Personalmanagement mit Agenda

GESAMTBEWERTUNG

4.6

Zusammenfassung

  • Pro

    Guter Funktionsumfang

  • Contra

    Keine nennenswerten Nachteile

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

4.5
Funktionen
4.5
Usability
5
Einrichtung
4.4
Kundenfeedback

Bildschirmfoto 2017-07-17 um 09.32.21Unternehmen sollten einen Überblick über die Qualifikationen und Talente ihrer Mitarbeiter haben. Ebenso über Arbeitsmittel, Gehaltsmodelle und die Altersstruktur. Denn eine strategische Planung und ein gezieltes Kompetenz-Management sind in Zeiten des Fachkräftemangels unerlässlich, um mit professioneller Personalarbeit die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Doch über eine solch dezidierte Übersicht verfügen die wenigsten Mittelständler. Mit Agenda Personalmanagement könnten sie die Personalarbeit transparenter und zielführender gestalten, wie der HR-Software-Hersteller selbst verspricht. Klingt gut! Wir haben das System daher intensiv unter die Lupe genommen.

Über das Unternehmen

Agenda wurde im Jahr 1984 gegründet und ist seither inhabergeführt. Der Softwarehersteller mit Sitz in Rosenheim zählt heute mehr als 17.000 Kunden. Darunter sind vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen sowie Angehörige der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe.

Zum Produktportfolio gehören Lösungen aus den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen, Steuerberechnung und Office-Management. Mit dem integrierten System aus Software, IT-Lösungen, Service und Wissen bietet Agenda seinen Anwendern ein professionelles Werkzeug für die tägliche Arbeit.

Zum besonderen Service von Agenda zählen die individuelle Betreuung der Kunden und Fortbildungsangebote, wie regelmäßige Online-Seminare. Der automatische Update-Service stellt sicher, dass die Software der Kunden rechtlich und technisch immer auf dem aktuellen Stand ist. Weitere Informationen finden Sie unter agenda-software.de.

Die Funktionen im Überblick

Mit Agenda Personalmanagement verschaffen sich Anwender mehr Transparenz über die aktuelle Personalsituation im Unternehmen – das ist die Grundvoraussetzung für strategische und gestaltende HR-Arbeit. Das Tool unterstützt bei den folgenden Prozessen:

  • Anlegen von Stellenprofilen zur Vereinfachung des Personalmanagements und des Recruitings
  • Identifikation von Mitarbeitern in der Belegschaft für Vakanzen oder Beförderungsstellen anhand ihrer Qualifikationen
  • Zurückverfolgung sämtlicher Personalmaßnahmen
  • Überblick über alle wichtigen Termine oder Fristen
  • Überblick über alle Entlohnungsmodelle
  • Verwaltung von Arbeitsmitteln und Firmenwagen
  • Organigramm des eigenen Unternehmens

Die Funktionen im Detail 

Personaldaten

Nur mit ausreichend Informationen über ihre Belegschaft können Unternehmen die richtigen Weichen für die Zukunft stellen. Zum Beispiel, indem sie Mitarbeiter zielgerichtet weiterentwickeln, frühzeitig das Thema Nachfolgeplanung angehen oder mit ihnen gezielt ein angemessenes Gehalt verhandeln.

In Agenda Personalmanagement sind zu diesen Zwecken beispielsweise Informationen aus Mitarbeitergesprächen, historischen Personalentscheidungen oder Bewerbungsunterlagen zentral gespeichert und übersichtlich abrufbar.

Dazu gehören:

  • Persönliche Daten der Angestellten
  • Qualifikationen
  • Gehaltsmodell
  • Arbeitszeit
  • Aufgaben
  • Verantwortungsbereiche
  • Lohnabrechnung
  • Personalakte
  • Arbeitsmittel wie Diensthandys, Arbeitskleidung oder Firmenwagen

Darüber hinaus speichert die Software sämtliche Personalmaßnahmen. So können Personalverantwortliche zum Beispiel jederzeit die beruflichen Werdegänge all ihrer Mitarbeiter nachvollziehen, die bisherige Gehaltsentwicklung auswerten und Fortbildungen bzw. Qualifikationen verwalten.

