HR Software Vergleich
  • Vergleiche
      Top Kategorien
      • Bewerbermanagement & E-Recruiting
      • Digitale Personalakte
      • Talent Management
      • All-in-One-Lösungen
      • Zeiterfassung
      • Lohn- & Gehaltsabrechnung
      Weitere Kategorien
      • Active Sourcing
      • Arbeitsrecht & Legal Tech
      • Bildung & Weiterbildung
      • Digitale Essensmarke
      • Dokumentenmanagement
      • E-Learning
      • Einsatz- & Nachfolgeplanung
      • Employer Branding
      • EU-Entgelttransparenzrichtlinie - Gehaltsmanagement
      • Mitarbeiter-Benefits
      • Mitarbeiter- & Pulsbefragungen
      • Mitarbeitergespräch & Zielvereinbarungen
      • Multiposting
      • Onboarding
      • People Analytics
      • Personalverwaltung
      • Projektzeiterfassung
      • Reisekostenabrechnung
      • Skill- & Kompetenzmanagement
      • Teamentwicklung
      • Wissensmanagement
      • Zeitarbeit
      • Zeugnismanagement
  • Software-Hersteller
  • Wissen
    • Blog
      • Trends, News & Studien
      • Recruiting & Talentmanagement
      • Produktivität
      • Personalentwicklung
      • Personaladministration
      • Sonstige Themen
    • Academy
    • Award
    • Summit
Partner Werden
030 577 00 262 Kostenlose Beratung
Kontakt
Interne Kommunikation mit dem Messenger
© vegefox.com – stock.adobe.com
Blog Sonstige Themen

Interne Kommunikation mit dem Messenger

Messenger wie WhatsApp haben in der privaten Kommunikation vieles einfacher gemacht. Im beruflichen Umfeld sind die Systeme für die interne Kommunikation allerdings zu unsicher. Sie entsprechen nicht den geltenden Datenschutzvorgaben. Schade eigentlich. Denn in manchen Branchen wäre der Einsatz mehr als praktisch. Die gute Nachricht: Es gibt sichere Alternativen aus dem HR-Software-Bereich.

Warum eine gute interne Kommunikation so wichtig ist 

Das Thema “interne Kommunikation” gewinnt gleich aus mehreren Gründen an Bedeutung. Immer mehr Mitarbeiter genießen zum Beispiel die Möglichkeit, flexibel und teilweise ortsunabhängig zu arbeiten. Es gibt aber auch Branchen, in denen Mitarbeiter in Schichten, in Teilzeit oder ohne einen kontinuierlichen Zugang zum PC arbeiten. Das macht es schwierig, alle Arbeitnehmer zeitgleich über wichtige Neuerungen, Prozesse oder Veränderungen zu informieren.

Weder Betriebsversammlungen noch Mitarbeitermails sind hier das Mittel der Wahl, um alle zuverlässig zu erreichen. Das Problem ist allerdings: Geht es um kritische Mitteilungen, sollten alle Mitarbeiter möglichst gleichzeitig mit den jeweiligen Informationen versorgt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter die Fakten aus zweiter oder dritter Hand bekommen. Hier können leicht Missverständnisse entstehen.

Geschäftsfelder ändern sich schneller

Eine zuverlässige interne Kommunikation ist auch deshalb so wichtig, weil in der modernen Arbeitswelt immer häufiger Veränderungen kommuniziert werden müssen. Das hängt damit zusammen, dass viele Geschäftsfelder sehr volatil sind. Auf ein extrem erfolgreiches Jahr kann schon im nächsten der Einbruch folgen. Das führt dazu, dass Unternehmen, die eben noch expandiert haben, sich kurz darauf wieder gesund schrumpfen.
Aber nicht immer geht es in der internen Kommunikation nur um Restrukturierungen. Es gibt auch andere Nachrichten, die in heterogenen Arbeitsumfeldern zuverlässig die Runde machen sollten. Zum Beispiel:

  • Wenn gewohnte Abläufe neu strukturiert werden.
  • Wenn sich Gesetzesvorgaben ändern.
  • Wenn sich kurzfristige Neuerungen im Management ergeben.
  • Und, und, und.

