Robotic Process Automation: HR-Helfer in der Not!

Die Digitalisierung gehört zu den Megatrends unserer Zeit. Sie bringt mehr Tempo in die Arbeitswelt. Denn Routineprozesse werden zunehmend von „Kollege Computer“ erledigt. Doch dieser ist nur dann wirklich effizient, wenn alle Prozesse, die er steuert, auch reibungslos funktionieren. Hier kommt Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel.

Robotic Process Automation: Was ist das? Definition.

Keine Frage: Die Digitalisierung von Prozessen nimmt im Human Resources Management eine immer größere Bedeutung ein. Denn HR hat sich längst vom Verwalter zum Mitgestalter entwickelt. Zum Beispiel, weil die Globalisierung und der demographische Wandel nach neuen Recruiting-, Organisations- und Personalentwicklungskonzepten verlangen. Dafür müssen in vielen Betrieben die Weichen gestellt werden. Doch es mangelt an Zeit. Denn vielfach kämpfen Personalexperten mit Papierkram, administrativen Aufgaben und veralteten Systemen, die nicht optimal miteinander vernetzt sind.

Die Hälfte der Unternehmen sieht daher gravierende Mängel bei der Einführung digitaler HR-Anwendungen. Das ist das Ergebnis der aktuellen Studie der Hackett Group unter dem Titel „The CHRO Agenda: Enabling Enterprise Digital Transformation Takes Center Stage“.

Digitales HR-Management: Der Prozess stockt

Insbesondere in den Bereichen Rekrutierung und Talentmanagement bedarf es an Tools. Logisch: Wer im War for Talents zukunftsfähig bleiben will, muss auf performante digitale Werkzeuge setzen, die einerseits helfen, neue Talente effizient zu finden und bestehendes Personal andererseits effektiv zu binden. Die Krux: Gerade einmal 40 Prozent der Verantwortlichen sehen sich dafür gut gerüstet.
Doch woran hakt es konkret? Eine von vielen verschiedenen Ursachen für den Digitalisierungsrückstand benannten HR-Verantwortliche in der großen HR-Software-Vergleichsstudie 2018. Für die Erhebung hat unser Portal rund 250 HR-Experten, Entscheidungsträger und Führungskräfte unterschiedlicher Unternehmen und Unternehmensgrößen aus ganz Deutschland befragt.

HR Software Landschaft: Ein digitaler Flickenteppich

Das Problem: In vielen Unternehmen gestaltet sich die HR-Software-Landschaft wie ein weitmaschiger digitaler Flickenteppich. In 90 Prozent der Betriebe laufen HR-Prozesse entweder nur teilweise oder gar nicht IT-gestützt ab. Zum Einsatz kommen außerdem häufig Programme unterschiedlicher Hersteller, die nicht immer optimal miteinander kommunizieren.
Die Folge: HR kopiert Daten mühsam per Hand von einem System ins andere. Das kostet nicht nur viel Zeit. Das Ganze erhöht auch die Gefahr für Fehler. Damit führt sich das Bisschen IT, auf das HR-Manager zurückgreifen können, letztlich ad absurdum. Statt Prozesse zu straffen, verlangsamt die HR-Infrastruktur diese eher.

Robotic Process Automation: Nahtloser Datenaustausch

Dabei wissen HR-Anwender aus anderen Bereichen ihres Alltags längst, wie einfach alles vonstatten geht, wenn sich verschiedene Plattformen nahtlos untereinander Daten austauschen. E-Commerce-Riese Amazon macht es zum Beispiel vor. Er kredenzt Kauf- und Bezahlprozesse, die mit einem Klick getätigt und anbieterübergreifend abgewickelt werden können. Einfacher geht’s nicht.
Logisch, wenn sich HR-Experten von der eigenen IT-Landschaft eine ähnliche Servicequalität wünschen. Das ist auch alles andere als ein Hexenwerk. Robotic Process Automation macht‘s möglich. Was ist das genau? Robotic Process Automation kann als robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) übersetzt werden.

Robotic Process Automation: So funktioniert’s

Die Anwendungen sorgen dank künstlicher Intelligenz (KI) und Machine-Learning-Fähigkeiten dafür, dass wiederkehrende Aufgaben automatisch abgewickelt werden können. Völlig ohne menschliches Zutun. RPA-Anwendungen sind also Softwareroboter, die einen Arbeitnehmer aus Fleisch und Blut in seinen Abläufen imitieren. Das Prinzip: Der Bot loggt sich vereinfacht gesagt bei Bedarf in Anwendungen ein, gibt dort beispielsweise Daten ein, die er aus anderen Tools zieht, stößt dazugehörige Vorgänge an und meldet sich wieder ab. Für HR stellt das eine spürbare Entlastung dar, denn viele Routineabläufe erledigt dank Robotic Process Automation zuverlässig der Roboter.
Wie sieht das nun konkret in der Praxis aus? Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen sucht neue Mitarbeiter. Dann arbeiten Sie als HR-Spezialist in der Rekrutierungs- und Onboarding-Phase mit vielen verschiedenen Abteilungen, Linienvorgesetzen und Teams zusammen. Das ist ohne Robotic Process Automation mit zig Prozessen verbunden, die manuell angestoßen, überwacht und gesteuert werden müssen. Daten müssen etwa in verschiedene Systeme eingepflegt, Manager und Mitarbeiter an ihre To Do’s erinnert und Termine koordiniert werden.

Entlastung von vielen Prozessen

Die RPA-Technologie reduziert diese vielen verschiedenen Schritte auf ein Minimum. Anstatt beispielsweise Bewerber-Akten im hauseigenen Bewerber-Tracking-System nach jeder Neueinstellung manuell zu löschen, eine neue Mitarbeiterakte für jeden Neuzugang anzulegen, Mitarbeiterdokumente zu erfassen und einen neuen Mitarbeiter im Abrechnungssystem anzumelden, erledigt RPA alle diese Aufgaben automatisch.
Sie als Personalverantwortlicher tätigen nur hier und da ein paar Klicks. Dann werden die Daten abgelehnter Talente entweder gelöscht oder nach erfolgter Zustimmung in den Talent Pool überführt. Parallel dazu legt der Bot Akten für neue Mitarbeiter automatisch an und schickt das Onboarding-Willkommenspackage per Mail an die neuen Mitarbeiter raus. Überdies werden alle relevanten Daten werden in der Payroll hinterlegt. So einfach kann’s gehen.

Robotic Process Automation: In welchen Bereichen einsetzbar?

Das Gute ist: Robotic Process Automation ist für alle HR-Bereiche einsetzbar. Davon werden nicht nur Sie als HR-Profi profitieren. RPA bietet letztlich auch Ihren Mitarbeitern und Bewerbern effizientere Prozesse. Das steigert die Zufriedenheit. Von Feedbackgesprächen mit neuen Vorgesetzten bis hin zur passgenauen Personalentwicklung kann dank RPA alles automatisiert organisiert werden.

Soweit, so gut. Doch wie kommt HR überhaupt auf den Bot? Das ist nicht kompliziert: Die entsprechende Programmier-Arbeit erledigen entweder RPA-Serviceprovider. Alternativ enthalten HR-Komplettlösungen Module, die dank RPA perfekt miteinander kommunizieren. RPA – so einfach geht’s!