5 Tipps für Ihr digitales Informationsmanagement mit Microsoft OneNote

Wir stellen Ihnen in diesem Artikel digitales Informationsmanagement unter Verwendung von Microsoft OneNote vor und geben Ihnen fünf Tipps, wie Sie mit dem praktischen und kosten
losen Helfer Ihren Informationsaustausch verbessern können.

Warum Sie jetzt mit digitalem Informationsmanagement starten sollten

Tag für Tag prasseln hunderte kleinster Informationschnipsel auf uns ein. Sie kommen per Telefon, per E-Mail, über Facebook, im Instant Messenger, über das gute alte Faxgerät oder aus dem Mund des Kollegen, der “nur mal schnell” etwas loswerden möchte. Schnell wird klar: Diese Informationsflut kann niemand im Kopf behalten und so viel Bildschirmrand steht an keinem Arbeitsplatz zur Verfügung, dass er die ganzen Klebezettel aufnehmen könnte die nötig wären, um das alles aufzuschreiben.

Digitale Informationssysteme wie Microsoft OneNote  können hier Abhilfe schaffen: Egal ob zur Korrespondenz, als Notizenarchiv, als Dokumentenserver, zur Projektplanung oder zum Dateiaustausch helfen moderne, cloudbasierte Lösungen vielen Projekten oder dem ganzen Unternehmen auf die Sprünge.
Ein E-Mail Postfach reicht heute keineswegs mehr aus, um die jede Minute auf uns einströmenden digitalen Informationen sinnvoll zu verarbeiten. Bilder, Tabellen, Präsentationen, Audiomitschnitte, Videos und vor allem Notizen – alles zusammen füllt in vielen Unternehmen leider immer noch recht planlos Serverordner, deren sichere Anbindung für Außendienst und freie Mitarbeiter leider keinesfalls einfach realisierbar ist.
Mit einem digitalen Informationsmanagementsystem wie Microsoft OneNote geht Ihnen kein Gedanke, kein Dokument und keine Idee mehr verloren. Wie in einem digitalen Scrapbook, also einem collagenartigen Sammelalbum, können Sie digitale Informationen jeglicher Art sammeln und sortieren. Projektmanagement, Koordination von Außendienst und freien Mitarbeitern, Ideensammlungen und Brainstormings – alles kein Problem mit OneNote.

Tipp Nummer eins: Teilen Sie blitzschnell Informationen

OneNote hat seine Stärken nicht nur im Sammeln, sondern vor allem auch im Teilen von Informationen. Hierzu kann der Speicherort für Daten aus dem Programm entweder auf den firmeneigenen Server oder auf Microsofts Clouddienst OneDrive festgelegt werden. In der neuesten Version von Microsoft Office sind ein Terabyte Cloudspeicher enthalten, was für die meisten Teams oder auch kleinere Unternehmen mehr als ausreichend sein dürfte. Spezielle Sicherheitspakete sorgen dafür, dass auch sensible Daten im Cloudspeicher sicher untergebracht sind.

Tipp Numner zwei: Außendienst und freie Mitarbeiter einbinden

OneNote lässt sich nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs vom mobilen Endgerät oder aus dem Homeoffice nutzen. Neben der Desktop-Oberfläche stellt das System auch eine Webanwendung bereit, die von jedem Browser nach Eingabe von Benutzername und Kennwort aufgerufen werden kann. So werden Außendienst- und freie Mitarbeiter in den Informations- und Datenfluss eingebunden und können gemeinsam mit den Mitarbeitern im Unternehmen vor Ort Projekte planen und voranbringen.

Tipp Nummer drei: Ihr digitales Gedächtnis mit Suchfunktion

OneNote kann nicht nur eine riesige Menge an Informationen speichern – es kann sie auch perfekt indexieren. So wird jede Texteingabe in OneNote direkt für eine kontextuelle Suche erfasst. Dies betrifft sowohl Texte als Ganzes als auch Bilder, Präsentationen, Videos und Audiodateien, die Sie mit bestimmten Stichworten (Tags) versehen können. Später genügt es, einen bestimmten Begriff aus diesen Texten oder ein bestimmtes Stichwort einzugeben und schon erscheint der gesuchte Inhalt auf Ihrem Bildschirm.

