HR Software: Komplettlösung oder Best-of-Breed? Das ist hier die Frage!

So gut wie nie finden HR-Prozesse nur innerhalb eines einzigen IT-Öko-Systems statt. In vielen Betrieben hat sich über die Jahre hinweg ein Nebeneinander vieler verschiedener HR-Systeme herausgebildet. Das ist mit Risiken verbunden: Zum Beispiel besteht im Bewerbermanagement die Gefahr, dass die verschiedenen Tools nicht optimal miteinander kommunizieren. Das kann Prozesse lahmlegen oder Daten müssen doppelt und dreifach eingepflegt werden. Wir haben uns zusammen mit Lösungsanbieter Personio die Frage gestellt: Was ist besser? Eine solche Best-of-Breed-Lösung, die sich aus den Tools verschiedener Hersteller zusammensetzt? Oder doch die All-in-one-Lösung eines einzigen Anbieters?

Komplettlösungen oder All-in-one-Lösung?

Eine Komplettlösung wie die von Personio deckt alle Funktionsbereiche im HR Management ab, die digital gesteuert werden sollen. Der Hersteller gibt seinen Anwendern große Flexibilität bei der Auswahl der Funktionen. Er bietet zwei Module zu den Bereichen Recruiting und HR-Management an. Über letztes lassen sich zum Beispiel An- und Abwesenheiten, die Digitale Personalakte, die vorbereitende Lohnbuchhaltung, das On- und Offboarding sowie die Mitarbeiterperformance und das Mitarbeiter-Feedback managen.

Das Personio-Prinzip: Kunden kaufen alle zur Verfügung stehenden Funktionen ein. Diese können aber pro Nutzer durch individuelle Rechte und Rollen eingeschränkt werden. Optional lassen sich weitere Funktionen für das Recruiting dazu buchen. Im Endeffekt greift letztlich jeder Nutzer auf ein passgenaues System zu, das ihm genau die Funktionen bietet, die er in seinem Alltag braucht.
Die Vorteile einer Komplettlösung:

• Komplettlösungen sind so ausgestattet, dass sie alle Anwender-Bedürfnisse in den verschiedensten HR-Bereichen vollumfänglich abdecken.
• Prozesse können innerhalb einer Komplettlösung schnell und nahtlos gemanagt werden. Das Bewerbermanagement ist zum Beispiel direkt an das Onboarding-Tool angebunden, ohne dass ein Wechsel von einem in ein anderes System nötig wäre. Viele User schätzen eine solche unkomplizierte Benutzererfahrung.
• Die Usability ist bei Komplettlösungen deutlich erhöht. Die Benutzeroberflächen der einzelnen Module sind einheitlich gestaltet und Anwender finden deshalb sich in den verschiedenen Bereichen des Systems schnell zurecht.
• Der Kauf einer integrierten HR Software ist in der Regel kostengünstiger.
• All-in-One-Systeme wie die von Personio aktualisieren sich automatisch. Es kommen regelmäßig neue Funktionen hinzu, die aktuellen HR-Trends Rechung tragen. Der Anwender verfügt somit über eine Software, die stets auf der Höhe der Zeit ist.

Die Nachteile einer Komplettlösung:

• Manchmal bilden die einzelnen Module die Anwendungsszenarien nicht ganz exakt ab. Das ist vor allem in sehr spezialisierten Nischenbereichen der Fall, in denen hochspezifische Prozesse gemanagt werden müssen. Für solche Unternehmen mit hochspzifischen Anforderungen ist eine HR-Komplettlösung nicht immer passgenau.
• Manche Komplettlösungen müssen in solchen Fällen durch eine zusätzliche Software ergänzt werden, die die benötigten Funktionen beinhaltet.
• Manche All-in-One-Anwendungen lassen sich schlecht mit den Systemen anderer Hersteller kombinieren. Der Datenaustausch mit den Softwarelösungen anderer Anbieter funktioniert bisweilen nicht perfekt. Mit Hersteller Personio ist diese Sorge unbegründet. Er bietet unterschiedliche Exportmöglichkeiten zu anderen Systemen.

Best-of-Breed: Was bieten diese Systeme?

