E-Recruiting & Bewerbermanagement mit SCOPE

GESAMTBEWERTUNG

5

Zusammenfassung

  • Pro

    Benutzerfreundlichkeit auf höchstem Niveau

  • Contra

    Keine nennenswerten Nachteile

  • Fazit

    Top System!

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
5
Einrichtung
5
Kundenfeedback

 

haufe-logo

Wenn man sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt vor Augen führt, wird einem eines schnell klar werden: Als Arbeitgeber muss man sich heutzutage richtig ins Zeug legen, um gute Kandidaten an Land zu ziehen. Print-Stellenanzeigen sind nicht mehr zeitgemäß, um die richtigen Mitarbeiter auf sich aufmerksam zu machen. Recruiting ist heute digital – das zeigen aktuelle Studien zum Arbeitsmarkt. Gerade jüngere Generationen nutzen zur Jobsuche primär das Internet, da besteht kein Zweifel. Das E-Recruiting, also der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln zur Personalbeschaffung, ist die Technologie der Zukunft.

Doch während bei einer Umfrage im Jahr 2017 rund 98 % der Personaler angaben, dass E-Recruiting der beste Weg sei, um neue Mitarbeiter zu finden, nutzten zur gleichen Zeit nur 8 % der Unternehmen eine entsprechende Softwarelösung. Wie kann das sein?

Die Macher von SCOPE sehen das Problem hier nicht nur auf Seiten der Unternehmen, auch die Software-Entwickler seien gefragt. Denn während auf dem Markt eine Vielzahl an Anbietern vertreten sind, seien deren Lösungen häufig unnötig komplex aufgebaut, somit auch unübersichtlich und nicht gut bedienbar. Genau hier soll SCOPE Abhilfe schaffen, indem es „Recruiting für jeden möglich macht“. Mit einer intuitiven Software, die ganz ohne Schulungen direkt genutzt werden kann, soll der Zugang zum E-Recruiting erleichtert werden. Doch hält die Software auch, was sie verspricht?

 

 

Über das Unternehmen

Das Team hinter SCOPE mit Sitz in Frankfurt am Main zeichnet sich nach eigenen Angaben durch seine große Erfahrung im Bereich der Anwendungsentwicklung aus. Den Fokus legen die Hersteller ganz klar auf eine gute Usability. Themen wie Nutzeroberfläche und User-Experience stünden so bei der Entwicklung der Software von Anfang an im Mittelpunkt, statt hinterher über ein fertiges Produkt gestülpt zu werden. In enger Zusammenarbeit mit Personalern habe man sich das Ziel gesetzt, intuitive Bedienbarkeit mit umfassender Funktionalität zu vereinen, ohne dass die Optik darunter leiden muss. Beim Einloggen in SCOPE wird man tatsächlich nicht enttäuscht, schon auf den ersten Blick wirkt die Software sehr aufgeräumt und ansprechend. In unserem Test haben wir ermittelt, ob das Tool auch mit seinen inneren Werten überzeugen kann: Verfügt es über alle gängigen Recruiting-Funktionen und ist die Arbeit damit tatsächlich so einfach wie vom Anbieter angepriesen?

 

Funktionen im Überblick

SCOPE hat den Anspruch, den Recruiting-Prozess in seiner Gesamtheit digital abzubilden. Und hinter der schlichten Benutzeroberfläche stecken in der Tat eine ganze Reihe an nützlichen Features. Die Software bietet eigentlich alles, was man für seine Arbeit als Personaler benötigt. Lediglich die Möglichkeit zur Video-Bewerbung haben wir bei unserem Test vermisst, diese Option sei aber bereits in Planung. Dafür glänzt SCOPE mit einer ganzen Reihe an anderen nützlichen Extras. Hier die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