Tipp Nummer vier: Strukturieren Sie Ihre Ablage ganz nach Ihren Bedürfnissen

Wenn Sie sich nach diesen ersten drei Tipps bereits für OneNote erwärmen können, kommen wir nun zu einem Tipp für die konkrete Umsetzung eines funktionellen, digitalen OneNote-Ablagesystems. Dieses hat, richtig und konsequent angewendet, das Potential Ihre Papierablage vollständig zu ersetzen und Ihnen so jede Menge Druckkosten und vor allem Suchzeiten zu ersparen.
Beispielthemen für OneNote können sein:

• Zuständigkeiten
• Kostenstellenplan
• Telefonliste
• Organigramm
• Terminplan Mitarbeitende
• Regeln Zeiterfassung
• Urlaubsantrag
• E-Mail-Spielregeln
• Servicestandards
• Organisation von Firmenwagen
• Wichtige Adressen

…und vieles mehr, was sich in Ihrem Unternehmen als eigenes Thema anbietet.
Nachdem die Themen erstellt sind und in einer Erstbefüllung mit den wichtigsten Informationen sowie genauen Spielregeln für die Nutzung und Pflege versehen sind, kann die Arbeit mit OneNote auch schon losgehen: Die Themen werden konkret beteiligten Mitarbeitern zugewiesen, eventuelle Mobilzugänge auf Tablets und Smartphones eingerichtet, freie Mitarbeiter werden über die browsergestützte Version eingebunden. Auch Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen lassen sich in OneNote erfassen und blitzschnell in E-Mails, Dokumente und Präsentationen einbinden.

Tipp Nummer fünf: Archivieren Sie Ihre Notizen für den späteren Gebrauch

Nichts ist so flüchtig wie eine gute Idee: Zum Festhalten spontaner Einfälle ist OneNote  ideal geeignet. Sie können sogar mit der Maus oder dem Finger auf dem Touchscreen kleine Skizzen anfertigen, die einen Prozess oder ein Modell verdeutlichen und Ihnen später bei der Umsetzung den entscheidenden Denkanstoß geben.
Sind die Projekte vorüber, kann OneNote dank des großzügigen Cloudspeichers digitale Informationen aus vergangenen Projekten in großem Umfang archivieren. Besonders wichtig ist dabei, dass Sie ein strukturiertes Archivsystem anwenden, das sich konzeptionell an Ihre Basisstruktur anlehnt.
Ein Beispiel: Wenn Sie jedem Thema oder Projekt einen Archivordner zuweisen, der eindeutig mit Name und Datum versehen ist, können Vorversionen, Ausgangsideen und Skizzen auch im Nachhinein jederzeit nachvollzogen werden.

Extra-Tipp: Das OneNote-Kompendium für Fortgeschrittene

Der Büro Kaizen-Experte Jürgen Kurz hat hier gemeinsam mit seinem Team eine Tipp-Sammlung mit OneNote-Funktionen für Fortgeschrittene bereitgestellt. Mit dieser können auch Anwender mit Anfangserfahrungen in OneNote neue, nützliche und produktive Funktionen entdecken.

Mit OneNote zum nächsten Level des digitalen Informationsmanagements

Sie haben jetzt einige Funktionen von OneNote kennengelernt, die Ihren Arbeitsalltag bereits entscheidend bereichern und, im Bezug auf Klebezettelflut und Papierkrieg, deutlich erleichtern dürfen. Welche Funktionen OneNote für die eigenen und individuellen Bedürfnisse bietet, finden Sie aber am besten selbst heraus – durch intuitives Ausprobieren und im Dialog mit Ihrem Team. So arbeiten Sie gemeinsam einen Plan, eine Struktur und Regeln aus, die OneNote in Ihren Alltag einführen und Ihnen so das gemeinsame Arbeiten leichter und effizienter gestalten. Packen Sie es an! (Titelbild: foxyburrow, Fotolia.com)

AUTORENINFORMATIONEN

Der Bestseller-Autor Jürgen Kurz („Für immer aufgeräumt“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. Auf seiner Webseite www.buero-kaizen.de gibt es kostenlose Checklisten, Tipps und hilfreiche Praxisbeispiele als Download.

Marcel Miller ist der Experte für digitale Effizienz. Er hat die Prinzipien der „Für immer aufgeräumt“-Methode zusammen mit Jürgen Kurz auf den digitalen Bereich übertragen. Als Key-Account-Manager, Senior Consultant und lizenzierter TEMP-Trainer liegen seine Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement mit Outlook und Wissensmanagement mit OneNote