coveto: Mehrfach ausgezeichnete Bewerbermanagement Software für KMU

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Top Funktionsumfang

  • Contra

    Kein Tool für Big Player

  • Fazit

    Absolut auf der Höhe der Zeit

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
4.2
Einrichtung
4.4
Kundenfeedback

covetoRecruiter, die mit Bewerberdaten zwischen Excel, Outlook, der Dateiablage und der Wiedervorlagen jonglieren, sind genervt. Zu Recht: Manche können ihre Stellenanzeigen nicht einmal ohne die Hilfe der IT- oder Marketing-Abteilung auf ihrer Webseite, Facebook, der Jobbörse der Arbeitsagentur oder anderen Online-Karriereportalen veröffentlichen. Das kostet viel zu viel Zeit.

Doch Online-Recruiting ist ein sensibler Punkt im Unternehmen, denn alle Prozesse funktionieren nur, wenn die richtigen Mitarbeiter an der richtigen Stelle sitzen. Für eine so wichtige Aufgabe lohnt sich das richtige und professionelle Werkzeug. Die Recruiting Software „coveto“ verspricht Hilfe auf höchstem Niveau.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen arsmedia Software, das coveto entwickelte, existiert seit dem Jahr 2000. Seit 2009 gibt es die Bewerbermanagement-Software coveto. Eine einfache Handhabung, persönlicher Support und Kostentransparenz stehen im Zentrum der Arbeit von arsmedia-Software, dem Anbieter von coveto. Die Online-Software speziell für kleine und mittelständische Unternehmen wird regelmäßig aktualisiert und an die sich ändernden Bedürfnisse der Kunden angepasst.

Coveto Siegel

Funktionen im Überblick

  • Aufgaben und Wiedervorlagensystem
  • Statistik-Tool (Auswertungen zu Stellenausschreibung, Bewerberaufkommen, Tätigkeiten u.v.m.)
  • Stellenverwaltung mit Jobbörse
  • Bewerbungsformular, Multiposting Tool, Social Media 
  • Bewerbermanagement: Talentpool, Bewerber Login, CV Parsing, Profil und Dokumentenvorlagen, E-Mail und SMS Versand, Historie
  • Entscheider Extranet: ermöglicht den papier- und dateilosen Austausch von Bewerberdaten zwischen HR und Entscheidern
  • Mandantenfähig: Trennung von Bewerber, Entscheider, Firmenkunden innerhalb eines Unternehmens
  • Mehrsprachigkeit: coveto kann auf Kundenwunsch in jeder beliebigen Sprache angeboten werden

Specials für Personaldienstleister:

  • Kundenbeziehungsmanagement / Vertriebstool für Personaldienstleister (CRM)
  • AVGS Verwaltung für AZAV zertifizierte Unternehmen

Kunden von coveto sind kleine und mittelständische Unternehmen, die für sich selbst oder als Personaldienstleister Bewerber rekrutieren.

Der Vorteil: Bestellt ein Unternehmen coveto, kann es sofort damit arbeiten. Der Kunde ist in der Lage, durch eine intuitive Benutzeroberfläche die komplette Konfiguration ohne IT-Kenntnisse selbst vorzunehmen und seinen Unternehmensabläufen anzupassen. Zur Vertiefung bietet der Hersteller überdies individuelle Online Schulungen, die im Preis enthalten sind. Ebenso wie offene Webinare und Video-Einführungen, die die Kunden unabhängig von Zeit und Raum abrufen können.

Da es sich bei coveto um eine Cloud-Lösung handelt, wird die IT des Kunden vor Ort nicht belastet. Bei Fragen steht der persönliche Support immer zur Verfügung. Auch dieser Service ist im Preis enthalten. Preise und Leistungen kommuniziert coveto offen auf seiner Webseite.

Die Funktionen im Detail

Entscheider-Extranet

Legen wir gleich mit dem neuen coveto Flaggschiff los: Das Entscheider-Extranet. Mit ihm sparen Unternehmen wichtige Zeit im Bewerbungsprozess. Das zeitaufwendige Versenden von Bewerbungsunterlagen per E-Mail an Entscheider oder das teilweise noch übliche Ausdrucken von Bewerbungen gehört damit endgültig der Vergangenheit an.

  • Alle Vorgänge werden schnell erfasst und transparent festgehalten.
  • Der aktuelle Status ist für alle Beteiligten jederzeit leicht einsehbar.
  • Fachabteilungen, Personalabteilungen, Behindertenbeauftragter, Betriebsrat und Entscheider – alle arbeiten transparent im selben System.

