Günstige HR-Tools: Mit diesen Programmen steigern sie Ihre Produktivität

Günstige HR-Tools: Mit diesen Programmen steigern sie Ihre Produktivität

HR Software dient vor allem der einen Aufgabe: HR-Managern mehr Zeit für Aufgaben zu verschaffen, die nicht an den Computer ausgelagert werden können. Doch vielerorts werden To Do’s noch mit Programmen wie Excel erledigt, die eigentlich nicht für den Gebrauch in HR-Abteilungen entwickelt wurden. Die Folge: Prozesse werden nur unzureichend abgebildet. Nun muss auch nicht für jedes To Do gleich eine HR Software angeschafft werden. Hier und da reicht auch der Einsatz von Produktivitätstools aus, die HR bei der Arbeit unterstützen können. Viele von ihnen sind kostengünstig, wenn nicht gar kostenlos nutzbar.

HR-Tools: Muss es immer die große HR Software sein?

Soviel steht fest: Für große Konzerne sind passgenaue Personal-Management-Lösungen längst unverzichtbar geworden. Wer 500 Angestellte oder noch mehr beschäftigt, kommt kaum um eine Software herum, die wesentliche HR-Themen wie E-Recruiting, Bewerbermanagement, Talent Management, Personalentwicklung, Lohnabrechnung oder Urlaubsplanung passgenau abdeckt.

Vergleich HR-Software

Anders sieht das in manchen Bereichen der Personalarbeit in kleinen und mittelständischen Unternehmen aus. Hier ist das Budget in der Regel schmäler und nicht jeder Prozess lässt sich ad hoc an eine passend zugeschnittene HR Software auslagern. Auf lange Sicht ist das zwar auch bei den kleineren Playern empfehlenswert.

Für die Zwischenzeit gibt es aber viele gute Alternativen zu Excel, das in der Regel statt einer HR Software zum Einsatz kommt. Doch mit Excel lassen sich viele Personalmanagement-Prozesse nur umständlich abdecken.

Insofern lohnt sich der Blick anderer Produktivitätstools, die in der Grundfunktion sogar oftmals kostenlos nutzbar sind. Mit diesen Tools lässt sich die Übergangsphase, bis die richtige HR Software eingesetzt werden kann, überbrücken.

Günstige HR-Tools für den kontinuierlichen Austausch

MindLink
MindLink ist eine sichere Alternative zu WhatsApp, die für Branchen geeignet ist, die sehr strenge Sicherheitskontrollen und Compliance Regeln beachten müssen.

Finanzdienstleister, Pharma-Konzerne, Rechtsanwaltskanzleien oder Regierungsorganisationen zum Beispiel. MindLink kann außerdem mit Skype for Business kombiniert werden.

Slack
Slack ist ein Kollaborationstool, in dem sich beliebig viele „Channels“ einrichten lassen. Sie funktionieren wie Chaträume. Wer teilnehmen darf, lässt sich frei festlegen.

Anwender können aber auch mit einzelnen Personen kommunizieren. Überall lassen sich Dateien hochladen, die auch innerhalb des Tools kommentiert werden können. Slack lässt sich mit etlichen Diensten verknüpfen:

  • Dropbox
  • Trello
  • Twitter

HR-Tools für die Zusammenarbeit mit Kollegen

Yammer – Facebook für Unternehmen
Yammer ist ein Enterprise Social Network, das auch HR bei seiner täglichen Arbeit unterstützen kann. Ein gemeinsames Yammer-Netzwerk können sowohl Kollegen aus einer Firma miteinander nutzen oder Mitglieder unterschiedlicher Firmen.

Yammer macht im Unternehmen möglich, was Privatnutzer von Facebook gewohnt sind: Man kann im Aktivitätsstream Informationen, Texte, Videos, Slides oder Fotos posten oder direkt mit Kollegen chatten.

Auch lassen sich themenbezogene Gruppen anlegen – hier kann man sich zum Beispiel über Projektverläufe wie einen laufenden Recruitingprozess austauschen. Der Upload von Dateien wie eingegangenen CV’s ist problemlos möglich. Auch externe Partner lassen sich bei Bedarf hinzuschalten.

Über Apps ist der Zugriff über Smartphone oder Tablet kein Problem. Daneben gibt es Möglichkeiten wie die gemeinsame Kommentierung von Dokumenten oder das Anlegen von Notizen. Yammer Enterprise wird im Rahmen ausgewählter Office 365-Pläne angeboten und kann innerhalb dieser ohne Zusatzkosten aktiviert werden.

Jive-n
Jive-n ist ein Collaboration Hub mit News-Seiten, multimedialen Blogs und Videos, die bei der internen Kommunikation und dem Austausch von Wissen unterstützen. Letztes kann von HR sehr gut im Bereich der Personalentwicklung genutzt werden: Kollegen können neue Erkenntnisse austauschen und internes Wissen ist so stets im Fluss.

