Digitalisierung von HR-Prozessen: Warum Sie JETZT eine HR-Software anschaffen sollten

Wenn die Corona-Krise eines gezeigt hat, dann, dass eine stärkere Digitalisierung im HR-Bereich mehr als überfällig ist. Die Zeit, in eine HR Software zu investieren, ist günstig. Denn der Bund unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit  speziellen Fördermitteln für die Digitalisierung. Wir sagen Ihnen, wie Sie die Finanzspritze für den digitalen Ausbau Ihres Personalmanagements nutzen können. 

Digitalisierung in HR: Es ist nicht gut bestellt

Wie weit ist die Digitalisierung in der Arbeitswelt fortgeschritten? Das ist in vielen Unternehmensbereichen unterschiedlich. Manche Fachbereiche sind weiter, andere hinken hinterher. Dass es gerade mit der Digitalisierung im Personalmanagement nicht allzu weit her ist, ist schon lange bekannt. Vor Corona funktionierte zwar vieles einigermaßen. Als aber Pandemie über uns hereinbrach, offenbarte sich  im HR-Management, wie immens der Digitalisierungsrückstand in Unternehmen ist.
Gerade im Mittelstand könnte es hier besser um die Digitalisierung von HR bestellt sein. Laut des HR-Software-Reports 2020 des HRM-Research Institutes musste während der Corona-Krise in rund 53 Prozent der HR-Abteilungen ein wenig bis stark improvisiert werden.

Bei jedem dritten Unternehmen ergab sich ein zusätzlicher HR-Software-Bedarf. Die Zeit ist also mehr als reif, dem Personalwesen digital auf die Sprünge zu helfen. Damit kommt ein bestimmtes Angebot des Bundes gerade zur rechten Zeit: Der Staat macht für mittelständische Unternehmen Fördermittel für die Digitalisierung locker. Wir sagen Ihnen, was es damit auf sich hat.

Fördermittel für die Digitalisierung im Human Ressource

Kleine und mittelständische Unternehmen sind sich zwar oftmals bewusst, dass die Digitalisierung nicht in allen Bereichen ihres Unternehmens angemessen weit fortgeschritten ist. Allerdings ist eine HR-Software teuer und jetzt, da gerade im Mittelstand viele Betriebe infolge des Lockdowns in wirtschaftliche Schieflache geraten sind, dürfte die Bereitschaft, in eine HR Software zu investieren, nicht eben gestiegen sein.
Hilfe naht. Denn das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) unterstützt den Mittelstand , die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ bietet die Regierung finanzielle Zuschüsse für Digitalisierungsprojekte. Das gilt explizit auch für die Implementierung einer HR Software.
Wie funktioniert die Förderung der Digitalsierung? Um Fördermittel zu erhalten, bedarf es eines  genauen Digitalisierungsplans. Der Antrag auf Förderung kann bis einschließlich 2023 gestellt werden. Die Untergrenze für die beantragte Fördersumme beträgt 17.000 Euro. Zuschlagen lohnt sich: Immerhin ist die  Digitalisierung ein Megatrend unserer Zeit. 

Kurzer Exkurs: Warum wird die Digitalisierung als ein Megatrend eingeordnet?

Was sich viele nicht bewusst machen: Die Digitalisierung ist mehr als nur ein Trend, denn ein Trend ist im Zweifel vergänglich. Doch die Digitalisierung geht nicht vorbei. Die gehört zu den Megatrends unseres Zeitalters. Und Megatrends haben das Potenzial, die Wirtschaft und die Gesellschaft grundlegend zu verändern. “Jeder dieser Megatrends steht für einen enormen technologischen Wandel, der neue Märkte erschaffen und brancheninterne Spielregeln radikal umgewälzt hat”, liefert Digital Business Cloud die Definition.
Weiter heißt es: “Die langfristig zu beobachtende Wirtschaftsentwicklung hatte ihren Ausgangspunkt in der Erfindung der Dampfmaschine, wodurch die Industrialisierung ermöglicht wurde. Weitere Meilensteine sind der Ausbau des Eisenbahnnetzes, die wirtschaftliche Nutzung von Elektrizität, die massive Verbreitung des Automobils und aktuell die Hochphase der Informationstechnologie mit der Verbreitung des Internets bis hin zur fortwährenden Digitalisierung der Wirtschaft sowie des Kundenverhaltens.”

