HR Software: 4 Bereiche, in denen sie Ihre Arbeitgebermarke verbessert

Arbeitgeber müssen bestehenden Mitarbeitern und neuen Talenten etwas bieten, um sie für sich zu begeistern und langfristig zu binden. Dazu bedarf es einer optimalen Arbeitgebermarke. Warum der gezielte Einsatz von HR Software helfen kann, die eigene Employer Brand aufzupimpen.  

Arbeitgebermarke: Warum sie immer wichtiger wird

Es gab Zeiten, in denen waren Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber zeitlebens treu. Gleichzeitig konnten Unternehmen aus den Vollen schöpfen, wenn es darum ging, eine Vakanz zu besetzen. Bewerbungen bekamen sie im Überfluss.

Vorbei! Die Situation auf dem Arbeitsmarkt hat sich komplett gedreht: Arbeitnehmer wechseln häufiger den Arbeitsplatz und Unternehmen haben immer größere Schwierigkeiten, neue Talente anzuheuern. Die Konsequenz: Sie müssen sich so attraktiv wie möglich für ihre Belegschaft machen.

Arbeitgebermarke: Was ist das? Eine Definition.

Das setzt eine optimale Arbeitgebermarke oder auch Employer Brand voraus: Darunter subsumieren sich alle Faktoren, die ein Unternehmen für seine Mitarbeiter und Bewerber so attraktiv macht, dass sie sich langfristig an ihn binden oder den Wunsch verspüren, bei ihm arbeiten zu wollen.
Dass eine starke und vor allem positiv besetzte Arbeitgebermarke für Unternehmen zunehmend wichtiger wird, ist sogar wissenschaftlich verbrieft. Laut einer Studie Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) aus dem Jahr 2016 stieg die durchschnittliche Fluktuationsrate in deutschen Unternehmen binnen vier Jahren branchenübergreifend um stattliche fünf Prozentpunkte. Dem haben nur Unternehmen mit einer starken Employer Brand etwas entgegenzusetzen.

Arbeitgebermarke: Worauf kommt es an?

Doch an welchen Stellschrauben sollten Unternehmen drehen, um die eigene Arbeitgebermarke positiv zu beeinflussen? Und warum kann ausgerechnet der Einsatz einer HR Software dabei helfen?
Ein Beispiel aus der Personalbeschaffung kann diese Fragen leicht beantworten. So offenbarte im Jahr 2016 die Indeed-Bewerbungsstudie, dass 42 Prozent der befragten Bewerber schon einmal einen Bewerbungsprozess abgebrochen haben, weil ihnen dieser zu kompliziert war. Das ist abträglich für die Employer Brand.

Wie HR Software das Recruiting vereinfachen kann

An dieser Stelle kommt der Einsatz einer HR Software ins Spiel. Denn technisch wäre ein einfacherer Bewerbungsprozess längst realisierbar. Allerdings bedarf es dafür der richtigen Tools. Zum Beispiel könnte die recht unkomplizierte One-Click-Bewerbung die oftmals sperrigen Online-Formulare oder E-Mail-Bewerbungen ablösen.
So geht’s: Bewerber importieren mit wenigen Klicks die Informationen aus ihrem Xing- oder LinkedIn-Profil in das Bewerbermanagementsystem eines Arbeitgebers. Fertig. Dieser trifft eine erste Vorauswahl und kann bei Bedarf Bewerbungsunterlagen nachträglich anfordern.

Neue Formen der Bewerbung

Dabei ist die One-Click-Bewerbung nicht das einzige Format, das es Talenten einfacher macht, bei einem Arbeitgeber anzuheuern. Es gibt inzwischen auch Apps, mit denen Talente per Smartphone Interesse bekunden können oder Chatbot-Lösungen.
Ein Chatbot ist ein Algorithmus für Kommunikationsaufgaben. Bei der Bewerbung eines Talents kann dieser wie folgt eingesetzt werden: Der Bewerber wird beim Klick auf den Bewerben-Button in einer Stellenanzeige zu einem Chatbot weitergeleitet.
Ein Fenster ploppt auf, das wie ein Instant Messenger daherkommt. Mit dem Unterschied, dass der Chat nicht mit dem Personaler eines Unternehmens geführt wird, sondern mit einem Roboter.
Der Chatbot fragt im “Chat” die folgenden Daten ab:

• Name
• Erfahrungen
• Bisherige Arbeitgeber
• Arbeitserfolge
• Gehaltsvorstellungen
• Starttermin
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Die entsprechenden Eingaben des Kandidaten werden von der HR Software gesammelt und automatisch für den Recruiter ansehnlich und strukturiert aufbereitet.

Negative Einflussfaktoren auf die Arbeitgebermarke

Langatmige Bewerbungsprozesse sind aber nicht die einzigen negativen Einflussfaktoren auf die Arbeitgebermarke. Die Attraktivität eines Arbeitgebers hängt noch von weiteren Einflüssen ab. Diesen zum Beispiel:

• Flache Hierarchien
• Angebot von Home-Office
• Sichere Arbeitsplätze
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Work-Life-Balance-Angebote
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Last but not Least stehen auch optimale Weiterbildungsmöglichkeiten ganz oben auf der Agenda von Arbeitnehmern. Auch in diesen Bereichen können Arbeitgeber die Weichen mit der passenden HR-Software stellen.

