Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung mit aconso

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr solides Tool

  • Contra

    Keine Preistransparenz

  • Fazit

    Doppelte Buchhaltung hat ein Ende!

Bewertung

4.5
Funktionen
5
Usability
4.6
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

aconsoLange, unübersichtliche Prozesse in HR sorgen für Frustration auf zwei Seiten: Bei denen, die die Prozesse bearbeiten müssen, also HR. Und bei denen, die auf die Bearbeitung warten müssen. HR Softwarehersteller aconso verspricht, hierfür genau die richtige Lösung zu haben und wartet mit einem smarten Tool in punkto Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung auf. „Zeigen Sie, dass HR nicht Schuld an Verzögerungen und stockenden Workflows ist“, verspricht der Hersteller stress geplagten HR-Mitarbeitern. Klingt schon mal vielversprechend! Aber hält Hersteller aconso auch, was er verspricht? Wir haben es uns nicht nehmen lassen, genau das zu testen.

Über aconso

HR-Prozesse im Unternehmen managen und vereinfachen: Das ist das Credo der aconso AG. Über 300 Kunden haben bereits durch die Digitalisierung mit aconso die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz ihrer HR-Prozesse erhöht.

Die Lösungen:

  • Digitales Prozessmanagement: Onboarding, Vertragserstellung, Mutterschutz, Automatisierte Zeugniserstellung
  • Dokumentenmanagement und Archivierung in der Digitalen Personalakte
  • Dokumentenaustausch mit Mitarbeitenden über die Jedermann-Akte
  • Scan-Services zur Posteingangsbearbeitung oder on-demand

Ob in der Cloud oder on premise, ob in SAP, SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung.

Die Tochtergesellschaft aconso Services bietet Unternehmen eine einfache Erfassung von Dokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an.

Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit seinen Premium-Kunden ein: Viele DAX- und MDAX- Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé und zahlreiche andere vertrauen aconso ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z. B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler.

Die Features im Überblick

Durch die Digitalisierung von Prozessen werden viele administrative Schritte automatisiert, die HR ansonsten mit der Hand erledigen müsste. Letzteres dauerte in Zeiten von Papierakten nicht nur lang, sondern war auch äußerst intransparent. Zum Beispiel, weil nicht jeder, der eine Information akut brauchte, auch direkt auf sie zugreifen konnte. Etwa, wenn eine Akte gerade an anderer Stelle in Bearbeitung war.

Digitale und automatisierte Prozesse schaffen hingegen die nötige Transparenz und sorgen gleichzeitig dafür, dass Abläufe effizienter gestaltet werden können. So können verschiedene Abteilungen parallel auf Informationen zugreifen und diese zeitgleich bearbeiten.

Mühelos lassen sich mit dem Tool Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung von aconso zum Beispiel folgende HR-Prozesse steuern:

  • Onboarding-Prozess
  • Prämienschreiben
  • Gehaltserhöhung
  • Arbeitszeitanpassung
  • Vertragserstellung
  • und viele mehr

Die Features im Detail 

aconso

Die meisten HR-Dokumente werden von Personalabteilungen selbst erstellt. aconso unterstützt nicht nur bei dieser Aufgabe, sondern reduziert auch die potenzielle Fehlerquote innerhalb der Personalabteilung.

Dokumente erstellen

Warum, das ist ganz einfach beantwortet. So ist die Dokumentenerzeugung von Hand aufgrund der vielen einfließenden Daten aus verschiedenen Quellen fehleranfällig und zeitaufwändig. Schnell können Tippfehler beim manuellen Datenabgleich entstehen.

Mit der Anwendung von aconso können Personalabteilungen ihre Dokumentenerzeugung nachhaltig durch Digitalisierung erleichtern und mit dem aconso-Prozessmanagement Dokumente auf Knopfdruck erstellen: CI-konform und mit automatischer Datenübernahme aus dem im Haus verwendeten HCM-System wie SAP oder SuccessFactors.

Damit ist sichergestellt, dass bereits vorhandene Daten eins zu eins übernommen werden und von der Software direkt an der richtigen Stelle automatisch in einem bestehenden Dokument aktualisiert werden oder in ein neues Dokument korrekt eingepflegt werden. Das betrifft Personaldokumente wie:

  • Verträge
  • Zeugnisse
  • Gehaltsabrechnungen
  • Bonusschreiben
  • und viele mehr

Hohe Integrierbarkeit

Dabei bietet die Lösung von aconso die optimale Ergänzung zu den weit verbreiteten Anwendungen von SuccessFactors und SAP, aber auch zu anderen Personalverwaltungssystemen. Vor allem SuccessFactors und SAP bieten nur begrenzte Möglichkeiten für eine optimale Dokumentenerzeugung. Mit aconso wird eine umfassende Lösung im Dokumentenmanagement daraus.

Dabei müssen sich Anwender nicht davor fürchten, dass sie sich zeitgleich in unterschiedliche Programme einloggen und hin- und herwechseln müssen.

Die Benutzeroberfläche von aconso wird stattdessen in SuccessFactors, SAP oder jedes andere Personalverwaltungstool integriert. Auch die Rechte und Rollen werden eins zu eins aus dem benutzten System übernommen.

Das gilt auch für sämtliche vorgehaltenen Daten, die für verschiedene Dokumente relevant sind, die per Live-Abfrage automatisch in das aconso-Tool integriert werden. So entfällt die doppelte Pflege vollkommen und alles muss nur einmal eingegeben werden. Die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert sich dadurch erheblich.

Prozessmanagement

Mit der Lösung von aconso lassen sich auf diese Weise auch HR-Prozesse und Workflows erheblich leichter managen, indem sie automatisiert werden.

