Datenschutz: Wofür die Deutschen ihre Daten hergeben!

HR und Datenschutz sind eng miteinander verbunden: Schließlich machen Bewerber sehr persönliche Daten mit der Übersendung ihrer Unterlagen oder mit dem Eintrag in Bewerber Management Datenbanken zugänglich. Diese und auch die digital vorgehaltenen Mitarbeiter Daten gilt es zu schützen. Für den Personaler erleichtern Tools für das Personalmanagement den Alltag erheblich, erhöhen aber auch die Pflicht, sorgfältig und gewissenhaft mit den hier gespeicherten Informationen umzugehen. Auch die Bewerber und Angestellten sind für das Thema Datenschutz längst sensibilisiert und geben persönliche Daten nur unter bestimmten Bedingungen preis, wie eine aktuelle Studie zeigt. 

HR Verantwortliche müssen in erster Linie dafür Sorge tragen, dass die Daten nicht in falsche Hände gelangen. Dies kann zum Beispiel im Recruiting Prozess relativ schnell gehen. Durch neugierige Beschäftigte etwa, die einmal sehen wollen, wer sich alles beim Unternehmen bewirbt, und deshalb unerlaubt auf Daten zugreifen.

Datenschutz: Zugriffsrechte auf Software steuern

Insofern ist es das A und O, die jeweiligen Zugangsberechtigungen zum unternehmenseigenen Bewerber Management System und zu allen anderen verwendeten HR Software Tools im Blick zu behalten: Zugriff sollte jeweils nur erhalten, wer konkret in einen Prozess involviert ist, der über das Programm gesteuert wird. Und das auch nur für die betreffende Zeit und mit einem genau auf dessen Rolle abgestimmten Set an Rechten.
Darüber hinaus sollten die im Unternehmen verwendeten Systeme unbedingt durch die entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen vor Cyber Angriffen von außen geschützt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, darauf zu achten, nur Softwaretools einzukaufen, die von einschlägigen Prüfstellen hinsichtlich ihrer Sicherheit zertifiziert sind.

Datenschutz: Daten löschen kann schützen

Vor Datenklau können sich Unternehmen überdies schützen, indem sie gezielt Daten löschen: Werden sie nicht mehr gebraucht – weg damit. Die Vorsicht kommt nicht von ungefähr. Schließlich werden immer mehr Daten von Mitarbeitern erhoben und archiviert. Nehmen wir zum Beispiel das digitale Learning Management. Bei jedem Lehr- und Lernschritt hinterlassen Mitarbeiter Datenspuren, die von intelligenten Suchmaschinen völlig legal hinsichtlich Inhalt, Ort, Zeit und Person zusammengetragen und beispielsweise zu einem Karriere-Profil aggregiert werden können. Jedenfalls dann, wenn sie nicht hinreichend geschützt sind.

Für den Arbeitgeber kann das  wiederum unangenehme juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Denn ein solcher Fall ist ein Verstoß gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Demzufolge hat der Einzelne grundsätzlich das Recht, selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu bestimmen.

Datenschutz: Arbeitnehmer haben ihre Daten im Blick

Und Bewerber und Arbeitnehmer nehmen es alles andere als auf die leichte Schulter, wem sie Informationen über sich anvertrauen, wie eine aktuelle Forsa-Studie zeigt. “Die voranschreitende Digitalisierung von alltäglichen Gebrauchsgegenständen, Dienstleistungen und Maschinen verändert unaufhaltsam Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. In hohem Tempo entstehen beständig neue Geschäftsmodelle und Angebote von Unternehmen und Behörden. Immer neue Anbieter drängen in traditionelle Branchen und treten in digitale Konkurrenz zu den etablierten Marktführern”, fasst Jürgen Fritz, Senior Director Marketing & Strategy SAS Deutschland, die Hintergründe der Erhebung zusammen. Zusammen mit Forsa trug das Unternehmen die Ergebnisse im “Data Monitor 2015” zusammen. (Bild: Screenshot  DATA MONITOR 2015)
Die Ergebnisse im Überblick:

• Die Mehrheit der Befragten (76 %) gibt an, immer genau und sorgfältig darauf zu achten, wem sie welche Daten im Internet über sich zur Verfügung stellt.
• Nur 19 Prozent haben keine größeren Bedenken, Daten über sich preiszugeben. Am ehesten haben die jüngeren, unter 30 Jahre alten Befragten keine größeren Bedenken, Daten über sich preiszugeben.
• Am ehesten würden die Befragten ihr Einverständnis für die Nutzung von Daten über ihre Hobbies (58 %) oder über ihre Person, wie z.B. Alter oder Anschrift (48 %), erklären. 42 Prozent meinen, sie seien mit der Nutzung der Daten über ihr Kaufverhalten einverstanden.
• Mit der Nutzung von Daten über ihren Gesundheitszustand (23 %), über ihre persönlichen Kontakte (12 %) oder über ihre Finanzen (7 %) wären nach eigenen Angaben jeweils nur wenige Befragte einverstanden.

Fritz sagt weiter: “Die Speicherung von Daten, die Kommunikation über neue Medien und ein systematisch-analytisch geprägter Umgang mit Informationen werden branchenübergreifend zu entscheidenden Faktoren für den betriebswirtschaftlichen Erfolg (…).” Das gilt auch für HR.

Datenschutz: Vertrauen schaffen…!

Und so bringt der Transformationsprozess von der analogen in die digitale Welt auch in Personalabteilungen sehr viele Unsicherheiten mit sich. Die alles entscheidenden Fragen lauten:

• Wie sensibel sind Bewerber und Mitarbeiter bei der Herausgabe von persönlichen Daten?
• Durch welche Sicherheitsvorkehrungen lässt sich Vertrauen schaffen?
• Welchen Organisationen trauen die Menschen einen sorgsamen Umgang mit Daten zu?

Das wollten auch die Experten von Forsa wissen. Die Ergebnisse der Umfrage spiegeln ein immer stärker werdendes Bedürfnis der Bevölkerung wider, dass mit “ihren persönlichen Daten vertrauensvoll und nachvollziehbar umgegangen wird”. “Und sie zeigt, dass der Ruf nach sicheren Systemen mit steigender Digitalisierung immer lauter wird”, fasst Jürgen Fritz zusammen. Eine Anforderung, der sich Industrie und Politik gleichermaßen stellen müssten, betont er: “Sie sind in der Verantwortung, sichere Lösungen und richtige Rahmenbedingungen zu gewährleisten.”

Nur dann kann sich aus dem Thema Big Data das Thema Trusted Data werden. Hier besteht allerdings noch erheblicher Nachholbedarf. Denn bei den Unternehmen scheint diese Kunde noch nicht angekommen zu sein, wie der aktuelle Cyber Security Report 2015 vom Institut für Demoskopie Allensbach nahelegt

Dessen Ergebnis alarmiert: Obgleich 90 Prozent aller Unternehmen angegriffen würden, schützten sich nur 60 Prozent hinreichend, warnen die Experten. Trotzdem fühlen sich Unternehmen offenbar sicher. Nur zwölf Prozent der Befragten sehen ein sehr großes Risiko darin, dass ein Hackerangriff ihre Firma gravierend schädigen könnte. 60 Prozent der Entscheider in den Unternehmen gehen sogar fest davon aus, ihre IT sei bestens auf Angriffe vorbereitet.