Automatisierte Dokumentenerzeugung von aconso

Die Features im Überblick

Mit der Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse automatisiert aconso zeitaufwendige, manuelle Arbeitsschritte und schafft Transparenz. Abteilungen können parallel auf benötigte Informationen zugreifen und diese zeitgleich bearbeiten.

Die Funktionen im Detail 

Die meisten HR-Dokumente werden von Personalabteilungen selbst erstellt. aconso unterstützt nicht nur bei dieser Aufgabe, sondern reduziert auch die potenzielle Fehlerquote innerhalb der Personalabteilung.

Dokumente erstellen

Warum, das ist ganz einfach beantwortet. So ist die Dokumentenerzeugung von Hand aufgrund der vielen einfließenden Daten aus verschiedenen Quellen fehleranfällig und zeitaufwendig. Schnell können Tippfehler beim manuellen Datenabgleich entstehen.

Mit der Anwendung von aconso können Personalabteilungen ihre Dokumentenerzeugung nachhaltig durch Digitalisierung erleichtern und mit dem aconso-Prozessmanagement Dokumente auf Knopfdruck erstellen: CI-konform und mit automatischer Datenübernahme aus dem im Haus verwendeten HCM-System.

Aus einer Mastervorlage lassen sich verschiedene Dokumentarten mit einheitlichem Layout erstellen. Globale Einstellungen wie Formatierung, Corporate Design sowie Kopf- und Fußzeile werden automatisch übernommen – auch für unterschiedliche Layoutvorgaben von Tochtergesellschaften.

Damit ist sichergestellt, dass bereits vorhandene Daten eins zu eins übernommen werden und von der Software direkt an der richtigen Stelle automatisch in einem bestehenden Dokument aktualisiert werden oder in ein neues Dokument korrekt eingepflegt werden.

Praktische Serienbrieffunktion 

Mit aconso erstellen Sie Serienbriefe für große Empfängergruppen schnell und effizient – ohne komplexe Freigaben oder manuelle Unterschriftenprozesse. Ob Bonusschreiben, Infobriefe oder andere personalisierte Dokumente: Dank flexibler Vorlagen lassen sich diese unabhängig von bestehenden Workflows generieren.

Ein benutzerfreundlicher Assistent führt Sie durch den Prozess oder ermöglicht den automatisierten Start via Excel-Vorlage – ganz ohne technisches Know-how.

Hohe Integrierbarkeit

Die Software von aconso lässt sich ganz einfach an gängige HR-Systeme andocken. Von SAP über Workday bis ServiceNow – die Software ist flexibel integrierbar. 

aconso ist zudem jahrelanger und verlässlicher SAP-Partner. Die Tools Digitale Personalakte und Automatisierte Dokumentenerzeugung sind technisch und optisch in SAP SuccessFactors integrierbar und kommunizieren nahtlos mit dem Tool. Das sorgt für ein müheloses, programmübergreifendes Verwalten aller dokumentbezogenen Daten.

Viele Tools bieten nur begrenzte Möglichkeiten für eine optimale Dokumentenerzeugung. Mit aconso wird eine umfassende Lösung im Dokumentenmanagement daraus. Dabei müssen sich User nicht davor fürchten, dass sie sich zeitgleich in unterschiedliche Programme einloggen und hin- und herwechseln müssen.

Die Benutzeroberfläche von aconso wird stattdessen nahtlos in SAP SuccessFactors integriert. Auch die Rechte und Rollen werden eins zu eins aus dem benutzten System übernommen. So entfällt die doppelte Pflege vollkommen und alles muss nur einmal eingegeben werden. Die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert sich dadurch erheblich.

Prozessmanagement

Mit der Lösung von aconso lassen sich auf diese Weise auch HR-Prozesse und Workflows erheblich leichter managen, indem sie automatisiert werden.

Der Prozess mit integrierter Dokumentenerzeugung läuft zum Beispiel in folgenden Schritten ab:

1. Nach der Einstellung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin werden in der verwendeten Personalmanagement-Software alle Daten angelegt.
2. HR stößt die gewünschte Dokumentenerzeugung an.
3. aconso kann alle angelegten Daten aus dem führenden System übernehmen und das gewählte Dokument wird automatisch mit den korrekten Daten erzeugt.
4. Mittels integrierter digitaler Signatur (Adobe Acrobat Sign oder DocuSign) können Unterschriften direkt elektronisch eingeholt werden.
5. Das finale Dokument wird automatisiert im passenden Register der Digitalen Personalakte abgelegt.

Wie einfach Prozessverläufe mit der aconso-Lösung strukturiert werden können, lässt sich am Beispiel der Arbeitszeitanpassung erläutern. Hier stellen Mitarbeitende oder Führungskräfte den entsprechenden Antrag im System. Dieses meldet HR den Eingang.

Der Antrag kann nun durch HR geprüft werden. Im Falle der Genehmigung erfolgt eine automatische Berechnung des neuen Gehalts und eine Weiterleitung der Bestätigung an die Führungskraft. Diese kann den Antrag final freigeben oder ablehnen. Bei einer Freigabe erfolgt die automatische Erstellung des neuen Vertragsdokuments unter den angepassten Bedingungen.

Nun erhält die antragstellende Person eine Mitteilung über den Abschluss des Antrags und die jeweilige Vertragsänderung per E-Mail. Abschließend werden alle Dokumente automatisch in der entsprechenden digitalen Personalakte archiviert.

Bewertung des Tools zum Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung von aconso

Die Arbeit mit dem Tool von aconso hat uns durchaus überzeugt. Insgesamt verkürzen sich die Bearbeitungszeiten mit dem System nachweislich. Gleichzeitig macht es die Handhabung vieler Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher.

Vor allem, dass User sich nicht auf ein neues Look & Feel einlassen müssen, sorgt für eine Erleichterung der Bedienung. Diese kann zu Recht als intuitiv bezeichnet werden.

Eine besondere Arbeitserleichterung verspricht vor allem die Möglichkeit der nahtlosen Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme.

Über SAP HXM, SAP SuccessFactors oder andere Systeme in Verbindung mit der aconso-Lösung kann der komplette Erstellungsprozess eines Dokuments direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit aus dem System abrufbar und über das Dokumentenmanagement von aconso weiter verarbeitbar. Eine Alternative wäre der Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen, der auf diese Weise entfällt.

Weitere Pluspunkte des Systems:

• Aktualität garantiert: Direkte Erstellung und Einbindung der Dokumente und Personaldaten
• Individuelles Dashboard: Übersichtliche Startseite mit aktuellen Prozessen und Prozesszuständen
• Reports: Durchgehende Reports und Protokollierung
• Usability: Benutzerfreundliche Portallösung für alle Prozessbeteiligten
• Qualitätsverbesserung durch fehlerfreie Prozesse und Dokumentenerstellung auf Basis von Vorlagen
• Effizienz durch integrierte Dokumentenerstellung
• Zeitersparnis durch automatische Einbindung von Personaldaten

Über SAP HXM, SAP SuccessFactors oder andere Systeme in Verbindung mit der aconso-Lösung kann der komplette Erstellungsprozess eines Dokuments direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit aus dem System abrufbar und über das Dokumentenmanagement von aconso weiter verarbeitbar. Eine Alternative wäre der Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen, der auf diese Weise entfällt.