HR Software: Die 10 wichtigsten Software-Begriffe

HR Software: Die 10 wichtigsten Software-Begriffe

Wer sich mit der Implementierung einer HR Software auseinandersetzt, stößt unweigerlich auf eine Vielfalt an Vokabeln, Anglizismen und Abkürzungen. Aber nicht alle Software-Begriffe sind selbsterklärend. Welche man kennen sollte und wofür sie stehen.

Was sind On-Premise- und was sind On-Demand-Lösungen?

On Premise bedeutet, dass der Nutzer eine Software erwirbt, lokal auf der eigenen Hardware installiert und verwaltet. Oftmals werden auch zeitlich begrenzte Software-Lizenzen erworben. Als Synonyme findet man auch die Begriffe Inhouse und Lizenz.

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Das On Premise-Modell steht im Gegensatz zum On-Demand-Modell oder der sogenannten Software as a Service-Lösung (SaaS). Hierbei werden die Hardware und Datenbanken in eine externe Cloud eines HR Lösungsanbieters ausgelagert.

On Premise-Lösungen haben im Vergleich zu Cloud-Lösungen – wie so vieles im Leben – Vor- und Nachteile. Positiv fallen die folgenden Faktoren ins Gewicht:

  • Keine Datenweitergabe an einen externen Anbieter
  • Einmalige Kosten
  • Dauerhafte Nutzung
  • Maximale Kontrolle über Daten
  • Gesamte IT-Infrastruktur in den eigenen Händen

Nachteilig ist dagegen:

  • Höherer eigener Aufwand (Installation, Wartung)
  • Updates erfolgen nicht automatisch
  • Bei schlechter Wartung droht höhere Fehleranfälligkeit und ein höheres Risiko von Angriffen durch außen 

Was sind Employee Self Service oder Management Self Service-Portale?

Hinter Employee Self Service oder Management Self Service, kurz Ess oder MSS, verbergen sich sozusagen „Selbstbedienungs-Portale“. Mitarbeiter und Manager erhalten über diese Zugriff auf bestimmte Daten und können diese selbst verwalten. Die Bandbreite reicht von den eigenen persönlichen Angaben, Urlaubsanträgen, der Dokumentation von Zielvereinbarungen, Feedbackgesprächen und, und, und.

Es liegt auf der Hand, dass diese Selbstverwaltungsportale die Prozesse in der Personalwirtschaft erheblich vereinfachen und beschleunigen, denn HR wird somit von jeder Menge Verwaltungsaufwand entlastet.

Was ist eine Schnittstelle?       

Kaum ein Anbieter kann aktuell eine Software-Komplettlösung für alle HR-Bereiche anbieten. Stattdessen bestehen HR-Software-Lösungen in Unternehmen oft aus einem Mix aus Tools verschiedener Spezial- und Nischenanbieter.

Die Herausforderung ist es nun, die Tools dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren. Dafür gibt es Schnittstellen, die das Andocken von Fremdlösungen ermöglichen. Insofern ist bei der Auswahl der passenden HR Software darauf zu achten, ob der Hersteller die richtigen Schnittstellen parat hat, die es ermöglichen, dass die bereits bestehenden Systeme in der eigenen IT-Landschaft mit dem neuen Tool nahtlos Daten austauschen können.

Ansonsten müssen Daten hier wie dort eingegeben und angepasst werden. Das erhöht die Fehleranfälligkeit. Insofern sollte der Zwang zur doppelten Buchhaltung von vornherein ausgeschlossen werden.

Hier ist Vorsicht geboten, denn nicht jede Schnittstelle passt zu jedem System. Bislang haben sich im Bereich der HR Software noch keine Standards durchgesetzt. Vor allem Spezialanbieter haben oft eigene Lösungen, deren Schnittstellen nicht zu denen anderer Systeme passen. Viele Anbieter sind aber dazu bereit, individuelle Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehört auch das Programmieren der passenden Schnittstelle.

Was ist ein integriertes System?

In vielen Betrieben hat sich ein Nebeneinander von HR-Systemen der verschiedensten Anbieter herausgebildet. Diese Systembrüche sind aber mit Risiken verbunden, da sie ein effektives Arbeiten gefährden. Zum Beispiel könnten Hardware, Betriebssystem, Datenbank und Software nicht optimal miteinander kommunizieren.

Zum anderen bedingen solche Insellösungen den Einsatz von Schnittstellen, deren Verwaltung und Pflege zusätzlichen Aufwand mit sich bringt. Sie sind oftmals fehleranfällig und aufgetretene Unstimmigkeiten können nur schwer lokalisiert werden. Ist der Fehler nicht eindeutig zuordenbar, besteht für das Unternehmen Betrieb die Gefahr ‚zwischen die Fronten‘ der verschiedenen Hersteller zu geraten. Im schlimmsten Fall fühlt sich keiner zuständig. Das Gegenteil einer solchen wartungsintensiven Schnittstellenlandschaft ist ein integriertes System von einem Hersteller, das alle Funktionsbereiche, die benötigt werden, abdeckt.

