Coovi: Plattform für Wissensmanagement

Die Funktionen von Coovi im Überblick

Coovi macht jeden Mitarbeiter zum Broadcaster. Mit der Multimedia Knowledge Management Plattform lassen sich spielend leicht Filme, Clips und Slideshows für verschiedenste Anwendungsszenarien produzieren. Dabei erstellen Nutzer die Wissensbeiträge für verschiedene Zielgruppen völlig in Eigenregie.

Diese werden automatisch im Corporate Design erzeugt und stehen in mehreren Auflösungen und Formaten zur Verfügung. Veröffentlicht werden können sie in der Coovi-Plattform und/oder auf bestehenden Intranet- Seiten.

Die Hersteller von Coovi sehen ihr Tool vor allem für die folgenden Bereiche vor:

• Employee Relationship Management: On the job Training zum Beispiel per Microlearning-Videos oder Mitarbeiter-Kommunikation
• Knowledge Management: Wissensakquise zum Beispiel über Crowdsourcing-Videos
• Customer Relationship Management: Kundenakquise zum Beispiel über Produktvideos oder Kundensupport zum Beispiel per “How to”-Videos
• Partner Relationship Management: Partnerschulung zum Beispiel per Video-Training für Vertreter

Egal ob PC, Notebook, Tablet oder Smartphone: Die Wissensbeiträge können auf jedem Gerät genutzt werden. Die Plattform erlaubt den nahtlosen Umstieg von einem auf das andere Device. Nutzer können ein Training also zum Beispiel am Desktop-Arbeitsplatz beginnen und es später auf ihrem Tablet oder Smartphone fortsetzen.

Die Funktionen von Coovi im Detail

Erstellung, Aufnahme, Produktion

Mit der Multimedia Knowledge Management Plattform Coovi lässt sich auch von ungeübten Anwendern spielend leicht multimedialer Content erstellen, zum Beispiel:

• Filme
• Clips
• Slideshows
• Livestreams

Diese können aus vorliegenden Dokumenten, Bildern und Videomaterial sogar automatisch – auch mit Sprachsynthese – generiert werden. Soll der Multimedia-Content hingegen manuell erstellt werden, gelingt das per Bildschirm- und/oder Webcam-Aufnahme oder Livestreams ganz leicht ohne technische Einstiegshürden oder Schulungsaufwand.

Die Aufnahmen können von dem Anwender selbst oder mithilfe von Text-To-Speech-Engines mit einer computergenerierten Stimme vertont werden. Letztes Feature kann auf Wunsch mit ausgeliefert werden. Nach der Aufnahme produziert das Tool den erstellten Content vollautomatisch – im Corporate Design, in mehreren Auflösungen und so, dass dieser auf allen Endgeräten abspielbar ist.

Qualitätssicherung und Redaktion

Das Tool Coovi beinhaltet außerdem einen optionalen Workflow zur Qualitätssicherung von Wissensbeiträgen, der vor der Veröffentlichung greift. Er beinhaltet zum Beispiel:

• Double Blinded Lean Reviewing: Vor der Veröffentlichung eines Beitrags muss dieser von zwei unabhängigen Kritikern geprüft werden. Beispielsweise auf inhaltliche Richtigkeit, Videoqualität und dergleichen. Der Beitragsersteller hat dabei keine Kenntnis darüber, wer den Beitrag prüft. Erzielen die Prüfer keine Einigung bei der Freigabe, wird automatisch ein dritter Kritiker hinzugezogen.
• Single Blinded Lean Reviewing: Die Prüfung wird nur von einem Kritiker durchgeführt, der den Beitrag entweder freigeben oder zur Nachbearbeitung an den Autor zurückgeben kann.

Auf diese Weise stellen Anwender qualitativ hochwertige Inhalte sicher, die jeder versteht.

Darüber hinaus unterstützt Coovi verschiedene redaktionelle Aufgaben. Mithilfe von Reports und Eskalationsprozessen behalten Redakteure der Plattform zum Beispiel jederzeit den Überblick, welche Themen geprüft, freigegeben oder gesperrt werden müssen. So organisieren sie ihre Community und Inhalte mit Leichtigkeit. Aber auch normale Anwender erhalten dank intuitiver Dashboards stets die Übersicht über ihre Inhalte und sehen auf einen Blick, wie oft diese angesehen, bewertet und kommentiert wurden.

Mandanten, Sites, Integration und Rollen

Innerhalb des Systems lassen sich einzelne Mandanten anlegen. Sie erhalten Zugriff auf spezielle Inhalte. Über die Mandantenfunktion erhalten zum Beispiel Tochterunternehmen oder Divisionen nur Zugriff auf die Inhalte, die für sie relevant sind.

