Wann lohnt sich der Einsatz von HR Software?

Die Frage, wann sich der Einsatz von HR Software lohnt, ist eher eine rhetorische. Sie sollte besser lauten: Wo lohnt sich der Einsatz von HR Software zuerst? Und: Wie findet sich der geneigte Anwender im unüberschaubaren Markt der HR Software Anbieter sowie im Dickicht der Fachbegriffe zurecht, die bei dem Thema unweigerlich auf ihn einströmen?

Einsatzmöglichkeiten von HR Software steigen

HR Software gibt es seit es den Computer gibt. Also seit rund 60 Jahren. Doch erst seit ein paar Jahren setzen Personalabteilungen intensiv auf den Einsatz von HR Software. Tendenz steigend.

Denn die Arbeitswelt nimmt infolge der Digitalisierung an Fahrt auf und so müssen auch immer mehr Prozesse in HR effizienter und ressourcenschonender erledigt werden. Nichts liegt da näher, als immer mehr Routinen an den Computer auszulagern, sich selbst verstärkt um strategische Fragen kümmern zu können.
Deshalb stellt sich die Frage im Grunde nicht, ob sich der Einsatz einer HR Software lohnt. Es geht eher um die Frage, für welche HR-Bereiche zuerst IT-Lösungen gefunden werden müssen und welche noch warten können.
Letztlich ist das bei jedem Unternehmen individuell verschieden. Das Credo der Stunde lautet: Der Bereich, in dem die Anforderungen, am deutlichsten gestiegen sind, wird zuerst bedient. Die anderen müssen warten.

Welche HR Software Lösungen gibt es?

Im Allgemeinen gibt es praktischen keinen Bereich mehr, der von HR Software Lösungen nicht bedient würde. Es gibt HR Software für die folgenden Sektoren des Personalmanagements:

• Talent Management
• Recruiting/Bewerbermanagement
• Wissensmanagement
• Personalcontrolling
• Personaleinsatzplanung
• Zeitwirtschaft
• Personalentwicklungslösungen
• E-Learning Tools
• Social Collaboration Software
• Und vieles mehr…

Doch vor die Auswahl des richtigen Anbieters und der richtigen Lösung hat der “HR Software Gott” viele Fragezeichen und mindestens genauso viele Fachbegriffe gesetzt, die nicht jedem immer auf Anhieb klar und verständlich sind.

Welche Fachbegriffe HR kennen sollte

Da gibt es zum Beispiel ESS- und MSS-Systeme, on premise und Cloud-Lösungen, SSL, VPN und, und, und. Sich in diesem Begriffsdschungel der HR Software Fachbegriffe zurechtzufinden, ist nicht immer leicht.
Bevor sich HR also überhaupt mit den vielen Spezial- und Nischenanbietern auseinandersetzen kann, die sich inzwischen im HR Software Markt tummeln, geht es also erstmal ans Vokabeln-Lernen. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Anbieter und Anwender aneinander vorbeireden und die Auswahl der passenden Lösung scheitert.
Selbstverwaltungsportale: Employee Self Service und Management Self Service-Portale
So verbergen sich hinter den Kürzeln ESS und MSS zum Beispiel so genannte Employee Self Service oder Management Self Service-Portale. Richtig gelesen: Selbstbedienung! Diese Tools kommen zum Beispiel im Bereich der Personalverwaltung zum Einsatz.
Mitarbeiter und Manager erhalten hier Zugriff auf bestimmte Daten und können diese selbst verwalten. Die Bandbreite reicht von den eigenen persönlichen Angaben, Urlaubsanträgen, die Dokumentation von Zielvereinbarungen, Feedbackgesprächen und, und, und.
Es liegt auf der Hand, dass diese Selbstverwaltungsportale die Prozesse in der Personalwirtschaft erheblich vereinfachen und beschleunigen, denn HR wird somit von jeder Menge Verwaltungsaufwand entlastet. Vor allem für größere Unternehmen lohnt sich das. Doch nicht jeder Anbieter hat ESS- oder MSS-Anwendungen im Angebotsportfolio – also Augen auf.

On Premise versus Software as a Service

On Premise bedeutet hingegen, dass der Nutzer eine Software erwirbt, lokal auf der eigenen Hardware installiert und verwaltet. Oftmals werden auch zeitlich begrenzte Software-Lizenzen erworben. Als Synonyme findet man auch die Begriffe Inhouse und Lizenz.
Das On Premise-Modell steht im Gegensatz zum On-Demand-Modell oder der sogenannten Software as a Service-Lösung (SaaS). Hierbei werden die Hardware und Datenbanken in eine externe Cloud eines HR Lösungsanbieters ausgelagert.
On Premise-Lösungen haben im Vergleich zu Cloud-Lösungen – wie so vieles im Leben – Vor- und Nachteile. Positiv fallen etwa die folgenden Faktoren ins Gewicht:

• Keine Datenweitergabe an Dritte erforderlich
• Einmalige Kosten
• Dauerhafte Nutzung
• Maximale Kontrolle über Daten
• Gesamte IT-Infrastruktur in den eigenen Händen

