Haufe: Digitale Personalakte

Die Funktionen der Haufe People Operations HR-Software im Überblick

Die Haufe HR Services Softwarelösungen und Tools bieten folgende Funktionen:

• Digitale Personalakte
• Dokumentengenerierung
• Employee Self Service (HR Ticket System)
• Arbeitszeugnisse
• HR Task Management
• HR Chatbot
• Digitale Unterschrift
• Scan Service

Die Funktionen der Haufe Digitalen Personalakte im Detail 

Haufe bietet allen Interessenten eine kostenlose Online-Demo an. Diese dauert im Schnitt rund 30-45 Minuten. Auf Wunsch werden hier auch weitere Module vorgestellt sowie ein erstes Angebot besprochen.

Ein eigenes Consultingteam sorgt für eine einfache und professionelle Implementierung der Software – hier sind bereits zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen worden. Auch ein Scan-Service wird mit angeboten.

Ein Alleinstellungsmerkmal der Software ist die eigene Administration. Die Software ist nach Aussage von Haufe die einzige Lösung, die über eine einfach zu bedienende Administrationsoberfläche nahezu die gesamte fachliche Einrichtung der digitalen Personalakte ermöglicht. Interne oder externe IT-Ressourcen für Änderungen sind nicht mehr nötig, so Haufe.

Funktionen im Detail:

• Einfaches anlegen, verwalten und archivieren von Personalakten
• Datensicher in der Cloud, DSGVO-konform
• Flexibler Zugriff von jedem Gerät, Home-Office-Ready
• Starke Schnittstellen, u.a. SAP, SuccessFactors, DATEV
• Erweiterbar mit Employee Self Services u.v.m.

Dokumente finden, ansehen und hochladen

• Die elektronische Personalakte wird automatisch basierend auf den Daten aus dem Kernsystem angelegt. Hierzu ist kein manueller Arbeitsschritt notwendig.
• Ausgereifte Such-Mechanismen und Filter-Funktionen ermöglichen es, Personalakten und Dokumente schnell zu finden.
• Die Preview-Funktion ermöglicht es, die elektronischen Dokumente genau wie eine Papier-Akte „durchzublättern“.
• Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach zu bedienen.
• Dokumente werden mit wenigen Klicks direkt in die Personalakte abgelegt.

Aufgabenverwaltung für hochgeladene Dokumente

• Neue Dokumente werden per Drag & Drop in den Arbeitsplatz gezogen.
• Um Dokumente zu importieren, können diese ganz einfach per E-Mail an den richtigen Arbeitsplatz geschickt werden.
• In Team-Arbeitsplätzen (z. B. Gehaltsabrechnung Standort XY) erhalten alle berechtigten
• Sachbearbeiter eine übersichtliche Darstellung über alle zu bearbeitenden Elemente.
• Jeder Sachbearbeiter sieht für jedes Element, ob diese Aufgabe bereits durch einen Kollegen bearbeitet wird.
• Eine Benachrichtigung erfolgt über neue Aufgaben, denen noch kein Bearbeiter zugewiesen wurde.

 Dokumente direkt in der Personalakte hochladen

• Dokumente können durch berechtigte Benutzer auch direkt in der Personalakte hochgeladen werden
• Die korrekte Personalakte ist bereits ausgewählt. Es muss nur noch die Dokumentart ausgewählt werden.
• Dokumente können aus dem Dateisystem des Rechners hochgeladen werden.
• Direkt in der Personalakte können auch neue Dokumente für einen Mitarbeiter erzeugt werden.

Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern

• Mitarbeiter können Zugriff auf ihre eigene Personalakte erhalten. Die Zugriffsrechte werden auf Ebene der Dokumentarten granular vergeben.
• Fehlen bestimmte Dokumente in der Personalakte? HR kann ganz einfach eine Aufforderung zum Hochladen eines Dokumentes an den Mitarbeiter schicken.
• Führungskräfte erhalten Zugriff auf relevante Dokumente in den Personalakten ihrer Mitarbeiter.
• Andere Dokumente (z. B. medizinische Unterlagen) werden vom Zugriff ausgeschlossen.
• Dokumente können ganz einfach geteilt werden – inklusive Berechtigungssteuerung.

Bewertung der Digitalen Personalakte von Haufe

Die Digitale Personalakte von Haufe birgt in der Grundversion bereits ein ansehnliches Bündel an Funktionen. Weitere gibt es auf Wunsch. Damit bleiben keine Bedürfnisse mehr offen. Zusätzliche Module sind:

Die Haufe Dokumentengenerierung ist in der digitalen Personalakte integriert. Das Modul ermöglicht komplexe und zeitintensive Dokumente auf einfache Art und Weise zu erzeugen. Zum Beispiel personalisierte Verträge mit verschiedenen Klauseln je nach Position oder Standort des Mitarbeiters. Das Versprechen von Haufe: HR erstellt mit der Software Dokumente in einem Drittel der Zeit!

