Recruiting mit dem Bewerbermanagement-System d.vinci easy

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Toller Funktionsumfang, der keine Fragen offen lässt

  • Contra

    Wir suchen noch!

  • Fazit

    Wir sind begeistert!

Bewertung

4.5
Funktionen
4.5
Usability
4.6
Einrichtung
5
Kundenfeedback

logo-dvinciDer War for Talents ist in vollem Gange. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen ihren Bewerbern etwas bieten, um sie von sich zu überzeugen. Erheblich punkten können Unternehmen mit einem reibungslosen Recruiting Prozess. HR Software Hersteller d.vinci verspricht seinen Kunden, mit seiner professionellen Bewerbermanagement-Software bestens für den Kampf um Talente aufgestellt zu sein. Das lassen wir uns natürlich nicht zweimal sagen und haben uns die Funktionen einmal genauer angeschaut. 

Über das Unternehmen

d.vinci – hinter diesem Namen steht ein Team von Recruiting-Experten, die für pragmatische und innovative Wege der Personalgewinnung begeistert sind.

Als familiengeführtes Unternehmen steht für d.vinci ein fairer und partnerschaftlicher Umgang an erster Stelle. Das Unternehmen schätzt Begegnungen auf Augenhöhe und langfristig angelegte Beziehungen – sowohl mit den Kunden als auch mit den Mitarbeitern. Das Team aus rund 80 Mitarbeitern zeichnet sich durch flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege aus.

d.vinci bietet seinen Kunden Lösungen für alle Fragen der Personalgewinnung an – vom ersten Kontakt zu Bewerbern bis zur Einstellung des richtigen Mitarbeiters. Um Kunden zu jedem Aspekt auch in der Tiefe bestmöglich beraten zu können, gibt es bei d.vinci für jeden Bereich der Personalgewinnung ein Spezialisten-Team:

  • Bewerbermanagement-System
  • Personalberatung & Recruiting Services
  • Personalmarketing & Employer Branding

Die Funktionen im Überblick

Ziel des Bewerbermanagement-Systems d.vinci easy ist es, Recruitern einen Überblick über laufende oder angestoßene Recruiting Prozesse zu verschaffen. Vorbei die Zeiten, in denen Personalbeschaffer zu diesem Zweck von einem System zum nächsten wechseln mussten. Stattdessen wahren sie in dem Bewerbermanagement-System d.vinci easy jederzeit den Überblick und sparen somit Zeit und Kosten.

Sämtliche Funktionalitäten sind praxisorientiert und praxiserprobt und helfen den Anwendern auch dann, wenn es sich um besondere Fälle im Recruiting handelt. Auch Linienvorgesetzte und andere Entscheidungsträger können in den Prozess integriert werden, die über die spielend einfache Bedienung des Systems hoch erfreut sein dürften. d.vinci easy sorgt somit nicht nur für eine optimale Candidate Experience, sondern auch für eine mindestens ebenso positive Recruiter Experience.

Die Vorteile des Systems auf einen Blick:

  • Schnelligkeit und Kostenersparnis: Vermeidung unnötiger Ausgaben dank klar definierter Abläufe, schnellen Entscheidungsmöglichkeiten und einem umfangreichen Reporting.
  • Transparenz und Überblick: Ein übersichtlicher Leitstand hilft Anwendern, den Überblick über den laufenden Recruiting Prozess zu behalten – auch wenn die Bewerbungen bei Entscheidern und Fachvorgesetzten liegen.
  • Intuitive Bedienbarkeit: User können das System in der Regel ohne großen Schulungsaufwand nutzen. Auch Kollegen, die das System nur sporadisch nutzen, finden sich sofort zurecht.
  • Professioneller Arbeitgeberauftritt: Einheitliche Vorlagen, vorgegebene Bearbeitungszeiten und ein ansprechendes Online-Bewerbungsformular in der firmeneigenen Corporate Identity sorgen für eine positive Wahrnehmung als Arbeitgeber.
  • Effizienz und Flexibilität: Mit personalisierten Ansichten, individuellen Aufgaben und zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten lässt sich das System genau an unternehmenseigene Abläufe anpassen.
  • Datenschutz und Sicherheit: Hersteller d.vinci bürgt für größte Sicherheit. Das Unternehmen verfügt über eine umfassende Zertifizierung nach DIN/ISO 9001 und DIN/ISO 27001für die Bereich Entwicklung, Vertrieb, Test, Service und den Betrieb von d.vinci.

Funktionen im Detail

Talente finden

d.vinci easy unterstützt Recruiter dabei, Ausschreibungen effizient und zeitsparend anzulegen. Über ein Menü lassen sich die gewünschte Zielgruppe, die Abteilung und die Einsatzorte im Unternehmen auswählen, so dass Talente innerhalb von Augenblicken erkennen können, ob die Position zu ihnen passt oder nicht.

Der Inhalt der jeweiligen Vakanz lässt sich individuell und passend zur Zielgruppe gestalten. Anwender können sich die Arbeit erleichtern, indem sie aus vorgefertigten Textbausteinen auswählen und diese individuell ergänzen oder ihre eigenen Texte veröffentlichen. In Zeiten der Globalisierung steht diese Funktion in mehreren Sprachen zur Verfügung.

