Wie Sie wichtige Kennzahlen mit HR Software ermitteln

Ob die Personalarbeit in einem Unternehmen effektiv ist, oder noch effektiver ausfallen könnte, darüber geben die richtigen Kennzahlen Auskunft. Mit der passenden HR Software stehen diese auf Knopfdruck parat. Doch es gibt von Hersteller zu Hersteller Unterschiede. Worauf es ankommt. 

HR Software: Nicht jedes Statistik-Tool hält, was es verspricht

Moderne HR-Tools unterstützen in praktisch allen Bereichen des Human Ressources Managements. Angefangen mit Stellenausschreibungen, dem Managen von Bewerbern über das Onboarding, die Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung bis hin zum Performance-Management.

Doch eine HR Software ist immer nur so gut wie ihre Statistik-Tools: Denn die Lösung sollte nicht nur dabei helfen, Routineaufgaben besser zu bewältigen, sondern auch, die dazugehörigen Ergebnisse sichtbar machen. Und das an besten in Form belastbarer Kennzahlen. Nur mit diesen lässt sich schließlich nachvollziehen, ob sich ein Prozess verbessert hat oder nicht.

Diese Kennzahlen gewinnen in HR an Bedeutung 

Nehmen wir zum Beispiel die Time to Hire, also die Zeit, die vergeht, bis nach der Schaltung einer Stellenanzeige der perfekt passende Kandidat gefunden ist. Lässt sich diese nicht unter Zuhilfenahme einer Bewerbermanagement Software signifikant senken, ist das ein Hinweis auf Lücken oder Fehler im Prozess.
Möglicherweise, weil der Anwender die Stellenanzeige in den falschen Recruitingkanälen veröffentlicht hat oder einfach in zu wenigen. Darüber Aufschluss geben können weitere Kennzahlen, die sich mit dem Programm auf Knopfdruck ermitteln lassen sollten, nämlich die Passgenauigkeit der Kandidaten im Verhältnis zur  Anzahl der generierten Bewerbungen.
Ist die Anzahl der genierten Bewerbungen zwar durchaus beachtlich, hapert es aber an der Güte der Bewerbungen, so liegt nahe, dass die falschen Jobboards mit der Stellenanzeige bespielt wurden. Oder die Formulierungen in der Stellenanzeigen sind möglicherweise nicht präzise und ansprechend genug, um die richtig qualifizierten Bewerber anzusprechen. Beides müsste nochmals überprüft und gegebenenfalls optimiert werden. Dem Recruiting-Erfolg steht dann nichts mehr im Weg.
Das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, bei der Auswahl der passenden HR-Software darauf zu achten, ob diese über die richtigen Controlling- und Analyse-Tools verfügt. Mit diesen kleinen digitalen Helfern steht und fällt der Erfolg vieler Prozesse.

Welche Kennzahlen können mit HR-Software ermittelt werden?

Daher ist darauf zu achten: Egal in welchem Bereich eine HR-Software zum Einsatz kommt, sollte sie alle wichtigen Kennzahlen für das unternehmenseigene Personalcontrolling ermitteln können. Übrigens wird die Analyse relevanter Kennzahlen  auch als HR Analytics, People Analytics oder Workforce Analytics bezeichnet.
Mit Hilfe strukturierter HR-Analytics-Tools sind viele Anwendungsszenarien denkbar: User optimieren ihren Recruiting-Prozess, analysieren den Personalbedarf der nächsten Jahre oder eruieren Fluktuationskurven. In der Personalentwicklung gehört es derweil inzwischen zum Standard, automatisierte Ist-Soll-Vergleiche zwischen dem Profil eines Mitarbeiters und den Idealanforderungen einer Stelle zu ziehen.
So zeigt die Software mit wenigen Klicks an, ob bei einem Mitarbeiter in bestimmten Bereichen noch Entwicklungsbedarf besteht, um seinen Job perfekt auszuüben oder nicht. Die Tools sind inzwischen sogar soweit, dass sie die passenden Maßnahmen vorschlagen.
Wer hingegen wissen will, ob ein Mitarbeiter das Potenzial hat, eine Führungsposition zu bekleiden, kann auch das von einer HR-Software berechnen lassen. Die Vorteile eines einfach zu bedienenden HR-Analytics Tools gegenüber manuellen Auswertungen in sperrigen Excel-Listen liegt damit wohl klar auf der Hand: Höhere Genauigkeit, viel einfachere Bedienbarkeit und schnellere Verfügbarkeit der Ergebnisse.

Auswahl des richtigen Tools: Darauf kommt es an

Inzwischen macht so mancher HR-Software-Anbieter mit seinen HR Analytics Tools von sich reden. Aber Vorsicht: Nicht immer sind die Programme so effektiv wie vom Hersteller angepriesen. Bei der Auswahl einer HR Software sollten HR-Verantwortliche daher auch die Reporting-Tools einem Check auf Herz und Nieren unterziehen.
Worauf ist dabei zu achten? Hier ein paar zentrale Punkte:

• Individualisierbarkeit: In einem benutzerfreundlichen Dashboard sollten Anwender Daten sortieren und sie nach flexibel wählbaren Key Performance Indicators (KPIs) auswerten können. Manche Hersteller bieten voreingestellte Analysemodelle an. Das ist nicht verkehrt, so lange diese individualisiert werden können. Ist dies nicht der Fall, lassen sich mit der Software nicht alle erdenklichen Szenarien durchrechnen. Diese Einschränkung führt letztlich doch wieder dazu, dass Excel herausgekramt werden muss. Damit ist nichts gewonnen.
• Ausgeklügelte Filtermöglichkeiten: Sämtliche Kennzahlen sollten nach fein skalierbaren Filtermöglichkeiten ausgewertet werden können. Zum Beispiel: Auswertung nach Zeiträumen, nach Abteilungen, Unternehmenszugehörigkeit und anderen anderen Parametern. So lassen sich fein aufgeschlüsselte Analysen herstellen.
• Gegenüberstellen von KPI’s: Ein HR-Analytics-Tool sollte außerdem die Möglichkeit bieten, verschiedene KPI’s zum Vergleich gegenüberzustellen. Zum Beispiel, um die Entwicklung von einem Jahr auf das nächste darstellen zu können. So werden bereits erzielte Erfolge oder Nachbesserungsbedarfe auf einen Blick ersichtlich.
• Vielfältige Darstellungsoptionen: Die Software sollte verschiedene grafische Darstellungsmöglichkeiten der ausgewerteten Kennzahlen ermöglichen: Diagramme, Tabellen etc. Auf diese Weise lassen sich Entwicklungen auch gegenüber anderen Abteilungen in verschiedenen Varianten sehr leicht veranschaulichen.

Fazit: Wer seine Kennzahlen im Personalmanagement mit dem richtigen Tool systematisch erfasst, kann besser beurteilen, wie effektiv HR-Maßnahmen sind und ob alle Ressourcen effizient und am richtigen Platz eingesetzt sind. Ein softwaregestütztes HR-Controlling kann somit die entscheidende Grundlage für den Unternehmenserfolg sein.