Kenjo: Software für ganzheitliche Personalverwaltung

Die Funktionen von Kenjo im Überblick

Zu den Modulen und Funktionen, die Kenjo den Nutzern bietet, zählen:

• Zeiterfassung
• Digitale Personalakte
• Hinweisgeberkanal
• Schichtplan
• Urlaubsverwaltung
• Zeiterfassungs-Terminal
• Lohnabrechnung
• Onboarding

Unter dem Strich handelt es sich also bei der Plattform von Kenjo um eine gute Möglichkeit, sämtliche wichtigen Vorgänge und Prozesse der Personalverwaltung an einem (virtuellen) Ort zu bündeln – mit den entsprechenden Vorteilen. Nicht kompatible Schnittstellen oder Datenverluste sind damit passé.

Die Daten werden dabei in Hochsicherheitszentren gespeichert, sodass Unternehmen keine Sicherheitsbedenken haben müssen. Ihre wertvollen Daten sind rundum sicher und geschützt.

Die Funktionen von Kenjo im Detail

Der entscheidende Vorteil bei Komplettlösungen für den HR-Bereich ist die Bündelung sämtlicher relevanter Daten an einem Ort sowie eine umfangreiche Automatisierung der Prozesse im Personalmarketing. Dies steigert nicht nur die generelle Effizienz, sondern minimiert die Fehlerquellen nachhaltig. Durch die dadurch deutlich bessere, zuverlässigere und schnellere Bearbeitung steigt wiederum die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem HR-Bereich. Ein wichtiger Faktor, der sowohl Auswirkungen auf Arbeitsmotivation und auch auf die generelle Leistung hat.

Dabei richtet Kenjo bei dieser All-in-One-Software den Fokus auf die Branchen Fertigung und Handel sowie den Dienstleistungssektor. Denn diese haben teilweise durchaus andere Anforderungen als andere Wirtschaftszweige wie etwa E-Commerce oder Chemie & Rohstoffe in Bezug auf die Organisation der anfallenden Arbeit sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter.  Deshalb verfügt die Anwendung von Kenjo über die folgenden Funktionen:

• Zeiterfassung

Mithilfe der Zeiterfassungsfunktion hat der HR-Bereich die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau zu erfassen und zu verwalten. Im Gegenzug können die Angestellten ihre Arbeitszeiten über mehrere komfortable Wege selbst erfassen. Die Kenjo-Software bietet sowohl eine Online-Zeiterfassung, eine mobile App oder auch einen Zeiterfassungs-Terminal. Dabei umfasst diese Funktion nicht nur die reine Erfassung von Arbeitszeiten, sondern ebenso auch Überstunden, Fehlzeiten und auch Urlaubstage. Dank der Option automatisierte Berichte und Auswertungen schnell und einfach zu generieren, verläuft nicht nur die Verwaltung der Arbeitszeiten deutlich effizienter, sondern es kann so auch den Lohnabrechnungsprozessen zugearbeitet werden.

• Digitale Personalakte

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung hat die gute, alte Personalakte ausgedient. Tatsächlich bietet eine digitale Personalakte, wie sie im System von Kenjo integriert ist, den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche relevanten Mitarbeiterinformationen (etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse und andere wichtige Unterlagen) an einem zentralen Ort sicher gespeichert werden und jeder mit den entsprechenden Berechtigungen auch von überall und jederzeit auf die Informationen zugreifen kann. Dabei garantiert Kenjo die korrekte Einhaltung von Datenschutzbestimmungen – die Nutzer sind also endlich auf der sicheren Seite.

• Hinweisgeberkanal

Diese Funktion ist ein echter Pluspunkt der HR-Komplettlösung von Kenjo. Beim Hinweisgeberkanal handelt es sich um ein Tool, das eine vertrauliche sowie anonyme Kommunikation ermöglicht. Häufig halten sich Mitarbeiter zurück, wenn sie mit Compliance-Verstößen, Fehlverhalten oder anderen Problemen konfrontiert werden. Meist aus Angst vor Repressalien. Doch dies sorgt nicht nur für Unzufriedenheit im Unternehmen, sondern verhindert auch, dass die Personalabteilung schnell und angemessen auf Missstände reagiert. Mit dem Hinweisgeberkanal wird insofern nachhaltig eine transparente und ethische Unternehmenskultur gefördert.

• Schichtplan

Zur Optimierung der Personaleinsatzplanung bietet Kenjo auch eine integrierte Schichtplanfunktion. Damit werden Planung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Schichten nachhaltig erleichtert, denn die Software bietet die Option einer Einplanung der Mitarbeiter nach Qualifikationen sowie Verfügbarkeiten und die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften wird gleichzeitig ebenfalls automatisch überwacht. Denn diese Anwendung ermöglicht eine Verknüpfung von Schichtplanung und Zeiterfassung. Die Erstellung von Arbeitsplänen und auch die Darstellung einer Schichtrotation werden so vollkommen unproblematisch.