News-Streams und automatische Abos sorgen dafür, dass die richtige Botschaft an die richtigen Personen kommt. Mit den mobilen Lösungen von Jive-n lassen sich alle Mitarbeiter einbeziehen, egal wo sie sind und wie sie arbeiten.

Skype für Unternehmen
Skype ist ein kostengünstiges Kollaborationstool, das sich vor allem für virtuelle Teams eignet. Mit einem Klick kann jeder von einem beliebigen Gerät aus an einer Online-Video-Besprechung teilnehmen. Alle Besprechungen lassen sich aufzeichnen. Auf diese Weise lässt sich auch ein Videointerview mit einem Bewerber, der an einem entfernten Ort wohnt oder ein Feedbackgespräch mit einem Angestellten, der an einem anderen Standort arbeitet, durchführen.

Die Anwendungsmöglichkeiten sind praktisch unbegrenzt. Auch Präsentationen über verschiedene Standorte hinweg zu halten, ist beispielsweise möglich – der Bildschirm lässt sich freigeben und teilen. So gelingen PowerPoint-Präsentationen, als ob der Speaker im Raum wäre. Skype ermöglicht Teamwork in Echtzeit mit bis zu 250 Personen. Jive-n steht in den ersten 30 Tagen in einer kostenlosen Testversion zur Verfügung.

Skype kann aber noch mehr:

  • Umfragen gestalten
  • Chats
  • Dateiupload

Und: Über eine Whiteboard-Funktion können Anwender Inhalte online gemeinsam zeichnen und bearbeiten – als befänden sie sich im gleichen Raum.

HR-Tools für das Projektmanagement

Basecamp
Mit Basecamp lassen sich HR-Projekte, Aufgaben und Timings organisieren. Aufgaben können angelegt und einer Gruppe oder einzelnen Personen zugewiesen werden. Auch der Zeitraum der zu erledigenden Aufgaben kann bestimmt werden. HR hat somit jederzeit die Kontrolle über das Timing und die richtige Verteilung der Prioritäten.

Basecamp verfügt über eine integrierte Erinnerungsfunktion, die eine anstehende Deadline anzeigt. Positiv: Basecamp merkt sich die Arbeitszeiten und stört Anwender nicht mehr außerhalb dieser Zeit. Eine Report-Funktion zeigt, ob alle Aufgaben noch innerhalb der Timings liegen und welche abgeschlossen sind.

Informationen können über einen Messenger mit Einzelpersonen ausgetauscht werden. Auch der Dateiupload ist kein Problem. Darüber hinaus ist die Gruppen-Chat-Funktion geeignet, um schnell Feedback einzuholen oder Links zu teilen. Auch Nicht-Basecamp-Nutzer können integriert werden: Hierzu können öffentliche Links, die die jeweiligen Informationen beinhalten, generiert und geteilt werden. Über ein Message-Board können Beiträge für ein Projektteam erstellt und diskutiert werden.

Basecamp bietet die Möglichkeit, die Software für 30 Tage unverbindlich zu testen. Wer danach damit weiterarbeiten möchte, bezahlt als Unternehmen 99 US-Dollar im Monat.

Trello
Für kleine Unternehmen ist das Projektmanagement-Tool Trello eine sehr attraktive Projektmanagement-Software. Projektaufgaben können in Form von Listen angelegt und gesteuert werden. Zum Beispiel: „Anstehende Aufgaben“, „Aufgaben in Bearbeitung“ und „Abgeschlossene Aufgaben“.

Innerhalb der Listen werden Karten für einzelne Aufgaben angelegt. Die Karte umfasst eine genaue Beschreibung der Aufgabe, eine Kommentarfunktion und auch Anhänge können beigefügt werden.

Jeder Aufgabe können Verantwortliche zugeordnet, Checklisten angefügt, Erinnerungen eingetragen und Benachrichtigungen über Updates abonniert werden.

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Sobald sich in einem Projekt Neuerungen ergeben, werden alle Abonnenten informiert. Die Grundeinstellungen von Trello können kostenfrei genutzt werden.

Bitrix 24
Bitrix24 ist eine Komplettlösung mit mehr als 35 sozialen Kollaborations-, Kommunikations- und Managementtools, die für kleine Teams kostenfrei angeboten wird.

Integriert ist ein privates soziales Netzwerk, Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, Gruppenchats und Video-Konferenzen sowie die Möglichkeit, Dokumente online abzuspeichern. Und für diejenigen, die E-Mails immer noch gerne nutzen, bietet Bitrix24 einen direkten Zugriff auf die eigene Inbox. (Bild: Fotolia.com)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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