verstärkt strategischen Aufgaben widmen
  • Die Fehlerquote wird verringert
  • Es fallen geringere Druckkosten an, weil alle Prozesse digital und nicht mehr auf Papierbasis erledigt werden können
  • Genehmigungswege werden transparenter
  • Daten können über den mobilen Zugriff auf das System jederzeit und von überall aktualisiert werden

(Bild: luckybusiness / Fotolia.com)

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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