Plötzlich Home-Office: Welche Tools bei der Zusammenarbeit helfen

Plötzlich Home-Office: Welche Tools bei der Zusammenarbeit helfen

Von heute auf morgen ist bei vielen Unternehmen wegen der Corona-Pandemie nichts mehr wie es war. Viele Betriebe haben auf das erhöhte Ansteckungsrisiko reagiert und ihre Mitarbeiter ins Home-Office entsandt. Dennoch müssen Prozesse weiterlaufen. Und auch die Nähe zu den Mitarbeitern und innerhalb der Teams sollte nicht zu kurz kommen. Sonst leidet die Motivation. Hierbei können digitale Kommunikationstools helfen. Wir geben Tipps.

Betriebe müssen flexibel sein

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie flexibel Betriebe in Deutschland sein können. Viele Arbeitgeber haben über Nacht entschieden: Ab sofort arbeiten wir von zuhause. Das ist für alle Beteiligten eine große Umstellung. Insbesondere, was die Kommunikation von Teams angeht. Kollegen sitzen sich plötzlich nicht mehr gegenüber, sondern sind kilometerweit voneinander entfernt. Sie sind einzig und allein verbunden über einen virtuellen Draht.

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Hier gilt es nun in puncto Miteinander das richtige Maß zu finden. Auf keinen Fall sollten einzelne Kollegen über Tage oder Wochen von ihrem Team abgeschnitten sein und stumpf vor sich hinarbeiten. Das killt jede Motivation.  Digitale Kommunikationstools können dabei helfen, die Zusammenarbeit abwechslungsreich und produktiv zu gestalten. Wichtig dabei ist vor allem, dass der Teamspirit nicht auf der Strecke bleibt. Dieser entsteht normalerweise vor Ort durch den Flurtalk mit dem Kollegen, dem gemeinsamen Lunch in der Kantine und gemeinsamen Meetings.

Videokonferenzen ersetzen im Home-Office den Flurtalk

Vorübergehend kann der Wegfall dieser Teamaktivitäten durch Videokonferenzen aufgefangen werden. Betriebe auf der ganzen Welt machen es vor und verabreden sich zum Beispiel für den gemeinsamen Lunch zum Videochat. Klingt vielleicht erstmal komisch, kann aber nach einer gewissen Gewöhnung durchaus lustig sein.

Und vor allem: Das gemeinsame Mittagessen schafft Nähe. Man hat das Gefühl, zusammen zu sein, auch wenn man weit voneinander weg ist. Sogar der neueste Klatsch und Tratsch kann ausgetauscht werden. Ebenso können Ängste und Sorgen geteilt werden. Das ist der soziale Kitt, der jedes Team zusammenhält. So wichtig! Gerade jetzt!

P.S.: Die Technik kann und sollte natürlich auch bei Teammeetings und Jour Fixes zum Einsatz kommen, die auf diese Weise weiterhin regelmäßig stattfinden können.

Soziales Miteinander trotz Home-Office-Quarantäne

Darüber hinaus haben HR Software Hersteller noch so manche Funktion in petto, die das Miteinander in der Home-Office-Quarantäne erleichtert. Neben dem Telefon und natürlich dem klassischen Mailprogramm sollten Unternehmen zum Beispiel überlegen, ob sie ihre Kommunikationsmedien nicht um ein Corporate Social Network ergänzen. Selbige sind als Desktop-Version und als App verfügbar und bieten verschiedene Features, die sich positiv auf die Arbeit im Home-Office auswirken können.

Integriert ist zum Beispiel ein Nachrichtenstream á la Facebook, über den alle Mitarbeiter konstant miteinander verbunden sind. Hier können sie aktuellste Entwicklungen und Informationen austauschen, die alle im Unternehmen betreffen. Das ist gerade in den aktuellen Krisenzeiten von enormem Vorteil. So hat kein Mitarbeiter das Gefühl, wichtige Nachrichten zu verpassen und fühlt sich immer up-to-date. Das zahlt direkt auf die Mitarbeiterbindung ein.

Corporate Social Network: Im Home-Office von Vorteil

Integriert ist auch ein Chatmodul. Teams, Projektgruppen wie auch einzelne Mitarbeiter haben darüber den direkten Draht zueinander. Arbeitnehmer können verschiedenste Chat-Kanäle erstellen und sich darin austauschen. So lassen sich offene Fragen schnell klären, einzelne Personen innerhalb eines Teams können ihr Know-how teilen und Wissen wird aktiv geteilt.

Soweit, so gut. Warum dafür aber nicht einfach Messenger wie WhatsApp nutzen? Nachrichten, die alle angehen, könnten ja statt in dem Nachrichtenstream über die Stories-Funktion geteilt werden. So erreichen sie auch alle.

Finger weg von WhatsApp

Vorsicht! Wer WhatsApp für berufliche Dinge nutzt, bewegt sich auf ganz dünnem Eis. Der Grund: Der Messenger des amerikanischen Facebook-Konzerns verträgt sich gleich in mehrfacher Hinsicht nicht mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Ein Beispiel: Wer WhatsApp auf seinem Smartphone installiert, gewährt der App automatisch Zugriff auf sein komplettes Adressbuch. Somit erhält der Konzern Telefonnummern von Kontakten, die den Messenger überhaupt nicht nutzen.

Was mit diesen Daten geschieht – das ist nicht bekannt. Fakt ist jedoch, dass die Telefonnummern ohne Berechtigung an verpartnerte US-Unternehmen weitergegeben werden. Das ist ein klarer Verstoß gegen den Datenschutz. Denn hierzulande dürfen diese nur nach erfolgter Zustimmung des Dateninhabers weitergereicht werden.

Datenschutz – auch im Home-Office ein Thema

Kritisch ist die Nutzung von WhatsApp im Business-Umfeld aber noch aus einem anderen Grund: Dann etwa, wenn sich berufliche Chatgruppen bilden, ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, aber nicht aus dem Chat entfernt wird. Dann kann er stumm Geschäftsgeheimnisse mitlesen. Wieder ein Verstoß gegen die DSGVO.

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Die Lösung für das Problem sind Messenger und Netzwerke, die explizit für das berufliche Umfeld konzipiert wurden. Sie gehen in vielfacher Hinsicht anders vor. Die Datenübertragung erfolgt wie bei WhatsApp über eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung.

Darüber hinaus gibt es aber entscheidende Unterschiede:

  • Die Daten werden nicht wie bei WhatsApp auf US-Servern gespeichert, für die der strenge europäische Datenschutz nicht gilt.
  • Stattdessen werden sie zentral gehostet, nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001. Dieses Zertifikat steht für maximale Sicherheit von Informationen, Daten und Systemen und DSGVO-Konformität.
  • Zugriff haben immer nur Arbeitnehmer, die auch wirklich in einem Unternehmen beschäftigt sind.
  • Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, wird sein Zugang deaktiviert. So gelangen Daten nicht versehentlich an ehemalige Mitarbeiter oder Fremde.
  • Kontaktdaten werden nicht ausgelesen.

Das Ergebnis: So nutzen Anwender alle Vorzüge, die sie mit WhatsApp in Verbindung bringen. Allerdings in einem geschützten und sicheren Rahmen. Na, also! Interne Kommunikation gut, alles gut.

Sie fragen sich, welche HR Software Hersteller Ihnen aktuell am besten helfen können? Wir beraten Sie gerne! Kontaktieren Sie uns!

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.