Was ist die Digitalisierung überhaupt? Eine Definition.

Soweit, so gut. Obwohl die Digitalisierung aber praktisch all unsere Lebensbereiche infiltriert hat, ist sie als Phänomen für viele Menschen immer noch schwer zu fassen. Viele fragen sich: Was ist die Digitalisierung überhaupt? Hier mal eine kleine Definition, wie sie im Gabler Wirtschaftslexikon zu finden ist:

Der Begriff der Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen. Er kann die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation oder die digitale Modifikation von Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen ebenso meinen wie die digitale Revolution, die auch als dritte Revolution bekannt ist, bzw. die digitale Wende.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung für HR?

Im HR-Bereich ist unter Digitalisierung eher die zweite Begriffsdefinition zu verstehen – es geht darum, Prozesse im Personalmanagement weitgehend digital abzuwickeln, so dass seitens HR möglichst wenig Aktion erforderlich ist. Mit welchen Vorteilen geht die Digitalisierung damit in HR einher? Ganz einfach:

• Routineaufgaben können an den Computer ausgelagert und von diesem vollautomatisch oder teilautomatisiert bearbeitet werden.
• Personalverantwortliche gewinnen mehr Zeit für strategische Weichenstellungen.
• HR gewinnt auch mehr Zeit, um sich direkt mit Mitarbeitern auseinanderzusetzen, weil viele administrative Tätigkeiten entfallen.

Alles in allem ist der Computer somit zwar verstärkt in HR-Prozesse eingebunden, dennoch wird das Arbeiten nicht, wie oftmals befürchtet, entmenschlicht. Im Gegenteil verschafft die Digitalisierung Personalmanagern die Möglichkeit, sich dem Personal verstärkt zuzuwenden. Wenn das keine Win-Win-Situation für alle Seiten ist. Damit dürfte die Frage, “warum soll ich mich um Förderprogramme kümmern?”, sicher hinlänglich beantwortet sein.

Die 6 wichtigsten Trends für die Digitalisierung in HR

Stellt sich eigentlich nur noch eine Frage: Welche HR-Bereiche sollen zuerst digitalisiert werden? Wir haben 6 Trends für die Digitalisierung in HR für Sie zusammengestellt.

#1 Videoconferencing ist ein Top-Thema für die Digitalisierung in HR

Wir leben in einer Zeit, in der Meetings nicht mehr ohne weiteres face-to-face abgehalten werden können, sondern per Videokonferenz. Im HR-Bereich wird Videoconferencing insbesondere für Vorstellungsgespräche immer wichtiger. Wer über ein Bewerbermanagement-System mit einer integrierten Video-Funktion verfügt, ist auf der Höhe der Zeit.
Videointerviews können in einem Bewerbermanagement-System nicht nur live, sondern  auch zeitversetzt geführt werden. Bedeutet: Das Recruiting-Team nimmt seine Fragen auf und schickt diese Videosnippets an den Bewerber weiter. Der Bewerber zeichnet seinerseits seine Antworten auf und schickt diese an das Recruiting-Team.
Das kann ungemein nützlich sein, wenn sich Kandidaten in einer anderen Zeitzone aufhalten. So kann man sich dennoch persönlich kennenlernen und keiner muss zu einem unmenschlichen Zeitpunkt an einer Konferenzschaltung teilnehmen. Eine überflüssige Funktion? Wohl kaum! Müssen wir extra erwähnen, dass neben der Digitalisierung auch die Globalisierung einer der Megatrends unserer Zeit ist? Versetzte Videointerviews sind früher oder später State-of-the-Art.

#2 Active Sourcing – digitalisieren Sie Ihre Direktansprache

Ein Bewerbermanagementsystem kann aber noch mehr. Es unterstützt Recruiter zum Beispiel auch beim Active Sourcing im WWW. Jetzt, da Bewerberkongresse oder Firmenevents flachfallen, ist das eine gute Möglichkeit, um Kandidaten direkt anzusprechen. Hierfür gibt es so genannte Sourcing-Tools, in denen Recruiter einfach die Skills definieren, nach denen sie suchen. Ein Klick und die Technik durchkämmt das Netz nach passenden Kandidaten, die im nächsten Schritt angesprochen werden können.