  • Intuitive Benutzerführung & einladendes, modernes Design
  • Modernes Bewerbermanagement für kleine und große Teams
  • Individuelle Benutzerrollen und Rechteverwaltung
  • Zeitsparende Mehrfachbearbeitung/Stapelverarbeitung von Bewerbungen
  • E-Mail-Parsing (Komplette E-Mail Kommunikation mit Bewerbern im Backend abbildbar)
  • E-Mail-Vorlagen und terminierter Nachrichtenversand
  • Umfassender Stellenanzeigen-Editor
  • Kostenloses Multiposting auf sieben Portalen wie Indeed, Google for Jobs und der Bundesagentur für Arbeit
  • Premium-Multiposting auf über 400 Jobportalen
  • Talentpool zum speichern vielversprechender Kandidaten
  • Cloudlösung: orts- und zeitunabhängiger Zugriff
  • DSGVO-Konformität
  • HR-Analyse-Tools zur Optimierung der eigenen Maßnahmen
  • Mehrsprachiges Backend, beliebige Sprache für Karriereseite & Stellenanzeigen
  • Eigene Karriereseite
  • Auf Wunsch umfassende Betreuung und individuelle Entwicklung eigener Karriereportale

 

Benutzerfreundliches E-Recruiting

Für den Nutzer beginnt alles damit, dass er SCOPE in einer unverbindlichen Online-Live-Demo präsentiert bekommt oder sich kostenlos registriert, um die Software ganz in Ruhe zu erkunden und auf Herz und Nieren zu prüfen. Die Anpassung des Systems an sein Unternehmen, sowie die Abbildung unternehmensspezifischer Strukturen ist unkompliziert und kann selbst durchgeführt werden.

Mit den Worten: „Software-Schulungen? Muss doch nicht sein.“ wird die Software auf der eigenen Website beworben. Und tatsächlich gewinnt man schon während der ersten halben Stunde in SCOPE den Eindruck, dass sich der Fokus der Hersteller auf die intuitive Nutzerführung auszahlt. Was dabei positiv auffällt: Der Aufbau des Menüs wirkt logisch durchdacht, die Funktionen finden sich dort, wo man sie vermutet und eine lange Einarbeitungsphase ist nicht nötig.

 

Eine maßgeschneiderte Software

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Neben der intuitiven Bedienbarkeit ist die Flexibilität ganz klar eine Stärke von SCOPE. Da die Bedürfnisse von Unternehmen hinsichtlich des Recruitings sehr unterschiedlich sein können, muss bei der Wahl einer Recruiting-Software häufig der ein oder andere Kompromiss eingegangen werden.

Die Macher von SCOPE verfolgen hier einen anderen Ansatz: Sie haben sich auf die Fahne geschrieben, eine Software anzubieten, die nicht auf eine bestimmte Branche oder Unternehmensgröße zugeschnitten ist. Vielmehr soll SCOPE sich flexibel an die Anforderungen der Unternehmen anpassen und mühelos in bestehende Workflows integrieren lassen.

Ein wirklich sportliches Ziel, doch die Software bietet tatsächlich eine ganze Menge Freiheiten beim Abbilden der eigenen Prozesse. Benutzerrollen und -rechte sowie Bewerberstatus lassen sich mühelos personalisieren, ebenso können nach Belieben eigene Kommunikationsvorlagen im System angelegt werden.

Auch bei der Anbindung glänzt SCOPE mit Flexibilität: Dank Rest-API, Schnittstellen zur Bundesagentur für Arbeit, Google for Jobs, HR-Software, Partnerschaften mit Indeed und Joblift sowie Multiposting auf über 400 Jobportalen ist man als Recruiter bestens vernetzt. Außerdem können laut Hersteller dank der eigenen Expertise im Bereich der Softwareentwicklung auch besondere Kundenwünsche jederzeit abgebildet werden: Seien es Schnittstellen zu ERM Systemen wie SAP, Anbindungen in spezielle CM-Systeme oder -Portale oder auch spezifische Wünsche zu Funktionen in der Plattform selbst. Diese Anpassungsfähigkeit hat uns besonders gut gefallen.
 

