Talent Relationship Management: Das sollten Sie beim Aufbau eines Talentpools beachten

Talent Relationship Management wird immer wichtiger. Fachkräfte sind rar. Immer mehr Arbeitgeber sind daher um eine gute Beziehung zu potenziellen Kandidaten bemüht. Darauf zielt Talent Relationship Management ab. Dieses umfasst zum Beispiel den Aufbau eines Talentpools. Tipps für den Erfolg.
 

Talent Relationship Management (TRM): Definition und Begriffsbedeutung

Talent Relationship Management (TRM) setzt sich zum Ziel, Kontakte zu potenziellen Talenten in einem Talent Pool zu bündeln und hierüber aktive Kontaktpflege zu betreiben, um sie ans Unternehmen zu binden. Das können aktuelle oder ehemalige Praktikanten sein, Werkstudenten, ehemalige Bewerber oder Absolventen, die man bei Absolventenmessen kennengelernt hat.

Warum Talent Relationship Management immer wichtiger wird, belegt zum Beispiel eine Studie der ManpowerGroup, die jährlich Arbeitgeber zum Fachkräftemangel befragt. 2016 gaben 49 Prozent der 42.000 Studienteilnehmer aus 42 Ländern an, Schwierigkeiten zu haben, Fachkräfte zu finden. Das ist der höchste Wert seit 2007. Die größten Besetzbarkeitsprobleme herrschen in den Bereichen Handwerk, Vertrieb, Ingenieurwesen, Management, IT und Medizin.

Aufbau eines Talent Pools: Kontinuierliche Kontaktpflege

Da es auf absehbare Zeit aber auch in anderen Bereichen zunehmend schwieriger werden wird, Kandidaten zu finden, sind Unternehmen gut beraten, den Kontakt zu potenziellen Kandidaten kontinuierlich zu halten, auch wenn es für sie aktuell keine passende Vakanz im Unternehmen gibt.
So etwas kann sich in der heutigen, schnelllebigen Zeit schließlich rasch ändern. Dann sind Recruiter froh, wenn sie über einen hauseigenen Talent Pool verfügen, über den sie bequem per Stichwortsuche nach einem passenden Talent suchen können.

Talent Pools werden immer beliebter

Bereits heute nutzen viele Arbeitgeber diese Möglichkeit intensiv, wie die Studie “Recruiting Trends 2017” des Karriereportals Monster mit der Universität Bamberg belegt. “Bei der Suche nach geeigneten Kandidaten zeigt sich, dass die Top-1.000-Unternehmen bei 45,9 Prozent ihrer Vakanzen in ihrem eigenen internen Talent-Pool nach geeigneten Kandidaten suchen”, heißt es in der Studie. Das entspricht einem Anstieg um 9,8 Prozentpunkte im Vergleich zum Vorjahr.
Und tatsächlich können Unternehmen im Schnitt 15,7 Prozent der offenen Vakanzen durch Kandidaten aus dem eigenen Talent Pool besetzen. Im Mittelstand sind die Zahlen sogar noch einmal höher. Hier wird bei sechs von zehn Vakanzen im eigenen internen Talent-Pool nach geeigneten Kandidaten gesucht und 18,7 Prozent der Vakanzen können dort mit Kandidaten aus dem eigenen Talent Pool besetzt werden.

Talent Pool: Über welche Funktionen sollte er verfügen?

Doch worauf kommt es beim Aufbau eines eigenen Talent Pools an? Was ist dabei zu beachten? Und vor allen Dingen: Was ist ein Talent Pool ganz konkret? Allgemein werden Talent Pools als eine Datenbank angesehen, in der Informationen über jedes einzelne Talent gespeichert sind.
Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Moderne Talent Pools gehen weit über solche Bewerberdatenbanken hinaus. Sie sind verknüpft mit verschiedenen Funktionen für das gezielte Talent Relationship Management. Es gibt im Bereich der HR Software inzwischen hochperformante Talent Relationship Management Lösungen, die von verschiedensten Anbietern feil geboten werden.

Die Auswahl der richtigen Software

Doch Talent Relationship Management Software ist nicht gleich Talent Relationship Management Software. Es gibt ein paar Dinge, die sie unbedingt können sollte, damit der Talent Pool nicht irgendwann leer läuft!
Die Kontaktdaten von potenziellen Bewerbern zu erfassen, ist nur die eine Seite der Medaille. Hier sollten im besten Fall die folgenden Angaben im System vorgehalten werden:

• Profilbild
• Kontaktdaten
• Geburtsdatum
• Talent-Profil inklusive CV und Stärken/Schwächen-Profil
• Kommunikation mit dem Mitarbeiter

Stichwortsuche

Die andere Seite der Medaille sind die Funktionen, die eine TRM-Lösung darüber hinaus bieten sollte. Damit steht und fällt der Erfolg des Talent Relationship Managements. Das beginnt bereits bei einer gut funktionierenden Stichwortsuche. Je mehr Eingabemöglichkeiten diese beinhaltet, umso besser.
So sollten Recruiter zum Beispiel die Möglichkeit haben, gezielt nach Berufserfahrungen oder bestimmten Skills, die für eine Vakanz benötigt werden, zu suchen. Des weiteren sollte über den Talent Pool die Beziehung zum Kandidaten aktiv gepflegt werden können.

