Digitale Transformation in HR: 5 gute Gründe, warum HR Software Zeit und Kosten spart

Digitale Transformation in HR: 5 gute Gründe, warum HR Software Zeit und Kosten spart

Personaler können von der Digitalisierung eigentlich nur profitieren: Laut Studien erhöhen sich durch den Einsatz von passgenauer HR Software die Servicequalität, Effektivität und Effizienz von HR. Das spart Zeit und Kosten. Doch noch ist die Digitale Transformation im Personalwesen nicht so weit fortgeschritten, wie sie es sein könnte. 5 gute Gründe, die für den Einsatz einer HR Software sprechen. 

Mit HR Software Kosten sparen und produktiver arbeiten

Experten sind sich sicher: Der Unternehmenserfolg wird heutzutage in der Hauptsache vom Digitalisierungsgrad des HR-Bereichs beeinflusst. Durch einen hohen Digitalisierungsgrad sind genauere Informationen für Unternehmensentscheidungen verfügbar, weil zum Beispiel dezidierte Performance-Analysen, Reportings und Mitarbeiterinformationen vorliegen.

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Schneller zugängliche Informationen beeinflussen strategische Unternehmens­entscheidungen wiederum positiv. Sie können auf einer validen Datenbasis getroffen werden und jederzeit angepasst werden, sobald sich die Bedingungen ändern. Das Unternehmen erhält so ein Frühwarnsystem mit der Möglichkeit gegenzusteuern. Damit erhöht sich die Wettbewerbsfähigkeit. Doch diese Erkenntnis ist offenbar noch nicht in vielen Unternehmensspitzen angekommen.

Warum die Digitale Transformation in HR den Unternehmenserfolg beflügelt

Häufig unterschätzen Geschäftsleitungen die Auswirkungen der digitalen Transformation in HR auf den Unternehmenserfolg. Denn Studien belegen immer wieder, dass sich Entscheidungsträger sehr zurückhaltend erweisen, wenn es um die Investition in digitale Lösungen für die Personalarbeit geht.

Die Studie „Human Capital Trends 2016″ vom Beratungshaus Deloitte hat zum Beispiel gezeigt, dass die Digitale Transformation in HR in praktisch allen Bereichen der Personalarbeit ihren Möglichkeiten hinterherhinkt. Dass HR in fast jedem zweiten Unternehmen die Chancen des digitalen Wandels noch zu wenig nutzt, zeigt auch eine Befragung des amerikanischen Marktforschungsinstituts IDC. Dabei liegen die entscheidenden Vorteile einer effektiv genutzten HR Software klar auf der Hand.

1. Geringere Materialkosten

Nehmen wir zum Beispiel den Bereich der Personalverwaltung. In vielen Unternehmen wird hier Tag für Tag noch viel Papier benutzt. Das ist nicht nur umweltschädlich, sondern auch unpraktisch. Denn Akten aus Papier können nicht von mehreren Personen gleichzeitig benutzt und bearbeitet werden. Stattdessen müssen sie von Büro zu Büro getragen werden. Ganz blöd ist die Sache, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Dependancen hat. Dann muss der Postweg bemüht werden. Das dauert ziemlich lange.

Effizienter wird die Sache dagegen mit einer Digitalen Personalakte. In der Digitalen Personalakte bündeln Arbeitgeber alle Informationen zu ihrem Mitarbeiterstamm, E-Mails und zu sämtlichen Personalvorgängen an einem zentralen, digitalen Ablageort. Das birgt folgende Vorteile:

  • Effizientere Arbeitsverteilung und optimierte Abläufe
  • Zeit- und Kostenersparnis durch das schnelle Finden von Informationen in einem zentralen Medium statt mühsam in verschiedenen physischen Ordnern zu suchen
  • Entlastung von administrativen Aufgaben dank einheitlicher digitaler Ablage
  • Verringerung von Prozess- und Wartezeiten für Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Abteilung
    Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf eine zentrale Datenablage
  • Automatisierte Zuordnung von Rückläufern
  • Geringere Materialkosten infolge eines gesunkenen Papierverbrauchs

2. Effiziente Arbeitsverteilung und optimierte Abläufe

Personalmanagern haben heute alle Hände voll zu tun. In vielen Märkten grassiert zum Beispiel der War for Talents und das Recruiting ist nicht mehr, wie es einmal war. Stellenanzeige schalten und abwarten, das geht nicht mehr auf. Stattdessen muss eine Vielzahl an Recruiting-Aktivitäten erfolgen: Active Sourcing, Social Recruiting, ein intensiviertes Employer Branding und, und, und.

Das kosten Zeit, viel Zeit. Umso besser wäre es, wenn Personaler dafür an anderer Stelle entlastet werden könnten. Von der Vielzahl ihrer administrativen Tätigkeiten zum Beispiel. Die Digitale Transformation hat hier auch bereits für Lösungen gesorgt.

