4PLAN HR: Personalcontrolling

Die Funktionen von 4PLAN HR im Überblick

Die Module der Software 4PLAN HR aus dem Hause Software4You wurden speziell für die Planung und das Controlling im HR-Umfeld entwickelt. Im Fokus von 4PLAN HR stehen individuelle Anwendungsszenarien für einzelne Mitarbeiter und/oder Stellen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Auf das HR-Controlling abgestimmte Funktionen
• Zeiteinsparung durch einfache Bedienbarkeit und schnelle Reaktionszeiten
• Erzielung korrekter Ergebnisse
• Einhaltung der Datenschutzvorschriften gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Im Ergebnis steuern User mit 4PLAN HR Arbeitsabläufe transparent und zuverlässig, bei denen alle Aspekte des personalwirtschaftlichen Prozesses berücksichtigt werden. Ein aussagekräftiges Reporting rundet die Leistungen von 4PLAN HR ab. Es bietet vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Ergänzt werden kann 4PLAN HR durch verschiedene Module. Mit 4PLAN EVE lassen sich beispielsweise variable Entgelte leicht berechnen.

Die Funktionen von 4PLAN HR im Detail

Bei der Implementierung kann 4PLAN HR an ein bestehendes operatives HR-System angebunden werden. 4PLAN HR ist standardmäßig kompatibel mit diesen Systemen:

• SAP
• PAISY
• LOGA
• Hansalog
• ACCURAT HCM

Zudem ist das System Multi-Mandantenfähig und kann sowohl als Software as a Service Lösung via Cloud als auch im kundeneigenen Rechenzentrum betrieben werden.

Modul „4PLAN HR Personalcontrolling“

Im Bereich der Mitarbeiterplanung generiert 4PLAN HR aus den Informationen des genutzten operativen HR-Systems eine Vorschlagsplanung für einen definierten Zeitraum.

Das Modul 4PLAN HR Personalcontrolling umfasst das folgende Leistungsspektrum:

• Planung von Arbeitszeit, Beschäftigungsverhältnissen, Versetzung, Ein- und Austritt, FTE, Tarif, Entgelt, UG/WG, VWL, Sozialversicherung etc.
• Mengen- (Köpfe und Kapazitäten) und Kostenplanung
• Planung von Sekundärkostenstellen/Kostenstellensplitting
• Planung auf Kumulationsebene (Kostenstelle, Abteilung etc.) zum Beispiel für personalnahe Sachkosten
• Planung verschiedener Varianten, Versionen und beliebiger Zeithorizonte
• Skill Matrix zum Abgleich von geforderten und tatsächlichen Fähigkeiten
• Vorgefertigte Standardberichte (Soll-Ist-Vergleiche, Risikobewertung etc.)
• Integriertes Berichtswesen und OLAP-Analyse
• Berechnung beliebiger Kennzahlen
• Ad-hoc-Analyse-Option

Das Tool berücksichtigt bei seinen Berechnungen auch automatisch Parameter wie:

• Tarifverträge
• Sozialversicherungsbeiträge
• Beitragsbemessungsgrenzen
• Hauseigene Regelungen zu Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Modul „4PLAN Dashboard“

4PLAN HR unterstützt im Personalcontrolling mit dem Reporting-Tool 4PLAN Dashboard – ein Zusatzmodul, das im Browser aufgerufen werden kann. Es kann unter anderem Auswertungen zu folgenden Themenkomplexen liefern:

• Kopfzahlen
• FTE
• Kosten
• Soll-Ist-Vergleiche auf Mitarbeiter- und/oder Stellen-Ebene

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, jederzeit eigene Dashboards ganz ohne IT-Fachkenntnisse zu erstellen. Dabei ist 4PLAN Dashboards nicht ausschließlich auf die Daten, die bereits in den genutzten 4PLAN HR Modulen vorliegen, beschränkt. Es können auch Informationen aus anderen Bereichen in das System importiert werden.

Zum Beispiel:

• Zeitwirtschaft
• Finanzcontrolling
• Buchhaltung

Auf diese Weise können wichtige Kennzahlen „jenseits“ des klassischen HR-Controlling in die jeweilige Analyse eingebunden werden. So ist zum Beispiel auch die Auswertung von Fehlzeiten, Krankenständen und Schichtzeiten ein Kinderspiel.

Modul „4PLAN EVE“

Das Kürzel EVE steht für „Ermittlung Variabler Entgelte“. Die Funktionen reichen von der Erstellung von Entgeltvereinbarungen über die Berechnung individueller Erfolgsbeiträge und den sich daraus ergebenden Vergütung bis hin zur Erzeugung der Entgeltschreiben. Mit 4PLAN EVE lassen sich auch die komplexeste und hochindividuelle Vergütungsmodelle übersichtlich und effizient managen.

