Die Funktionen von Centric im Überblick
Für die Erstellung von Dokumenten im Personalwesen wird häufig Word verwendet – auch wenn dies umständlich ist, bei der Dateneingabe immer wieder Fehler passieren können und die Verwaltung von Vorlagen oder Textbausteinen alles andere als einfach ist. Die Dokumentenerstellung direkt in SAP wiederum ermöglicht die automatische Nutzung von Stammdaten, ist aber umständlich zu bedienen und CI-Vorgaben können hier oft nicht abgebildet werden.
Genau diese Lücke im Dokumentenmanagement schließt der Centric Document Builder als vollständig in SAP integrierte Lösung, auf der eine intelligente, prozessgestützte Dokumentenerstellung und -verwaltung aufbaut.
Mit dem Centric Document Builder erstellen Sie Dokumente auf Basis von Vorlagen, Textbausteinen und Regeln, die Sie jederzeit ohne IT-Unterstützung selbst anlegen und bearbeiten können. In einem transparenten Prozess erstellen Sie qualitativ hochwertige und CI-konforme Dokumente wie z.B. Arbeitsverträge, Mitarbeiteranschreiben, Zeugnisse, Einzel- oder Serienbriefe.
Dabei integriert der Document Builder von Centric die Stammdaten der betreffenden Mitarbeitenden direkt aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors. Zeitaufwändiges und mühsames Copy & Paste entfällt. Das fertige Dokument wird automatisch in der richtigen Digitalen Personalakte abgelegt.
Die Funktionen von Centric im Detail
Die Integration der Stammdaten der betreffenden Mitarbeitenden direkt aus SAP HCM oder SAP SuccessFactor vereinfacht die Arbeit – zeitaufwändiges und mühsames Copy & Paste entfällt.
Mit dem Centric Document Builder nutzen Sie für die Dokumentenerstellung Vorlagen, Textbausteine und Regeln, die Sie jederzeit selbst erstellen und bearbeiten können. Die aktuellen Stammdaten werden direkt aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors übernommen und die fertigen Dokumente in der Personalakte abgelegt. Die ereignisgesteuerten Workflows erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. Dokumente werden schnell und einfach erstellt, bearbeitet und weitergeleitet. Vorlagen werden sicher und effizient verwaltet und können schnell genutzt werden.
Die 5 wichtigsten Argumente für eine prozessgestützte Dokumentenerstellung
- Effizienzsteigerung durch schnelle und einfache Dokumentenerstellung
- Fehlerminimierung und Transparenz
- Einhaltung der Firmenrichtlinien durch Vorlagen
- Einhaltung der rechtlichen Vorschriften
- Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern
Centric Document Builder for SAP Solutions wurde speziell für die Integration in SAP HCM und SuccessFactors entwickelt. Diese tiefe Integration schafft die Grundlage für den Aufbau von zeitsparenden, cleveren Automatisierungslösungen – etwa die automatische Erstellung einer Benachrichtigung zu einer Gehaltserhöhung, wenn in SAP SuccessFactors die entsprechende Änderung hinterlegt wurde.
Der zeitliche Aufwand sowie die Kosten für Ihr Unternehmen werden durch diese Prozessoptimierung minimiert.
Die folgenden Dokumentenarten erstellen Sie zum Beispiel im Handumdrehen mit dem Centric Document Builder:
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Mitarbeiterversetzungen
- Arbeitszeitbestätigungen
- Bescheinigungen
- Bestätigungen
Eine moderne Lösung für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung im Personalwesen muss aber noch mehr können: Sie sollte eine intuitive und gut strukturierte Benutzeroberfläche sowie ein zeitgemäßes Look & Feel bieten und einfach zu bedienen sein. Gleichzeitig sollte sie flexibel anpassbar sein – zum Beispiel, weil sie neue gesetzliche Anforderungen schnell abbilden muss. Die zugrundeliegende Architektur muss zukunftssicher sein – schließlich braucht man auch in Zukunft Experten, die den Code pflegen und Support leisten können.
Auch hier kann der Centric Document Builder punkten: Die Lösung basiert zu 100 Prozent auf der Business Technology Platform von SAP, einer Technologie, die sich einerseits sehr schnell anpassen und erweitern lässt – auch um neue Funktionalitäten wie innovative, KI-gestützte Services zu nutzen. Zum anderen steht SAP selbst für Stabilität und garantiert auch langfristig einen sicheren Betrieb.
Die direkte Integration der Centric-Produkte in SAP SuccessFactors oder SAP HCM bietet zudem den Vorteil, dass das bewährte Berechtigungskonzept von SAP übernommen wird und die Authentifizierung der Benutzer wie gewohnt erfolgen kann.
Gleichzeitig ist Centric ein Anbieter, der die eigenen Produkte kontinuierlich weiterentwickelt und den Kunden dreimal im Jahr neue Funktionalitäten über neue Releases zur Verfügung stellt – ohne Aufwand für Kunden und Anwender.
Die wichtigsten Vorteile für Sie
- 100% SAP-Technologie und somit vollständig in SAP integriert
- Nutzung der SAP HCM/SuccessFactors Stammdaten
- Nutzung des bestehenden SAP Rollen- und Berechtigungskonzeptes
- Geringer Schulungsaufwand durch moderne SAP FIORI-Oberflächen
- Sicherer Betrieb durch Nutzung des zertifizierten SAP DataCenters
- Einfacher Rollout, da keine lokale Installation notwendig ist
- Geringer Implementierungsaufwand durch einfaches Customizing
- Automatische Ablage aller Dokumente am richtigen Ort (Cloud oder On-Premises)
Durchgängig digitalisierte Prozesse für die Dokumentenerstellung und -verwaltung sind ein wesentlicher Baustein für die Automatisierung von HR-Aufgaben und den Aufbau einer modernen HR-Organisation. Mit dem Centric Document Builder erhalten Unternehmen eine leistungsstarke Lösung für die Dokumentenerstellung und das Vorlagenmanagement.
Durch den einfachen Zugriff auf Vorlagen kann ein HR-Team heute alle Prozesse rund um die Erstellung und Verwaltung von HR-Dokumenten zeitnah und effizient abwickeln. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte profitieren von dem modernen Dokumentenmanagement – durch schnellere Prozesse, aber auch direkt durch Self-Services, mit denen sie selbst Dokumentenerstellungsprozesse anstoßen können. Auf Basis der SAP-Sicherheitsstrukturen erfolgen alle Prozesse DSGVO-konform mit sicherem Zugriff und höchstem Datenschutz.
Natürlich ist auch die Integration eine rechtsgültigen, digitalen Unterschrift in die Dokumentenprozesse mit dem Document Buzilder möglich. Wir bieten Ihnen eine Plug & Play-Integration des DocuSign-Signaturprozesses in die Dokumentenerstellung unseres Document Builders.
Informationsvideo: Die Vorteile digitaler, voll integrierter HR-Dokumenten-Lösungen
Bewertung
Das sagen Kunden zum Centric Document Builder:
„Mit den Centric Produkten erreichen wir unser Ziel, sämtliche HR-Dokumente zu digitalisieren.”
Stephanie Sauer, AMANN Group
„Man kann die Dokumente in die jeweiligen Akten sofort ablegen und archivieren. Sie sind immer auf dem neuesten Stand. Auch Themen wie Datensicherheit, DSVGO-Konformität und Löschfristen sind nun optimal abgebildet.“
Silke Schweiker, AMANN Group
“Der hohe Automatisierungsgrad minimiert das Fehlerrisiko und erhöht die Transparenz aller Arbeitsschritte rund um die Personaldokumente.”
