Funktionen
Erstellung von HR-Dokumenten direkt aus SAP HCM oder SuccessFactors
- Nutzung aktueller SAP-Stammdaten ohne manuelle Dateneingabe
- Vorlagen- und Textbausteinverwaltung
- Regelbasierte Dokumentengenerierung
- Ereignisgesteuerte Workflows
- Serienbrieffunktion
- Automatische Ablage in der Centric Employee File oder im SAP-Kontext
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollen- und Berechtigungskonzeptes
- Single Sign-On (SSO)
- Integration digitaler Signaturen (z. B. DocuSign)
- CI-konforme Dokumentenerstellung
- Mobile Nutzung über SAP Fiori
- Revisionssichere Archivierung
Mitchell Routs, Expert IT Business Applications, Greiner AG: „Mit Document Builder arbeiten wir ohne technologische Zwischenschritte direkt auf SAP SuccessFactors und gewährleisten damit höchsten Datenschutz.“
Flexibles Vorlagenmanagement ohne IT-Abhängigkeit
Eine moderne Dokumentenlösung muss flexibel anpassbar sein. Der Centric Document Builder ermöglicht es HR-Abteilungen, Vorlagen, Textbausteine und Regeln selbstständig zu verwalten – ohne zusätzliche IT-Unterstützung.
- Das erleichtert:
- Anpassungen bei gesetzlichen Änderungen
- Einhaltung von Corporate-Identity-Vorgaben
- Internationale Rollouts
- Mehrsprachige Dokumentenerstellung
- So bleiben Unternehmen handlungsfähig und unabhängig.
Schnell und regelkonform: Platzhalter und Textbausteine füllen beim Centric Document Builder Employee die Lücken in Dokumenten mit Informationen direkt aus den SAP-Stammdaten.
Details
Die Centric Document Builder basiert vollständig auf der SAP Business Technology Platform.
Das bedeutet:
- Zukunftssichere Architektur
- SAP-zertifizierte Integration
- Nutzung der bestehenden SAP-Sicherheitsstrukturen
- Keine externe Middleware
- Keine parallele Benutzerverwaltung
- Stabiler Betrieb in zertifizierten SAP-Rechenzentren
Dokumente werden direkt im SAP-Kontext erstellt, verarbeitet und archiviert. Für Anwender fühlt sich der Document Builder daher wie eine natürliche Erweiterung des bestehenden HR-Systems an.
Maria Beham Lead Expert HR Digitalization & Processes, Greiner AG
Maria Beham Lead Expert HR Digitalization & Processes, Greiner AG: „Wir haben unseren lokalen HR-Bereichen versprochen, dass SAP SuccessFactors ihre Arbeit leichter macht. Mit der Integration von Centric Document Builder können wir dieses Versprechen einlösen.“
Übersicht und Standardisierung: Templates und Vorlagen lassen sich einfach verwalten und für gezielt für die Dokumentenerstellung nutzen – auch bei automatisierten Prozessen.
HR-Abteilungen profitieren von:
- Deutlich schnellerer Dokumentenerstellung
- Reduzierung manueller Fehler
- Höherer Transparenz im Erstellungsprozess
- Automatisierter Einhaltung interner Richtlinien
- Konsistenter Dokumentenqualität
- Geringem Schulungsaufwand durch SAP-Fiori-Oberflächen
- Schnellem Rollout ohne lokale Installation
- Minimiertem Integrations- und Projektrisiko
Mitchell Routs, Expert IT Business Applications, Greiner AG: „Centric Document Builder war eine der einfachsten Implementierungen, die ich je durchgeführt habe.“
Besonders im Vergleich zu Lösungen, die lediglich angebunden sind, zeigt sich der Vorteil der tiefen SAP-Integration: Das bestehende Rollen- und Berechtigungskonzept wird übernommen. Zugriffsrechte müssen nicht doppelt gepflegt werden. Authentifizierung erfolgt wie gewohnt über SAP.
Automatisierte Compliance und Prozesssicherheit
Durch definierte Regeln und Workflows wird sichergestellt, dass Dokumente stets den internen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Standardisierte Vorlagen reduzieren Fehlerquellen
- Versionierung sorgt für Transparenz
- Dokumente werden automatisch am richtigen Ort abgelegt
- Digitale Signaturprozesse können integriert werden
So entstehen durchgängig digitalisierte HR-Prozesse – vom Auslösen eines Ereignisses bis zur rechtsgültig unterzeichneten und archivierten Dokumentversion.
Sandra Siemann, Teamleiterin Entgeltabrechnung, GV Management GmbH : „Durch die Standardisierung verzeichnen wir einen enormen Qualitätsgewinn.“
Bewertung
Der Einsatz des Centric Document Builder bringt für HR-Abteilungen eine deutliche Vereinfachung und Professionalisierung der Dokumentenerstellung mit sich. Besonders überzeugt hat uns die vollständige Integration in SAP HCM und SAP SuccessFactors. Während viele Unternehmen entweder mit Word-Vorlagen außerhalb des Systems arbeiten oder mit eingeschränkten SAP-Standardfunktionen, verbindet der Centric Document Builder beide Welten intelligent miteinander.