In den Mandanten können die Inhalte auf verschiedenen Sites veröffentlicht werden. Eine Site ist ein separierter Datenbereich, um verschiedene Anwendungsfälle oder Zielgruppen zu kapseln. Dadurch wird die Auffindbarkeit erhöht und eine logische Trennung erreicht. Sites können selbständig angelegt und über Zugriffslisten gesteuert werden.

Innerhalb der Plattform können den Nutzern außerdem Rollen zugewiesen werden, die mit unterschiedlichen Zugriffsrechten einhergehen. Das ist besonders wichtig, wenn sich multimediale Inhalte um Informationen drehen, die nicht für jedermanns Augen bestimmt sind. Als Rollen kommen infrage:

• Admin: Erstellt Mandanten, konfiguriert das System, überwacht das System
• Chefredakteur: Erstellt Thementaxonomien, überwacht Publikationsprozesse, ernennt Fachredakteure und Kritiker, verwaltet Nutzer und Rechte
• Fachredakteur: Erstellt Posts, erstellt/verwaltet Themenbereiche, bewirbt Inhalte
• Trainer: erstellt Trainingspläne, erstellt/überwacht Trainings (inkl. Quiz)
• Kritiker: rezensiert Themen von Autoren
• Autor: erstellt Themen mit Filmen oder Slideshows, erstellt Playlists
• Entdecker: erstellt Fragen/Themenanfragen für neue multimediale Inhalte, sucht/nutzt Beiträge

Training

Die Plattform Coovi bietet zusätzlich eine ausgereifte Trainingsfunktionalität mit den Inhalten der Plattform an. Dabei führen Nutzer zielgruppenorientierte Trainings durch, beantworten Quizze und erhalten Zertifikate. Der Trainingsfortschritt kann jederzeit vom Trainer und Trainee nachverfolgt werden. Trainings lassen sich darüber hinaus in kombinierte Trainingspläne bündeln.

Zur Qualitätssicherung haben Trainer zusätzlich die Möglichkeit, einen online Feedback-Fragebogen an die Trainees auszuspielen und so sowohl das Training, als auch das Quiz, bewerten zu lassen.

Bewertung von Coovi

Die Einfachheit, mit der Multimedia-Inhalte mit der Plattform Coovi erstellt und mit verschiedenen Nutzergruppen geteilt werden können, überzeugt. Die Inhalte können von jedem Mitarbeiter leicht produziert werden in den verschiedensten Situationen zum Einsatz kommen.

Die Vorteile der Plattform auf einen Blick:

• Nutzergetriebene Content-Erstellung („Crowdsourcing“)
• Reichhaltiges Video/Multimedia-Angebot
• Geringer Aufwand und kurze Zeit für Erstellung und Bereitstellung
• Aufbau einer Plattform mit maximaler Expertise durch Mobilisierung aller Mitarbeiter
• Weitergabe und Dokumentation internen Wissens
• Hoher Automatisierungsgrad bei Erstellung, Produktion, Rezension, Veröffentlichung des Contents
• Unterstützung mobiler Endgeräte (z. B. Tablet, Phablet, Smartphone)

Dabei macht es die Plattform nicht nur dem Ersteller von Multimedia-Content einfach, sondern auch dessen Konsumenten:

• Nutzer rufen ganz einfach Beiträge ab, die für sie relevant sind – beispielsweise Themen mit Filmen oder Slideshows, Playlists, Livestreams.
• Nutzer suchen Beiträge über eine Volltext-, Taxonomie-, Tag-Suche oder Empfehlungen
• Nutzer können automatisch und zielgruppenorientiert über neue multimediale Inhalte informiert werden

Da die Multimedia Knowledge Management Plattform Coovi auf einem web-basierten Frontend-Anwendungssystem basiert, können Inhalte jederzeit via Internet-Browser auch über mobile Endgeräte abgerufen werden.

Die Zeit dafür ist reif für Inhalte, die über Coovi produzieren werden können, wie eine Studie des IT-Verbands bitkom belegt. Besonders in der jüngeren Generation steigt die Beliebtheit von Multimedia-Content. Gut die Hälfte (56 Prozent) nutzt regelmäßig Video-Portale wie Youtube, Vimeo oder Vevo zu Informationszwecken.

Anders als früher werden multimediale Wissensinhalte im Arbeitsumfeld immer stärker orts- und zeitunabhängig zu verschiedensten Zwecken konsumiert. Plattformen wie Coovi ermöglichen Arbeitnehmern, selbst zu entscheiden, wann, wo und wie sie sich Inhalte anschauen.

Und das zu jederzeit sicher und datenschutzkonform:

• Über Coovi erfolgt der Zugang zu den Diensten ausschließlich verschlüsselt
• Die Daten werden ausnahmslos nur auf Servern in Deutschland gespeichert
• Das Rechenzentrum ist DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert
• Mit allen Dienstleistern existieren Auftragsverarbeitungs-Verträge (z. B. Rechenzentrum)
• Die Auslieferung der Videoinhalte kann verschlüsselt erfolgen