Personalmanagement Software: Defintion, Funktionen und Vorteile

Das Personalmanagement umfasst alle administrativen Tätigkeiten und Aufgaben, die die Belegschaft betreffen. Diese erstrecken sich vom Recruiting bis zum Offboarding. Dahinter verbergen sich zig Prozesse, die auf Papier zunehmend schlechter zu managen sind. Dazu ist die heutige Zeit einfach viel zu schnelllebig. Personalverwaltung und Software gehören daher zusammen. Was eine Personalmanagement Software leistet.

 Warum Excel nicht mehr als Personalmanagement Software taugt

Bis vor ein paar Jahren war das Tabellenkalkulationsprogramm Excel das Mittel der Wahl, wenn es um die digitale Steuerung des Personalmanagements ging. Heute greift das zu kurz. Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Einer der häufigsten für die zunehmende Abkehr von Excel dürften Probleme mit der Einhaltung des Datenschutzes sein. Ein Beispiel: Werden Mitarbeiterinformationen in Excel-Tabellen gepflegt, werden diese oft nicht sorgfältig aktualisiert. Die Folge: Daten, die längst hätten gelöscht werden müssen, dümpeln auf dem Server herum. Eine Personalmanagement Software erledigt das Löschen automatisch – datenschutzkonform.

Probleme mit dem Datenschutz

Ein anderes Problem betrifft den Einblick in personenbezogene Daten. Oft werden die Datensätze eines Mitarbeiters in einem einzigen Dokument gepflegt. Erhält ein Linienmanager darauf Zugriff, um zum Beispiel seine Anmerkungen zu einem Feedbackgespräch zu hinterlegen, kann er unter Umständen auf Informationen zugreifen, die nicht für seine Augen bestimmt sind. Eine klare Verletzung geltender Datenschutzrichtlinien.
Es gibt aber noch weitere Hürden: HR ist ohne eine passgenaue Personalmanagement Software oft gezwungen, Daten doppelt und dreifach in Systeme einzupflegen. Sie kennen das doch auch, oder? Änderungen der Mitarbeiterdaten müssen gleich an mehreren Stellen manuell aktualisiert werden. In der Personalakte, in der Payroll und in zig Dokumenten. Effizientes Arbeiten sieht anders aus.

Welche Probleme eine Personalmanagement Software löst

Mit einer Personalmanagement Software bestehen solche Probleme nicht. Mit ihr lassen sich alle Prozesse im Personalwesen nahtlos managen. Für HR bedeutet das, dass zum Beispiel doppelte Buchhaltung entfällt, weil Informationen nur an einer Stelle eingegeben werden müssen und dann automatisch in allen relevanten Bereichen einer Personalmanagement Software aktualisiert werden.
Auch dem Datenschutz ist Genüge getan. Rollen- und Berechtigungskonzepte regeln, wer DSGVO-konform auf welche Inhalte zugreifen darf. Außerdem lassen sich für bestimmte Informationen und Daten Löschfristen festlegen. Sind diese abgelaufen, sind die jeweiligen Daten automatisch vom Server verschwunden.

Self Service: Mitarbeiter unterstützen HR

Und dann wäre da noch die Sache mit dem Self Service: Mitarbeiter erhalten Zugang zu der Personalmanagement Software und können darin verschiedene Aktionen selbst ausführen. Urlaub beantragen, Weiterbildungsanträge oder Anträge zur Kostenübernahme stellen und die eigenen Daten aktualisieren. Das entlastet HR von vielen administrativen To Do’s und bindet die Mitarbeiter in Unternehmensprozesse ein, was von diesen in der Regel begrüßt wird.
Es gibt noch zig weitere Gründe, die für eine Personalmanagement Software sprechen. Belassen wir es aber an dieser Stelle bei den genannten und kommen auf die Bandbreite an Funktionen zu sprechen, die eine Personalmanagement Software abdecken kann.
Grundsätzlich lässt sich mit einer Personalmanagement Software der komplette Mitarbeiterlebenszyklus managen – vom Eintritt bis zum Austritt. Dafür sorgen die folgenden Module, für die wir auszugsweise die wichtigsten Funktionen aufgelistet haben.

Personalmanagement Software: Funktionen eines Recruiting Moduls  

Defintion Recruiting Software: Eine Recruiting Software unterstützt bei einer modernen, digital gesteuerten Personalbeschaffung mit diesen Funktionen. 