Termine managen

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Personalmanager kennen das nur zu gut: In der Personalarbeit gibt es viele wichtige Fristen und Termine, über die sie stets den Überblick wahren müssen. Agenda Personalmanagement unterstützt sie dabei, rechtzeitig aktiv zu werden: Zu Daten wie Abschluss der Probezeit, Beginn und Ende der Mutterschutzfrist oder bei einem Dienstjubiläum erzeugt die integrierte Terminverwaltung automatisch Termine für den jeweiligen Nutzer.

Darüber hinaus können Personaler individuelle Termine und Aufgaben festlegen. Das Tool erinnert sie daran, was, wann, wie bearbeitet werden sollte. Damit schlummern wichtige ToDo’s nicht mehr im persönlichen Kalender eines HR-Experten, sondern können im Falle von dessen Abwesenheit auch von der Vertretung erledigt werden.

Auswertungen für die Personalarbeit

Wer noch mit Papierakten oder Excel-Dokumenten arbeitet, weiß: Aktuelle Informationen zum Personalbestand sind mitunter nur sehr schwer zusammenzutragen. Und vor allem verschlingt diese Aufgabe viel Zeit. Wie wäre es aber, wenn wichtige Informationen, nach denen man sucht, per Knopfdruck zur Verfügung stünden? Illusion?

Keinesfalls. In der Software Agenda Personalmanagement bündeln Anwender sämtliche Daten an einem zentralen Ort – inklusive vieler Informationen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Überdies liefert der Hersteller in seinem Personalmanagement-Tool verschiedene Auswertungsmöglichkeiten. Personaler erfahren mit wenigen Klicks, wie viele Vollzeitkräfte in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, wie hoch die unternehmensinterne Fluktuationsrate ist, welche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben oder neu hinzugekommen sind, und vieles mehr.

Mit dem Reporting Tool lassen sich sehr spezifische Anhaltspunkte eruieren. Zum Beispiel:

  • Vordefinierte Standardauswertungen zu Personalkennzahlen
  • Anzahl Mitarbeiter und FTE
  • Anzahl der Mitarbeiter zu beliebigem Stichtag
  • Anzahl der Mitarbeiter zur Größenklassenermittlung nach § 267 Abs. 5 HGB
  • Durchschnittsalter der Mitarbeiter
  • Schwerbehindertenliste nach den Vorgaben von REHADAT
  • Anzahl der Zu- und Abgänge (Anzahl oder FTE)
  • Fluktuationsrate
  • Anzahl Arbeitsmittel
  • Erstellung individueller Auswertungen durch Kombination beliebiger Datenfelder
  • Erstellung individueller Mitarbeiterprofile
  • Exportfunktion nach Microsoft Excel

Wem das nicht genügt, der kann sämtliche Standard-Auswertungen individuell anpassen. Alles, was dafür zu tun ist, ist aus einer Vielzahl von Aufgabenfeldern und Selektionskriterien auszuwählen. Einen Klick später sind die jeweiligen Informationen in Relation gesetzt.

Darüber hinaus können Anwender mit dem Tool beispielsweise im Bewerbungsprozess schnell prüfen, ob ein potenzieller Mitarbeiter die notwendigen Qualifikationen für die jeweilige Stelle besitzt oder nicht.

Organigramm

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Mit der Software von Agenda lässt sich die Struktur eines Betriebes einfach und übersichtlich in einem Organigramm abbilden. Das ist besonders für schnell wachsende Organisationen relevant, die vielleicht sogar noch über verschiedene Standorte verteilt sind. Die vorhandenen Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung bilden den Grundstock für die Darstellung.