In sehr agilen Umfeldern vergeht praktisch kein Tag, ohne dass derartige Informationen mit allen oder mit bestimmten Teams geteilt werden müssen. Bleiben bestimmte Gruppen außen vor, fühlen sie sich ausgeschlossen. Das senkt die Motivation. Zumal sich auch die Gefahr von Fehlern erhöht, wenn wichtige Vorgaben nicht zuverlässig zum Stichtag umgesetzt werden, weil nicht alle Mitarbeiter die entsprechende Information enthalten haben.

Effektive interne Kommunikation: Die Voraussetzungen

Nicht nur privat, auch im professionellen Kontext scheinen sich Kurznachrichtendienste wie What’sApp hier als die scheinbar perfekte Lösung zu entpuppen, um das Kommunikations-Dilemma zu lösen:

  • Nachrichten können per Knopfdruck mit allen Mitarbeitern geteilt werden. Unabhängig davon, ob sie sich gerade an ihrem Arbeitsplatz befinden oder nicht. Über ein Smartphone verfügt schließlich jeder.
  • Informationen, die nicht die ganze Mitarbeiterschaft etwas angehen, können in Gruppenchats mit den Kollegen geteilt werden, die es betrifft.

Interne Kommunikation mit dem Messenger: Die Schattenseiten

Aber Achtung. Die Kommunikation über herkömmliche Messenger im professionellen Kontext hat ihre Schattenseiten. Stichwort: Datenschutz. Werden zum Beispiel kritische Fotos übermittelt, von Verträgen etwa, ist das Risiko gegeben, dass diese automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden. WhatsApp verfügt über eine entsprechende Voreinstellung und nicht jeder deaktiviert sie.
Auf diese Daten haben dann auch möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff. Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung. Firmen riskieren hier empfindliche Strafen. 

Wenn Nachrichten an die falschen Kontakte gehen…

Außerdem sind private Messenger-Dienste auch deswegen problematisch, weil sie Nachrichten an Kontakte senden, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind. Ändert ein Kontakt seine Nummer, ohne den Absender zu informieren, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, sobald die Nummer neu vergeben wird. Eine erneute Verletzung der Datenschutzgrundverordnung.

Diese Risiken müssen Arbeitgeber nicht eingehen. Es gibt nämlich sichere Alternativen zu WhatsApp. HR Sofwarehersteller haben sich dem Thema interne Kommunikation angenommen und eine Mitarbeiter-App entwickelt, die all diese Bedenken über Bord wirft. Mit ihr lassen sich auch hochsensible Daten völlig unbedenklich austauschen.

Messenger App für das berufliche Umfeld

Die Datenübertragung erfolgt wie bei WhatsApp über eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Darüber hinaus gibt es aber entscheidende Unterschiede:

  • Die Daten werden nicht wie bei WhatsApp auf US-Servern gespeichert, für die der strenge europäische Datenschutz nicht gilt.
  • Stattdessen wird die App zentral gehostet. Nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001. Dieses Zertifikat steht für maximale Sicherheit von Informationen, Daten und Systemen und DSGVO-Konformität.
  • Zugriff haben immer nur Arbeitnehmer, die auch wirklich in einem Unternehmen beschäftigt sind. Denn die Kontaktdaten werden an zentraler Stelle verwaltet und stets aktualisiert.
  • Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, wird sein Zugang zur App deaktiviert. So gelangen Daten nicht versehentlich an ehemalige Mitarbeiter oder Fremde.
  • Eigentümer der Daten bleibt immer der Absender. Verschiedene Sicherheitsvorkehrungen stellen sicher, dass übertragene Daten nicht unberechtigt geteilt, abgelegt oder dupliziert werden können.

Das Ergebnis: So nutzen Anwender alle Vorzüge, die sie mit WhatsApp in Verbindung bringen. Allerdings in einem geschützten und sicheren Rahmen. Na, also! Interne Kommunikation gut, alles gut.