• Urlaubsverwaltung

Mit der benutzerfreundlichen und zugleich effizienten Urlaubsverwaltungsfunktion punktet Kenjo ebenfalls. Die Mitarbeiter können über die Softwarelösung ihre Urlaubsanträge elektronisch einreichen und auch verwalten. Dadurch haben sie auch jederzeit einen Einblick, wie gerade ihr aktueller Urlaubsstand ist. Dadurch wird das Personalwesen nachhaltig entlastet, denn hier werden die Anträge nur noch genehmigt oder abgelehnt. Bei Bedarf können Abfragen rund um das Thema Urlaubstage oder auch Feiertage generiert werden.

• Zeiterfassungs-Terminal

Im Hinblick auf die Erfassung ihrer Arbeitszeit-Daten präsentiert sich Kenjo als ausgesprochen komfortabel. Die Mitarbeiter haben insgesamt drei Varianten, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Eine davon ist der Zeiterfassungs-Terminal, der es Deinen Angestellten im Schichtbetrieb oder im Einzelhandel, die nicht am Schreibtisch arbeiten, ermöglicht, sich vor Ort selbstständig an- und abzumelden. Die kostengünstige Lösung läuft auf jedem Tablet, sodass Deine Mitarbeitende nicht mal ein Mobiltelefon benötigen! So hat jeder die Chance, die Erfassung von Anwesenheitszeiten, Pausen und Projektzeiten auf die Art und Weise zu erledigen, die jeweils am Praktischsten und am Komfortabelsten ist. So wird Papierkram deutlich reduziert und auch die Genauigkeit der Eingaben steigt.

• Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist nach wie vor einer der ganz zentralen Punkte, wenn es um die Verwaltung und Administration von Mitarbeitern geht. Auch bei Kenjo ist eine effiziente Lohnabrechnung das Herzstück der Software-Komplettlösung. Dieses Modul berechnet nicht nur Gehälter, sondern führt auch zuverlässig Lohnabrechnungen durch – inklusive Ausdruck. Dabei werden automatisch alle relevanten Abzüge, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt. Praktisch: Kenjo stellt hier ebenfalls die Möglichkeit bereit, Lohnabrechnungsdaten an Buchhaltungs- oder Finanzsysteme zu übertragen.

• Onboarding

Der Onboarding-Prozess ist nach wie vor ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Die Bedeutung eines strukturierten und optimierten Onboardings im Hinblick auf Mitarbeiterzufriedenheit und einen schnellen Einsatz sollte nicht unterschätzt werden. Kenjo stellt daher auch eine Onboarding-Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe der Einstellungsprozess vereinfacht wird. Durch die Möglichkeit, personalisierte Onboarding-Checklisten zu erstellen, gehen wichtige Eckpfeiler wie Vertragsunterzeichnung, Einführungsveranstaltungen und Zugriff auf interne Ressourcen hiermit garantiert künftig nicht mehr versehentlich unter.

Bewertung von Kenjo

Mit der Komplettlösung haben die Macher von Kenjo eine echte Punktlandung hingelegt. Das System bietet alle wichtigen HR-Funktionen und noch ein paar hochinteressante Funktionen darüber hinaus. Vor allem die Option, Schichtpläne zuverlässig und rundum konform mit dem Arbeitszeitschutzgesetz zu erstellen, ist ein echter Pluspunkt für entsprechende Unternehmen. Insbesondere weil die Software zugleich auch immer abgleicht, ob die Mitarbeiter jeweils auch über die erforderlichen Qualifikationen verfügen. Aber der Hinweisgeberkanal ist ebenfalls eine hochinteressante Funktion, um Transparenz im Unternehmen zu optimieren und gezielt gegen Missstände anzugehen, sobald sie entdeckt werden.

Insofern ist die Komplettlösung von Kenjo eine rundum gute Investition, mit der Unternehmen nicht falsch liegen. Nicht zuletzt deswegen, weil hier nicht nur sämtliche relevanten Prozesse automatisiert werden, sondern auch für die vom Gesetzgeber geforderte Sicherheit der Daten nachweislich gesorgt ist.

Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in Prozesse wie die Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung wird das Personalwesen zudem nachhaltig entlastet und die Fehlerquelle durch Übertragungen von Informationen sinkt. Darüber hinaus steigert diese Eigenverantwortlichkeit nicht zuletzt die Motivation der Mitarbeiter.

Außerdem positiv: Bei Kenjo herrscht absolute Preistransparenz. Mit einem Preisrechner auf der Webseite können Unternehmen spielend leicht ausrechnen, was sie der Betrieb von Kenjo pro Monat kostet. Geeignet ist das System für jede Unternehmensgröße.