Der Prozess mit integrierter Dokumentenerzeugung läuft zum Beispiel in folgenden Schritten ab:

  1. Nach der Einstellung eines Mitarbeiters werden in der verwendeten Personalmanagement-Software alle Daten angelegt.
  2. Der HR-Mitarbeiter stößt die gewünschte Dokumentenerzeugung an.
  3. aconso kann alle angelegten Daten aus dem führenden System übernehmen und das gewählte Dokument wird automatisch mit den korrekten Daten erzeugt.
  4. Das finale Dokument wird automatisiert im passenden Register der Digitalen Personalakte des entsprechenden Mitarbeiters abgelegt.

Wie einfach Prozessverläufe mit der aconso-Lösung strukturiert werden können, lässt sich am Beispiel der Arbeitszeitanpassung erläutern. Hier stellt ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft den entsprechenden Antrag im System. Dieses meldet HR den Eingang.

Der Antrag kann nun durch den Sachbearbeiter geprüft werden. Im Falle der Genehmigung erfolgt eine automatische Berechnung des neuen Gehalts und eine Weiterleitung der Bestätigung an die Führungskraft. Diese kann den Antrag final freigeben oder ablehnen. Bei einer Freigabe erfolgt die automatische Erstellung des neuen Vertragsdokuments unter den angepassten Bedingungen.

Nun erhält der Mitarbeiter eine Mitteilung über den Abschluss des Antrags und die jeweilige Vertragsänderung per E-Mail. Abschließend werden alle Dokumente automatisch in der Digitalen Personalakte archiviert.

Bewertung

Die Arbeit mit dem Tool von aconso hat uns durchaus überzeugt. Insgesamt verkürzen sich die Bearbeitungszeiten mit dem System nachweislich. Gleichzeitig macht es die Handhabung vieler Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher.

Vor allem, dass Nutzer sich nicht auf ein neues Look&Feel einlassen müssen, sorgt für eine Erleichterung der Bedienung. Diese kann zu Recht als intuitiv bezeichnet werden.

Eine besondere Arbeitserleichterung verspricht vor allem die Möglichkeit der nahtlosen Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme.

Über SAP, SuccessFactors oder andere Systeme in Verbindung mit der aconso-Lösung kann der komplette Erstellungsprozess eines Dokuments direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit aus dem System abrufbar und über das Dokumentenmanagement von aconso weiter verarbeitbar. Eine Alternative wäre der Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen, der auf diese Weise entfällt.

Weitere Pluspunkte des Systems:

  • Aktualität garantiert: Direkte Erstellung und Einbindung der Dokumente und Personaldaten
  • Individuelles Dashboard: Übersichtliche Startseite mit aktuellen Prozessen und Prozesszuständen
  • Reports: Durchgehende Reports und Protokollierung
  • Usability: Benutzerfreundliche Portallösung für alle Prozessbeteiligten
  • Qualitätsverbesserung durch fehlerfreie Prozesse und Dokumentenerstellung auf Basis von Vorlagen
  • Effizienz durch integrierte Dokumentenerstellung
  • Zeitersparnis durch automatische Einbindung von Personaldaten

Ein besonderes Plus ist auch die mobile Verfügbarkeit des aconso Prozessmanagements. Auf diese Weise können Anwender aus einst zeitfressenden Aufgaben 15-Sekunden-Jobs machen: Urlaub beantragen, Zeugnis-Bewertungen durchführen, Prämien genehmigen – all diese administrativen Aufgaben lassen sich einfach von unterwegs, kurz vor Abflug oder dem nächsten Termin über das Handy erledigen. So sind Prozesse immer im Fluss und kommen nicht ins Stocken.

Support

Auch das Thema Support wird bei aconso großgeschrieben. Der HR Software Anbieter setzt zur Implementierung seiner Lösungen ein standardisiertes Kundenprojekt auf, das folgende Schritte umfasst:

  • Kick-Off Workshop: Beim Kunden vor Ort werden Timelines für das Projekt festgelegt und die ersten Schritte definiert.
  • Installation: Nach eventuellem Customizing der Lösung werden nötige Komponenten beim Anwender lokal installiert bzw. in der Cloud bereitgestellt.
  • Integration in das vorhandene HCM: Mit der Installation vor Ort ist der Weg frei für die Integration in das HCM des Kunden, so dass Stammdaten übernommen und Daten ausgetauscht werden können. Jetzt werden Schnittstellen konfiguriert und bereitgestellt.
  • Schulung: Steht die Technik, geht es daran, die User zu schulen. Auch intuitive Oberflächen erfordern die ein oder andere Erklärung, wenn es um spezielle Abläufe geht. Die aconso Academy organisiert die passende Anwenderschulung.

Datenschutz

Auch dem Datenschutz trägt aconso Rechnung. So garantieren innerhalb des Systems rollenbasierte Zugriffsrechte deutsche Datenschutzkonformität: Auf diese Weise bekommt jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Nicht nur die on Premise-Lösung von aconso, sondern auch die Cloud-Lösung erfüllt sämtliche deutschen Sicherheitsstandards. Letztes ist insbesondere bei der Vorhaltung personenbezogener Daten von Relevanz, die per Gesetz als besonders schützenswert gelten.

Bereits seit 2005 beschäftigen sich die Experten der aconso intensiv mit dem Thema Cloud Services und sind Vorreiter für Human Resources Lösungen in der Cloud. Heute ist der Cloud-Betrieb eine Selbstverständlichkeit und Standard-Bestandteil des Portfolios des HR Software Herstellers.

Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteile:

  • Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISAE 3402 und ISO 27001 Kontrollen
  • Betrieb und Administration der Software durch aconso
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
  • Standortunabhängiger Zugriff über den Webbrowser per VPN-Zugang

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.