Kurzzusammenfassung: Digitale Personalakte von Hamburger Software
Viele Unternehmen verwalten Personaldaten noch in analoger Form: Sie halten ihre Personalakten in Papierform vor. Das hat zwei Konsequenzen: Der Platz wird knapper. Und bei jedem Gebrauch der Akte kann immer nur ein Mitarbeiter Einsicht nehmen.
Andere müssen warten, bis dieser mit seiner Arbeit fertig ist. Das kann dazu führen, dass Prozesse, die auf digitalem Weg zeitgleich bearbeitet werden könnten, hintereinander bearbeitet werden müssen. Auf diese Weise geht viel Zeit verloren.
Der Anbieter Hamburger Software (HS) will mit dieser umständlichen, sperrigen und teuren Arbeitsweise Schluss machen und bietet Anwendern in seinem Tool „Digitale Personalakte“ die folgenden Mehrwerte an:
- Archivierung bestehender und neu eingehender Dokumente mit Komfort und System
- Archivierung von Dokumenten, die im Rahmen der Lohnabrechnung mit dem HS Personalwesen entstehen
- Schnellerer Zugriff auf Personalinformationen
- Sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitern und Führungskräften
- Keine unnötigen Ausdrucke und Kopien
- Aktenplan nach individuellen Anforderungen abbildbar
Funktionen der Digitale Personalakte von Hamburger Software im Überblick
Mit der digitalen Personalakte aus dem Hause Hamburger Software können Anwender den Zeit- und Kostenfressern in ihrer Personalabteilung den Kampf ansagen. Sowohl bestehende Personalakten als auch neu eingehende Dokumente können in dem Tool archiviert werden. Auf Wunsch berät HS Kunden bei der Umstellung vom bisherigen Papierbetrieb auf die digitale Personalakte.
Ein wesentlicher Vorteil, der durch die Nutzung der digitalen Personalakte von HS entsteht, liegt auf der Hand: Schnellere Ablagemöglichkeiten sowie ein beschleunigter Zugriff auf Informationen aufgrund einer übersichtlichen Struktur und Filtermöglichkeiten bringen mehr Effizienz in den Alltag eines Personalers. Allein bei der Recherche lassen sich bis zu 80 Prozent der Zeit einsparen.
Weitere Vorzüge, die der Einsatz der Digitalen Personalakte von HS mit sich bringt, sind:
- Schlanke Prozesse: Wichtige Informationen stehen an verschiedenen Stellen gleichzeitig zur Verfügung. Das erleichtert zum Beispiel die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, da sich Personaler und Linienvorgesetzter parallel vorbereiten können und mit dem Aktenzugriff nicht warten müssen, bis der andere seine To Do’s erledigt hat.
- Transparenz: Alle relevanten Daten werden in der digitalen Personalakte von HS systematisch und zentral gespeichert. Der Effekt: Unvollständige Akten gehören der Vergangenheit an, weil Unterlagen nicht mehr zum Kopieren, zur Bearbeitung oder zur Erstellung von Statistiken entnommen werden müssen.
- Kostensenkung: Anwender sparen nicht nur wertvolle Arbeitszeit ein, sondern tragen auch zur Kostensenkung in ihrer Abteilung bei. Sie müssen kaum noch Unterlagen kopieren und können die Lagerung von Papierakten auf ein Minimum reduzieren. Dazu sagt auch die Umwelt danke!
- Erhöhter Datenschutz: Das Risiko durch Aktentransporte und das Erstellen von Kopien entfällt. Die differenzierte Rechteverwaltung im Programm schützt vor unberechtigten Zugriffen.
Die digitale Aktenstruktur ist flexibel anpassbar und kann zum Beispiel wie folgt aufgebaut werden:
Darüber hinaus lässt sich die HS Digitale Personalakte optimal mit der Entgeltabrechnung „HS Personalwesen“ verzahnen. Das nahtlose Zusammenspiel der Programme schafft die Basis für durchgängige Prozesse zwischen der Abrechnung und der strategischen Personalarbeit.
Durch die Möglichkeit der Anbindung des HS Personalwesens an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Anwender außerdem automatisch mitarbeiter- und firmenbezogene Drucke inklusive Kategorisierung und Verschlagwortung archivieren.
