Es ist noch gar nicht so lange her, da war die Personalauswahl auf einen Personalmanager und den künftigen Linienvorgesetzten eines Talents beschränkt. Inzwischen geht der Trend in Richtung „Collaborative Recruiting“: Die Personalauswahl im Team. Der Vorteil: Team und Talent lernen sich schon im Entscheidungsprozess kennen und können so feststellen, ob sie nicht nur fachlich, sondern auch menschlich miteinander harmonieren. Dieser so genannte „Cultural Fit“ spielt in der modernen Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Collaborative Recruiting muss allerdings stringent gemanagt werden. Dafür ist ein Bewerbermanagementsystem unerlässlich.
Google ist eines der Unternehmen, die voll auf Collaborative Recruiting setzen. Der Personalauswahlprozess bei dem Internetriesen hat geradezu gigantische Dimensionen: Google erhält pro Jahr über eine Million Bewerbungen. Jede wird geprüft und es werden zwischen 4.000 und 6.000 Mitarbeiter eingestellt. In der Recruitingphase finden vier bis neun Gespräche mit einem Talent in jeweils unterschiedlicher Besetzung statt. Bis vor kurzem waren sogar noch bis zu 29 Bewerbungsgespräche pro Kandidat die Regel.
Warum der ganze Aufwand? Ganz einfach: Google hat erkannt, dass die Lebensläufe von Kandidaten zwar eine immer größere Vielfalt an Skills und Fähigkeiten abbilden. Ob ein Bewerber aber wirklich zum Unternehmen passt, ist immer schlechter aus dem Papier herauszulesen. Auch der klassische Auswahlprozess mit einem Jobinterview, bei dem ein oder zwei Unternehmensvertreter beteiligt sind, greift zu kurz.
Denn neben fachlichen Skills kommt es in der modernen Arbeitswelt immer mehr auf die Persönlichkeit eines Kandidaten an. Das liegt vor allem darin begründet, dass in vielen Bereichen inzwischen die Projektarbeit dominiert. Hier kommt eine Vielzahl an Experten zusammen, die einander in ihrer Expertise ergänzen und ineinandergreifende Aufgaben bearbeiten.
Damit die Abstimmung reibungslos läuft, ist es wichtig, dass ein High Potential nicht nur sein Fachgebiet aus dem Effeff beherrscht. Er muss sich außerdem schnell in das bestehende Team integrieren, Termine einhalten und kommunikativ genug sein, um regelmäßige Statusupdates zu geben. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass die Projektplanung aus dem Ruder läuft.
Collaborative Recruiting schafft die Möglichkeit für Teammitglieder, sich an der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu beteiligen und herauszufinden: Verfügt der Kandidat über die nötigen Soft Skills? Passt er zu uns? Zugegeben: Man muss Collaborative Recruiting nicht so exzessiv betreiben wie Google. Aber die Einladung einiger Schlüsselmitarbeiter, an dem Recruitingprozess teilzunehmen, erhöht die Chance einer passgenauen Personalentscheidung immens.
Dazu sei aber auch gesagt: Wer mit einem mehrstufigen und kollaborativen Einstellungsprozess arbeitet, muss sehr strukturiert vorgehen und ihn wie ein Projekt managen. Nur so fällt das Ergebnis repräsentativ aus und alle Meinungen werden einbezogen.
Zum Beispiel sollten alle Beteiligten über den Fortschritt des Auswahlprozesses sehr gut Bescheid wissen. So sehen sie genau, in welcher Phase sich der Bewerber befindet und welche Termine oder To Do’s konkret für sie anstehen. Wer all das manuell aber steuern will, wird schnell an seine Grenzen stoßen. Hier geht schnell der Überblick verloren. Besser geht’s mit einem Bewerbermanagementsystem.
Mit ihm lassen sich nicht nur Termine und anstehende Aufgaben managen – per Erinnerungsfunktion bekommen alle Beteiligten jederzeit mit, welcher Schritt der nächste ist. HR Software Hersteller Recruitee hat ein Tool entwickelt, mit dem sich auch die Kommunikation effizient steuern lasst. Alle relevanten Kollegen können problemlos eingebunden werden: Aus HR, aus dem Management und aus der Fachabteilung.
Denn die Software kann von einer unbegrenzten Benutzeranzahl genutzt werden. Jeder, der mit seiner Expertise zu der Personalentscheidung beitragen kann, erhält einen Zugang. So kann er sich aktiv in Recruitee am Einstellungsprozess beteiligen.
In diesem Zusammenhang hat der HR Software Hersteller natürlich auch an den Datenschutz gedacht. In dem System können individuelle Benutzerrollen mit genau definierten Rechten definiert werden. So erhält jeder Anwender nur Einblick in die Daten und Informationen, auf die er auch Zugriff haben darf.
Nicht nur die Bewerberdaten lassen sich in dem System abrufen. Auch die Notizen des Recruiting-Teams. Diese lassen sich von allen Prozessinvolvierten strukturiert ergänzen, wodurch eine effektive Kommunikation in einem einheitlichen Stream an einem festgelegten Ort sichergestellt ist.
Die Kollegen können so perfekt ihre Gedanken zum jeweiligen Talent teilen. Die entsprechende Funktionalität innerhalb recruitee gleicht der Kommentarfunktion bei Facebook und ist intuitiv bedienbar. Mit ihr sind die Zeiten wilder Auseinandersetzungen und Diskussionen per Mail vorbei, die nur die Mailbox unnötig verstopften.
Ein Bewerbermanagementsystem wie das von recruitee bietet außerdem tolle Bewertungsmöglichkeiten von Kandidaten. Anwender können in ihm schnelle Evaluationenabgeben und jeden Kandidaten auf einer Skala von eins bis vier bewerten. Das System rechnet automatisch die Durchschnittsnote aus und zeigt diese übersichtlich in der Kandidatenansicht an.
Damit die Kriterien für die Bewertung passgenau zum Unternehmen und dem Recruitingprozess ausfallen, können die Evaluationsformulare frei erstellt werden. Last but not least: Die mobile App gewährleistet, dass Benutzer von recruitee ihre Kommentare oder Bewertungen auch ganz einfach unterwegs mit Smartphone und Tablet abgeben können.
Mobile Recruiting per App
So sind sie auch dann in den Auswahlprozess involviert, wenn sie gerade beruflich bedingt an einem anderen Ort weilen. Besonders relevant ist das für die effiziente Einbindung von Managern oder Geschäftsführern in die Personalauswahl, deren Job sich bekanntermaßen durch eine hohe Reisetätigkeit auszeichnet. Fazit: Mit dem geeigneten Bewerbermanagementsystem ist kollaboratives Recruiting alles andere als ein Hexenwerk. (Foto: contrastwerkstatt; Fotolia.com)
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