So genannte Employee Self Service-Portale (ESS) versprechen zum Beispiel bei der Verwaltung personenbezogener Daten Hilfe. Hierbei handelt es sich um Tools, über die Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten erhalten, um diese selbst zu verwalten.

HR-Mitarbeiter werden schnell merken, dass sich dank des Selbstverwaltungsportals die Prozesse in der Personalwirtschaft vereinfachen und beschleunigen. Denn für den einzelnen Mitarbeiter nehmen die entsprechenden Updates kaum ein paar Minuten in Anspruch. Erledigt aber eine Person alle administrativen Prozesse für sämtliche Angestellten im Unternehmen, kommt doch ein erkleckliches Sümmchen an Stunden zusammen, das nicht für andere Aufgaben genutzt werden kann.

In Unternehmen besteht hier noch reichlich Luft nach oben. Eine Studie der Hochschule Bochum aus dem Jahr 2016 ergab, dass in dem Bereich Employee Self Service großer Bedarf besteht. Gerade einmal 15 Prozent der Befragten haben ein ESS-System im Einsatz, bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems noch gänzlich unbekannt. Damit vergeben sich HR und Management wertvolle Chancen.

3. Einfachere Kommunikation mit Behörden

Zu den wichtigsten Aufgaben von HR Software Lösungen zählt die Lohnabrechnung. Diese kann über die entsprechenden Tools nicht nur rechtssicher abgewickelt werden – das heißt nicht nur, dass der Lohn pünktlich und in der richtigen Höhe ausbezahlt wird, sondern auch, dass auch sämtliche steuerlichen, sozialversicherungs- und datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt werden.

Zum Beispiel müssen Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Das kann man postalisch machen oder eben über die entsprechende Software per Knopfdruck, die über eine Schnittstelle mit den Ämtern kommuniziert und ihnen alle nötigen Daten mit einem Klick übermittelt.

Übrigens lassen sich mit solchen Tools auch viele Bescheinigungen erstellen, die als fertige Templates in dem System vorliegen. Damit wird die Verwaltung zum Klax und Personaler haben mehr Zeit für strategische Aufgaben. Gute HR-Software vereinfacht das Personalmanagement enorm.

4. Unterstützung bei strategischen Entscheidungen

Es gibt für praktisch alle Bereiche von HR digitale Lösungen. In der Regel warten diese auch standardmäßig mit ausgefeilten Reporting-Tools auf, die HR und Management helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel sind Statistiken, die die Entwicklung der Personalsituation zeigen, sehr nützlich. Sie können als Grundlage für die mittel- und langfristige Personalplanung herangezogen werden.

In diesem und in allen anderen Bereichen können Personalverantwortliche Verbesserungspotentiale ermitteln, Maßnahmen zur Optimierung in einem bestimmten Unternehmensbereich einleiten und schließlich den Erfolg des Unternehmens steigern.

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Auswertungen und Kennzahlen sind die Basis von Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanungen. Mit einer Software hat der User einen Überblick darüber, wie er, beispielsweise saison- oder auftragsbedingt, qualifiziertes Personal neu einstellen kann. Dadurch spart er Aufwand und Kosten.

5. Sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis

Natürlich verursacht eine HR Software erstmal Kosten. Diese entstehen zum Beispiel bei der Implementierung der Software und dem Kauf von Lizenzen. Jedoch sind diese Aufwände verhältnismäßig gering im Vergleich zu der Effizienzsteigerung und Kostenersparnis, die sie in anderen Bereichen ermöglichen. Dies führt in aller Regel zu einem Return on Investment (ROI) noch innerhalb des ersten Jahres.

Das ist keinesfalls übertrieben. Die Zeitersparnis kann durch den Einsatz der richtigen HR-Software gravierend ausfallen. Nehmen wir zum Beispiel nochmal den eingangs erwähnten Bereich des Performance Managements. Hier ermöglicht effiziente HR Software eine papierlose Leistungsbeurteilung und jederzeit transparente und nahtlose Prozesse.

Alle Mitarbeiter können zeitgleich auf das Tool zugreifen und den für sie vorgesehenen Bereich eigenhändig dokumentieren. Auf Seite der Führungskräfte sorgen außerdem vorgefertigte Textbausteine für alle unterschiedlichen Benotungen für eine enorme Zeitersparnis für Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Abteilung.

Unterm Strich führt das zu einer Produktivitätssteigerung von bis zu fünf Prozent. Und: Wesentliche Strategieänderungen können über die Tools schneller kommuniziert werden. Alle Unternehmensbereiche können schneller darauf reagieren, was einen Betrieb erheblich wendiger macht. Nur mit dem Einsatz eines optimalen Performance Management Tools stehen allen Anwendern bis zu 40 Prozent mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung. Vielversprechend, oder? (Bild: Robert Kneschke, Fotolia.com)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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