Best-of-Breed-Systeme sind Anwendungen, bei denen Anwender mit der Software verschiedener Hersteller arbeiten. Diese können so miteinander verknüpft werden, dass sie ähnlich wie eine Komplettlösung miteinander interagieren. Das ist allerdings aufwändig. Hintergrund der Best-of-Breed Idee ist, dass für alle Anwendungsbereiche das perfekte Modul zur Verfügung steht, mit denen sich dessen Prozesse perfekt bearbeiten lassen. Die Lösungsform hat ähnlich wie die Komplettlösung Vor- und Nachteile, die sorgfältig gegeneinander abgewogen werden müssen.
Vorteile von Best-of-Breed-Lösungen:

• Die Nutzung der Module verschiedener Hersteller lässt eine präzise Auswahl der Funktionen zu, die exakt zu den Bedürfnissen eines Anwenders passt.
• Anwenderunternehmen kaufen sich keine überflüssigen Funktionen ein, die ein System komplexer und im schlimmsten Fall auch langsamer machen. Sie erhalten nur die Anwendungen, die sie auch wirklich in ihrem Alltag brauchen. Das kann zu einem besseren Preis-Leistungsverhältnis führen. Allerdings müssen sich Anwender sehr detailliert Gedanken machen, welche Funktionen sie brauchen. Das kostet viel Zeit.
• Best-of-Breed-Lösungen zeichnen sich durch eine hohe Skalierbarkeit aus. Das heißt, sie sind praktisch unbegrenzt erweiter- oder anpassbar.
• Ändern sich die Anwender-Bedürfnisse, lassen sich bei einer Best-of-Breed-Lösung einzelne Module austauschen oder ergänzen. Eine Komplettlösung muss dagegen häufig im Ganzen ausgetauscht werden. Es sei denn, sie liegt wie Personio in modularer Form vor.
• Mehrere Plattformen von unterschiedlichen Herstellern geben global arbeitenden Unternehmen die Möglichkeit, auf die lokalen Bedürfnisse einzelner Standorte einzugehen.

Nachteile von Insellösungen:

• Bei der Nutzung mehrerer Plattformen unterschiedlicher Anbieter findet die Abrechnung mit mehreren Herstellern statt, statt nur mit einem. Das verursacht einen größeren Verwaltungsaufwand.
• Je nach den gewählten Anbietern können systemübergreifende Aktualisierungen und Systemupgrades aufwändiger sein. Es kann außerdem vorkommen, dass die Schnittstellen nicht mehr funktionieren.
• Mitarbeiter müssen sich in vielen verschiedenen Systemen auskennen und zurechtfinden. Eine einheitliche Nutzeroberfläche gibt es nicht. Das stellt gleich zu Beginn eine große Hürde bei der Nutzung der Tools dar. Zum Beispiel, weil alle User für jedes Programm eigens geschult werden müssen.
• Bei der Anwendung vieler verschiedener Programme besteht die Gefahr, dass die Bedienung zu komplex wird. Ein Beispiel: Mitarbeiter tragen in dem einem Tool ihren Urlaub ein, dokumentieren aber in einem anderen ihre Arbeitszeiten. Das Risiko ist groß, dass der Überblick verloren geht.
• Es kann vorkommen, dass die Module verschiedener Anbieter zunächst nicht gut miteinander kommunizieren und Daten austauschen. In diesem Fall müssen diese so lange doppelt gepflegt werden, bis eine Schnittstelle programmiert wird.

Ist des Rätsels Lösung gefunden?

Fazit: Welche Argumente nun für welches Modell sprechen, muss jeder Anwender für sich selbst beantworten. Dazu muss er hinterfragen:

• Welcher Ansatz ist der passende für mich?
• Mit welcher HR Software kann ich die anfallenden Aufgaben im Personalmanagement optimal erledigen?

Möglich ist übrigens auch eine Kombination aus All-in-one und Best-of-Breed-Systemen. Kleinere und mittlere Unternehmen setzen in der Praxis häufig auf eine Komplettlösung, mit der sie das Gros ihrer Prozesse managen. Für bestimmte Spezialbereiche ergänzen sie die Lösung durch kompatible Module anderer Hersteller. So einfach kann’s sein!