Individuelle Stellenbörse

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Die Karriereseite eines Unternehmens ist der Dreh- und Angelpunkt aller Personalmarketing-Aktivitäten. Sie ist die wesentliche Anlaufstelle für Kandidaten und sollte authentisch und einladend sein.

Dazu gehört auch, alle aktuellen Stellenausschreibungen darzustellen und Talente mit einem Online-Bewerbungsformular zur schnellen und direkten Kontaktaufnahme einzuladen. Mit d.vinci easy können Recruiter Vakanzen ansprechend gestalten, an ihr CI anpassen und mit wenigen Klicks ein Bewerbungsformular definieren, das zum Unternehmen und der gesuchten Zielgruppe passt.

Auch unterschiedliche Marken und Corporate Designs lassen sich einfach und schnell abbilden, so dass ein einheitliches Bild pro Gesellschaft gewahrt wird!

Candidate Experience

Bewerber können sich über einen sehr einfachen und flexiblen Bewerbungsprozess freuen. Talente bewerben sich per modernster One Click Bewerbung direkt mit ihrem XING- oder LinkedIn-Profil beim Unternehmen. Alternativ laden sie ihren Lebenslauf hoch, der von dem Programm mittels CV-Parsing ausgelesen werden kann. Die Bewerbungszeit reduziert sich auf diese Weise auf ein Minimum.

Multiposting

Vakanzen sind in Sekundenschnelle auf der unternehmenseigenen Karriereseite veröffentlicht und mindestens ebenso schnell sind sie im Intranet und auf zahlreichen passgenauen Jobbörsen zu finden. Alle Portale können über eine Multiposting Funktion zeitgleich angesteuert werden. Der User muss lediglich einen Zeitplan für alle Vakanzen erstellen – alles weitere kann er getrost dem System überlassen, das automatisch für die Veröffentlichung der ausgeschriebenen Stellen sorgt.

Bewerbungen managen

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Dank einer intuitiven Bewerberübersicht haben Recruiter den gesamten Recruitingprozess stets im Blick und sind gegenüber Bewerbern und Fachbereichen innerhalb von Sekunden auskunftsfähig.  Und: Eine Aufgabenliste sowie automatische Wiedervorlagen erinnern Personaler und Fachbereiche an überfällige Schritte und Kandidaten – individuell nach den eigenen zeitlichen Vorgaben.

Bewerberhistorie

d.vinci easy dokumentiert den gesamten Personalbeschaffungsprozess für jeden einzelnen Bewerber in einer Bewerberhistorie. Darunter fallen alle Aktivitäten, Zuständigkeiten und Informationen, die dem Kandidaten gesendet wurden. Auch Kommentare und Anmerkungen zur Bewerbung können an involvierte Fachabteilungen oder das Management gesendet werden.

Fragen von Talenten bezüglich des Bewerbungsprozesses lassen sich dank der Historie jederzeit schnell und eindeutig beantworten. Bewerbungen lassen sich überdies jederzeit zum digitalen Sammelkorb hinzufügen, über den sich das nächste ToDo im Recruiting für alle gesammelten Kandidaten parallel erledigen lässt.

Vorauswahl

Über ein ABC-Rating können Fachbereiche, HR und Management eingegangene Bewerbungen schnell und einfach kategorisieren. Eine Vorauswahl ist auf diese Weise fix getroffen. Mit speziellen Labels können besonders hervorstechende Talente  markiert und jederzeit wieder gefunden werden.

Im nächsten Schritt lassen sich Bewerber bequem aus d.vinci easy zum Vorstellungsgespräch einladen. Dazu müssen lediglich Zeitpunkt, Ort und Teilnehmende direkt im System festgelegt werden. Danach kann eine detaillierte Termineinladung an alle Verantwortlichen und den Bewerber direkt aus dem System heraus versandt werden. Ebenso werden die nächsten Gespräche direkt in d.vinci easy angezeigt.

Reporting

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Die Basis für jede Prozessverbesserung ist die Messung der relevanten KPIs sowie deren Überführung in ein aussagefähiges Reporting. Über d.vinci easy können Recruiter durch ein ausgeklügeltes Reporting erkennen, wie sich etwa die Reaktionszeiten im Bewerberprozess verändern und welche Recruiting Kanäle erfolgreich sind oder eben auch nicht.

Anhand dieser Informationen lässt sich der Personalbeschaffungsprozess optimieren. Statistische Daten über die Art der Bewerber werden ebenso erhoben wie qualitative Informationen – so können Personalsuchende ihre nächsten Aktivitäten darauf abstimmen.

Grafische Reportings und Export-Möglichkeiten nach Excel erlauben eine individuelle Weiterverarbeitung. Da jedes Unternehmen eine individuelle Aufbaustruktur mit Teams, Bereichen, Standorten und vielleicht sogar Ländern können Arbeitgeber ihre Unternehmensstruktur mit d.vinci easy komplett abbilden, so dass die jeweiligen Einheiten unabhängig oder auch kollaborativ arbeiten können. Natürlich behalten Verantwortliche einen Gesamtüberblick und ein Reporting über sämtliche Prozesse.

