Die Funktionen von easySoft Seminar 5 in der Übersicht
Hersteller easySoft setzt mit seiner Software alles daran, dass das Thema Seminarmanagement für Personalverantwortliche keine mühsame oder kraftraubende Angelegenheit sein muss. Die Software easySoft Seminar 5 unterstützt HR-Verantwortliche, Seminaranbieter und Linienvorgesetzte dabei, Daten zu organisieren und sinnvoll mit gespeicherten Informationen zu verknüpfen.
Dabei wartet die Lösung konkret mit folgenden Funktionen auf:
- Intuitive Seminarplanung per Drag & Drop
- Anmeldungsmanagement: Zusagen, Absagen, Ummeldungen, Wartelisten etc.
- Übersicht über Seminarprogramme und Leistungskataloge
- Ampelschema für einfaches Aufgabenmanagement
- Schnelle Fakturierung und Auswertung
- Seminarangebot direkt im Internet oder Intranet anbieten (inkl. Online-Anmeldung)
- Genehmigungsworkflow
- Überblick über wichtige Infos auf dem individualisierbaren Dashboard
Dabei greifen User in allen Bereichen auf fertig eingerichtete Standards zu oder können die Software individuell auf die Anforderungen des eigenen Unternehmens zuschneiden.
Der Effekt: Lästige Routinen lassen sich auf diese Weise mit wenigen Klicks an das Programm auslagern. So werden HR-Verantwortliche und Seminaranbieter massiv von administrativen To-dos entlastet und gewinnt mehr Zeit, sich um Strategisches zu kümmern.
Die ideale Ergänzung zu easySoft Seminar 5 ist die Webanwendung easySoft Publish Seminar. Hierüber lassen sich alle relevanten Informationen und Seminarangebote im Intra- oder Internet bereitstellen. Aktuell bietet easySoft mit der App Trainer und App Education zwei mobile Lösungen an, mit denen die Kommunikation direkt über das Smartphone der Anwender abgewickelt wird.
Wer das Seminarmanagement direkt an die Personalentwicklung koppeln will, findet beim Anbieter easySoft auch dafür die passende Lösung.
Die Funktionen im Detail
Daten abrufen und anbinden
Über eine Schnittstelle zur Personalverwaltung lassen sich sämtliche relevanten Mitarbeiterstammdaten und die jeweilige Bildungshistorie eines Mitarbeiters per Knopfdruck in die Teilnehmerverwaltung von easySoft Seminar 5 integrieren.
Die Tools sind dauerhaft miteinander verknüpft und tauschen über automatische Aktualisierungsroutinen Daten aus, sodass sich Anwender in Seminar 5 stets darauf verlassen können, über aktuelle Informationen zu verfügen.
Terminplanung
Termine für anstehende Trainings können übersichtlich in einem Veranstaltungskalender abgebildet werden. Er liefert Teilnehmern auch Informationen über Dozenten, Räume und Ressourcen.
Darüber hinaus bietet der Seminarplaner Werkzeuge zur Kostenkalkulation und Preisgestaltung. Eine Exchange Schnittstelle ermöglicht die Übertragung der Teilnehmer und Dozententermine, z. B. an Microsoft Outlook.
Wer einen einzelnen Kurs mehrfach anbieten möchte, bekommt Unterstützung vom Kurskopierassistenten. Dieser dupliziert Kurse und speichert sie nach der entsprechenden Änderung im Veranstaltungsdatum oder -ort.
Weitere Features:
- Funktionen wie „Drag & Drop“ erleichtern die Handhabbarkeit des Systems.
- Durch die grafische Darstellung und automatische Erinnerungen haben Anwender Termine, Ressourcen und Dozenten immer im Blick.
Veranstaltungen veröffentlichen
Bevorstehende Veranstaltungen können über die Webanwendung easySoft Publish Seminar im Intranet, Internet veröffentlicht werden. Gleichzeitig liegt der Veranstaltungskatalog auch im printtauglichen Format zum Druck bereit. Alternativ kann er über das System auch im PDF-Format zur Verfügung gestellt werden.
Diese Funktionen erwarten Sie mit der Webanwendung:
- Seminare einfach im Internet oder Intranet anbieten
- Online-Anmeldung
- Feedback von Seminarteilnehmern einsammeln
- Seminarunterlagen und Teilnahmebestätigungen online bereitstellen
Mitarbeiter, die an einer Fortbildung interessiert sind, können die Teilnahme direkt über Publish Seminar beantragen. Dafür sorgt eine einfach zu bedienende Online-Anmeldung mit Warenkorbfunktion. Alle Anmeldungen überträgt das System direkt an easySoft Seminar 5, wo sie zur weiteren Bearbeitung vorliegen.
Nach der Bestätigung des Teilnahmeantrags erhalten Teilnehmer eine automatische Anmeldebestätigung. Hierbei ermöglicht die Software einen ein- oder mehrstufigen Genehmigungsworkflow und die Möglichkeit zum Versand von Serien-E-Mails mit personalisierten Anhängen. So können ganz leicht weiterführende Informationen über ein Trainingsangebot ausgetauscht werden.
Veranstaltung vorbereiten
Mit dem integrierten Berichtsgenerator lassen sich zur Vorbereitung von Veranstaltungen Unterlagen wie Teilnehmerlisten oder Namenskärtchen und noch vieles mehr erstellen.
Checklisten und eine grafische Statusanzeige stellen überdies sicher, dass bei der Vorbereitung keine wichtigen Punkte übersehen werden. Über eine FIBU Schnittstelle ist die Übertragung der Debitoren und Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung möglich.
