So etwas kann passieren: Eine HR Software wurde eingeführt, um im Human Resources Management alles effizienter und schneller zu machen. Doch die erwartete Arbeitsentlastung bleibt aus. Woran liegt das? Wir haben die 5 schlimmsten Produktivitätskiller zusammengestellt, die Personalabteilungen trotz einer performanten IT-Unterstützung Zeit kosten.
Denken wir uns einmal das folgende Szenario: Rein theoretisch kann das neue HR System der Personalabteilung viel Arbeit abnehmen. Es bleibt aber bei dieser Theorie. Denn statt beispielsweise im Self Service ihre Personaldaten zu aktualisieren, schicken Mitarbeiter weiterhin Mails bezüglich Datenänderungen an HR.
Ebensowenig dokumentieren Führungskräfte die Ergebnisse von Zielvereinbarungsgesprächen mit Mitarbeitern direkt in der digitalen Mitarbeiterakte, sondern nach wie vor auf Papier. HR muss die Daten dann mühsam übertragen.
Was ist passiert? Oft vernachlässigen HR-Abteilungen bei der Einführung einer HR Software, die eigenen Mitarbeiter ins Boot zu holen. Doch das tollste IT-System nutzt nichts, wenn niemand richtig damit umgehen kann, weil er nicht entsprechend geschult wurde. Die Folge: Es wird es nur unzureichend genutzt und die Entlastung für HR ist kaum spürbar.
Die Angst, dass Daten verloren gehen könnten, wenn eine HR Software ihren Dienst versagt, ist groß. Daher traut so mancher Personaler der digitalen Datenvorhaltung nicht und pflegt zum Beispiel Personalakten im Computer, aber auch auf Papier. Er druckt alles aus, heftet fein säuberlich ab und aktualisiert die Akten regelmäßig.
Je nachdem, wie viele Ordner HR verwaltet, kann das das Zeitkonto eines Personalers erheblich belasten. Das ist nicht Sinn der Sache und auch nicht notwendig, wenn man bei der Auswahl der eigenen HR Software darauf geachtet hat, dass beim jeweiligen Lösungsanbieter alles seine Richtigkeit hat.
Insbesondere Cloud-Anbieter sind heute extrem professionell aufgestellt und verfügen über zertifizierte Prozesse in Sachen IT-Sicherheit und gut funktionierende Back-Up Systeme. So geht die Gefahr gegen Null, dass Unternehmen plötzlich ohne Daten dastehen.
So manche HR-Abteilung greift bei der Auswahl ihrer HR-Software-Anwendungen auf verschiedene Anbieter zurück. Die Zeiterfassung kommt dann von Hersteller A, das Abrechnungsprogramm von Hersteller B und die Personaleinsatzplanung kommt von Hersteller C.
Dagegen spricht auch nicht unbedingt etwas. Allerdings sollten HR Abteilungen bei der Auswahl der Tools unbedingt darauf achten, dass die einzelnen Programme auch wirklich nahtlos miteinander kommunizieren und Daten austauschen.
Denn sonst geschieht, was eigentlich durch eine HR Software vermieden werden sollte. Die Personalabteilung muss Informationen aus dem einen Tool herausfischen und diese in ein anderes kopieren.
Das ist nicht nur ein Zeitfresser. Auch die Gefahr, dass bei der Hin- und Herkopiererei Fehler entstehen, ist groß. Umso wichtiger ist es, sich vorab bei den jeweiligen HR Softwareherstellern zu informieren, mit welchen Systemen ihre Tools kompatibel sind.
Die Fluktuation in Betrieben erhöht sich nachweislich, denn Arbeitnehmer sehen sich einer immer größeren Vielzahl an Jobangeboten gegenüber. Das hat dazu geführt, dass die durchschnittliche Verweildauer eines Angestellten in Unternehmen drastisch gesunken ist.
Im Umkehrschluss müssen HR-Abteilungen immer häufiger Arbeitszeugnisse schreiben. Ein mühsames Unterfangen, wenn das von Hand geschieht. Dann nimmt das Erstellen eines einzelnen Arbeitszeugnisses mehrere Stunden, wenn nicht gar Tage in Anspruch, weil aus einem Buch mit Zeugnisbausteinen die passenden Formulierungen abgeschrieben werden müssen.
Dabei gibt es längst performante Zeugnis-Tools, mit denen sich der ganze Prozess binnen Minuten erledigen lässt. Mitarbeiter oder Führungskräfte können in dem Tool Zeugnisanträge stellen und ihre Tätigkeitsbeschreibung selbst bearbeiten.
Die Führungskraft bewertet den Mitarbeiter in dem System. Basierend auf diesen Eingaben erhalten Anwender ein perfekt formatiertes, ausformuliertes, individuelles und rechtssicheres Arbeitszeugnis – automatisch erstellt vom Computer.
In so manchem Unternehmen werden Gehaltsabrechnungen in der Personalabteilung noch selbst gedruckt, von Hand gefaltet, manuell kuvertiert und dann persönlich verteilt. Was für ein Aufwand! Für so etwas gibt es längst Tools. Mit ihnen lässt sich die Gehaltsabrechnung digital an jeden Mitarbeiter versenden.
Mit einem Knopfdruck ist die Angelegenheit erledigt. Und mit einem weiteren werden relevante Daten über eine sichere Verbindung an den Steuerberater an das Finanzamt weitergeleitet. Hach, das Leben kann mit einer passenden HR Software so einfach sein. (Foto: deagreez, Fotolia.com)
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