Nachteilig ist dagegen:

• Höherer eigener Aufwand (Installation, Wartung)
• Updates erfolgen nicht automatisch
• Bei schlechter Wartung droht höhere Fehleranfälligkeit und ein höheres Risiko von Angriffen durch außen

Sicherheit dank SSL und VPN

Die Kürzel SSL und VPN beziehen sich derweil auf sichere Verschlüsselungstechniken, die vor allem bei Cloud-Anwendungen wichtig sind, damit die Daten, die zwischen dem Rechenzentrum eines HR Software Anbieters und einem Anwenderunternehmen hin- und her transferiert werden, zu jeder Zeit sicher vor Hackerangriffen und Cybercrime sind.
Der Begriffswirrwarr ist aber nicht die einzige Herausforderung, die auf HR zukommt, wenn es um die Implementierung der richtigen HR Software geht. Denn soweit die Systeme inzwischen in ihren einzelnen Funktionen auch ausgereift sein mögen.

Einzel- oder Komplettlösung? Und: Warum Schnittstellen so wichtig sind!

Kaum ein Anbieter kann aktuell eine Komplettlösung für alle Bereiche anbieten. Stattdessen bestehen HR-Software-Lösungen in Unternehmen oft aus einem Mix aus Tools verschiedener Spezial- und Nischenanbieter.
Die Herausforderung ist es nun, die Tools dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren. Dafür gibt es Schnittstellen, die das Andocken von Fremdlösungen ermöglichen. Also ist bei der Auswahl der passenden HR Software auch darauf zu achten, ob der Hersteller die richtigen Schnittstellen parat hat, die es ermöglichen, dass die bereits bestehenden Systeme in der eigenen IT-Landschaft mit dem neuen Tool nahtlos Daten austauschen können.
Ansonsten müssen Daten hier wie dort eingegeben und angepasst werden. Das erhöht die Fehleranfälligkeit. Insofern sollte der Zwang zur doppelten Buchhaltung von vornherein ausgeschlossen werden.

Schnittstelle ist nicht gleich Schnittstelle

Hier ist Vorsicht geboten, denn nicht jede Schnittstelle passt zu jedem System. Bislang haben sich im Bereich der HR Software noch keine Standards durchgesetzt. Vor allem Spezialanbieter haben oft eigene Lösungen, deren Schnittstellen nicht zu anderen Lösungen passen.
Auch hier muss also bei der Auswahl eines Tools intensiv nachgefragt werden. Viele Anbieter sind aber dazu bereit, individuelle Anpassungen an das Wunschsystem vorzunehmen. Dazu gehört auch das Programmieren der passenden Schnittstelle.
Und um noch eine Vokabel aus der bunten Welt der HR Software ins Feld zu führen: Nutzen Unternehmen HR Software Module unterschiedlicher Anbieter, die vernetzt miteinander arbeiten, spricht man von einem integrierten System.

Programmierung einer einheitlichen Benutzeroberfläche

Manchmal sind so viele unterschiedliche Plattformen miteinander verdrahtet, dass es der Programmierung einer einheitlichen Benutzeroberfläche bedarf, was die Bedienung für den Anwender erheblich erleichtert. Er muss nicht von Programm zu Programm mit unterschiedlichem Look&Feel wechseln, sondern kann alle Anwendungen über ein und dieselbe Benutzeroberfläche steuern.
Hinzu kommt, dass die Implementierung einer HR Software längst nicht mehr allein Angelegenheit von HR ist. Immer häufiger werden HR-Softwarelösungen nicht mehr nur in Personalabteilungen, sondern im gesamten Unternehmen eingesetzt.
Beispielsweise im Rahmen regelmäßig stattfindender Leistungsbewertungen einzelner Mitarbeiter oder für Auswertungen und Analysen. Und so haben natürlich auch die Leitungsverantwortlichen der jeweiligen Bereiche und die anwendenden Mitarbeiter gewisse Ansprüche an die Lösungen.

Auswahl der richtigen Software

Insofern kann die Entscheidung über die passende HR Software Lösung nicht allein Sache der Personalabteilung oder der IT sein. Im Gegenteil sollten bei der Klärung der Anschaffungsfrage alle Beteiligten an einem Tisch sitzen und gemeinsam entscheiden:

• HR
• Geschäftsführung
• Führungskräfte
• Ausgewählte Mitarbeitervertreter
• IT

Bisher ist das häufig nicht der Fall. Meist entscheiden lediglich IT und HR über die Anschaffung eines Systems. Doch wer Lösungen anschafft, ohne die Fachabteilungen, die die Tools später auch nutzen sollen, miteinzubeziehen, läuft Gefahr, eindimensionale Entscheidungen zu treffen.

Im schlimmsten Fall bilden die Tools nicht die Bedürfnisse ihrer Anwender ab, was zu Akzeptanzproblemen führen kann. So wird die Lösung unter Umständen nur eingeschränkt oder gar nicht genutzt. Damit hat man viel Zeit, Geld und Ressourcen vergeudet, ohne den gewünschten Effekt der Effizienzsteigerung.