Bearbeiten Sie noch Mitarbeiterdokumente auf Papier? Effizienzverlust droht!

Viele HR-Abteilungen wünschen sich mit einer Digitalen Personalakte zu arbeiten. Genau aus diesem Grund steht unser HR-Software-Summit unter dem Motto „Digitale Personalakte“. Lernen Sie bei dem Online-Event zum Beispiel die Lösung von dem HR Software Hersteller Centric kennen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile mit einer stärkeren Digitalisierung der Personalverwaltung mit Centric einhergehen.

Digitalisierung: HR-Abteilungen haben das Nachsehen

Laut des HR-Software-Reports 2021 des HRM Institutes hat sich während der Corona-Pandemie vor allem bei der Verwaltung von Personaldaten zusätzlicher Softwarebedarf ergeben. Der Wunsch nach der Einführung einer Digitalen Personalakte steht daher in den meisten HR-Abteilungen ganz oben auf der Wunschliste. Denn damit lassen sich im Zeitalter von Remote Work sämtliche Prozesse in der Personaldokumentation zeitgemäß abbilden.

Mit einer Digitalen Personalakte sind aber nicht nur alle Arbeitsabläufe und Mitarbeiterdokumente einheitlich remote steuer- und abrufbar. Der Umstieg von der analogen auf die Digitale Personalakte erhöht auch die Geschwindigkeit und Transparenz der täglichen Arbeitsabläufe. Und damit können sich HR-Experten endlich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Das tägliche HR-Business.

Vorteile der Digitalen Personalakte von Centric

Wenn Sie sich zum Beispiel für die Digitale Personalakte von Centric entscheiden, profitieren Sie als Anwender von zahlreichen Vorteilen:

• Einbeziehung von Mitarbeitenden und Führungskräften in Personalprozesse, wobei diese dank ausgefeilter Zugriffs- und Rollenberechtigungskonzepten nur zu Augen bekommen, was diese auch aus rechtlicher Sicht sehen dürfen
• Einfache und flexible Zugriffsmöglichkeiten für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
• 24/7 verfügbar: ortsunabhängiger und anwenderspezifischer Zugriff
• Optimierte digitale Prozesse setzen Ressourcen frei
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Einfaches Hinzufügen von Personaldokumenten mit Drag’n‘Drop, Scan-Integration, Outlook AddIn, etc.
• Schnelles Wiederfinden von Informationen (Volltextsuche, Live-Search)
• Einhaltung der DSGVO durch automatisierte Löschfristen

Erweiterbarkeit der Digitalen Personalakte von Centric

Die Digitale Personalakte von Centric lässt sich vollständig in SAP HCM und SuccessFactors integrieren. Centric erzeugt automatisch für jeden und jede Mitarbeiter:in eine Digitale Personalakte und übernimmt die Rechte und Rollen. Eine besondere Stärke des Produkts: Sämtliche Personaldokumente können aus SAP HCM oder SuccessFactors automatisch in der Digitalen Personalakte von Centric abgelegt werden.

Noch ein entscheidender Vorteil, den das Tool mit sich bringt: Sie ist um Erweiterungen wie den Document Builder ergänzbar. Mit diesem können HR-Verantwortliche im Handumdrehen wichtige HR-Dokumente erstellen und diese automatisch in der Digitalen Personalakte ablegen. So übernimmt der Document Builder zahlreiche Routine-Arbeiten und spart HR-Expert:innen jede Menge Zeit. Ferner sorgt der Document Builder für die Einhaltung der CI-Richtlinien.

Erstellen Sie einfach in Microsoft Word Layouts für Ihre Dokumente und laden Sie diese in die Vorlagen- und Textbausteinverwaltung des Document Builders hoch. So lassen sich im Handumdrehen zahlreiche Dokumentarten generieren. Hier ein paar Beispiele:

• Arbeitsverträge
• Arbeitszeugnisse
• Mitarbeiterversetzungen
• Arbeitszeitbestätigungen
• Bescheinigungen
• Bestätigungen

Der Document Builder von Centric übernimmt die Stammdaten des betreffenden Mitarbeiters direkt aus SAP HCM oder SuccessFactors. Zeitaufwändiges und nerviges Copy & Paste ist also nicht zu befürchten, wenn Sie mit Centric arbeiten. Das fertige Dokument wird automatisch in der richtigen Digitalen Personalakte abgelegt.

Was sagen Kunden über die Arbeit mit der Digitalen Personalakte von Centric?

Klingt gut, oder? Kunden von Centric sind jedenfalls sehr zufrieden. „Die Digitale Personalakte von Centric hält im Betrieb, was sie verspricht. Der Nutzer muss nicht zwischen verschiedenen Systemen und Oberflächen hin- und herspringen, sondern hat immer das Gefühl, sich in SAP SuccessFactors zu bewegen”, sagt etwa Thomas Henzler, Chief Information Officer der Piller Blowers & Compressors GmbH.

Auch Anett Graf, Head of Human Resources der Gameforge AG, ist begeistert: „Unser bisheriges HR-System bot nur eine recht simple Ablage digitaler Dokumente – wenig komfortabel hinsichtlich der Anlage oder Suche und kein Vergleich mit der jetzt voll funktionsfähigen Personalakte von Centric.”

Lernen Sie die Digitale von Centric bei unserem HR Software Summit kennen

Sie wollen mehr über die Digitale Personalakte von Centric erfahren? Bei unseren HR-Software-Summits lernen Sie in kürzester Zeit die beliebtesten Software-Anbieter stets wechselnder Themenbereiche Bereiche kennen. In nur 20 Minuten stellen sich diese vor, geben Einblicke in ihre Software und liefern einmaliges HR-Wissen. So verschaffen Sie sich einen optimalen Überblick und finden direkt heraus, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt.