Teil eins zu “Payroll in Ihrem Unternehmen”: Was ist ein Payroll System?

Ihre Mitarbeiter wollen vergütet bzw. entlohnt werden, selbstverständlich! Der Prozess dahinter ist den meisten als Lohnbuchhaltung oder als Entgeltabrechnung bekannt. Payroll wird im Englischen für verschiedene Aspekte verwendet: für den gesamten Betrag, den ein Unternehmen in Form von Gehältern an die Mitarbeiter auszahlt, die Abteilung, die sich um die Löhne und Gehälter kümmert und für die Liste aller Angestellten mit dem jeweiligen Gehalt, Zusatzleistungen und eventuellen Boni. Wie lässt sich das nun ins Deutsche übertragen? Hier wird er als Oberbegriff für alles, was mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu tun hat, verwendet. 

Definition: Was bedeutet Payroll? 

Der gesamte Prozess der Gehaltsabrechnung ist zeitaufwendig und komplex.

Was gehört demnach alles dazu?

• Vorerst umfasst dies natürlich alle Löhne und Gehälter, die an Mitarbeiter ausgezahlt werden,
• dazu kommen noch Zusatzzahlungen, wie Boni, auch freiwillige Sozialleistungen, Firmenwagen o.ä.,
• auch der Gehaltsnachweis für MitarbeiterInnen,
• und die Steuerabgaben, Sozialabgaben,
• sowie die Zeiterfassung.

Ebenso sind viele Personen daran beteiligt:

• PersonalerInnen
• LohnbuchhalterInnen
• SteuerberaterInnen
• MitarbeiterInnen vom Finanzamt und der Sozialversicherungen

Relevanz von Payroll

In der Welt des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich ständig Prozesse, weswegen es Herausforderungen birgt, diesen Prozess zu standardisieren. Was es besonders aufwändig macht, sind komplexere Entlohnungssysteme mit Boni, Benefits, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen. Bei all diesen Aspekten müssen zwingend alle relevanten Normen eingehalten und jegliche Vorgaben gewährleistet werden. Das kann ein schwieriger und fehleranfälliger Prozess sein, weswegen viele Unternehmen diese Aufgaben an Steuerberaterinnen weitergeben. Doch auch das ist noch nicht der optimale Weg, denn diese sind fähig, die Entgeltabrechnung zu leisten, allerdings sind Sie selber dafür verantwortlich, alles nötige an Informationen zusammenzutragen und den BeraterInnen zur Verfügung zu stellen. Das erhöht die Fehlerquote enorm. Ein eigenständiges Payroll System würde diese Daten automatisch zusammentragen, dann an das System von externe Dienstleister, wie die SteuerberaterInnen, weiterleiten und nach der Abrechnung wieder in das eigene System übertragen. Auf diese Art und Weise halten Sie gleichzeitig auch den Aufwand deutlich geringer.  

Das zweite Problem betrifft bestimmte Unternehmen, die international agieren. Für die Mitarbeiter mit verschiedenen Standorten müssen die damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben umgesetzt werden, welche dann alle gekannt werden müssen. Auch dafür bestehen Payroll-Systeme als internationale Lösung. 

Der dritte Aspekt, bei dem die Relevanz von Payroll-Systemen deutlich wird, betrifft die flexiblen Beschäftigungsmodelle. Von Freelancer über entliehene Mitarbeiter bis zum festen Arbeitsverhältnis, besonders flexible Verhältnisse können Fallstricke bergen, neben den eh schon bestehenden Vorschriften und Pflichten. Auch hier kann es ohne ein Payroll-System schnell schwierig werden. 

Wo im Unternehmen ist Payroll verortet?

Im Unternehmen ist vorerst die Personalabteilung für die Payroll verantwortlich. Die HR-Abteilung ist dafür verantwortlich, dass jeder der Mitarbeitenden pünktlich seine Abrechnung erhält. 

Dazu zählt auch, im Prozess die Steuern und Sozialabgaben, wie bereits oben erwähnt, aufzuführen und deren rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten.

Woraus besteht die Payroll? 

1. Der Prozess startet damit, dass die Gesamtheit aller Daten und Unterlagen der Mitarbeitenden, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gebraucht werden, vorbereitet werden müssen. 
2. Anschließend werden die Steuern und Sozialabgaben berechnet sowie die Vergütung.
3. Zum Abschluss starten weitere Prozesse: Meldungen an die Sozialversicherungsträger, Monatsabschluss, Überweisungen, Finanzbuchhaltung, und die Entgeltabrechnung an die Angestellten.

Vorteile von Payroll Systemen

• Effizienz: Das System spart durch die Automatisierung nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Kosten. Ganz gleich wie viele Zahlungsberechnungen durchgeführt werden müssen, dies kann in kürzester Zeit fertiggestellt werden. Durch den automatisierten Prozess wird ebenso die Genauigkeit erhöht.

• Sicherheit: Payroll-Systeme erhöhen zudem die Qualität, da sie alle legalen und rechtlichen Aspekte berücksichtigen. Flüchtigkeitsfehler? Davon dürfen Sie sich verabschieden. 

• Vereinfachung: Was ist einfacher und unkomplizierter als alle Daten gesammelt an einem Ort gespeichert zu haben? Die Payroll-Systeme bilden die Grundlage für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten des Prozesses der Lohn-und Gehaltsabrechnung. 

Das Payroll-System ist automatisiert und als Schnittstelle zu externen Dienstleistern besonders sinnvoll. Das entlastet den Personaler und ermöglicht eine stabile und verlässliche Planung. Natürlich informieren wir Sie darüber ebenso ausführlich und geben Ihnen kompetente Anbieter mit an die Hand. Lesen Sie hier Teil zwei zu “Payroll in Ihrem Unternehmen”.