Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: So klappt’s mit Softworks in der Praxis
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts Erfurt im September 2021 sorgte für jede Menge Wirbel. Doch obwohl eine generelle Pflicht besteht, Arbeitszeiten zu dokumentieren, halten sich noch immer längst nicht alle Unternehmen daran. Der Grund: Die praktische Umsetzung gestaltet sich häufig schwierig. Dabei gibt es unkomplizierte Lösungen.
Normalerweise stehen deutsche Unternehmen weltweit für Zuverlässigkeit, Präzision und Produkte sowie Arbeitsergebnisse höchster Qualität. Das Gütesiegel „Made in Germany“ kommt nach wie vor gut an. Umso überraschender ist die Tatsache, dass unzählige Unternehmen derzeit gegen geltendes Recht verstoßen bzw. sich in einer Grauzone bewegen. Der Grund dafür ist der Entscheid des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt aus dem September 2021 zum Thema Arbeitszeiterfassung.
Das höchste deutsche Arbeitsgerichte stellte klar, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen – unabhängig von der Mitarbeiterzahl und der Tatsache, ob es einen Betriebsrat gibt.
Arbeitszeiterfassungspflicht: Die rechtliche Grundlage
Die Richter bezogen sich dabei auf einen Entscheid des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019, bei dem das Arbeitsschutzgesetz im Zentrum der Überlegungen stand. Die Einhaltung der entsprechenden Regelungen und die Berücksichtigung der Rechte der Arbeitnehmer sei nur dann möglich, wenn die geleistete Arbeitszeit ordnungsgemäß aufgezeichnet wird. Um die Umsetzung der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88) zu gewährleisten, sei die Einführung eines „objektiven, zuverlässigen und zugänglichen Arbeitszeiterfassungssystems“ erforderlich. Sprich: Ohne eine elektronische Form der Zeiterfassung geht es nicht (mehr).
Da die Bundesregierung jedoch das Arbeitszeitschutzgesetz bislang noch immer nicht entsprechend angepasst hat, um den Entscheid in nationales Recht umzusetzen, herrscht in Deutschland eine regelrechte Grauzone. Zwar plant Bundesarbeitsminister Heil schon seit längerem eine Gesetzesänderung, doch bislang herrscht hier nach wie vor das berühmt-berüchtigte Schweigen im Walde.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Die Folgen für Arbeitgeber
Mit der Konsequenz, dass zahllose Unternehmen und damit auch Millionen Arbeitnehmer gegen das Gesetz verstoßen. Hintergrund dafür ist in vielen Fällen schlicht die Unkenntnis darüber, wie sich eine geeignete elektronische Arbeitszeiterfassung in den verschiedenen Betrieben und Branchen mit unterschiedlichsten Einsatzformen realisieren ließe. Und auch, weil das EuGH-Urteil selbst nicht genauer ausführt, wie eine geeignete Form der Erfassung aussehen könnte.
Sind nun also die Unternehmen im Vorteil, die niemals ganz der Stechuhr abgeschworen haben? Nur bedingt, denn das neue Recht fordert, dass ein geeignetes Zeiterfassungssystem eben auch eine gewisse Form der Transparenz für den Arbeitnehmer bieten muss. Sprich: Es sollte Beginn und Ende der Arbeitszeit (inklusive Überstunden) aufzeichnen sowie die Ruhepausen. Des Weiteren ist sicherzustellen, dass sich die Einhaltung der Ruhepausen und Ruhezeiten nachprüfen lässt.
Also eine Menge Mehrarbeit für die deutschen Arbeitgeber bzw. das HR. Schließlich musste bis dahin die werktägliche Normalarbeitszeit gar nicht erfasst werden. Lediglich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit wurden aufgeschrieben, häufig genug schlicht mit Hilfe von selbst erstellten Papier-Formularen, bei denen auf Vertrauen gesetzt wurde. Adieu Vertrauensarbeitszeit – hallo Kontrolle?
Neue Arbeitszeiterfassungspflicht: Probleme für Arbeitgeber
Viele Unternehmen „drücken“ sich bislang um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schlicht drumherum und warten lieber ab. In etlichen Branchen ist man auch überfragt, wie die unterschiedlichen Einsatzformen überhaupt adäquat abgebildet werden können, denn nicht immer hat man es schließlich mit dem viel zitierten „9 to 5“-Job zu tun. Und speziell bei Außendienst- und Reisetätigkeiten ist es problematisch, die Anfangs- und Endzeiten der Mitarbeiter angesichts der wechselnden Standorte festzuhalten. Schließlich können sie sich ja nicht teilen und zum Start in der Firma die Stechuhr betätigen, während sie parallel schon auf der Baustelle sein sollten. Eine echte Zwickmühle, so jedenfalls die Denkweise vieler Arbeitgeber.