Bewertung der Digitale Personalakte von Hamburger Software
Die Software ist auf kleine bis mittelgroße Unternehmen zugeschnitten und unterstützt die wesentlichen Aufgabenbereiche der strategischen Personalarbeit. Der Einsatz der HS Digitalen Personalakte bietet folgende Vorteile für den Anwender:
- Schneller Aktenzugriff für Personalentscheider und -referenten direkt vom Arbeitsplatz aus oder von unterwegs über das Apple iPad oder Android Tablets.
- Eine weitgehend automatische Ablage von Dokumenten und Informationen.
- Schlankere, sicherere und kostengünstigere personalbezogene Prozesse im Unternehmen.
- Verringerung der benötigten Aufbewahrungsfläche
Pluspunkt: Mobilfähigkeit
Besonders hervorzuheben ist dabei die Mobilfähigkeit des Tools aus dem Hause Hamburger Software. Da die Digitale Personalakte auf diese Weise Anwendern auch von unterwegs aus zur Verfügung steht, kommt es zur Vermeidung von Bearbeitungspausen infolge von Geschäftsreisen oder anderweitigen Abwesenheiten. So können alle Prozesse jederzeit im Fluss bleiben und zügig von allen Beteiligten abgearbeitet werden.
Wichtig ist auch, dass das Tool eine klare Rechte- und Rollenverteilung vorsieht, so dass wirklich jeder Anwender nur das sehen kann, was auch für seine Augen bestimmt ist. Immerhin enthält eine Personalakte viele personenbezogene Daten, die des besonderen Schutzes bedürfen:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge
- Abmahnungen
- Angaben zur Sozialversicherung
- Krankenkasse
- Steuerunterlagen
- Zeugnisse
- Arbeitszeugnisse
- Urlaubsanträge
- Lohnpfändungen
- Mitgliedschaft im Betriebsrat
- Kündigungsschreiben
- Arbeitszeugnisse
Ein Pluspunkt ist auch die Möglichkeit, die digitale Personalakte um weitere praxisorientierte Programme für die strategische Personalarbeit jenseits der Lohnabrechnung zu ergänzen. Hier stehen folgende Module zur Verfügung:
- Personalentwicklung: Mit der Personalentwicklung bereiten Anwender Personalentscheidungen und Mitarbeitergespräche besonders effizient vor. Sie greifen auf Informationen über Leistung, Qualifikation und Potenzial zu und können so die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen optimal nutzen bzw. ausbauen.
- Stellenmanagement: Mit dem HS Stellenmanagement gewinnen Kunden höhere Transparenz über die Stellenstrukturen, die Anforderungen an die Mitarbeiter und eventuelle Soll-Ist-Abweichungen. Sie spüren Optimierungspotenziale auf und erhalten effektive Unterstützung bei der Stellenbesetzung sowie bei umfangreicheren Personal- und Reorganisationsmaßahmen.
Was bietet der volle Funktionsumfang?
Je nach gebuchtem Funktionsumfang lassen sich mit den HS Modulen rund um das Themengebiet Personalmanagement folgende Auswertungen erstellen und automatisch nach MS Excel exportieren:
- Fehlzeiten-Statistik
- Resturlaubsliste
- Geburtstagsliste
- Adressliste
- Bildungsbericht
- Stellenplan
- Stellenbesetzungsplan
- Stellenbeschreibungen
- Durchschnittsalter je Organisationseinheit
- Freie Mitarbeiterkapazität
- Anzahl Vollzeitäquivalente je Organisationseinheit
- Anzahl weibliche Mitarbeiter je Organisationseinheit
- Entgeltentwicklung nach Kostenstellen
- Entgeltentwicklung je Organisationseinheit
- Kompetenzmatrix
- Kompetenzmatrix je Organisationseinheit
- Mitarbeiter je Stelle
Und: Dank einer Erinnerungsfunktion sorgt die Software dafür, dass fällige Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.
Und der Preis?
Preislich passt sich das HS Personalmanagement flexibel an die Anforderungen des Kunden an. Dabei gilt: Der Anwender zahlt nur das, was er auch braucht. Zudem hat er Wahl zwischen einem Miet- und einem Kauf-Modell, das sich zum Beispiel wie folgt im Budget niederschlägt:
Insgesamt ist das Tool ein solides und intuitiv bedienbares Programm, das der anvisierten Zielgruppe im Mittelstand gute Dienste leistet. Dass die Software dabei auf Zusatzfunktionen wie die Blätterfunktion im Look einer Papierakte verzichtet, ist daher verschmerzbar. Gutes, solides Produkt!