Der Effekt: Jeder Abschnitt im Bewerbungsverfahren wird unter Einhaltung aller datenschutzrechtlicher Bestimmungen vereinfacht und verkürzt.

Die Vorteile von coveto mit dem Entscheider-Extranet im Überblick:

  • Bewerberdaten werden einmal erfasst und müssen nicht ständig hin und her gemailt werden. Das spart Zeit und verschafft mehr Überblick.
  • Bewerberdaten werden nicht an unterschiedlichen Orten gespeichert, was leicht zu Verletzungen des Datenschutzrechts führen kann.

Karriereseite

coveto

Das Herzstück des Online-Recruiting ist die eigene Karriereseite. Hier können sich Bewerber über ein Unternehmen informieren, sich dessen offene Stellen anschauen und sich direkt bewerben.

coveto unterstützt Anwender direkt mit einer fertigen Karriereseite, die mit folgenden Features überzeugt:

  • Die Karriereseite ist einfach in Firmen-Webseiten integrierbar. Fertige HTML-Codes stehen für den hauseigenen Webdesigner zur Verfügung.
  • Das Tool lässt sich an das Corporate Design eines Anwenders anpassen.
  • Stellen können direkt von HR ohne Zutun der IT- oder Marketing-Abteilung veröffentlicht werden.
  • Personaler erstellen beliebige Online-Bewerbungsformulare mit wenigen Klicks selbst.
  • Bewerber können sich bequem und direkt online bewerben und landen ohne Aufwand als digitale Bewerbermappe auf dem Schreibtisch des zuständigen Personalers.
  • Die coveto-Karriereseite ist für mobilen Endgeräte optimiert (responsive Design).
  • Alle Updates sind im Preis enthalten.

Weitere Features

coveto

  • MultipostingRecruiter legen ein Stellenangebot in coveto an und können es direkt in verschiedenen Medien oder Stellenbörsen veröffentlichen. Das ist so einfach, wie eine E-Mail zu schreiben.
  • CV-Parsing: Egal ob der Lebenslauf als Scan, Word oder PDF  vorliegt. In coveto werden alle Daten auf Knopfdruck aus dem Lebenslauf analysiert, kategorisiert und automatisch in die richtigen Eingabefelder übernommen. Natürlich können Anwender auch Positionen ändern oder entfernen.
  • Matching: Mit coveto lässt sich eine Bewertung der Bewerber vornehmen, ohne Unterlagen von hinten nach vorne wälzen zu müssen. Einfach den hauseigenen Bewertungsschlüssel in coveto integrieren. Den Rest übernimmt das Programm.
  • Arbeitsverträge und Bewerberprofile erstellen: Sämtliche Bewerberdaten werden in coveto zentral gespeichert. So können Recruiter diese fehlerfrei für die Kommunikation mit dem Bewerber verwenden. Verträge, Einladungen für den Postweg, Bewerber- Exposés für interne Entscheider werden vom System automatisch erstellt.
  • Bewerberhistorie: coveto speichert die gesamte Historie des Einstellungsprozesses. Personaler sehen genau, wann was „passiert“ ist. Alle E-Mails, Telefonnotizen, persönliche Einschätzungen und Gesprächsprotokolle befinden sich zentral in der digitalen Bewerbungsmappe. Vieles wird automatisch protokolliert.
  • Statistische Auswertungen: Neben festgelegten Auswertungen können individuelle Auswertungen selbst konfiguriert werden und in Excel importiert werden. Zum Beispiel:
    • Anzahl und Verlauf der Bewerbungen pro Stelle
    • Anzahl Vorstellungsgespräche
    • Anzahl Absagen

Bewertung

Das System von coveto hat uns im Test wirklich beeindruckt. Es ist gut durchdacht und strukturiert und lässt sich intuitiv bedienen, da hat der Hersteller nicht zuviel versprochen.

Besondere Vorteile der Anwendung sind:

  • Entscheidungen und Kommunikation von Fachabteilungen sind in Echtzeit für alle Beteiligten einsehbar. So gibt es weniger Nachfragen und der Bewerbungsprozess wird verkürzt.
  • Plug & Play: coveto ist innerhalb von 24 Stunden betriebsbereit und leicht verständlich.
  • Persönlicher Support und laufende Anpassungen der Software an die Bedürfnisse der KMU-Kunden.

