Benutzerfreundlichkeit einer HR-Software – ein Must-Have im Recruitment!

Wer sich heute für eine Bewerbermanagementsoftware entscheidet, sollte neben vielen anderen Faktoren auch auf den der Benutzerfreundlichkeit achten. Immerhin nutzt das beste System mit den besten Features nichts, wenn es nur umständlich zu bedienen ist. Dann werden Anwender schnell den Spaß daran verlieren und sich abwenden. HR Softwarehersteller wie Recruitee legen daher bereits bei der Entwicklung größten Wert darauf, dass ein solches Szenario ausbleibt.

Was versteht man unter Benutzerfreundlichkeit?

Benutzerfreundlichkeit – dieses Prädikat schreibt sich so ziemlich jeder HR-Software-Hersteller auf die Fahnen. Doch nicht immer ist das auch realistisch. Hinter dieser Vokabel steckt zunächst ganz allgemein gesprochen die Idee, dass jeder Nutzer, der mit einer Software interagiert, die bestmöglichen Erfahrungen mit ihren Funktionen macht.

Zum Beispiel geht es in der HR Software Landschaft immer stärker um eine möglichst intuitive Bedienbarkeit, sprich: Der Nutzer setzt sich an die Software, durchschaut in kürzester Zeit selbst, welche Vorgänge er damit bearbeiten kann und wie. Fertig.

HR Software entlastet den Anwender von Routinen

Die Definition des Begriffs Benutzerfreundlichkeit geht aber noch weiter darüber hinaus: So geht es bei dem Thema auch darum, dass der Gebrauch oder die Benutzung des Systems gewährleistet, dass der Anwender seine Aufgabe mit erheblich geringerem Aufwand erreichen kann als das ohne das Programm der Fall wäre. Sprich: Eine benutzerfreundliche HR-Software soll den Arbeitsalltag des Anwenders leichter und effizienter machen. Zum Beispiel, indem sie ihn von Routinen entlastet.
Das kann nicht jede Software von sich behaupten. Die Lösung von Recruitee dagegen schon. Der gleichnamige Software-Hersteller stellt Europas führende Bewerber-Tracking-Software für Teams aller Größen her.

Benutzerfreundlichstes System

Die mehrfach ausgezeichnete Plattform wird von Kunden wie Hotjar, Greenpeace, Scotch & Soda, Hudsons Bay und Vice genutzt. Erst jüngst wurde der Hersteller mit dem OnRec Award 2018 für technische Innovation ausgezeichnet. Der Preis steht für Wachstum, Erfolg und Innovation innerhalb der Online-Rekrutierungsbranche.
Was unterscheidet eine benutzerfreundliche Software aber konkret von einer nicht-benutzerfreundlichen Software? Oft sind es die kleinen Details, die den Ausschlag geben. Anhand einiger Features von Recruitee lässt sich das ganz gut erklären, wobei diese hier nur als Beispiel dienen sollen für eine Vielzahl an Angeboten aus dem HR-Softwarebereich. Wem welche Anwendung liegt, das sollte ein Praxistest entscheiden.

Kollaboratives Recruitment sorgt für größtmögliche Benutzerfreundlichkeit

Wichtig ist zum Beispiel, dass die HR Software ein kollaboratives Recruitment ermöglicht. Auf diesen Zug sind inzwischen die meisten Lösungsanbieter im Bewerbermanagement aufgesprungen. Doch Recruitee geht einen Schritt weiter als andere und ermöglicht das auch als mobilen Prozess über eine hauseigene App, die sowohl für Apple-User als auch Android-Nutzer zur Verfügung steht.
Über sie können sich Recruiter rund um die Uhr und an jedem Ort mit Kollegen austauschen, die in den Recruting-Prozess involviert sind. Sie können darüber E-Mails lesen, Bewertungen mit anderen Entscheidungsträgern zu Kandidaten austauschen und noch vieles mehr.
Auch die Kommunikation mit den Talenten selbst lässt sich per App problemlos managen. So ist wirklich jeder Beteiligte im Prozess informiert und up-to-date. Das macht den Recruiting Prozess schnell und effizient. Hinzu kommt, dass sich die App sehr leicht bedienen lässt – ohne weitere Vorkenntnisse.

Hausinterner Austausch über ein Talent

Nicht nur per App, sondern natürlich auch über das Desktop-System selbst gelingt der hausinterne Austausch über ein Talent sehr komfortabel. Das ist insofern sinnvoll, als dass der Recruiter auf diese Weise verschiedenste Blickwinkel und Meinungen zu einem Kandidaten einholen und auf dieser Basis eine Entscheidung treffen kann.
Auch Nicht-Recruiter verstehen das System dank seiner intuitiven Bedienbarkeit auf Anhieb und können sich so ganz auf den inhaltlichen Recruitment Prozess fokussieren. Damit nicht genug: Die integrierte Kanban-Style Pipeline in Recruitee macht es überdies allen Beteiligten leicht nachvollziehbar, wie der Status Quo bei einem Kandidaten ist. Das Prinzip folgt dem virtueller Projektmanagement-Tools wie Trello oder Meistertask: User legen ein Board an. In diesem werden beliebig viele Listen eingefügt.
Zum Beispiel:

• Eingegangene Bewerbungen
• Telefoninterview
• Interview
• Rekrutiert
• Absage

Innerhalb der Listen gibt es Karten – das sind zum Beispiel die einzelnen Bewerber. Diese Karten können User mit der Maus nun beliebig zwischen den Listen hin und herschieben. So entsteht ein Workflow und man kann – zum Beispiel – Kandidaten von „Telefoninterview“ in „Interview“ und von da in „Rekrutiert“ verschieben.

Hausinternes Projektmanagement

Die Karten sind das Herzstück des Programms. Recruiter können neben einer Beschreibung jedes Kandidaten auch beliebig viele ToDo-Listen anfügen. Gleichzeitig können sie eine Karte auch einer oder mehreren Personen im Unternehmen als Aufgabe zuweisen.

So weiß jeder, was er als nächstes zu tun hat und nichts gerät in Vergessenheit. Dafür gibt es eine automatische Erinnerungsfunktion. Damit nicht genug – es gibt auch die Möglichkeit Dateien an eine Karte anzuhängen, das Bild eines Bewerbers etwa. Dieses wird direkt in der Übersicht angezeigt.
Der Vorteil: Sobald eine Karte verschoben oder ergänzt wird, werden involvierte Entscheidungsträger, denen eine Karte zugewiesen wurde, über jede Veränderung im Prozess automatisch informiert. Alternativ genügt ein Blick auf das Recruiting-Board und jeder kann sehr schnell den Status Quo zu jedem Bewerber erfassen, was maximale Transparenz gewährleistet. Einfacher geht’s nicht. Funktionen wie diese sind, es, die für eine optimale Benutzerfreundlichkeit sorgen. Gut, dass HR Softwareanbieter das verstanden haben.