Wie HR Software die Kommunikation vereinfachen kann

Zunächst einmal müssen Arbeitgeber aber herausfinden, worauf es der eigenen Belegschaft am dringendsten ankommt. Denn allzu häufig geht der  Maßnahmenkatalog vieler Unternehmen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität an den Bedürfnissen ihrer Arbeitnehmer vorbei, wie die Wissenschaftler der Universität Bamberg herausgefunden haben.
Zum Beispiel liegt Kandidaten vor allem die Flexibilisierung des Arbeitsortes und der Arbeitszeiten am Herzen. Allerdings bieten nur sechs von zehn der 1.000 größten Unternehmen aus Deutschland Home-Office an.
Außerdem bieten Unternehmen gerne die Möglichkeit an, ein Sabbatical zu machen oder veranstalten After-Work-Events. Unter den Tisch lassen viele dafür aber das Thema der betriebseigenen Kinderbetreuung fallen, die allerdings von vielen Arbeitnehmern (40 Prozent) als deutlich wichtiger eingeschätzt wird, als das gemeinsame Feierabendbier nach getaner Arbeit (28,6 Prozent) oder eine einjährige Auszeit vom Job (34,3 Prozent).

Arbeitgeberattraktivität steigern: Mitarbeiter befragen

Was gegen ein solch fundamentales Aneinandervorbeireden helfen würde: Mitarbeiterbefragungen. Auch hierfür gibt es HR Software Tools, die dabei unterstützen. Mit ihnen lassen sich mühelos Fragebögen gestalten und per Knopfdruck Auswertungs-Dashboards erstellen.
Auch qualitative Mitarbeiterbefragungen sind kein Problem. So manche Software ermöglicht es beispielsweise, Diskussionsforen zu bestimmten Themen einzurichten. Auf diese Weise wird ein Unternehmenskultur-Monitoring zum Kinderspiel.
Aus den Ergebnissen lässt sich ein passgenauer Maßnahmenkatalog ableiten, um den Mitarbeitern das perfekte Unternehmensumfeld und sich selbst eine optimierte Arbeitgebermarke zu kredenzen. Auch bei der Umsetzung der herausgefilterte Maßnahmen kann HR Software – wie gesagt – maßgeblich unterstützen.

Wie HR Software die Personalentwicklung vereinfachen kann

Steht und fällt die Arbeitgeberattraktivität in einem Unternehmen zum Beispiel mit Angeboten zur  Weiterbildung der Mitarbeiter, lässt sich dieser Bereich effizient und einfach über ein Tool zum Seminarmanagement abbilden. Hierüber lassen sich Seminar- und Kostenplanung, Zusagen, Absagen, Ummeldungen, Wartelisten bis hin zu ganzen Seminarprogrammen und Leistungskatalogen steuern.
Personalentwicklung-Tools sorgen derweil dafür, dass jeder Mitarbeiter auch in den Themenbereichen geschult wird, die den Anforderungen seiner Stelle entsprechen. In den Programmen lassen sich die aktuellen Kompetenzen und Qualifikationen eines Mitarbeiters dokumentieren und gegen die erforderlichen Skills für eine Aufgabe abgleichen.
So können Mitarbeiter zum Beispiel rechtzeitig für neue Verantwortlichkeitsbereiche identifiziert und geschult werden. Insofern ist HR-Software auch der perfekte Sparring-Partner, wenn es um die Karriereplanung von Talenten geht.

Wie HR Software das Workforce Management  vereinfachen kann

Auch im Bereich Workforce Management kann HR Software zu einer Verbesserung der Arbeitgebermarke beitragen. Immer mehr Arbeitnehmer befürworten zum Beispiel die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort.
Hierfür gibt es inzwischen auch zahlreiche Möglichkeiten:

• Home-Office-Angebote
• Teilzeitmodelle
• Lebensarbeitszeitmodelle
• Lebensphasenorientiertes Arbeiten

Allerdings ist das Management so vieler verschiedener Arbeitszeitmodelle sehr komplex. Ohne ein funktionierendes System im Rücken mit automatisierten Routinen, bedeutete das für HR vor allem eines: Sehr hohe Administrationsaufwände.
Mit einer skalierbaren Zeitwirtschaftslösung könnte HR hingegen alle Prozesse passgenau steuern. Arbeitszeiten, -modelle und Abwesenheiten würden automatisiert erfasst, bewertet und unter Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen gesteuert. So könnte auch immer die Einhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten garantiert werden.

Systeme tauschen sich untereinander Daten aus

Doch die Systeme können noch mehr. Die nahtlose Interaktion mit den Modulen anderer Abteilungen wie etwa Finance und Controlling garantiert zum Beispiel lückenlose Workflows bei der Abrechnung der erbrachten Leistungen.

So lassen sich Tätigkeiten und Leistungen verschiedenen Kostenstellen, -arten und -trägern zuordnen. Das ermöglich je nach Arbeitszeitmodell eine punktgenaue und effiziente Auswertung und Lohnberechnung.
Ist die Zeitwirtschaft überdies mit der Personaleinsatzplanung der Fachbereiche gekoppelt, können die gewünschten Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter auch perfekt mit den Bedürfnissen der Personaleinsatzplanung ihrer Fachabteilung abgeglichen werden. Die Softwaremodule tauschen alle relevante Daten aus und setzen sie unter Zuhilfenahme von Analysealgorithmen ins perfekte Verhältnis zueinander.
Zugegeben, eine HR-Software kann nicht überall helfen, wenn es im Employer Branding eines Betriebs hakt. Aber doch in sehr vielen.