Die Lösung nutzt automatisch die aktuellen SAP-Stammdaten und integriert sie direkt in den Dokumentenerstellungsprozess. Dadurch entfallen zeitaufwändige Copy-&-Paste-Vorgänge ebenso wie manuelle Dateneingabefehler. Dokumente werden nicht nur schneller erstellt, sondern sind auch konsistent, vollständig und revisionssicher.
Sandra Siemann, Teamleiterin Entgeltabrechnung, GV Management GmbH: „Alle Unternehmen unseres Logistiknetzwerks arbeiten mit HR-Dokumenten im einheitlichen Look, mit standardisierten Inhalten und professioneller CI.“
Top: Der Centric Document Builder ist nicht einfach ein zusätzliches Tool, sondern vollständig in die bestehende SAP-Systemlandschaft eingebettet. Das bedeutet, dass das vorhandene Rollen- und Berechtigungskonzept übernommen wird. Es ist keine separate Benutzerverwaltung notwendig, keine doppelte Pflege von Zugriffsrechten und keine zusätzliche Systemarchitektur. Für Unternehmen reduziert das Integrationsrisiken erheblich und sorgt für hohe Akzeptanz bei den Anwendern.
Merten Klocke, Project Manager HR Digitalization, DEUTZ AG: „Die Einführung des Document Builders war kein IT-Projekt, bei dem man erst nach Monaten ein Resultat sieht. Das Tool zeigte sofort seinen praktischen Nutzen und wurde von Beginn an rege genutzt.“
Ein weiterer Vorteil ist die prozessgesteuerte Dokumentenerstellung. Vorlagen, Textbausteine und Regeln können flexibel verwaltet werden – auch ohne IT-Unterstützung. HR-Teams sind dadurch in der Lage, Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Vertragsänderungen schnell, CI-konform und rechtssicher zu erstellen. Gleichzeitig lassen sich ereignisgesteuerte Workflows aufsetzen, sodass beispielsweise bei einer Gehaltsänderung automatisch die entsprechende Mitteilung generiert wird.
Klare, einfache Unterschriftsprozesse: Centric Document Builder ermöglicht die Integration unterschiedlicher Anbieter Digitaler Signaturen.
Besonders positiv fällt die moderne Benutzeroberfläche im SAP-Fiori-Design auf. Die Anwendung ist klar strukturiert, intuitiv bedienbar und fügt sich nahtlos in die gewohnte SAP-Umgebung ein. Für die Anwender fühlt sich der Document Builder daher nicht wie eine externe Lösung an, sondern wie eine natürliche Erweiterung ihres HR-Systems.
Mitchell Routs, Expert IT Business Applications, Greiner AG: „Document Builder reduziert den Aufwand unserer HR-Expert:innen für administrative Routinetätigkeiten erheblich und verschafft ihnen Freiraum für ihre eigentlichen Aufgaben.“
Auch in Bezug auf Compliance und Sicherheit setzt die Lösung Maßstäbe. Durch die Nutzung der SAP-Sicherheitsarchitektur werden bestehende Zugriffskonzepte übernommen. Dokumente werden automatisch an der richtigen Stelle abgelegt – beispielsweise direkt in der digitalen Personalakte. Aufbewahrungsfristen und interne Vorgaben können systemseitig berücksichtigt werden. Dadurch steigt die Transparenz und das Risiko von Fehlern oder inkonsistenten Dokumentenversionen sinkt deutlich.
Ein weiteres starkes Argument ist die Möglichkeit zur Integration digitaler Signaturprozesse, etwa über DocuSign. So lassen sich Dokumente vollständig digital erstellen, versenden und rechtsgültig unterschreiben – ohne Medienbruch und ohne Papierumlauf.
Im Ergebnis führt der Centric Document Builder zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der HR-Administration. Prozesse werden beschleunigt – nach Kundenaussagen um bis zu 70 Prozent. Fehlerquellen werden minimiert und die Qualität der HR-Dokumente wird nachhaltig verbessert. Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse nicht nur digitalisieren, sondern vollständig in ihre SAP-Strategie integrieren möchten, finden im Centric Document Builder eine leistungsstarke und zukunftssichere Lösung.
Centric Document Builder ist mehr als eine Lösung zur automatisierten und prozess-gestützten Dokumentenerstellung: Sie ist Teil des Centric-Lösungsportfolios für HR-Dokumentenprozesse, das den gesamten Mitarbeiter- Lebenszyklus abdeckt – mit Bausteinen, die dank der kompletten SAP-Integration nahtlos ineinander greifen.