Beziehungspflege

Das kann zum Beispiel über eine integrierte Newsletterfunktion erreicht werden, über die Kandidaten regelmäßig mit den Neuigkeiten aus dem Unternehmen versorgt werden.
Wichtig dabei ist, dass der Newsletter, der in der Regel in Form verschiedener Templates bereits im System vorhanden ist, individualisiert werden kann. Sprich: Er sollte auf das Corporate Design anpassbar sein. Alle anderen Funktionen übrigens auch! Das ist authentischer.
Über den Newsletter können Unternehmen zum Beispiel Einladungen zu eigenen Veranstaltungen aussprechen oder Informationen über interne Entwicklungen oder Förderprogramme in Form von Blogbeiträgen teilen.
So gelingt es, immer wieder Anknüpfungspunkte zwischen Arbeitgeber und dem Talent herzustellen. Dabei ist es aber unabdingbar, dass der Kandidat im Talent Pool ausdrücklich Interesse bekundet hat, diese Informationen beziehen zu wollen. Alles andere widerspricht dem Datenschutz.  Hierfür ist ein so genannter Double-Opt-In nötig.

Jobalert

Auch ein Jobalert, der ausgespielt wird, sobald eine Vakanz online gegangen ist, ist ein guter Service am Kandidaten. In diesem Fall sollten aber nur die Kandidaten, die für ein bestimmtes Profil infrage kommen per Mail über die Stellenausschreibung informiert werden.

Talentcommunity

Es gibt darüber hinaus auch Talent Relationship Management Software-Lösungen, die eine Talent Community anbieten, in der sich Talente bei Fragen zum Unternehmen oder zu einem ausgeschriebenen Job untereinander, aber auch direkt mit der Fachabteilung austauschen können. Das verschafft noch einmal einen tieferen Eindruck ins Unternehmen.

Übertragbarkeit der Daten

Und nicht zuletzt sollten im Falle der Einstellung eines Talents alle vorhandenen Daten aus dem Talent-Pool in die digitale Personalakte des neuen Angestellten ohne Reibungsverluste übertragen werden können.

Datenschutz

Abgesehen von den bisher genannten Funktionen ist natürlich auch darauf zu achten, dass ein TRM-System die Bedingungen des Datenschutzes erfüllt.
Wichtig dabei sind folgende Punkte:

• Das Rechenzentrum, in dem die Daten gehostet werden, sollte sich auf deutschem, mindestens auf europäischem Boden befinden. Dann unterliegt es der strengen europäischen Datenschutzrichtlinie. Die Richtlinie verbietet die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten, es sei denn die betroffene Person hat ausdrücklich in die Verarbeitung der genannten Daten eingewilligt.
• Verschlüsselte Übertragung der Daten: Nur, wenn Daten verschlüsselt in die Cloud eines HR-Softwareanbieters gelangen, sind sie vor unberechtigtem Zugriff sicher. Als wichtigster Faktor gilt hier die Nutzung eines SSL-Zertifikats. SSL steht für „Secure Socket Layer“ und beschreibt eine Verfahrensweise der sicheren Datenübertragung zwischen einer Internetseite und deren Besucher.
• Standard des genutzten SSL-Zertifikats: Nur, wenn ein Cloud-Anbieter ein aktuelles Zertifikat nutzt, ist eine ausspähsichere Übertragung von Daten gewährleistet.
• Zertifizierungen: Es gibt spezielle Zertifikate, etwa vom TÜV, die eine HR Softwareanbieter Datensicherheit nach modernsten Standards bescheinigen. Verfügt der HR-Software-Anbieter über eine einschlägige Zertifizierung, ist der Anwender auf der sicheren Seite.
• Innerhalb der Software sollten sich Zugriffsrechte verwalten lassen, sodass die vorgehaltenen Informationen immer nur jenen zu Gesicht kommen, die dazu auch berechtigt sind.

Fazit: Dass die Erwartungshaltung von Talenten an den zukünftigen Arbeitgeber so hoch wie noch nie ist, ist unbestritten. Top-Talente erwarten eine regelmäßige und vor allem authentische Interaktion über modernen Medien.

Hier gehört aber auch zum guten Ton, dass sich Recruiter, die beispielsweise Anfragen aus der Talent Community erhalten, nicht zu lange Zeit mit der Beantwortung lassen.
Auch sollten die Antworten fundiert und nicht oberflächlich sein und respektvoll kommuniziert werden. All das zahlt auf den Eindruck eines Talents von einem Arbeitgeber und eine positive Candidate Experience ein. Nicht vergessen: Heute sucht sich der Kandidat den Arbeitgeber aus, nicht mehr umgekehrt.