Infoniqa: Recruiting-Software mit 70% Zeitersparnis

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr guter Funktionsumfang

  • Contra

    Keine Angaben zum Preis

  • Fazit

    Hochwertiges Produkt

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
4.4
Einrichtung
4.4
Kundenfeedback

infoniqa„Hilfe, mein HR System heißt Excel.“ Personalverantwortlichen, die diesen Satz unterschreiben können, bietet HR Software Hersteller Infoniqa Abhilfe mit seiner Software „engage!“. Warum kompliziert, wenn es auch „engage!“ sein kann, fragt der Spezialist für Software- und Service-Lösungen in allen Bereichen der Personalarbeit forsch in seinen Unterlagen. Sowas gefällt uns. Daher haben wir uns die Lösung für das Bewerbermanagement einmal genau angeschaut.   

Über das Unternehmen

Die Infoniqa HR Gruppe ist Spezialist für Software- und Service-Lösungen in allen Bereichen der Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 2.500 Kunden mit mehr als 1,5 Millionen Arbeitnehmern.

Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ stehen 130 Mitarbeiter in engem persönlichem Austausch mit den Anwendern, um Software und Services optimal auf die Bedürfnisse von Personalabteilungen zuzuschneiden.

Die Angebotspalette umfasst neben der plattformübergreifenden Web-HR-Software „Infoniqa engage“ auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen Infoniqa Payroll, Infoniqa LGVplus und Infoniqa LGA, die Zeitwirtschaftslösungen Infoniqa TIME und Infoniqa Zeit+ sowie Dienstleistungen wie Lohn-Outsourcing (BPO), Software-Hosting (ASP), Consulting und Schulungen. Die Infoniqa HR Gruppe verfügt über acht eigene Gesellschaften in Wels, Salzburg, Wien, Linz und Graz (A), Böblingen und Brakel (D) sowie Zürich (CH).

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Die HR Software „engage!“ ist modular aufgebaut und deckt folgende Bereiche ab:

  • Personalmanagement
  • Bewerbermanagement
  • eLearning
  • Seminarmanagement
  • Talentmanagement

Folgende Features bildet das Modul Bewerbermanagement ab:

  • Bewerberverwaltung: Bewerberdokumente und Prozesse stets im Blick.
  • e-Recruiting: Mit der eigenen Online JobBörse rasch und professionell Stellenanzeigen erstellen.
  • Recruiting Cockpit & Auswertungen: Das Recruiting-Cockpit informiert über Stellen, Organisationseinheiten, Kostenstellen, Art und Form der Bewerbungen, Zeitraum sowie Bewerber je Medium.
  • Bewerberstromanalyse: Die engage!-JobBörse zeigt Anwendern übersichtlich an, wann und von wo, von wem und wie Bewerbungen eingehen. Mit informativen Statistiken haben Personalverantwortliche stets einen Überblick über ihre eRecruiting-Aktivitäten.
  • Social Media Integration: Die Online JobBörse ist mit den Sozialen Medien voll vernetzt. Mit der Multiposting-Funktion lassen sich Job-Anzeigen aus engage! auch in Social-Media-Plattformen wie XING, Facebook und LinkedIn einfach und rasch posten.

Die einzelnen Funktionen im Detail

Bewerberverwaltung

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Mit dem Modul Bewerbermanagement der HR Software „engage!“ können Anwender im Gebiet der Bewerberverwaltung rasch und einfach:

  • Bewerber beurteilen
  • Lebensläufe automatisiert auslesen (CV-Parsing)
  • Bewerber verwalten
  • Individuelle Anpassung an Unternehmens-CI
  • Frei definierbare Online-Bewerbungsbögen
  • Integration in die Unternehmens-Homepage über eine Schnittstelle
  • Eingehende Bewerbungen sofort bearbeiten
  • Unterstützung von E-Mail- sowie Postbewerbungen
  • Durchführung von Zugriffsanalysen
  • Mit RSS-Feeds Interessenten auf dem Laufenden halten

Die Bewerberverwaltung ist mit praktischen Funktionen wie einem Bewerber-Self-Service ausgestattet, was den Recruiting-Prozess beschleunigt, vereinfacht und dabei hilft, Zeit und Kosten zu sparen.

Sämtliche Bewerberinformationen werden automatisiert erfasst und können von Personalverantwortlichen bewertet und verschlagtwortet werden. Eine Übersicht über den Status Quo im Bewerbungsverlauf, Erinnerungen und unterstützende OnBoarding-Funktionen vereinfachen den Workflow außerdem. Hinzu kommt, dass das Programm alle Statusänderungen, Kommentare und Termine lückenlos protokolliert.