Funktionen im Detail

Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen

Die Recruiting-Landschaft befindet sich unbestreitbar im Umbruch, der maßgeblich durch die Digitaliserung aller Lebensbereiche vorangetrieben wird: Nach einer Studie vom Staufenbiel Institut in Zusammenarbeit mit Kienbaum Consultants verzeichnete Google im Jahr 2017 monatlich über 4,3 Millionen Suchanfragen nach Ausbildungsplätzen und Jobs. Dabei nutzten etwa 70 % ihre Smartphones für die Jobsuche, 10 % suchten von ihren Tablets aus. Das Team hinter SCOPE hat diese Veränderungen des Arbeitsmarktes laut eigener Aussage bei der Weiterentwicklung ihrer Software stets im Blick. So führe kein Weg am Einsatz moderner Webtechnologien vorbei, beispielsweise wenn es um das Thema „responsive Design“ geht: Stellenanzeigen müssen demnach nicht nur online zu finden sein, sondern sich auch problemlos auf verschiedenen Endgeräten anzeigen lassen. Der erste Eindruck einer Anzeige spiele ebenso in die „Candidate Experience“ mit hinein, wie die Möglichkeit, sich unkomplizert mit wenigen Klicks bewerben zu können und zeitnah Feedback zu erhalten.
 

Schicke Anzeigen im Handumdrehen

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Anwender legen mit dem Stellenanzeigen-Editor in wenigen Schritten individuell gestaltete Stellenanzeigen an, um sich den Bewerbern im Sinne eines gelungen Employer Branding im besten Licht zu präsentieren. Der Editor ist modular aufgebaut, sodass sich die Anzeige sowohl optisch als auch inhaltlich genau an die eigenen Vorstellungen anpassen lässt.

Teil einer jeden Stellenanzeige ist ein Bewerbungsformular, das sich spezifisch auf die Unternehmensbedürfnisse anpassen lässt, um die gewünschten Informationen abzufragen. So können sich Bewerber direkt, passgenau und unkompliziert bei einem Arbeitgeber bewerben.

Da es sich bei SCOPE um eine „Stand-Alone-Lösung“ handelt, ist noch nicht einmal eine Website nötig, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Alternativ kann die Karriereseite von SCOPE aber auch ohne großen Aufwand in nahezu jede bestehende Website eingebunden werden. Die Gestaltung lässt sich dabei mühelos an das Corporate Design des eigenen Unternehmens anpassen und somit nahtlos integrieren.

Mehr Reichweite dank Multiposting

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Neben der Veröffentlichung auf der eigenen Karriereseite bietet SCOPE den Anwendern auch Multiposting an, also die Möglichkeit, eine Stellenanzeige parallel auf mehreren Jobportalen zu inserieren, um mehr Reichweite zu erlangen. Besonders gefreut haben uns die gratis Multiposting-Optionen; mit einem Klick kann eine Anzeige kostenlos auf bis zu sieben Jobportalen geschaltet werden, darunter reichweitenstarke Anbieter wie Indeed, Google for Jobs und die Bundesagentur für Arbeit.

Wem das nicht genug ist, der hat die Möglichkeit, abgestimmte Multiposting-Pakete zu buchen. Theoretisch lässt sich eine Anzeige auf über 400 Portalen gleichzeitig veröffentlichen, ein so generalisierter Ansatz macht aber meist wenig Sinn. Das Team von SCOPE verspricht deshalb, eine auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Auswahl zusammenzustellen. Je nach Art der Vakanz wird hierbei der Schwerpunkt auf regionale, branchenspezifische oder allgemeine Jobportale mit hohen Besucherzahlen gelegt. Als Anwender profitiert man beim Multiposting von den günstigen Kontingentpreisen des Anbieters, sodass man im Vergleich zum manuellen Buchen von einzelnen Inseraten eine ganze Menge sparen kann.

 

Umfassendes Bewerbermanagement für Teams

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Der Nutzer hinterlegt seine Unternehmensdaten, trägt Standorte ein und legt HR-Mitarbeiter oder Kollegen aus der jeweiligen Fachabteilung an. Anschließend kann er ihnen mit Hilfe eines ausgeklügelten Rollensystems spezifische Rechte gewähren und festlegen, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Im Backend haben Recruiter stets den vollen Überblick über alle laufenden Prozesse in der Personalbeschaffung. Mittels eines individuellen Bewerberprofils erhalten berechtigte Anwender stets alle wesentlichen Informationen über Talente, die sich bei dem Unternehmen beworben haben. Sie können sich außerdem über den aktuellen Bewerberstatus informieren und den gesamten Kommunikationsverlauf mit dem Kandidaten einsehen.