Weitere HR-Funktionen auf Wunsch

HR Dokumentengenerierung

Die Haufe Dokumentengenerierung ist in der digitalen Personalakte integriert. Das Modul ermöglicht komplexe und zeitintensive Dokumente auf einfache Art und Weise zu erzeugen. Zum Beispiel personalisierte Verträge mit verschiedenen Klauseln je nach Position oder Standort des Mitarbeiters.

Das Versprechen von Haufe: HR erstellt mit der Software Dokumente in einem Drittel der Zeit!

HR Task Management

Das Haufe Task Management sorgt dafür, dass HR Mitarbeiteranfragen schneller und effizienter beantworten kann.

Vorteile für HR:

• Eigene Formulare & Prozesse gestalten
• Integrierte HR-Wissensdatenbank, um die hohe Anzahl an Tickets zu reduzieren.
• Ticket-Versand läuft vollautomatisch.
• Anfrageformulare gewährleisten, dass Mitarbeiter vollständige Information anliefern.
• Detailliertes Reporting hilft dabei Kundenanforderungen und Ressourcenbedarfe besser zu verstehen.

Vorteile für Mitarbeiter:

• Informationen in der Wissensdatenbank sind 24/7 verfügbar.
• Mitarbeiter müssen nicht mehr auf Antworten von HR warten oder Termine vereinbaren.
• Schnellere Reaktionszeit von HR.
• 100 % Transparenz auf Ticket Workflows.
• Feedback Formulare ermöglichen Mitarbeiter-Engagement für Service Verbesserungen.

Employee Self Service

Mitarbeitern automatisiert Antworten auf die wichtigsten Fragen geben.

• Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die HR Wissensdatenbank im Mitarbeiterportal.
• Das intuitive User Interface erfordert kein Training.
• Die gesuchte Information ist innerhalb weniger Sekunden mit wenigen Klicks verfügbar.
• Automatische Vorschläge mit relevantem Inhalt machen es noch einfacher, um Informationen zu finden.
• Alle Inhalte sind nach Service-Kategorien sortiert und einfach zu finden.
• Um eine Konversation zu starten, können Mitarbeiter auch neue Anträge starten.
• Mit Antragsformularen können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter alle benötigten Informationen eingeben. Ein Antrag kann so durch HR effizient bearbeitet werden.
• Die Mitarbeiter erhalten Einsicht in den Prozessablauf und können so den Status ihres Anliegens jederzeit nachvollziehen.
• Meldungen und Hinweise können auf die Startseite des Mitarbeiter HR Portals gepusht werden.

(!) Besonderes Merkmal: Die HR-Wissensdatenbank

Reduzieren Sie Ihre Mitarbeiter-Tickets und geben Sie automatisiert Antworten auf die wichtigsten Fragen – mit Ihrer eigenen HR- Wissensdatenbank. Das Tool senkt nicht nur die hohe Anzahl an Tickets, sondern vermittelt auch wertvolles Wissen an Mitarbeiter.

HR Prozessautomatisierung

Im Daily Business von Personalabteilungen entstehen immer wieder zusätzliche Arbeitsschritte.

Genau hier unterstützt die HR-Software mit seiner HR Prozessautomatisierung. Mit der Lösung stellt die Personalabteilung eine Reihe von Aufgaben zusammen, um mitarbeiterbezogene Prozesse wie Onboarding oder Versetzungen zu automatisieren. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es HR einfach, eigenständig Prozesse zu definieren. Dafür ist die Unterstützung durch IT-Mitarbeiter nicht erforderlich.

HR Analytics

Für HR ist es wichtig, jederzeit des Status-Quo zu kennen, neue Erkenntnisse über Mitarbeiter zu gewinnen und immer über aktuelle Informationen zu verfügen. Mit den intelligenten Reporting-Funktionen und maßgeschneiderten, konfigurierbaren Dashboards wird HR-Verantwortlichen ein essenzielles Tool zur Seite gestellt, um bessere Entscheidungen fällen zu können. Dadurch können Serviceleistungen zukünftig zielgerichteter und mitarbeiterorientierter erbracht werden.

Selbstverständlich werden sowohl interne als auch gesetzliche Regularien und Vorgaben eingehalten.

Daten & Sicherheit 

• Alle branchenführenden Sicherheitsstandards für Daten sind gewährleistet, um maximale Verfügbarkeit zu gewährleisten
• Rechenzentrum in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001, ISO 90001, PCI DSS und SOC 1 & 2
• Aufbewahrungsfristen und Archivierungsrichtlinien sind gewährleistet
• Tiefe Integration in stammdatenführende Systeme
• Weitere Schnittstellen HR- & IT Infrastruktur

Preise

• Preisgestaltung individuell pro Kunde je nach Umfang der Lösung
• Gut für Kunden: Preise bei der digitalen Personalakte werden genau pro Mitarbeiter berechnet
• Attraktives Starterpaket