Weitere Features sind:

  • Verwaltung der Bewerberdaten und Suche aus dem Bewerberpool
  • Automatisierte Erstellung einer Bewerbungsmappe auf einen Click
  • Integrierter Schriftverkehr:
    • Absage
    • Evidenz
    • Terminvereinbarung
  • Terminmanagement mit Outlook-Integration
  • Verwaltung von Bewerberdokumenten

e-Recruiting

Die e-Recruiting Funktionen beschleunigen die Personalfindung. Mit der Online JobBörse „engage!“ lassen sich im Handumdrehen professionelle Stellenanzeigen erstellen. Diese können mit wenigen Klicks per Multiposting-Verfahren bei allen gängigen Jobportalen und in Printmedien geschaltet werden.

Auch eine Funktion zur Veröffentlichung der Vakanzen auf den sozialen Netzwerken gibt es. Insbesondere junge Bewerber verbringen einen Großteil ihrer Zeit online. Studien ergaben, dass sie sich bis zu 4,5 Stunden am Tag im mobilen Netz bewegen. Zumeist auf Social Media Portalen. Dem Recruiting über Social Media kommt daher ein immer größerer Stellenwert zu.

Dem hat Hersteller Infoniqa Rechnung getragen. Die Online-JobBörse ist mit den Sozialen Medien voll vernetzt. Mit der Multiposting-Funktion lassen sich Job-Anzeigen aus engage! in Social-Media-Plattformen wie XING, Facebook und LinkedIn einfach und rasch posten. So können Anwender auch diese Kanäle für ihre Personalsuche nutzen.

Nützliche Features wie eine Budgetübersicht oder die Google Umkreissuche stehen ebenfalls zur Verfügung.

Damit nicht genug. Auch die One-Click-Bewerbung ist im Portfolio enthalten:Hierfür bietet der Hersteller zwei Möglichkeiten:

  • Lebenslauf hochladen
  • Bewerbung mittels XING-Profil

Mit dem Upload werden alle relevanten Profildaten für die Bewerbung nach engage! übernommen: Kontaktdaten, Foto, beruflicher Werdegang, Ausbildung sowie Studium und Sprachkenntnisse.

Recruiting Cockpit & Auswertungen

engage!

Das engage!-Recruiting Cockpit informiert über Stellenanforderungen, Organisationseinheiten, Kostenstellen, Art und Form der Bewerbungen, Zeitraum sowie Bewerber je Medium. Die Informationen lassen sich einfach per Klick abrufen und auch nach MS-Excel exportieren.

Mit dem Recruiting Cockpit haben Personalverantwortliche alle wichtigen Recruiting-Kennzahlen und -Kosten stets im Überblick dank praktisch anwendbarer, tagesaktuelle Auswertungen und Reports.

Bewerberstromanalyse

Um zu wissen, ob der eigene Recruiting Mix stimmt, ob man also die richtigen Vakanzen auf den richtigen Portalen geschaltet hat, ist ein Überblick über die Bewerberströme wichtig.

Auch dafür ist mit „engage!“ gesorgt. Anwender können über eine Bewerberstromanalyse die „Digitalen Fußabdrücke“ ihrer Jobanwärter analysieren: Die engage! JobBörse zeigt an, wann und von wo, von wem und wie Bewerbungen eingehen. Mit diesen Statistiken haben Recruiter einen Überblick zu ihren eRecruiting-Aktivitäten.

Das sorgt für ein Plus an Transparenz in der Personalbeschaffung, immerhin kann man sich zu jeder Recruiting-Kampagne ein unmittelbares Feedback einholen und den Prozess auf Basis dieser Erkenntnisse in der Zukunft genauer ausrichten.

Bewerberauswahl

engage!

Diese Funktionen vereinfachen die Bewerber-Auswahl:

  • Bewerber Matching
  • Bewerber Ranking
  • Unterstützung bei der Organisation von Interview-Terminen
  • Interview-Leitfäden
  • Einschätzung von Bewerbern nach Kompetenzprofilen
  • Bewertung / Einstufung von Bewerbern
  • Unterstützung bei der Auswahl durch Vergleichsübersichten

Datenschutz

Und noch ein paar Worte zum Datenschutz: engage! bietet ein Vielzahl von Funktionen die dem Datenschutz dienen. Es wird damit ein sehr hoher Grad an Datenschutzkonformität erreicht.

  • Jeder Benutzerzugang in engage! wird eindeutig an eine Person gebunden.
  • Jeder Anmeldeversuch an engage! wird protokolliert.

