Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Agenda

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Guter Funktionsumfang

  • Contra

    Keine nennenswerten Nachteile

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

4.7
Funktionen
4.5
Usability
5
Einrichtung
4.7
Kundenfeedback

Bildschirmfoto 2017-07-17 um 09.32.21„Damit Sie schnell produktiv werden können, haben wir Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders einfach und übersichtlich gestaltet.“ Ein großes Versprechen, das HR-Software-Hersteller Agenda potenziellen Anwendern seines Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht. Aber Papier, und insbesondere Marketingunterlagen, sind ja bekanntlich geduldig. Umso größer fiel das Interesse aus, mit dem wir an unseren Softwaretest gegangen sind. Eines verraten wir schon vorab: Enttäuscht wurden wir nicht.

Über das Unternehmen

Agenda wurde 1984 gegründet und ist heute einer der führenden Software-Anbieter für das Personal- und Rechnungswesen in kleinen und mittleren Unternehmen. Unter den 17.000 Kunden von Agenda sind überwiegend mittelständische Firmen sowie Angehörige der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe.

Die Funktionen im Überblick

Hier ein beispielhafter Ausschnitt der Funktionen des mehr als umfangreichen Tools zur Lohn- und Gehaltsabrechnung aus dem Hause Agenda im „Schnelldurchlauf“:

  • Umlageberechnung (U1/U2)
  • Insolvenzgeld-Umlage
  • Teil-Lohnberechnung
  • Baulohnabrechnung
  • Berechnung von Kammerbeiträgen
  • Bruttolohnverbuchung
  • Komfortfunktion vorgezogene Beitragsfälligkeit
  • LStA auch monatlich versetzt
  • Überprüfung Mindestlohn
  • Verwaltung von Überzahlungen
  • Mutterschaftsrechner
  • Übergabe Buchungsliste Bruttolohnverbuchung an Finanzbuchführung
  • Arbeitszeitkonten
  • Kostenstellen und Kostenträger
  • Automatisiertes ELStAM Verfahren
  • Meldewesen (AAG, EEL, BEA)
  • Auswertungen und Reportings
  • Automatische Online-Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen und LSt-Bescheinigungen

Die Funktionen im Detail

Melde- und Bescheinigungswesen

Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgt für eine erhebliche Beschleunigung administrativer Prozesse. So können Anwender beispielsweise sämtliche Anträge und Bescheinigungen an die Sozialversicherungen und das Finanzamt direkt in der Software erstellen und daraus versenden.

Das betrifft etwa die folgenden Bereiche:

  • Anträge gemäß Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), beispielsweise für die Entgeltfortzahlung
  • Elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL)

Eventuelle Rückmeldungen der Sozialversicherungsträger nimmt das Tool in Empfang und stellt diese den Kunden automatisiert zur Verfügung. Auch lassen sich Arbeitsbescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit ohne Formulare (BEA) erstellen.

Datenaustausch mit den Finanzämtern und Sozialversicherungen

agenda

Der Datenaustausch mit der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungen funktioniert unkompliziert. Egal, ob Sofortmeldung, ELStAM, LSt-Anmeldungen oder -Bescheinigungen sowie Meldungen oder Beitragsnachweise an die Sozialversicherung: Diese Pflichtaufgaben lassen sich aus dem Tool heraus schnell, bequem und unter größtmöglichem Datenschutz erledigen.

Weitere Pluspunkte:

  • Einmal zusammengestellt, generiert Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung sämtliche Auswertungen, Berichte und Gehaltsabrechnungen in der gewünschten Anzahl und Form.
  • Darüber hinaus pflegt Agenda eine Vielzahl an abrechnungsrelevanten Stammdaten (z.B. circa 450 Lohnarten sowie Krankenkassen) und hält diese aktuell. Durch die integrierte Prüfung ist somit keine Abrechnung auf Basis veralteter Stammdaten möglich.

Sind alle Tätigkeiten erledigt, können User Zahlungen direkt aus der Anwendung heraus ausführen, ohne ein gesondertes Banking-Programm zu benötigen. Die automatische Übergabe an die Finanzbuchführung sorgt dafür, dass auch die Buchhaltung immer informiert ist.

Transparenz in Rechnungsströme bringen

Innerhalb der Software lassen sich alle Personalkosten, inklusive der Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung, auf bis zu 99 Kostenstellen oder -träger verteilen und auswerten. So kann etwa die Gehaltsentwicklung der Mitarbeiter nach Projekten oder Abteilungen nachvollzogen werden.

Die historischen Gehaltsdaten ermöglichen es Usern, Gehaltsveränderungen pro Mitarbeiter nachzuvollziehen. Auswertungen zu Fluktuation, Altersdurchschnitt, Urlaubsrückstellungen oder dem Jahres-Forecast für Personalkosten unterstützen bei der Kostenplanung.

Bewertung 

Usability

Die Benutzeroberfläche ist dank einer übersichtlichen Menüführung intuitiv bedienbar. Fehlern bei der Datenverarbeitung und -erfassung beugt der Hersteller mit Plausibilitätsprüfungen an verschiedenen Stellen vor.

Die einzelnen Arbeitsschritte, die sich mit der Software erledigen lassen, greifen ohne Probleme ineinander. Das reicht von der Datenerfassung über die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bis zur Auszahlung.

Mit Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung können User alle Vorgänge innerhalb einer Software abwickeln. Das heißt einerseits: Medienbrüche wie der Wechsel von Papier auf Software und wieder zurück gehören der Vergangenheit an. Ebenso entfällt die parallele Bedienung verschiedener Systeme für verschiedene Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das reduziert den Zeitaufwand für Standardprozesse spürbar.

Die Agenda-Software lässt sich ohne IT-Fachmann auf dem eigenen Bürorechner oder im Firmennetzwerk installieren. Alternativ steht die Software auch in der Cloud zur Verfügung. Anwender können auf diese Weise jederzeit und überall mit ihren aktuellen Daten arbeiten. Agenda übernimmt sämtliche Wartungsarbeiten und kümmert sich um Updates und die Datenarchivierung. 

Gesamteindruck

Positiv neben der Funktionsbrandbreite fällt ins Gewicht, dass mit der Software von Agenda der Druck, die Verteilung und der Versand von Gehaltsdokumenten passé ist.  Über die Bereitstellung der Lohnabrechnung werden Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert. Der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich, auch Smartphone oder Tablet. Das spart nicht nur Kosten für Papier, sondern auch die Umwelt sagt danke!

Datenschutz und Support

Auch in punkto Datenschutz stehen Arbeitgeber auf der sicheren Seite. Das System wird kontinuierlich gewartet und verbessert. Der Support lässt ebenfalls nichts zu wünschen übrig. Bei akuten Fragen von Anwendern stehen Kollegen der kostenlosen Anwendungsberatung zur Seite.

Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ist von der ITSG testiert. Sie ist außerdem von der SOKA-BAU, der Malerkasse und der EWGaLa für den elektronischen Datenaustausch zugelassen. Ein umfangreiches Berechtigungskonzept schützt Unternehmen vor unerwünschten Einblicken in vertrauliche Informationen.

Damit sämtliche Daten auch im Notfall sicher aufbewahrt sind, können Anwender diese mit „Datensicherung Online“ im deutschen Rechenzentrum von Agenda nach höchsten Sicherheitsstandards archivieren.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.