Terminkoordination im Recruitingprozess: Einfacher geht’s nicht
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Terminkoordination im Recruitingprozess: Einfacher geht’s nicht

    Die Arbeitswelt ist komplex wie nie: Mitarbeiter arbeiten in virtuellen Teams über verschiedene Standorte hinweg zusammen. Andere gehen regelmäßig auf Geschäftsreise oder arbeiten im Außendienst. Einen Termin für ein anstehendes Jobinterview zu koordinieren, kann da leicht zu einer anstrengenden Angelegenheit werden. Kein Grund zur Sorge! Mit der richtigen HR-Software ist die Terminkoordination im Recruitingprozess kein Hexenwerk.

    Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten – Herausforderung für die Terminkoordination

    Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt sozusagen auf links gedreht. Arbeitete man früher an einem einheitlichen Ort zu einer einheitlichen Zeit, ist das heute längst nicht mehr so: Mitarbeiter sind oftmals über verschiedene Standorte miteinander vernetzt und arbeiten über Kontinente und Zeitzonen hinweg miteinander. Immer mehr Angestellte genießen zudem die Vorzüge regelmäßiger Home-Office Tage und recht flexibler Arbeitszeiten, während andere im Außendienst fast ausschließlich mobil arbeiten. 

    Der Effekt: Es gibt kaum noch Zeiten, in denen sich das komplette Team in einem Raum aufhält. Das macht bereits die Terminkoordination innerhalb des Unternehmens zu einer großen Herausforderung. Soll in die Planung nun auch noch ein externes Talent eingebunden werden, zum Beispiel, um einen Termin für ein Jobinterview zu finden, erschwert das die Sache noch einmal zusätzlich. 

    Termine mit dem Bewerber koordinieren

    Denn im Gegensatz zu den Kalendern der relevanten Teammitglieder und Entscheidungsträger ist der des Bewerbers nicht mit denen des Unternehmens vernetzt. Der Terminkoordinator hat also keinen Einblick, zu welchem Zeitpunkt das Talent und alle anderen Beteiligten zeitgleich verfügbar sind. 
    Was nun in der Regel folgt, ist eine Kommunikationsflut. Termine werden zunächst intern mit den Kollegen abgestimmt. Dann wendet sich der Recruiter ans Talent und sendet ihm verschiedene Outlook-Einladungen. 
    Kommunikationsflut mit dem Bewerber
    Ist nichts Passendes dabei, wiederholt sich der Prozess und wiederholt sich und wiederholt sich. Das ist ermüdend für alle. Besonders komplex ist das Planen von Interviews mit Kandidaten aus unterschiedlichen Zeitzonen. Dann müssen auch noch Zeitverschiebungen berücksichtigt werden. 
    Die gute Nachricht: Mit der richtigen HR Software ist die Terminkoodination für ein Jobinterview alles andere als ein Hexenwerk. Nehmen wir zum Beispiel das ”Planer” Feature aus dem Hause Recruitee. Mit dieser kleinen aber feinen Standardfunktion innerhalb des Bewerbermanagementtools können alle Benutzer ihre Kalender mit dem System synchronisieren und angeben wann sie für ein Interview verfügbar wären. 

    Terminliste für den Kandidaten

    Im nächsten Schritt schickt der Recruiter per E-Mail einen Link an den Kandidaten, der darin eine Terminliste mit einer uneingeschränkten Anzahl an Vorschlägen enthält. In dieser kann er sich den für ihn passenden Termin direkt aussuchen. 
    Jeder Terminvorschlag ist mit einem Link hinterlegt. Ein Klick darauf eröffnet ein Eingabefeld. Der Kandidat kann seinen Namen hinterlassen und den Eintrag mit einem weiteren Klick auf einen Button bestätigen. 

    Binnen Sekunden erhält er eine E-Mail-Bestätigung mit einer inkludierten ics-Datei, über die er den Termin mit allen wichtigen Daten in seinen eigenen Kalender integrieren kann. Gleichzeitig wird das Meeting in den Kalendern aller beteiligten Gesprächspartner geblockt. So funktioniert binnen Sekunden, wofür mit herkömmlichen Kalender und E-Mail-Programmen Stunden oder Tage nötig wären. So einfach geht die Terminkoordination im Zeitalter der digitalen Kommunikation.

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