Die vorhandene Funktion, in dem System interne Notizen zu einem Kandidaten zu verfassen und seinen Kollegen zugänglich zu machen, gestaltet den Austausch im Team einfacher und erhöht die Effizienz im Recruiting-Prozess. Zeitaufwendige Meetings entfallen. Stattdessen findet die Abstimmung im System statt.

So können auch Kollegen einbezogen werden, die gerade nicht vor Ort sind. Zum Beispiel, weil sie an einem anderen Standort arbeiten oder sich auf Geschäftsreise befinden. Auch ganze Recruiting-Vorgänge lassen sich mit einem Mausklick zuständigen Abteilungen zuweisen.

Ist die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber gefallen, kann die Kommunikation mit den Talenten ebenfalls über SCOPE abgewickelt werden – per E-Mail oder SMS können Fragen, Zu- oder Absagen übermittelt werden. Mit der Multi-Editing-Funktion lassen sich auch größere Bewerbermengen unkompliziert managen: Statusänderungen oder der Versand von Nachrichten lassen sich so mit wenigen Klicks für beliebig viele Bewerber gleichzeitig durchführen. Dank individualisierbarer Vorlagen ist es außerdem ein Leichtes, die Kommunikation mit Bewerbern zu beschleunigen und Prozesse zu standardisieren.

 

Alles auf einen Blick: Das Dashboard

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Im Dashboard finden sich die sogenannten HR-Analyse-Tools: Hier sind für den Anwender alle wichtigen Informationen auf einen Blick zu sehen. Die relevantesten Leistungskennzahlen wie die Conversion-Rate und Absprungrate der Stellenanzeigen sind übersichtlich zusammengefasst und visualisiert. Anschauliche Diagramme und Infografiken sollen es erleichtern, die sogenannten Key-Performance-Indicators im Auge zu behalten.

Über welchen Kanal werden die meisten Bewerber gewonnen? In wievielen Fällen
 kommt es am Ende tatsächlich zur Einstellung? Wie hoch sind die Kosten pro Bewerber? Dank der grafisch aufbereiteten Recruiting-Kennwerte lässt sich die Effektivität von geschalteten Stellenanzeigen miteinander vergleichen. Anhand dieser Informationen kann das eigene Budget in die erfolgsversprechendsten Kanäle investiert werden, schließlich gibt niemand gerne unnötig Geld aus.

 

Talent Pool als zusätzlicher Recruitingkanal

Was tun mit vielversprechenden Bewerbern, die aktuell nicht eingestellt werden können? Mit dem integrierten Talent Pool von SCOPE können attraktive Kandidaten für einen späteren Zeitpunkt vorgemerkt werden. Sobald eine neue Vakanz entsteht, lässt sich die offene Stelle direkt einem passenden Talent vorschlagen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein sehr interessantes Feature. Denn viele Kandidaten sind heute nicht mehr lange aktiv auf Jobsuche, sondern befinden sich schnell wieder in einer festen Anstellung. Angesichts dieser Tatsache ist es ein Pluspunkt, dass sich mittels Talent Pool qualifizierte Bewerber an das Unternehmen binden lassen. Besonders praktisch: In der eigenen Datenbank können die Talente mit spezifischen Tags versehen werden, so kann sie bei Bedarf ganz einfach nach geeigneten Interessenten durchsucht werden.

 

Wozu eine Recruiting-Software?

Natürlich lassen sich auch ohne spezielle Software viele Prozesse digital abbilden. So ist die Bewerbung per E-Mail heutzutage selbst in vielen Unternehmen Standard, die keine E-Recruiting-Lösung einsetzen. Der Hauptvorteil eines Tools wie SCOPE liegt ganz klar darin, alle Prozesse an einem zentralen Ort zu bündeln.

Statt manuell Stellenanzeigen auf Jobportalen zu schalten, eingehende Bewerbungen aus dem E-Mail-Postfach zu sortieren und persönliche Informationen der Kandidaten in Excel-Tabellen zu übertragen, laufen dann alle Recruitingprozesse über eine Anlaufstelle. Von der Bewerbung bis zur Einstellung können die Beteiligten jeden Vorgang genau nachvollziehen. Auch die interne sowie externe Kommunikation erfolgt innerhalb der Recruiting-Software. Wie man sich vorstellen kann, lässt sich der Workflow durch eine solche Lösung um einiges beschleunigen, das Wechseln zwischen verschiedenen Programmen fällt weg und die Arbeit wird deutlich angenehmer und effizienter.