Tracking

Jede größere Website nutzt im Rahmen ihres Marketings ein Tracking-Tool, um zu verstehen, woher Besucher kamen und wofür sie sich interessierten. Es ist nur logisch, diese Möglichkeiten auch für das Personalmarketing zu verwenden, um den Weg der Kandidaten zu analysieren und den Prozess zu optimieren. Mit d.vinci easy binden User beliebige Tracking-Tools ein, um die Besuche auf ihren Stellenausschreibungen zu verstehen.

Marktübliche Analytics-Tools können einige strategisch wichtige Fragen beantworten:

  • Anzahl der Besucher auf der Stellenanzeige
  • Höhe der Absprungrate
  • Wie viele Besucher müssen durch Marketingmaßnahmen generiert werden, um eine Bewerbung zu erhalten?
  • Verliert der Arbeitgeber Kandidaten beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars, weil es möglicherweise zu komplex ist?
  • Hat sich die letzte Personalmarketing-Kampagne gelohnt?

Bewertung

Aus Kandidatensicht sind bei der Personalbeschaffung heute vor allem Parameter wie Schnelligkeit, Tempo und Kandidatenfreundlichkeit Trumpf. Studien belegen: Je schneller ein Unternehmen auf eine eingegangene Bewerbung reagiert, umso höher liegt es tendenziell in der Gunst der Talente. Und hält es den Bewerber auch während des Recruiting Prozesses auf dem Laufenden, hat es definitiv alles richtig gemacht.

Unternehmen, die das Tool aus dem Hause d.vinci einsetzen, kommen diesem Ziel schon mal ein ganzes Stück näher. Hier sorgen vier Faktoren für einen optimalen Bewerbungsprozess:

  • Kurzer, einfacher, mobilfähiger Bewerbungsbogen
  • Schnelle Kontaktaufnahme mit vorhandenen Profilen, bspw. XING, LinkedIn
  • Dokument-Upload auch vom Smartphone (bspw. über Dropbox)
  • Klare, einfache Benutzerführung und verständliche Texte

Darüber hinaus ermöglicht die Software, kontinuierlich mit Kandidaten in Kontakt zu bleiben. Das ist wichtig, damit diese während des gesamten Prozesses an den Arbeitgeber gebunden bleiben. d.vinci easy ermöglicht es, beliebige E-Mail- und Brief-Vorlagen zu erstellen, um zum richtigen Zeitpunkt die passenden Vorlagen zur Auswahl angezeigt zu bekommen.

So werden im Fall der Absage eines Kandidaten nur die passenden Absageschreiben angezeigt – per Klick wählen Recruiter die gewünschte Vorlage aus und passen diese auf Wunsch noch individuell an. So gelingt es, Kandidaten auf dem Laufenden zu halten und für ein gutes Gefühl und einen positiven Eindruck zu sorgen. Ein weiterer Pluspunkt für d.vinci: Das System ist als SaaS (Software as a Service) sofort verfügbar und innerhalb von 24 Stunden live.

Best Practice Workflow

Damit Recruiter wirklich keine Zeit verlieren, unterstützt das Tool sie dabei, sofort mit dem Recruiting zu beginnen. d.vinci easy ist von Haus aus mit einem Best Practice Workflow und optimalen Prozess-Einstellungen vorkonfiguriert. Aber natürlich ist der Workflow auch individuell anpassbar, kann vom Anwender ergänzt oder komplett neu definiert werden – mit beliebigen Status, Bezeichnungen, Erinnerungen und Symbolen.
Abgesehen von optimal konfigurierten Prozessen kann ein E-Recruiting-System nur erfolgreich etabliert werden, wenn alle Entscheider mit an Bord sind. Dass sich alle Anwender in dem Tool sofort „zuhause fühlen“, dafür sorgen folgende Features;

  • Intuitive Bedienung, keine Schulung notwendig
  • Automatische Info, sobald passende Bewerber vorhanden sind
  • Mobiler Zugriff, um auch unterwegs einen Blick auf aktuelle Bewerber zu werfen
  • Aufgaben und Erinnerungen – so kann keiner etwas übersehen
  • Volle Transparenz – Rückfragen bei den Recruitern gehören der Vergangenheit an
  • Eindeutiger, passgenauer Prozess ohne hohe Komplexität

Ein ausgeklügeltes Rollensystem sorgt derweil dafür, dass jeder Benutzer nur die Informationen sieht, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Das stellt einerseits eine einfache, übersichtliche Darstellung sicher und andererseits einen datenschutzkonformen Prozess. Zuständigkeiten, Aufgaben und Sichtbereiche können schnell und einfach festgelegt werden – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Noch Fragen? Ach ja, der Preis! Auch darauf gibt’s Antworten und zwar folgende:

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Für alle Unentschlossenen bietet d.vinci eine 14-tägige kostenlose Testphase an; für alle, die sich sicher sind, liegt der Einstiegspreis bei 199 Euro.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.