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Talente identifizieren, fördern und langfristig binden – so können Unternehmen ihren Wettbewerbsvorsprung in Zeiten des Fachkräftemangels ausbauen. Mit der modularen Software rexx Talent Management können Anwender sicherstellen, dass sich Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlen und gezielt gefördert werden. Das jedenfalls verspricht der Anbieter. Wir haben die Software unter die Lupe genommen.

Über rexx systems

rexx systems mit Sitz in Hamburg sowie Niederlassungen in Wien und Zürich bietet Software Lösungen für die Bereiche Bewerbermanagement, Talent Management und Human Resources. Dabei versteht sich das Unternehmen als ganzheitlicher Lösungsanbieter – von der Beratung, über die Implementierung bis hin zum Betrieb.

rexx systems Software kann wahlweise als Cloudlösung  betrieben werden oder klassisch als „on premise“ Anwendung auf den eigenen Servern des Anwenderbetriebes gehostet werden.

rexx systems ist seit der Gründung im Jahr 2000 unabhängig und nach wie vor eigentümergeführt. Das Unternehmen handelt nachhaltig und unternehmerisch verantwortungsvoll. Die Entwicklung der Software findet ausschließlich in Deutschland durch hochqualifizierte Entwickler und Ingenieure statt.

rexx systems ist Ausbildungsbetrieb verschiedenster Berufe und wurde mit dem Hamburger Familiensiegel ausgezeichnet. Viele Mitarbeiter profitieren von einem lukrativen Beteiligungsprogramm des Unternehmens.

rexx systems wurde mehrfach mit renomierten Preisen für die Software und den wirtschaftlichen Erfolg ausgezeichnet, unter anderem mit dem Deloitte Fast 50 Award für eines der 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen.

rexx systems Talent Management im Überblick

Die Module rund um das Thema Talent Management aus dem Haus rexx systems decken folgende Themengebiete ab:

• Mitarbeitergespräche
  • Performance Management
  • Zielvereinbarung
  • 360 Grad Feeback
  • Onboarding
  • Skillmanagement
  • Feedback
  • Diagramme und Auswertungen
• Seminarmanagement
• E-Learning
• Nachfolgeplanung

Funktionen im Detail

Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarung und Onboarding

Mit dem Modul „Mitarbeitergespräche“ kann ein großer Teil des administrativen Aufwands reduziert werden. Denn das Tool erledigt viele ToDo’s automatisiert! Dank der Software haben Anwender stets einen aktuellen Überblick über:

• Termine
• Zielvereinbarungen
• Reviews

Führungskräfte und Mitarbeiter werden vom System automatisch an anstehende Ereignisse erinnert.

Die Software unterstützt entlang der gesamten Prozesskette von Personalgesprächen. Fragebögen zur Selbst- und Fremdbewertung können in dem  Talent Management Tool von rexx frei gestaltet und als Basis für effiziente Personalgespräche genutzt werden.

Während der Mitarbeitergespräche lässt sich mit dem Tool von rexx ad hoc eine Leistungspotenzialmatrix erstellen. Hier können Talente kategorisiert und in Quadranten der Unternehmensmatrix eingeteilt werden. So haben Personalverantwortliche und Führungskräfte stets einen Überblick, wie es um die Leistungsverteilung innerhalb des Unternehmens steht.

Nach einem Feedbackgespräch lassen sich die Ergebnisse schnell und einfach mit der Software dokumentieren, zum Beispiel:

• vereinbarte Ziele
• Zielerreichung
• Weiterentwicklung des Talents
• Informationen zu Qualifikationen der Mitarbeiter

Neben standardisierten Inhalten können auch individualisierte Eingaben vorgenommen werden. Die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche stellt die Software als Diagramme dar. Zudem erstellt das Programm Entwicklungscharts individuell für jeden Mitarbeiter. Das jeweilige Protokoll wird automatisch in der digitalen Akte des Mitarbeiters abgelegt.

Modul Zielvereinbarung

rexx Zielvereinbarung unterstützt bei der transparenten Festlegung von individuellen Zielen der Mitarbeiter und der workflow-gesteuerten Leistungsbeurteilung über das gesamte Unternehmen hinweg:

•  Ziele und Entwicklungsmaßnahmen planen und festlegen
• Fristen und Termine protokollieren
• Regelmäßige Überprüfung der zu erreichenden Ziele

Die rexx search & list engine unterstützt mit einem hochintuitiven Interface bei der Generierung individueller Reports. So behalten User stets den aktuellen Überblick über den Status Quo der Zielerreichung einzelner Mitarbeiter.

Analysefunktionen ermöglichen es überdies, Zielvereinbarungen auch über Jahre hinweg zu vergleichen und zu analysieren. Somit lassen sich Auf- und Abwärtstrends feststellen und die Entwicklungen einzelner Mitarbeiter auch über längere Zeiträume überprüfen.

Ein intelligentes Regelwerk unterstützt Personalverantwortliche bei der Berechnung von Prämien nach der Zielerreichung. Die Prämien können direkt mit den digital dokumentierten Mitarbeitergesprächen verknüpft werden.

Modul Onboarding

rexx Onboarding unterstützt den Einstiegs-Prozess durch umfangreiche Funktionen. Das fängt bei der Bereitstellung der Ausstattung für einen neuen Mitarbeiter an – beispielsweise Büromöbel, Technik, IT,  Benefits oder organisatorische Maßnahmen wie Onboarding-Gespräche nach der ersten Arbeitswoche. Auch die Zuordnung von „Buddies“, die den Arbeitnehmer in den ersten Tagen mit Rat und Tat zur Seite stehen gehört dazu.

Skillmanagement

Mit dem rexx Skillmanagement lassen sich schnell und komfortabel Mitarbeiterkompetenzen erfassen, abfragen, validieren und detailliert auswerten. Anwender definieren und ordnen alle relevanten Fähigkeiten ihren Mitarbeitern im Unternehmens-Skilltree zu oder lassen das ganz einfach von den Leuten selbst pflegen. Jedes Skilldetail kann mit passenden Eigenschaften ergänzt werden.

Das rexx Skillmanagement unterstützt bei:

• der Erfassung von Mitarbeiterkompetenzen
• der Abfrage, Validierung und Detailauswertung Mitarbeiterkompetenzen
• Der Definition von Zuordnung aller relevanten Fähigkeiten zu den einzelnen Mitarbeitern im Unternehmen

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Skilltree

Im rexx Skilltree legen User Beurteilungskriterien, Skills, Kompetenzen und Aufgaben an und bestimmen frei, welches Qualifizierungssystem gilt: Noten, Prozente, Punkte oder individuell definierte Systeme.

In der erweiterten Konfiguration wählen Anwender optional Verfallsdaten, Auffrischungsregeln, stellenbezogene Gewichtung und KO-Kriterien. So ist sichergestellt, dass die Skills im Unternehmen nie veralten und stets up-to-date sind.

360 Grad Feedback

Das Modul  360°-Feedback gibt die Möglichkeit, die Leistungen eines Mitarbeiters von verschiedenen Seiten zu beleuchten mittels:

• Selbsteinschätzung
• Einschätzung durch den Vorgesetzten
• Einschätzung des Teams
• Einschätzung von Externen, z.B. Kunden

Diese verschiedenen Feedbacks lassen sich durch einen Online-Fragebogen ermitteln, zu dem die jeweiligen Mitarbeiter Zugang per E-Mail erhalten.

Diagramme und Auswertungen

Verschiedene Diagramme vom einfachen Balkendiagramm bis hin zum Radardiagramm verbildlichen das Matching auf Profile. Sei es als Ergebnis eines Personalgespräches, eines Team-Feedbacks oder im Rahmen einer Talent-Management Konferenz für die Nachfolge-/Karriereplanung.

Seminarmanagement

Mit dem Modul Seminarmanagement behalten Firmen den Überblick über die Weiterbildungsmaßnahmen ihrer Angestellten, die Kosten und die Termine. Hier lässt sich die Koordination aller notwendigen Maßnahmen einfach und übersichtlich steuern.

Die Veranstaltungsliste informiert über:

• geplante Maßnahmen oder Trainings
• den Status der geplanten Maßnahmen
• die Anzahl der Teilnehmer
• Referenten, Schulungsorte und vieles mehr

Und: Mit wenig Aufwand lässt sich eine neue Veranstaltung im Mitarbeiterportal publizieren. Mitarbeiter können in dem Self-Service-Portal die Teilnahme an einer Schulung selbst beantragen.

Die benötigten Genehmigungen werden von dem Tool automatisiert eingeholt. Gleichzeitig wird das dem Mitarbeiter zugewiesene Fortbildungsbudget automatisch überwacht.

Darüber hinaus lassen sich Seminaranbieter und Referenten direkt über die Software managen. Auch eigene Mitarbeiter können als interne Referenten definiert werden oder externe Referenten hinzugefügt werden.

E-Learning

Das E-Learning-Modul von rexx kommuniziert optimal mit dem Seminarmanagement, so ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen den Tools möglich.

rexx E-Learning unterstützt den SCORM Standard, sodass  SCORM-kompatible Kurse und Tests mühelos übernommen werden. Mit der rexx E-Learning Software lassen sich die bisherigen Schulungsangebote ergänzen.

Nachfolgeplanung

Mit rexx Nachfolgeplanung ermitteln Anwender über ein intuitives Interface  Positionen, die von großer Bedeutung für die Organisation sind und für die gegebenenfalls eine schnelle Nachbesetzung aus den eigenen Reihen sichergestellt sein muss.

Das Tool analysiert Hinweise auf erhöhte Austrittsrisiken oder anstehende Austritte durch Ruhestand oder Fehlbesetzungen. Mit diesen Informationen kann die HR Abteilung rechtzeitig in die Laufbahnplanung geeigneter Talente eingreifen und diese auf die frei werdende Position vorbereiten.

Workflow Engine

Mit der Workflow engine definieren Anwender Prozesse rund um die Nachfolgeplanung. Sie können festlegen, wann ein Talent einen bestimmten Status erreicht oder welche Personen und Gremien in welchem Prozessschritt auf welche Weise in die Nachfolgeplanung involviert sind.

Talentpools

Mit dem Aufzeigen möglicher Karrierepfade und Laufbahnen erhöhen Unternehmen die Mitarbeiterbindung ihrer Talente. In rexx Nachfolgeplanung erstellen Anwender Talentpools für die verschiedenen Laufbahnstufen eines Talents und unterstützen es in seiner Karriereplanung.

Dabei bestimmt HR die einzelnen Personalentwicklungsmaßnahmen, die ein potenzielles Talent für die jeweilige Nachfolge oder Karrierestufe durchlaufen muss:

• Trainingsmaßnahmen
• spezielle Interviews oder Assessments
• Projektaufgaben
• Entwicklung benötigter Kompetenzen
• die Erreichung bestimmter Ziele.

Bewertung

Ein sehr durchdachtes Programm, das rexx systems Firmen hier zum Talent Management anbietet. Besonderer Pluspunkt: Vor allem  mittelständische Unternehmen dürften sich angesichts der hohen Modularität freuen. Denn so können sie sich exakt die Anwendungen herauspicken, die sie benötigen.

Die einzelnen Module bilden exakt die Prozesse ab, die ein erfolgreiches Talent Management ausmachen: Über ein gezieltes Skill- und Kompetenzmanagement lassen sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter finden, strukturieren, auswerten und entwickeln.

Die Möglichkeit, Personalgespräche und Zielvereinbarungen en Detail an die Software auszulagern schafft Anwendern erhebliche Freiräume: Lästige administrative To Do’s übernimmt das Tool, während sich Personaler und Führungskräfte um das Entscheidende kümmern können: Die Ressource Mensch.

Besonders spannend ist der Matching Algorithmus beim Modul Nachfolge- und Karriereplanung. Hier ermittelt die Software passgenau, welches Talent zu welcher Stelle passt. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Schlüsselpositionen nachbesetzt werden müssen. Matching ist übrigens Software der neuesten Sorte mit einem entscheidenden Vorteil: Sie entscheidet demokratischer als der Mensch, da sie sich nicht von Faktoren wie Geschlecht oder Ethnie beeindrucken lässt.

Über das Tool lassen sich außerdem konkrete oder mögliche Entwicklungen von Talenten im Unternehmen aufzeigen. Dabei unterstützt auch das das Modul Trainings- und Seminarmanagement, über das komfortabel interne und externe Veranstaltungen gesteuert werden. Referenten und Veranstaltungs-Bewertungen im Selfservice sowie gezielte Auswertungen zeigen den jeweiligen Erfolg. Insgesamt: Tolles Produkt.

Nur ein kleiner Mangel: rexx systems bietet keine Software von der Stange, der modulare Aufbau der Lösung macht ein individualisiertes Angebot notwendig. Daher bekommt man Preise nur auf Anfrage.