Mithilfe dieser Funktion lässt sich leicht nachvollziehen, wer im Unternehmen welche Rolle ausübt. In der grafischen Darstellung werden unterschiedliche Standorte, Unternehmensbereiche und Hierarchien bis hin zu einzelnen Teams berücksichtigt und übersichtlich abgebildet. Personaler erkennen auf einen Blick, welche Mitarbeiter den Organisationseinheiten zugeordnet und welche Planstellen noch nicht besetzt sind. Darüber hinaus ermöglicht eine integrierte Historie, Veränderungen in der Organisation zu jedem beliebigen Zeitpunkt zurückzuverfolgen.

Bewertung

Die Funktionen, mit denen Agenda in seinem Tool Personalmanagement aufwartet, haben uns beeindruckt. Kleinen und mittleren Unternehmen bietet die Software eine Fülle an Lösungen für die strategische Personalarbeit. Das Tool ist so umfangreich, dass wir nur einige Teilbereiche vorstellen konnten.  Hier einmal ein beispielhafter Ausschnitt, welche Daten Anwender abrufen können:

  • Erweiterte Kontaktdaten (z.B. Ansprechpartner für Notfälle, Zweitwohnsitz, E-Mail)
  • Arbeitsplatzdaten (Gebäude, Raum, Benutzername, Schlüsselberechtigung, Parkplatz)
  • Leitungsfunktion disziplinarisch/fachlich
  • Vollmachten und Beauftragungen (z.B. Datenschutzbeauftragter), Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifikate
  • Planstellen und Stellenprofile
  • Kompetenzmanagement
  • Lebenslauf
  • Dienstwagenverwaltung
  • Berechnung von Terminen (Kündigungsdatum, Probezeit)
  • Austrittsgrund und Kündigungsdatum
  • Ausbildungsdaten
  • Berechnung planmäßiges Jahresgehalt
  • Integrierte Ansicht von Abrechnungsdokumenten aus der Personalabrechnung
  • Verwaltung externer Mitarbeiter
  • Historische Speicherung und Darstellung sämtlicher Mitarbeiterdaten

Unser Fazit: Mit dem Tool sind Personaler gewappnet, in ihrem Unternehmen die richtigen Weichen zu stellen. Weder werden Termine vergessen, noch ist die Nachfolgeplanung oder die Personalentwicklung auf Basis der vielfältigen Analysemöglichkeiten ein Hexenwerk.

Usability

Alle Benutzeroberflächen sind darüber hinaus übersichtlich und themenorientiert gestaltet. Die Menüführung leitet User von einem Prozessschritt zum nächsten. So wissen sie immer, was als nächstes zu tun ist. Zahlreiche Plausibilitätsprüfungen unterstützen bei der Datenerfassung und beugen Fehlern vor.

Anwender der Software von Agenda erfahren außerdem, was es heißt, Arbeitsschritte in durchgängigen Workflows zu erledigen, die miteinander kommunizieren. Innerhalb von Minuten sind Vorgänge erledigt, die früher erheblich mehr Zeit in Anspruch nahmen. Damit schafft die Software Freiräume für die strategische Personalarbeit.

Datenschutz und Support

Auch in punkto Datenschutz stehen Arbeitgeber auf der sicheren Seite. Agenda arbeitet kontinuierlich daran, ein zuverlässiges und aktuelles System zur Verfügung zu stellen. Bei Fragen stehen die Kollegen der kostenlosen Anwendungsberatung zur Seite.

Ein umfangreiches Berechtigungskonzept schützt vor unbefugten Einblicken in die Unternehmensdaten. Damit sämtliche Informationen auch im Notfall sicher aufbewahrt sind, können Anwender diese mit „Datensicherung Online“ im deutschen Rechenzentrum von Agenda archivieren lassen. Hier wird allen geltenden Sicherheitsstandards Rechnung getragen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.