Dennoch sollte man nicht in Bezug auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung die berühmt-berüchtigte Vogel-Strauß-Politik verfolgen. Schließlich ist es lediglich eine Frage der Zeit, bis auch in den deutschen Gesetzbüchern aus einer Kann-Bestimmung eine verbindliche Vorgabe wird. Insofern ist es sinnvoll, schon jetzt nach geeigneten Lösungen zu suchen, die zu den individuellen Gegebenheiten im eigenen Unternehmen möglichst optimal passen.
Arbeitszeiterfassungssysteme: Wie vorteilhaft sind sie wirklich?
Die praktikabelste und vorteilhafteste Lösung sind derzeit spezielle Software-Lösungen für den HR-Bereich, wie sie inzwischen vor allem in großen Unternehmen bereits Gang und Gäbe sind. Oftmals handelt es sich hierbei um sogenannte Komplettlösungen, mit denen sich nahezu sämtliche Kernprozesse im HR abbilden und bewältigen lassen – mit einem Minimum an Aufwand für das Personalmarketing.
Die entscheidenden Vorteile von solchen Software-Anwendungen: Neben einer Steigerung von Effizienz und Output des HR-Teams sind bei derartigen Lösungen in der Regel auch moderne Module zur Arbeitszeiterfassung von vornherein integriert. Wer jedoch lieber auf die sogenannten „Insellösungen“ setzt, kann auch nur entsprechende Bausteine verwenden, um Arbeitszeiten, Urlaube sowie Fehlzeiten zu verwalten. Erfasst werden die Daten von den Mitarbeitern selbst, die wiederum ihre Einträge jederzeit einsehen können. Dies reduziert typische Nachfragen wiederum deutlich, etwa wie viele Urlaubstage noch offen sind.
Da derartige Software zumeist cloudbasiert funktioniert, können sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte jederzeit und von überall aus auf die Daten zugreifen bzw. diese einpflegen oder freigeben. Dafür ist nicht einmal der Zugriff auf einen Rechner nötig, oftmals sind diese Software-Lösungen auch mobil nutzbar.
Elektronische Arbeitszeiterfassung: Auf der sicheren Seite mit Softworks
Eine Workforce-Management-Lösung wie Softworks beispielsweise hat den enormen Vorteil, dass sie die Arbeitszeiterfassung weitgehend automatisiert. In der integrierten Zeiterfassung sind zudem stets die aktuell gültigen Rechtsvorschriften hinterlegt, sodass sichergestellt ist, dass das Unternehmen jederzeit gesetzeskonform ist in Sachen Arbeitszeiten. Das wiederum reduziert das Risiko von Bußgeldern wegen Nichteinhaltung der geltenden Vorschriften deutlich. Dies gilt ebenfalls in Bezug auf Klagen.
Softworks punktet dabei nicht nur mit einer zuverlässigen, schnellen Erfassung, Aufzeichnung und Meldung der Arbeitszeit von Mitarbeitern, sondern ist deutlich breiter aufgestellt. Abwesenheits- und Urlaubsmanagement, Terminplanung und Personalverwaltung lassen sich hierüber ebenfalls effizient verwalten und nachverfolgen.
Dabei präsentiert sich Softworks als echte Allround-Lösung für Unternehmen aller Branchen. Neben den bekannten „vertrauensbasierten Stundenzetteln“, die hier in elektronischer Form vorliegen, ermöglicht Softworks darüber hinaus auch die Nutzung von physischen Zeiterfassungsterminals sowie von web- oder app-basierter Zeiterfassung. Sogar Kombinationen der unterschiedlichen Verfahren lassen sich problemlos generieren.
Die Vorteile von Software-Lösungen wie Softworks liegen auf der Hand:
- Versteckte Arbeitskosten werden verringert.
- Die Zahl nicht genehmigter Überstunden sinkt.
- Geringerer Verwaltungsaufwand, da die Mitarbeiter Daten selbst erfassen.
Speziell die Selbstbedienungsfunktionen bei Softworks können sich als echter Motor für mehr Mitarbeiterzufriedenheit erweisen. Denn sie bedeuten ein deutliches Plus an Eigenverantwortung und Überblick. Ganz besonders, weil der Arbeitgeber durch ein derartiges System die Chance erhält, neue, flexiblere Arbeitsmethoden einzuführen. Ein wichtiger Punkt angesichts der zunehmenden Bedeutung einer guten Work-Life-Balance, die von immer mehr Menschen in Deutschland gefordert wird.
Fazit: Setzen Sie auf flexible Lösungen wie Softworks
Die Vorteile von HR-Anwendungen wie Softworks liegen auf der Hand. Mit ihnen lassen sich die neuen Regelungen hinsichtlich der Pflicht der Arbeitszeiterfassung schnell, sicher und mit einem Minimum an HR-Manpower erledigen. Zudem bietet die cloudbasierte Workforce-Management-Lösung die Option, aus unterschiedlichen Arten der Zeiterfassung zu wählen und diese sogar miteinander zu kombinieren. Damit ist garantiert jedes Unternehmen auf der sicheren Seite, wenn es um die Erfassung der Arbeitszeiten geht.