• Frei anpassbare Karriereseite
• Stellenportal
• Multiposting: Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf mehreren Jobportalen
• Active Sourcing Funktion
• Individualisierbare Stellenanzeigen-Vorlagen
• Bewerbungsoptionen: Formularbewerbung, One-Click-Bewerbung, E-Mail-Bewerbung
• Organisation eingehender Bewerbungen
• CV Parsing
• Empfehlungsmanagement
• Digitale Bewerberakte
• Talent Pool
• Bewertung eines Talents innerhalb des Systems
• Matching: Automatischer Abgleich der gesuchten Skills mit den Skills eines Talents

Personalmanagement Software: Funktionen eines Talent Management Moduls

Definition Talent Management Software: Eine zeitgemäße Talent Management Software digitalisiert alle Prozesse, die für eine gezielte Personalsteuerung und -entwicklung relevant sind. Und zwar mit diesen Funktionen:

• Onboarding: Unternehmen, die neue Talente strukturiert an Bord nehmen, verkürzen die Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit.
• Mitarbeitergespräche managen, analysieren und dokumentieren
• Performance Management: Punktgenaue Leistungs- und Entwicklungsziele für Mitarbeiter definieren und analysieren.
• 360 Grad Feedback: Selbsteinschätzung, Einschätzung durch den Vorgesetzten und Einschätzung des Teams.
• Seminarmanagement: Trainings, Fortbildungen und Seminare verwalten.
• Skillmanagement:Mitarbeiterkompetenzen erfassen, abfragen und validieren.
• Nachfolgeplanung: Ermitteln zu besetzender Schlüsselstellen und
• geeigneter Nachfolger.

Personalmanagement Software: Funktionen einer Digitalen Personalakte

Definition Digitale Personalakte: In einer Digitale Personalakte finden Personalverantwortliche alle Daten eines Mitarbeiters auf einen Blick. Das sorgt für eine hocheffiziente Personalverwaltung. Zur Verfügung stehen Funktionen wie diese:

• Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten:
  • Kontaktdaten
  • Gehaltsdaten
  • Gehaltsentwicklung
  • Schriftverkehr
  • gescannte Dokumente
  • E-Mails
  • Telefonnotizen
  • Aus- und Fortbildungsinformationen
  • Entwicklung
  • Skills
  • Organisationszugehörigkeit
  • Ausstattung
  • Mutterschutz
  • Elternzeiten
  • Vertragsdaten
  • Fehlzeiten
  • Urlaubsdaten
  • Stundensaldo
  • Kostenstellen
  • Spesenabrechnungen
• Automatische Erinnerung an zu erledigende Aufgaben zum Beispiel am Ende der Probezeit, Ablauf der Vertragsbefristung oder der Elternzeit
• Frei konfigurierbare und aussagefähige Auswertungen per Mausklick:
  • Krankenstatistik
  • Wochenstunden
  • Anzahl der Neueintritte

Personalmanagement Software: Modul zur Stellenplanung

Definition: Mit einem Modul zur Stellenplanung steuern Anwender bequem Planstellen, Stellenbeschreibungen und die Neubesetzung von Stellen. Mit diesen Funktionen:

• Organigramm
• Besetzungsliste mit allen Planstellen
• Übersicht über bevorstehende Vakanzen
• Sortier- und Filterfunktionen
• Funktion für die interne Stellenbesetzung

Personalmanagement Software: Zeitwirtschaft

Definition: Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement werden in einem Modul zur Zeitwirtschaft vollständig webbasiert abgewickelt. Dank dieser Funktionen:

• Zeiten erfassen für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Abteilungen
• Urlaubsverwaltung
• Abwesenheiten managen

Personalmanagement Software: Modul zur Darstellung und Planung der Entgeltentwicklung

Definition: Die entsprechenden Module helfen bei der Steuerung verschiedener Entgelttypen und -zahlungen wie Monatsgehalt, Stundenlohn, Tagessatz, Boni, Prämien oder Berechnungsformeln für Jahreszahlungen. Mit diesen Funktionen:

• Einzelzahlungen
• Wiederkehrende Zahlungen
• Gehaltsentwicklung
• Reports
• Gehaltsabrechnungen im PDF Format
• Entgelttabellen
• Steuerung von Entgeltrunden / Gehaltsrunden / Bonusrunden

Sie haben Fragen? Diese beantworten wir Ihnen gerne in einem unabhängigen Beratungsgespräch und schlagen Ihnen gerne die Personalmanagement Software vor, die zu Ihnen passt.