Die Features im Überblick
Durch die Digitalisierung von dokumentenbasierten HR-Prozessen werden viele administrative Schritte automatisiert, die HR ansonsten mit der Hand erledigen müsste. Letzteres dauerte in Zeiten von Papierakten nicht nur lang, sondern war auch äußerst intransparent. Zum Beispiel, weil nicht jeder, der eine Information akut brauchte, auch direkt auf sie zugreifen konnte. Etwa, wenn eine Personalakte in Papierform gerade an anderer Stelle in Bearbeitung war.
Digitale und automatisierte Prozesse schaffen hingegen die nötige Transparenz und sorgen gleichzeitig dafür, dass Abläufe effizienter gestaltet werden können. So können verschiedene Abteilungen parallel auf Informationen zugreifen und diese zeitgleich bearbeiten.
Mühelos lassen sich mit dem Tool Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung von aconso zum Beispiel folgende HR-Prozesse steuern:
- Onboarding-Prozess
- Prämienschreiben
- Gehaltserhöhung
- Arbeitszeitanpassung
- Arbeitsvertragserstellung
- Zeugniserstellung
- und viele mehr
Die Features im Detail
Die meisten HR-Dokumente werden von Personalabteilungen selbst erstellt. aconso unterstützt nicht nur bei dieser Aufgabe, sondern reduziert auch die potenzielle Fehlerquote innerhalb der Personalabteilung.
Dokumente erstellen
Warum, das ist ganz einfach beantwortet. So ist die Dokumentenerzeugung von Hand aufgrund der vielen einfließenden Daten aus verschiedenen Quellen fehleranfällig und zeitaufwendig. Schnell können Tippfehler beim manuellen Datenabgleich entstehen.
Mit der Anwendung von aconso können Personalabteilungen ihre Dokumentenerzeugung nachhaltig durch Digitalisierung erleichtern und mit dem aconso-Prozessmanagement Dokumente auf Knopfdruck erstellen: CI-konform und mit automatischer Datenübernahme aus dem im Haus verwendeten HCM-System wie SAP HXM oderSAP SuccessFactors.
Damit ist sichergestellt, dass bereits vorhandene Daten eins zu eins übernommen werden und von der Software direkt an der richtigen Stelle automatisch in einem bestehenden Dokument aktualisiert werden oder in ein neues Dokument korrekt eingepflegt werden. Das betrifft Personaldokumente wie:
- Arbeitsverträge
- Zeugnisse
- Gehaltsanpassungen
- Bonus- & Prämienschreiben
- Serienbriefe
- und viele mehr
Hohe Integrierbarkeit
Vor allem SAP SuccessFactors und SAP HXM bieten nur begrenzte Möglichkeiten für eine optimale Dokumentenerzeugung. Mit aconso wird eine umfassende Lösung im Dokumentenmanagement daraus. Dabei müssen sich User nicht davor fürchten, dass sie sich zeitgleich in unterschiedliche Programme einloggen und hin- und herwechseln müssen.
Die Benutzeroberfläche von aconso wird stattdessen nahtlos in SAP SuccessFactors integriert. Auch die Rechte und Rollen werden eins zu eins aus dem benutzten System übernommen.
Das gilt auch für sämtliche vorgehaltenen Daten, die für verschiedene Dokumente relevant sind, die per Live-Abfrage automatisch in das aconso-Tool integriert werden. So entfällt die doppelte Pflege vollkommen und alles muss nur einmal eingegeben werden. Die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert sich dadurch erheblich.
Prozessmanagement
Mit der Lösung von aconso lassen sich auf diese Weise auch HR-Prozesse und Workflows erheblich leichter managen, indem sie automatisiert werden.
Der Prozess mit integrierter Dokumentenerzeugung läuft zum Beispiel in folgenden Schritten ab:
- Nach der Einstellung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin werden in der verwendeten Personalmanagement-Software alle Daten angelegt.
- HR stößt die gewünschte Dokumentenerzeugung an.
- aconso kann alle angelegten Daten aus dem führenden System übernehmen und das gewählte Dokument wird automatisch mit den korrekten Daten erzeugt.
- Mittels integrierter digitaler Signatur von DocuSign können Unterschriften direkt elektronisch eingeholt werden.
- Das finale Dokument wird automatisiert im passenden Register der Digitalen Personalakte abgelegt.
Wie einfach Prozessverläufe mit der aconso-Lösung strukturiert werden können, lässt sich am Beispiel der Arbeitszeitanpassung erläutern. Hier stellen Mitarbeitende oder Führungskräfte den entsprechenden Antrag im System. Dieses meldet HR den Eingang.
Der Antrag kann nun durch HR geprüft werden. Im Falle der Genehmigung erfolgt eine automatische Berechnung des neuen Gehalts und eine Weiterleitung der Bestätigung an die Führungskraft. Diese kann den Antrag final freigeben oder ablehnen. Bei einer Freigabe erfolgt die automatische Erstellung des neuen Vertragsdokuments unter den angepassten Bedingungen.
Nun erhält die antragstellende Person eine Mitteilung über den Abschluss des Antrags und die jeweilige Vertragsänderung per E-Mail. Abschließend werden alle Dokumente automatisch in der entsprechenden digitalen Personalakte archiviert.
Bewertung des Tools zum Prozessmanagement und Dokumentenerzeugung von aconso
Die Arbeit mit dem Tool von aconso hat uns durchaus überzeugt. Insgesamt verkürzen sich die Bearbeitungszeiten mit dem System nachweislich. Gleichzeitig macht es die Handhabung vieler Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher.
Vor allem, dass User sich nicht auf ein neues Look & Feel einlassen müssen, sorgt für eine Erleichterung der Bedienung. Diese kann zu Recht als intuitiv bezeichnet werden.
Eine besondere Arbeitserleichterung verspricht vor allem die Möglichkeit der nahtlosen Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme.
Über SAP HXM, SAP SuccessFactors oder andere Systeme in Verbindung mit der aconso-Lösung kann der komplette Erstellungsprozess eines Dokuments direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit aus dem System abrufbar und über das Dokumentenmanagement von aconso weiter verarbeitbar. Eine Alternative wäre der Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen, der auf diese Weise entfällt.
Weitere Pluspunkte des Systems:
- Aktualität garantiert: Direkte Erstellung und Einbindung der Dokumente und Personaldaten
- Individuelles Dashboard: Übersichtliche Startseite mit aktuellen Prozessen und Prozesszuständen
- Reports: Durchgehende Reports und Protokollierung
- Usability: Benutzerfreundliche Portallösung für alle Prozessbeteiligten
- Qualitätsverbesserung durch fehlerfreie Prozesse und Dokumentenerstellung auf Basis von Vorlagen
- Effizienz durch integrierte Dokumentenerstellung
- Zeitersparnis durch automatische Einbindung von Personaldaten
Über SAP HXM, SAP SuccessFactors oder andere Systeme in Verbindung mit der aconso-Lösung kann der komplette Erstellungsprozess eines Dokuments direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit aus dem System abrufbar und über das Dokumentenmanagement von aconso weiter verarbeitbar. Eine Alternative wäre der Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen, der auf diese Weise entfällt.