Außerdem können die Benutzerkennwortregeln frei nach Wunsch konfiguriert werden. Viele verschiedene Einstellungen sind möglich:

  • Mindestlänge
  • Zeichensätze
  • Groß- und Kleinschreibung
  • Zahlen und Sonderzeichen
  • Erzwingen der Neuvergabe eines Passwortes
  • Sperre des Benutzers nach x Fehlversuchen.

Durch den Zugriff auf engage! über HTTPS werden die zwischen Client und Server ausgetauschten Daten verschlüsselt weitergegeben.

Umfangreiches Sichtrechtekonzept

engage! verfügt über ein umfangreiches Sichtrechtekonzept, das dafür sorgt, dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Mitarbeiter ohne Personalverantwortung können grundsätzlich nur „sich selbst“ sehen. Welche Daten sie sehen dürfen bzw. welche Aktionen (Ändern, Neu, Löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert
  • Mitarbeiter mit Personalverantwortung (z.B. Führungskräfte) sehen „sich selbst“ und alle „Köpfe“ für die sie verantwortlich sind. Welche Daten sie sehen dürfen, bzw. welche Aktionen (Ändern, Neu, Löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert

Journalisierung und Zugriffsprotokollierung

engage! bietet mit der Journalisierung und Zugriffsprotokollierung umfangreiche Funktionen, durch die alle lesenden Zugriffe und alle Änderungen von personenbezogenen Daten protokolliert werden.

Was wird protokolliert?

  • Es werden alle Daten die einen Personenbezug haben protokolliert.
    • Personaldaten
    • Adressdaten
    • Berufsbildungen
    • Weiterbildungen
    • Bewerbungen
    • uvm.

Welche Informationen gehen aus dem Protokoll hervor?

  • Benutzerzuordnung: Von welchem Benutzer wurde der entsprechende Datensatz angelegt/geändert/gelöscht
  • Zeitpunkt: Wann wurden der Datensatz geändert
  • Weitere Änderungen: Wurden im Zuge dieser Änderung andere Datensätzeauch angelegt/geändert/gelöscht
  • Lesezugriffe: Zusätzlich können auch Lesezugriffe protokolliert werden

Der Zugriff auf die Lesezugriffs- und Änderungsprotokolle ist selbstverständlich berechtigungsgesteuert. Das Leseprotokoll kann nach frei definierten Zeiträumen von autorisierten Personen gelöscht werden.

Bewertung

Das Bewerbermanagement engage! von Infoniqa hat uns durchaus überzeugt: Dabei waren nicht nur die umfassenden Funktionalitäten, die auch neue Technologien wie CV-Parsing, bei dem der Algorithmus eingesandte CV’s automatisiert ausliest, oder Kandidaten Matching, bei dem der Algorithmus die für eine Vakanz gesuchten Fähigkeiten mit denen des Kandidaten automatisiert abgleicht, entscheidend.

Auch die Möglichkeit zur sich immer stärker verbreitenden One-Click-Bewerbung, bei der sich Kandidaten mit ihrem Xing-Profil auf eine Stelle bewerben können, ist gegeben. Positiv! Denn dieses Feature wird von Kandidatenseite zunehmend beliebter.

Die Lösung überzeugte aber generell durch ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und ihre hohe Flexibilität. Sie lässt sich genau auf die Bedürfnisse des Anwenders zuschneiden und sich auch im internationalen Umfeld problemlos einsetzen, was in Zeiten der Globalisierung immer wichtiger wird.

Auch an die Bedürfnisse der Bewerber ist gedacht. Unmittelbar nach ihrer Bewerbung erhalten sie eine Feedback-Mail, dass die Unterlagen angekommen sind und bearbeitet werden. Dass dieser zunächst positive Eindruck des Kandidaten auch bestehen bleibt, dafür sorgen die zahlreichen automatisierten Workflows von engage!, die die Kommunikation mit den Bewerbern erleichtern.

Dazu gehören beispielsweise das Weiterleiten von Bewerbungsunterlagen an andere Filialen, automatisierte Zu- und Absagen, eine Verwaltung der Evidenzen oder auch Erinnerungen an die zuständigen Vorgesetzten.

Das sorgt dafür, dass der Recruiting Prozess stets im Fluss ist und der Bewerber stets zeitnah Informationen bekommt, wie es weitergeht. Das ist Talenten besonders wichtig: Studien haben ergeben, dass das Schlimmste, was einem Bewerber heutzutage passieren kann, eine mehrwöchige Wartezeit auf eine Bewerbung ist.

Noch können Recruiter und Fachabteilungen allerdings nicht per App auf das Bewerbermanagement Tool zugreifen. Doch diese ist in Vorbereitung.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.