Die Funktionen im Überblick
Die HR Document Box ist die moderne Plattform-Lösung für die Bereitstellung digitaler Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch HR an Mitarbeitende und verfügt über folgende Features:
- Einfache und flexible Ablage von Dokumenten in der Cloud
- Volle Sicherheit: Mitarbeitende erhalten über einen gesicherten Zugang Zugriff auf die bereitgestellten Dokumente – und das in time sowie mobil und standortunabhängig.
Die Funktionen im Detail
Bei der HR Document Box von aconso handelt es sich um eine Document Sharing Software, mit der Personalabteilungen digitale Dokumente schnell, einfach und unkompliziert via Cloud bereitstellen können.
Der große Vorteil ist, dass Medienbrüche, wie sie beispielsweise beim Versand von Gehaltsabrechnungen nach wie vor Gang und Gäbe sind, vermieden werden: Die Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt werden, sondern können über die HR Document Box allen Beschäftigten digital per Mausklick zur Verfügung gestellt werden.
Das spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Bereits ab dem 1. Monat lassen sich mindestens 30 % der Kosten für Papier, Drucker und Porto einsparen. Nicht zuletzt können Arbeitgeber bei ihren Mitarbeitenden als Unternehmen punkten, das mit der Zeit geht und sich auf eine voll digitalisierte Welt einstellt. Das kann durchaus positive Auswirkungen auf die eigene Employer Brand haben.
Die HR Document Box ist damit voll auf der Höhe der Zeit. Längst laufen zum Beispiel im Bereich der Gehaltsabrechnung viele Prozesse automatisch und digital ab:
- Gehälter werden online überwiesen
- Mitarbeitende nutzen das Online-Banking-Angebot ihrer Bank
- Mitarbeitende gehen online shoppen und zahlen mit Kreditkarte
Und die Gehaltsabrechnung? Die findet oft immer noch auf dem Papier statt. Warum eigentlich?
Diese Frage stellt sich aber nicht nur bei diesem HR-Prozess, sondern auch bei vielen anderen Vorgängen in der Personalverwaltung, bei denen ebenfalls noch mit Papier gearbeitet wird.
Oftmals steht dahinter die Angst, dass hoch vertrauliche Daten beim Versand auf dem digitalen Weg ausgespäht werden könnten. Hier erscheint der postalische Versand vielen etwas sicherer.
Mit der HR Document Box von aconso gehören diese Bedenken jedoch der Vergangenheit an. Mit dem Tool lässt sich der digitale Versand von sämtlichen vertraulichen Dokumenten problemlos und sicher bewältigen.
Dank höchster Sicherheitsstandards sind sämtliche vertrauliche Dokumente auf dem Weg zu den Mitarbeitenden jederzeit 100%-ig geschützt:
Sicherheit:
- Postalisches Initialanschreiben zur Erstanmeldung mit User-individuellem Sicherheitsschlüssel
- 2-Faktor-Authentifizierung möglich
Dokumentenübertragung:
- Einzelabfrage über rechts- und revisionssicheres Archivsystem
- Dreifach verschlüsselte Dokumentenübertragung und Abfrage
Rechenzentrum:
- ISO/IEC 27001-Zertifizierung: Informationssicherheits-Managementsystem
- ISAE 3402 Typ 2 geprüft
Die HR Document Box von aconso ist von jedem Gerät aus sicher nutzbar. Responsive Benutzeroberflächen für PC, Laptop und Smartphone machen es den Usern überdies leicht, ihre Daten jederzeit und von jedem Ort abzurufen. Mehr Komfort geht nicht.
Bewertung der HR Document Box von aconso
Um die HR Document Box von aconso muss man keine großen Worte machen. Sie liefert die perfekte Grundlage für eine papierlose Datenverwaltung, gegen die sich kein Unternehmen mehr sträuben sollte.
Denn auf diese Weise kann HR:
- Die Effizienz von Personalverwaltungsprozessen steigern
- Die Sicherheit seiner Prozesse verstärken
- Zur Modernisierung seines Unternehmens beitragen
- Das Image seines Arbeitgebers verbessern
- Der Papierflut ein Ende setzen
- Die Umwelt schonen
- Die Administration verschlanken
Und ganz wichtig: Die HR Document Box ist mobilfähig. Das heißt, dass HR-Prozesse von jedem Gerät, zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort gesteuert werden können. Das war früher nicht unbedingt nötig. Inzwischen ist die Globalisierung aber auch bei HR angekommen.
Geschäftsreisen, Meetings außerhalb des Firmenstandorts und, und, und gehören inzwischen zum Alltag. Wohl dem, der seine Daten dann immer geordnet bei sich weiß und darauf zugreifen kann – und sei es über das Smartphone, das sich in der Regel zu jederzeit in Griffweite befindet.
Vorbei die Zeiten, in denen wichtige Dokumente zuerst mühsam auf einen USB-Stick übertragen werden oder ausgedruckt werden mussten und dann wohlmöglich das ein oder andere vergessen wurde. Willkommen in der Arbeitswelt 4.0 und dem papier- und USB-Stick-losen Arbeiten.
Überzeugt hat uns auch die übersichtliche und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche des Tools. Auf diese Weise kann jeder User die Lösung sofort bedienen – großes Anlernen oder Schulungen sind nicht nötig.