Veranstaltungen können in den folgenden Formaten angeboten werden:
- Präsenzveranstaltung
- Blended-Learning
- E-Learning
Unterstützung gibt es zudem von der hauseigenen easySoft App Trainer. Mit der mobilen Anwendung lässt sich die Kommunikation zwischen Verwaltung und Dozenten einfach und direkt gestalten. Termine werden direkt auf das Smartphone übermittelt, gleichzeitig melden Dozenten Sperrtermine bequem zurück. Außerdem lässt sich die Teilnahmebestätigung der anwesenden Seminarbesucher mit der App durchführen.
Nachbereitung einer Veranstaltung
Zur Nachbereitung einer Veranstaltung und zur Verbesserung der Trainingsqualität lassen sich den Teilnehmern Veranstaltungs- und Dozentenbewertungen im Tablet-Format, als E-Mail oder auf Papier bereitstellen.
Außerdem unterstützt das Programm unter anderem bei der Erstellung von Teilnahmebestätigungen und Rechnungen.
Über ein Reporting Tool können Anwender Berichte zu individuell ausgewählten Faktoren abrufen. Das Tool liefert außerdem Auswertungen der Bildungshistorie sowie der Kursauslastung.
Bewertung von easySoft Seminar 5
Es steht außer Frage, dass easySoft Seminar 5 eine umfassende Bandbreite an Möglichkeiten zur Veranstaltungsorganisation bereitstellt: Ob Kongress, Workshop, mehrwöchiges Seminar oder die einstündige Arbeitsunterweisung – der komplette Workflow wird im System abgebildet.
Besonders beeindruckt hat uns, dass Hersteller easySoft nicht nur ein Bildungsmanagement-Tool entwickelt hat, dessen Administrationsoberfläche auf neuestem Niveau ist. Auch inhaltlich trägt das Tool den jüngsten Veränderungen in der Bildungslandschaft Rechnung.
So sind über die Software nicht nur Präsenzveranstaltungen abbildbar, sondern auch computergestützte Lernforme wie E-Learning oder Blended-Learning. Der Begriff Blended Learning bezeichnet übrigens eine Lernform, bei der die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und E-Learning kombiniert werden.
Mit der passenden Webanwendung easySoft Publish Seminar stellen HR-Verantwortliche und Seminaranbieter auf einfache Weise die jeweiligen Bildungsangebote ihres Unternehmens im Internet oder Intranet zur Verfügung. Das erhöht die Servicequalität gegenüber Teilnehmern und Mitarbeitern, was einen nicht abreißenden Informationsfluss rund um das hauseigene Veranstaltungsmanagement sicherstellt.
Derweil lassen sich sämtliche Bildungsangebote, die für Mitarbeiter zur Verfügung stehen, für diese klar und übersichtlich verwalten. In der Übersicht sehen Personalverantwortliche:
- Wo sind noch Plätze frei?
- Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen?
- Wurden alle Dozenten informiert?
- Wie wurden die durchgeführten Seminare und Referenten bewertet?
- Wie profitabel sind die einzelnen Veranstaltungen?
Alle relevanten Informationen lassen sich mit den Seminarteilnehmern mit maßgeschneiderten Mailings und Einladungen teilen. Auch bei der Erstellung von Zertifikaten, Namenskarten und Statistiken ist das Tool ein wertvoller Helfer. All das kann über den integrierten Berichtsgenerator ausgegeben werden.
Was das Tool dabei auszeichnet: Es ist enorm vielfältig – und doch aufgrund seiner übersichtlichen und intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche einfach und praxisnah.
Das ermöglicht ein zielgerichtetes und vernetztes Arbeiten innerhalb des gesamten Unternehmens. Die Lösung hilft auf diese Weise, komplexe Arbeitsprozesse zu vereinfachen und damit Planungsfehler zu vermeiden.
Kunden berichten von einer immensen administrativen Erleichterung und einer damit verbundenen Zeit- und Kostenersparnis. Dazu wird durch die passende Weiterentwicklung des Mitarbeiters und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens erheblich gesteigert. Über 1.400 Bildungseinrichtungen und Unternehmen setzen die Programme von easySoft inzwischen erfolgreich ein.
Support
Auch der Support kann sich sehen lassen. Ist die gewünschte Lösung installiert, schulen Experten von easySoft alle Anwender. Diese lernen online oder vor Ort Schritt für Schritt mit der neuen Software umzugehen, sodass sie direkt damit arbeiten können.
Tauchen später noch Fragen auf, hilft ihnen ein leicht verständliches Handbuch und ein telefonischer Support. Dieser steht ganztags von Montag bis Freitag zur Verfügung. Es gibt aber auch einen Online- Support, der offene Fragen simultan am Monitor beantwortet.
Datenschutz
Für User einer Seminarmanagementsoftware ist vor allem ein Punkt relevant: Das Thema Datenschutz. Datenklau und Datenmissbrauch sind zurzeit in aller Munde. Der Schutz von Daten, personenbezogen oder anderer Art, spielt daher eine elementare Rolle – im Privaten, ebenso wie in der Arbeitswelt. Dem trägt easysoft mit einem umfassenden Datenschutzkonzept Rechnung, das nach der DIN Norm ISO 9001 zertifiziert ist. Zudem kann das Unternehmen eine Zertifizierung nach den Informationssicherheitsvorgaben der DIN EN ISO/IEC 27001 vorweisen. Mit einem Wort: Wir sind begeistert!