Alles in allem führt das schnellere Entscheidungsmanagement, das coveto ermöglicht,  dazu, dass Bewerber zügiger informiert werden, keine Bewerbungen verloren gehen und wichtige Schritte nicht vergessen werden. Das senkt das Frustrationsniveau sogar bei abgelehnten Bewerbern.

Das ist wichtig. Studien belegen immer wieder: Nichts ist Bewerbern heute so wichtig wie eine gute Candidate Experience. Diese zeichnet sich durch einen transparenten und schnellen Prozess aus. Dieses Ziel rückt mit der Software erheblich näher.

Ein Plus ist auch der CV-Parser. Egal wie die Bewerberdaten in coveto gelangen – ob per Online-Bewerbung, E-Mail oder Scanner. In der Software werden alle Informationen, Daten und Dokumente übersichtlich verwaltet und müssen nicht mehr mühsam manuell eingegeben werden.

Von der Stellenausschreibung über den Auswahlprozess bis hin zum Vertrag oder der Absage haben Kunden mit coveto alles zentral im Griff. Sie sehen zum Beispiel auf einen Blick den aktuellen Status des Bewerbers pro Vakanz. Die integrierte Daten- und Aufgabenverwaltung mit Kommunikationsschnittstellen zu Bewerbern, Kollegen und Entscheidern spart dabei messbar Zeit und sorgt für einen für alle Seiten nachvollziehbaren Recruiting Prozess.

Was außerdem von Vorteil ist, ist, dass sich coveto sich der Arbeitsweise und den Prozessen seiner Anwender anpasst:

  • Jeder Benutzer kann selbst entscheiden, welche Daten er in den einzelnen Ansichten sehen kann und in welcher Reihenfolge.
  • Für Bewerber, Stellenanzeigen u.v.m. können bis zu 50 Freitextfelder angelegt werden und individuell benannt werden.

Noch nicht überzeugt? Hier noch ein paar Zahlen, Daten und Fakten:

  • 30 Tage Geld-zurück-Garantie
  • Online-Schulung, Support, Wartung und Datensicherung ohne Aufpreis inklusive
  • Kostenlose Updates, mehrmals im Jahr
  • Mit dem Browser auch mobil unterwegs erreichbar
  • Skalierbarkeit. Mehr oder weniger Benutzer, Speicherplatz, Versions-Upgrade
  • Serverstandort Deutschland

Und der Preis? coveto ist schon ab 45 Euro pro Monat zzgl. MwSt. bei kurzen Vertragslaufzeiten zu mieten. Mit einem Wort: Wow!

coveto

Übrigens: Vom Institute for Competitive Recruiting (ICR) in Heidelberg wurde coveto bei der diesjährigen Zukunft Personal in der Rubrik Unternehmen 1 bis 1000 Mitarbeiter mit SEHR GUT bewertet. Wir gratulieren und schließen uns an!

Datenschutz

Damit aber noch nicht genug: Auch der Datenschutz spielt bei coveto eine große Rolle. In dem Tool hat der Hersteller ein mehrstufiges Sicherheitskonzept implementiert, um die Daten der Anwender zu schützen. Das Konzept zum Datenschutz und Sicherheit wird kontinuierlich angepasst, um stets aktuellen Regularien zu entsprechen.

Wichtig ist dabei zunächst einmal folgendes:

  • Das Unternehmen hat den Sitz in Deutschland
  • Es unterliegt somit dem deutschen Datenschutzgesetz
  • Die coveto SaaS/Cloud Instanzen liegen ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland
  • In den AGB’s und dem Vertrag ist explizit aufgeführt, dass der Anwender grundsätzlich der Inhaber der Daten ist

Verschlüsselung

Hersteller arsmedia erzwingt bei der Datenübertragung eine verschlüsselte SSL Verbindung, wie es Kunden vom Online-Banking gewohnt sind. Dadurch werden die Daten nicht im Klartext übertragen.

Jeder Kunde erhält eine eigene Installation, die bereits auf Betriebssystemebene von den anderen Installationen abgeschirmt wird.

Innerhalb der coveto Software haben Anwender die Möglichkeit, für jede Maske Rechte einzustellen. So kann etwa dem Azubi nur das Recht gegeben werden, neue Bewerber anzulegen, aber keine vorhandenen Bewerber einzusehen. Oder nur Teamleitern das Recht gegeben werden, Daten zu ändern und zu löschen.

Der Anwender hat jederzeit umfassenden Zugriff auf die Daten und die Möglichkeit, Daten und Benutzer zu ändern, zu löschen sowie Daten zu exportieren.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.