Zum Beispiel spielt es keine Rolle, ob es sich bei der erfolgsabhängigen Vergütung um eine auszuzahlende Tantieme, Boni oder Provision handelt. Alles ist abgedeckt. Auch Unternehmensbesonderheiten und spezifische Vergütungsregeln sind ohne Probleme in dem Tool abbildbar.

Dazu legen Anwender basierend auf den jeweiligen Vereinbarungen zum variablen Entgelt so genannte EVE-Punkte fest. Jeder EVE-Punkt steht für einen konkreten Aspekt, für den ein Mitarbeiter ein variables Entgelt erhalten kann.

Dazu können beliebige Kennzahlen herangezogen werden. Diese zum Beispiel:

• Umsatz
• Rohertrag
• Deckungsbeitrag
• …

Für einzelne Mitarbeiter oder ganze Mitarbeitergruppen lassen sich nun individuelle EVE-Profile erstellen. In ihnen lässt sich genau festlegen, welche EVE-Punkte für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe relevant sind und welcher prozentuale Anteil des variablen Entgelts auf die einzelnen EVE-Punkte entfällt.

Im nächsten Schritt werden in 4PLAN EVE Erfolgsobjekte definiert und in die variable Entgeltplanung eingebunden. Erfolgsobjekte stehen beispielsweise für Unternehmensbereiche, Filialen, Regionen oder Produktgruppen. Und im vierten Schritt werden die Ergebnisse der Erfolgsobjekte mit dem einzelnen Mitarbeiter verknüpft.

Im Ergebnis lassen sich hochindividuelle Entgeltberechnungen, die sowohl die individuellen Mitarbeiterprofile als auch die dazugehörigen Erfolgsobjekte berücksichtigen, auf Knopfdruck durchführen.

Bewertung

Der Hersteller Software4You verfügt über jahrzehntelange Erfahrung mit Personalcontrolling-Systemen und Personalkostenplanung und gilt als einer der absoluten Spezialisten in diesem hochkomplexen Bereich.

Software4You bietet Anwendern mit 4PLAN HR eine zuverlässige Lösung für die Personalkostenplanung, die mit folgenden Mehrwerten punktet:

• Auf das HR-Controlling abgestimmte Funktionen
• Transparenz von Maßnahmen und deren Auswirkungen
• Zeiteinsparung durch einfache Bedienbarkeit und schnelle Reaktionszeiten
• Einhaltung der Datenschutzvorschriften gemäß DSGVO
• Erzielung korrekter Ergebnisse
• Schnelle und unkomplizierte Implementierung
• Mit Hilfe von Technologiepartnerschaften mit Oracle und Microsoft und einer SAP zertifizierten Schnittstelle verfügt Software4You über den Blick über den Tellerrand und stellt sicher, immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein

Noch ein paar Worte zur Implementierung von 4PLAN HR. Grundlage der Einführung bildet das 4PLAN-HR-Basismodell. Gemeinsam mit einem Berater nehmen Kunden spezifische Anpassungen und Erweiterungen vor – auf diese Weise entwickeln sie das Basismodell zu ihrem individuellen 4PLAN-HR-Modell weiter.

Ziel ist es, den Anwender bereits während des Implementierungsprozesses in die Lage zu versetzen, zukünftige Veränderungen eigenständig abzubilden. Dann profitiert jeder Anwender direkt von der Flexibilität aller 4PLAN-Produkte. Sie lassen sich jederzeit mit wenigen Klicks an veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

Weiterreichende Anforderungen an das hauseigene Personalcontrolling können mit zusätzlichen Modulen abgedeckt werden, die der Hersteller in seinem Produktportfolio bereithält. Sogar spezielle Themen wie Restrukturierungen oder die strategische Personalplanung  sind mit den 4PLAN-Podukten problemlos abbildbar.

Wer zum Beispiel als zusätzliches Ad-On das Modul 4PLAN EVE zur Ermittlung Variabler Entgelte implementiert, kommt in den Genuss dieser Mehrwerte:

• Komplexitätsreduzierung durch gekapselte Erfolgsermittlung
• Erfüllung individueller Kundenanforderungen
• Einfache Anpassung an individuelle Regeln der variablen Entgeltermittlung
• Zuverlässige und schnelle Ergebnisermittlung
• Einhaltung der Datenschutzvorschriften gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)