Kurzzusammenfassung: Digitale Personalakte von Entgelt und Rente AG
Die Digitale Personalakte ist ein Modul der cloudbasierten Softwarelösung Personalmanager. Für die Steuerung steht eine zentrale Online-Plattform zur Verfügung, so dass auf die Daten Standort-unabhängig zugegriffen werden kann. Auch die Mitarbeiter selbst haben durch Mitarbeiter-Accounts entsprechend Zugriff auf ihre Daten.
Die persönlichen Daten und Dokumente sind dabei sicher vor unbefugten Zugriffen. Bei der Entgelt und Rente AG ist Datensicherheit und Datenschutz ein zentrales Thema. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet und verlassen das Land nicht. Auch ist die Plattform TÜV-zertifiziert – mehr Sicherheit geht heute nicht.
Die einzelnen Funktionen der digitalen Personalakte von Entgelt und Rente AG im Überblick
Mit dem Personalmanager gelingt die digitale Entgeltabrechnung und Personalverwaltung schneller und kostengünstiger. Die einzelnen Module sind intuitiv zu bedienen und passen sich der Struktur jeder Personalabteilung an. Jeder Kunde entscheidet selbst, wie viele und welche Module er benötigt und kann so eine ganz individuelle Lösung für die Personalabteilung gestalten. In der cloudbasierten Softwarelösung sind zehn Module für eine effiziente Personalverwaltung gebündelt.
Digitale Personalakte
Eines der Module ist die Digitale Personalakte. Mit diesem Modul lassen sich Arbeitsverträge, Zeugnisse oder andere Mitarbeiterdokumente in digitaler Form verwalten. Die Dokumente liegen dabei in papierloser Form vor und können auch gut archiviert werden.
Aktenberge und das Rumreichen schwerer Ordner ist damit genauso Vergangenheit wie Kopieren, Abheften und der Gang zum Aktenschrank. Die Ausgestaltung der Digitalen Personalakte ist frei wählbar, der Kunde entscheidet nicht nur über die Ordnerstruktur, sondern kann die Lösung ganz individuell nach seinen Vorgaben strukturieren.
Die Personalverwaltung wird durch die Digitalisierung transparenter. Nicht nur innerhalb der Personalabteilung, in der nun alle Dokumente digital und zentral verwaltet werden, sondern auch für die Mitarbeiter, die über Mitarbeiter-Accounts Zugriff auf ihre Daten haben – von überall und zu jeder Zeit, egal ob vom Rechner, Tablet oder Smartphone aus.
Die Freischaltung der Dokumente im Mitarbeiter-Account kann ebenfalls individuell festgelegt werden – so sieht jeder Mitarbeiter nur die Dokumente, die für ihn tatsächlich freigegeben wurden, die anderen Dokumente sind der Personalabteilung vorbehalten.
Die in der Digitalen Personalakte hinterlegten Daten können problemlos mit anderen Modulen des Personalmanagers oder bei Wunsch auch des Rentenmanagers verknüpft werden. Das digitale System spart Zeit, die dann für das Wesentliche – die eigentliche Personalarbeit – bleibt.
Bewertung der digitalen Personalakte von Entgelt und Rente AG
Über das Modul gelingt es, Mitarbeiterdokumente übersichtlich in digitaler Form zu verwalten. Als besonders nutzerfreundlich erwies sich im Test die individuell festlegbare Ordnerstruktur des Tools. Jeder Anwender kann hier nach eigenem Geschmack vorgehen und findet in seinem persönlichen Ordnersystem die Informationen schnell und einfach wieder.
Wichtig ist auch, dass Arbeitgeber jederzeit entscheiden können, welche Dokumente im jeweiligen Mitarbeiter-Account freigeschaltet werden und welche nicht. So ist sichergestellt, dass jeder immer nur die Informationen abrufen kann, die auch für seine Augen bestimmt sind.
Einer langwierigen Einarbeitungsphase bedarf es für die Digitale Personalakte von E & R nicht, die einzelnen Module sind intuitiv bedienbar.
Das Modul Digitale Personalakte ist Teil des modular aufgebauten Personalmanagers, der auch mit dem Rentenmanager von E & R kommuniziert. Da alle Anwendungen cloudbasiert sind, können auch Mitarbeiter über die digitale Plattform auf ausgewählte persönliche Daten und Dokumente zugreifen. Dazu benötigen sie nur eins: ein internetfähiges Endgerät.
Besonders wichtig dabei ist, dass E & R über die höchsten Sicherheitsstandards verfügt. Das ist besonders bei der Handhabung von personenbezogenen Daten von Bedeutung, die von Gesetzes wegen ja eines besonderen Schutzes bedürfen.
Der Personalmanager von E & R trägt das Zertifikat „Trusted Application“ (vertrauenswürdige Anwendung) der TÜV TRUST IT GmbH. Höchste Standards bei Datensicherheit und Datenschutz sind damit garantiert.
Der Zugriff auf HR direkt – und damit auch auf den Personalmanager – ist passwortgeschützt, der Datenaustausch findet ausschließlich verschlüsselt statt.
Insgesamt ist die Digitale Personalakte ein durchweg solides Tool, das auf einige Funktionen wie virtuelle Post-It’s, den virtuellen Aktendeckel oder dergleichen verzichtet. Wobei es aber auch fraglich ist, ob diese Funktionen grundsätzlich benötigt werden. Ein leichtes Handling verspricht auch der automatisierte Stammdatenimport, der über das Hauptmodul Personalmanager oder auch in der Einzellösung Digitale Personalakte möglich ist. Alles in allem: Tolles Produkt