Autor dieses Artikels Sonja Dietz
Zum Newsletter anmelden

Sie wollen nichts mehr verpassen? Abonnieren Sie jetzt unseren Newsletter

HR-Software vergleichen

Jetzt aus über 100 HR-Software-Lösungen die passende Empfehlung erhalten

ZU DEN VERGLEICHEN

Passende Artikel

Effizientes Bewerbermanagement: So gewinnen Unternehmen die besten Talente mit Ostendis
Effizientes Bewerbermanagement: So gewinnen Unternehmen die besten Talente mit Ostendis
HR-Software-Summit zur Digitalen Personalakte: Moderne HR-Arbeit ohne Papierchaos
HR-Software-Summit zur Digitalen Personalakte: Moderne HR-Arbeit ohne Papierchaos
Schluss mit Datensilos: Wie d.velop für mehr Transparenz in der Personalverwaltung sorgt
Schluss mit Datensilos: Wie d.velop für mehr Transparenz in der Personalverwaltung sorgt
Personalakten, Recruiting, Lohnabrechnung: Warum digitale HR-Prozesse 2025 für KMU unverzichtbar sind
Personalakten, Recruiting, Lohnabrechnung: Warum digitale HR-Prozesse 2025 für KMU unverzichtbar sind
Digitale Transformation in der Personalverwaltung: Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Digitale Transformation in der Personalverwaltung: Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Effiziente Personaleinsatzplanung im Zeitalter des Fachkräftemangels
Effiziente Personaleinsatzplanung im Zeitalter des Fachkräftemangels
Zukunftsweisende Entgeltabrechnung: Mit SaaS-Lösungen Effizienz steigern und den Weg für KI ebnen
Zukunftsweisende Entgeltabrechnung: Mit SaaS-Lösungen Effizienz steigern und den Weg für KI ebnen
Talent2Go: Heben Sie Ihr Das Ausbildungsmanagement auf ein neues Level
Talent2Go: Heben Sie Ihr Das Ausbildungsmanagement auf ein neues Level
HR-Software-Anbieter: Studie belegt – diese 7 sind die Besten der Besten
HR-Software-Anbieter: Studie belegt – diese 7 sind die Besten der Besten
Logo
HR-Software-Vergleich.de
Choriner Straße 3
10119 Berlin
+49 (0)30 577 00 262
[email protected]

Informationen

  • Kontakt
  • Über uns
  • Partner werden
  • Karriere

Top-Vergleiche

  • Bewerbermanagement
  • Digitale Personalakte
  • Talent Management
  • All-in-one-Lösungen

Unsere Partner

  • softgarden
  • Personio
  • Prescreen
  • VEDA
  • Persis
  • Haufe
  • Factorial
  • HRlab

Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an.

EKomi

4.8 / 5 5 Star Rating

4.700 zufriedene Kunden

Wachtsums Champion

In Deutschland gehören wir zu den 500
wachstumsstärksten Unternehmen

© 2025 HR-Software-Vergleich.de
  • AGB
  • Datenschutz
  • Impressum

Lassen Sie sich
kostenlos beraten

Sie informieren sich bereits seit Minuten auf unserer Website. Erhalten Sie direkt von unserem Fachteam eine individuelle HR-Software-Empfehlung für Ihr Unternehmen.

  • Unabhängiges und kostenloses Vergleichsportal
  • Persönliche Empfehlung erhalten
  • Bis zu 78% Zeitersparnis
Kostenlose Empfehlung erhalten

Für welchen Bereich suchen Sie eine HR-Software?

Nutzen Sie bereits eine HR-Software in diesem Bereich?

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?

Anzahl Mitarbeiter hier eingeben

Was ist Ihnen am Wichtigsten?

Soll die Software cloudbasiert sein?

Es werden passende HR-Software-Hersteller gesucht

Es wurden 3 Hersteller für Sie gefunden.

Vorname
Nachname
Geschäftliche E-Mail
Telefon

Bitte eine geschäftliche E-Mail-Adresse angeben!

Wir helfen Unternehmen dabei passende Mitarbeiter zu finden. Falls dies Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse sein sollte, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder kontaktieren uns per Telefon:

Kontakt

+49 (0) 30 577 00 262

Mo-Fr von 08:00 - 18:00 Uhr
Email

[email protected]

Wir sind für Sie da
Bitte eine geschäftliche E-Mail-Adresse angeben!

Wir helfen Unternehmen dabei passende Software-Lösungen zu finden. Falls dies Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse sein sollte, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder kontaktieren uns per Telefon:

Kontakt

+49 (0) 30 577 00 262

Mo-Fr von 08:00 - 18:00 Uhr
Email

[email protected]

Wir sind für Sie da

Verpassen Sie nichts

Abonnieren Sie den HR-Software-Vergleich.de Newsletter und erhalten Sie regelmäßig die besten Expertentipps rund um das Human Ressource Software.

Vorname
Nachname
Geschäftliche E-Mail
Checkmark Bild

Newsletter Bestätigung

Danke, dass Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben. In Kürze erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link.