HR Software einführen: Ihr 8-Punkte-Plan für den Erfolg
Sie wollen eine HR Software einführen, die Manager und Mitarbeiter aktiv in HR Prozesse einbindet? Dann sollten Sie die zukünftigen Anwender von Anfang an mitnehmen und ihnen die Vorzüge erläutern – umso wahrscheinlicher ist es, dass sie die Software auch benutzen. Es gibt aber noch weitere Aspekte zu beachten. Unser 8-Punkte-Plan hilft.
HR Software einführen: Das ist zu beachten
Die digitale Revolution lässt in der Arbeitswelt keinen Stein auf dem anderen. In allen Bereichen verändern sich Arbeitsweisen und Prozesse grundlegend. Auch im HR Management hält sie Einzug. Es gibt längst Software Lösungen für jeden Teilbereich des Personalwesens. Oft binden die Tools die Manager und Mitarbeiter aktiv ein.
Im Performance Management können über eine HR Software zum Beispiel Feedbackgespräche dokumentiert werden. Oder: Innerhalb verschiedener Self Service Anwendungen suchen sich Mitarbeiter Weiterbildungsangebote aus, erneuern ihre persönlichen Daten eigenständig, stellen Urlaubsanträge oder buchen ein Auto aus dem betrieblichen Car Pool. Das verschafft HR viele Freiräume: Was früher von der Personalabteilung dokumentiert oder bearbeitet wurde, ist nun Sache der Führungskräfte und Manager.
Tipp 1: Ängste verstehen hinter sich lassen
Auf deren Seite kann das allerdings die Angst schüren, dass sie innerhalb einer Arbeitswelt, die sich ohnehin permanent im Wandel befindet und in der sie dauernd dazulernen müssen, nun auch noch die To Do’s von HR aufgebürdet bekommen. Es ist Teil der menschlichen Natur, Angst vor Veränderungen zu haben. HR sollte sich demgegenüber verständnisvoll zeigen. Das schafft Vertrauen.
Tipp 2: Ängste mit transparenter Kommunikation hinter sich lassen
Die Angst aber einfach nur hinnehmen, wäre allerdings falsch. Denn sie lähmt und mindert die Akzeptanz gegenüber den neuen HR-Tools. Besser: Personalmanager weihen die Mitarbeiter gleich zu Beginn in die Vorzüge des neuen System ein und erläutern, inwiefern auch sie durch die Nutzung der entsprechenden Tools Zeit sparen.
Zum Beispiel ist es für sie ein erheblicher Zeitgewinn, Urlaubsanträge nicht mehr ausfüllen, mehrfach ausdrucken zu müssen und beim Vorgesetzten und HR vorbeizubringen und auf Feedback zu warten. Stattdessen füllen sie den Urlaubsantrag direkt im System aus, schicken ihn ab und erhalten eine Nachricht, sobald dieser genehmigt wurde.
Tipp 3: Mitarbeiter einbinden
Während des laufenden Implementierung einer HR Software sollten Mitarbeiter immer wieder informiert werden, mit welchem Tempo das Projekt vorangeht. So kommen neue Anwendungen für diese nicht aus dem Nichts, sondern die Belegschaft ist auf die bevorstehende Veränderung vorbereitet und kann sich drauf einstellen.
Tipp 4: Verantwortungsbereiche klären
Um eine HR Software strukturiert einzuführen, muss außerdem klar geregelt sein, wer in diesem Prozess welche Verantwortungsbereiche bearbeitet. Nur dann weiß jeder, was er zu tun hat und nur dann läuft auch wirklich alles strukturiert ab.
Während HR die Projektfäden in der Hand hält und die IT die Voraussetzungen in der IT-Infratstruktur für die Implementierung der neuen Anwendungen schafft, wird es Aufgabe der Mitarbeiter sein, sich auf die neue Software vorzubereiten.
Tipp 5: Die Mitarbeiter frühzeitig schulen
Manche Systeme, die neu eingeführt werden, sind zwar intuitiv bedienbar, hierfür bedarf es keiner Mitarbeiterschulungen. Doch in manchen Bereichen des HR Managements können Software Tools nur nach einer Trainingsphase angemessen bedient werden. Diese wird in der Regel von dem Anbieter der HR Software angeboten.
Hier ist es wichtig, die künftigen Mitarbeiter frühzeitig zu schulen und für sie einen Schulungsplan auszuarbeiten. Dann können sie die neue Software bereits ab dem Tag nutzen, an dem diese zur Verfügung steht. So kann diese von Anfang an effizient eingesetzt werden.
Tipp 6: Die Digitalisierung in den Alltag integrieren
Neben aller Digitalisierungsprojekte und Schulungsbedarfen muss aber auch das Tagesgeschäft weiterlaufen. Manchmal können daher nicht alle Mitarbeiter ad hoc geschult werden. Auch hierfür gibt es eine Lösung.
Die Teams verfolgen das operative Tagesgeschäft weiter, während eine Fokusgruppe jeder Abteilung auf dem neuen System geschult wird. Diese gibt dann ihr erworbenes Wissen sukzessive an die einzelnen Kollegen weiter. Und sie steht bei Fragen oder Problemen als Ansprechpartner zur Verfügung.
Tipp 7: Jeder muss seinen eigen Weg finden
Auch innerhalb der gleichen Branchen können die Strukturen und Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen grundverschieden sein. Das heißt im Umkehrschluss, dass es keine Blaupause für die Digitalisierung gibt.
Das heißt aber nicht, dass Unternehmen nicht voneinander lernen könnten. Es ist sinnvoll, den Austausch miteinander zu suchen und sich am Beispiel anderer Denkanstöße für das eigene Unternehmen einzuholen. Hierfür gibt es entsprechende Fachforen oder Communities, die viele nützliche Beispiele und Hinweise für den Weg in die digitale Welt austauschen.
Tipp 8: Mitarbeiter mit Best Practice Beispielen begeistern
Dazu gehören auch die Erfahrungen mit dem Anbieter einer HR Software. Wer weiß! Vielleicht finden sich ja auf diesem Weg Best Practice Beispiele, die auch die Belegschaft begeistern und mit ihr geteilt werden können. Das stärkt deren Akzeptanz noch einmal zusätzlich.
Alternativ können Sie sich auch von einem unabhängigen Vergleichsportal wie HR Software Vergleich.de in Vergleichsanalysen über verschiedene Anbieter informieren und sich beraten lassen.
Unsere Experten stehen täglich in engem Austausch mit unseren Partnern aus dem HR Software Bereich und kennen Trends und Innovationen aus dem HR-Softwaremarkt wie kein anderer. Wir stehen Ihnen für Ihre Anfrage gerne zur Verfügung.
Sie sind auf der Suche nach einer passenden HR Software und fragen sich, welche die richtige Lösung für Ihre Belange ist? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne!