Das gilt insbesondere wenn das Recruiting im Team erfolgt, was natürlich gerade bei größeren Unternehmen mit komplexen Arbeitsabläufen gang und gäbe ist. Da SCOPE cloudbasiert ist, können sich alle Beteiligten jederzeit und von überall einloggen, um den aktuellen Stand einer Bewerbung nachzuvollziehen. Auch die oben erwähnten HR-Analyse-Tools, die maßgeblich zur Optimierung des eigenen Budgets beitragen, lassen sich ohne spezialisierte Software wohl nur schwer nachempfinden.

 

Datenschutz der Zukunft

Dank der Datenschutz-Grundverordnung hat jeder EU-Bürger das Recht, genau zu erfahren, welche Daten ein Unternehmen über ihn gespeichert hat. Bis jetzt hat diese Regelung vielen Kopfzerbrechen bereitet und war technisch nur mit großem Aufwand umzusetzen.

Gerade im Bereich des Recruiting, wo Bewerbungen und Lebensläufe mit sensiblen personenbezogenen Informationen im Spiel sind, ist absolute Sicherheit ein Muss. Laut Angaben der Hersteller hat SCOPE keinerlei Probleme damit, den Vorgaben der DSGVO gerecht zu werden. Dank zertifizierter Server in Deutschland, verschlüsselter Datenübertragung und automatischer Einhaltung von Löschungsfristen muss sich der Anwender um das Thema Datensicherheit keine Gedanken machen.

Und es kommt noch besser: Die Entwickler von SCOPE arbeiten gemeinsam mit der International Data Space Association (IDSA) daran, den neuen Industriestandard IDS zur sicheren Datenübertragung marktreif zu machen. Diese hochmoderne Sicherheitstechnologie hat bereits eine DIN-Zertifizierung erhalten und soll in naher Zukunft für Durchblick und Rechtssicherheit im Umgang mit persönlichen Daten im Internet sorgen. SCOPE nimmt dabei eine Vorreiterolle ein – als weltweit erste E-Recruiting-Software mit IDS-Integration.

Für Unternehmen wird bei der Nutzung von IDS kein Mehraufwand entstehen. Auch für den Bewerber wird der Prozess denkbar einfach: Mit einem Häkchen gibt er den Unternehmen, bei denen er sich bewirbt, das Recht, seine Daten einzusehen. Mit dem Klick auf einen Button kann er diese Erlaubnis jederzeit widerrufen und so genau bestimmen, wer seine Daten wann sieht. Dank absoluter Transparenz hat er mit SCOPE immer ein sicheres Gefühl bei der Bewerbung, was sich selbstredend auch auf seine Wahrnehmung des Arbeitgebers auswirkt.

 

Bewertung

Insgesamt ist SCOPE ein sehr flexibles System. Besondere Kundenwünsche können jederzeit abgebildet werden. Seien es Schnittstellen zu ERM Systemen, Anbindungen in spezielle CM-Systeme oder -Portale oder spezifische Wünsche zu Funktionen in der Plattform selbst.

Die Hersteller von SCOPE betonen in diesem Zusammenhang: „Wir sind anpassungsfähig. Auch die Integration in die Webseite der Kunden kann auf Wunsch von uns übernommen oder gar die ganze Karriereseite von uns gestaltet und gebaut werden.“

Ohnehin ist Usability der zentrale Dreh- und Angelpunkt von SCOPE, der sich von A bis Z durch das ganze System zieht. Der Hintergedanke ist dieser: Dem User bringen die tollsten Funktionen und Extras nichts, wenn sie aufgrund überladener Oberflächen tief in Menüs vergraben sind. Stattdessen sollte alles klar und gut strukturiert auffindbar sein.

Und wirklich: In Sachen Benutzerfreundlichkeit macht SCOPE so schnell keiner etwas vor. In unserem Vergleich schneidet das System in diesem Punkt sehr gut ab. Das Tool ist ohne jede Schulung sofort intuitiv bedienbar und gut nachvollziehbar. Was will man mehr? Insofern: Daumen hoch.

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