Was ist ein Modul?

Ein Modul ist eine abgeschlossene, funktionierende Software-Einheit. Viele HR-Software Hersteller zerlegen ihre Komplettlösung in einzelne Module zu verschiedenen Funktionsbereichen. Auf diese Weise müssen Anwender nicht eine Komplettlösung anschaffen, die sie vielleicht gar nicht voll nutzen, sondern können gezielt nur die Funktionen auswählen, die für sie relevant sind.

Was ist responsives Design?

Responsives Design ermöglicht die optimale Darstellung von Webseiten auf sämtlichen Endgeräten – angefangen mit dem Stand-PC über den Laptop, das Tablet bis hin zum Smartphone. Auf jedem Device kann der Nutzer die Seite perfekt abrufen und anschauen, ohne lästig hin- und herwischen zu müssen. Das ist insbesondere für Karriereseiten und Stellenportale wichtig, die über eine HR Software gesteuert werden.

Was ist Multiposting?

Viele Bewerbermanagement Software-Lösungen sehen die Möglichkeit vors, dass Stellenanzeigen nicht nur auf der eigenen Karriereseite, sondern zeitgleich auch auf mehreren Jobbörsen geschaltet werden können. Diese Mehrfachschaltung wird auch als  Multiposting bezeichnet und erhöht die Sichtbarkeit und Reichweite jeder Stellenanzeige erheblich.

Was ist Matching?

Matching ist der letzte Schrei bei den Bewerbermanagement Software Tools. Hierbei werden die in den offenen Vakanzen ausgeschriebenen Skills mit den Fähigkeiten von Bewerbern oder Talenten im Talentpool automatisiert abgeglichen. Treffer, die so genannten Matches, werden dem Recruiter dann per Knopfdruck ausgespielt. Diese Funktion erleichtert die Kandidatenvorauswahl erheblich.

Was ist CV-Parsing?

CV Parsing steht für das automatische Einlesen von Lebensläufen und die automatische Übertragung in ein Bewerbermanagementsystem. Die Technologie kann neben Namen, Adressen und Geburtsdaten auch Abschlüsse, Berufserfahrungen, Fachkenntnisse und das Foto identifizieren und in die korrekten Felder einspeisen.

Je nach Software klappt das mindestens bei PDF- und Worddokumenten, aber auch bei Dateiformaten wie Open Office, txt, rtf, html, png, jpg und gif. Auf diese Weise lassen sich neben zugesandten, gescannten oder hochgeladenen Lebensläufen auch Profile in sozialen Netzwerken wie XING auslesen.

Was ist Sourcing?

Unter Sourcing ist die proaktive Suche nach Kandidaten im Recruiting zu verstehen, die sich vorwiegend auf Online-Quellen bezieht. Hierbei geht es im ersten Schritt um das Finden von Informationen über potenzielle Talente – unabhängig davon, ob diese aktiv auf der Jobsuche sind oder nicht. Ihnen kann im nächsten Schritt ein attraktives Jobangebot unterbreitet werden.

Dazu durchsuchen smarte Sourcing Algorithmen mit nur einem Suchauftrag zeitgleich mehrere (Lebenslauf-)Datenbanken, soziale Medien oder Businessnetzwerke.

Eine Art Google für Personaler also. Die semantische Suchtechnik der Tools durchkämmt das Netz genau wie Google nach der Booleschen Logik, bei der komplexe Suchmaschinenbefehle (Boolesche Operatoren) zu logischen, langen Suchketten (Strings) verknüpft werden. Nur, dass Sourcing-Lösungen völlig andere Suchparameter und Suchbereiche zugrunde legen als Google.

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Sie dringen damit in Nischen des WWW vor, die bei Google und Co. durchs Raster fallen würden. Dazu gehören Spezialcommunities, in denen sich viele rare Talente tummeln. In erster Linie, um sich fachlich auszutauschen. Nebenbei hinterlassen sie auch Informationen über ihren Werdegang. Für klassische Suchanfragen eines Ottonormalverbrauchers wären diese Inhalte zu speziell. Für Recruiter, die nach hochkompetenten High Potentials suchen, können die Informationen hingegen nicht speziell genug sein.

Selbst technisch ungeschulte Anwender können mit der richtigen Kombination von Keywörtern und Kriterien mit der Sourcing Software ohne größere Mühe den besten Kandidaten finden.

Die zusammengetragenen Informationen über jeden einzelnen Kandidaten werden je nach Passgenauigkeit eines Kandidaten in einem Ranking übersichtlich geordnet. Ähnlich wie in einem gut strukturierten CV lassen sich Name, Lebenslaufinformationen und Kontaktdaten abrufen. (Bild: oneinchpunch, Fotolia.com)


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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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