#3 Digitale Funktionen für die virtuelle Teamarbeit

HR-Tools unterstützen außerdem bei der Zusammenarbeit im virtuellen Raum. HR-Manager können zum Beispiel im Recruiting gemeinsam mit Fachabteilungen Stellenanzeigen erstellen und bearbeiten. Sind diese fertig, lassen sie sich über eine Schnittstelle direkt auf der eigenen Karriereseite und auf verschiedenen Jobbörsen per Multiposting schalten.
Gehen Bewerbungen ein, kann die Abstimmung über einen Kandidaten direkt im System abgewickelt werden. Das Recruiting-Team kann sich über Talente im Chat austauschen oder diese in einer Scorecard mit Sternchen bewerten. Das macht Meetings und lange Absprachen überflüssig. Analoge Funktionen gibt es übrigens für die ganze Palette des Personalmanagements. So macht die Digitalisierung in der Arbeitswelt Spaß.

#4 Employee Self Service

Was kann eine HR-Software außerdem  im Personalmanagement bewirken? Sie als HR-Experte kennen den Aufwand, den die Verwaltung von Stammdaten oder die Bearbeitung von Formularen mit sich bringt. Mit Employee Self-Service Lösungen verteilen Sie diese Aufgaben auf mehrere Schultern. Das Prinzip: Mitarbeiter erhalten über einen persönlichen Login Zugriff auf ihre persönlichen Daten, um diese selbst zu verwalten.
Konkretes Beispiel gefällig? Lösungsanbieter VEDA hat mit VEDA Horizon ein modernes HR-Online-Portal entwickelt, mit dem sich sämtliche Personalwirtschaftsthemen abbilden und im Self-Service bearbeiten lassen. Insbesondere die normalerweise sehr zeitintensiven Bereiche der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft können in dem Tool vollständig digital abgebildet und spielend leicht gemanagt werden.
Egal, ob Laptop, Smartphone oder Tablet. Mitarbeiter melden sich über einen personalisierten Login in dem Portal an und erhalten zunächst in einem übersichtlichen News-Dashboard einen Überblick über aktuelle Nachrichten aus den verschiedenen HR-Bereichen. Mit einem Klick auf einen bestimmten HR-Bereich lassen sich die eigenen Daten abrufen.
Innerhalb der Entgeltabrechnung können Anwender zum Beispiel die jüngste Gehaltsabrechnung einsehen oder sich per Downloadfunktion die aktuelle Lohnsteuerbescheinigung herunterladen. Gleichzeitig steuern Mitarbeiter mit dem Tool das eigene Zeitkonto und managen zum Beispiel Urlaubs- und Krankheitstage inklusive Online-Krankmeldungen. Auch Änderungen der Bankverbindung oder des Wohnsitzes lassen sich mit wenigen Handgriffen dort vornehmen.
Damit aber nicht genug. Dank einer direkten Anbindung an die VEDA-Software zur Zeiterfassung ist es außerdem möglich, dass ein Arbeitnehmer direkt über VEDA Horizon informiert wird, falls er zum Beispiel einmal vergessen hat, sich auszustempeln. Die vergessene Zeitangabe kann jederzeit in VEDA Horizon selbstständig nachgetragen und über einen Genehmigungs-Workflow von der verantwortlichen Führungskraft freigegeben werden.
Derartige Self-Services, in denen Mitarbeiter und deren Manager administrative To do’s übernehmen, die früher HR oblagen, bedeuten eine enorme Erleichterung für den zuständigen Personalverantwortlichen.

#5 App gut, alles gut – machen Sie Ihre Personalarbeit dank Digitalisierung mobil

Apps für Smartphones und Tablets dominieren längst nicht mehr nur im privaten Bereich, sondern werden immer häufiger auch im Business eingesetzt – auch in der HR-Arbeit. Zum Beispiel für die interne Kommunikation. Hierfür kommen spezielle Corporate Social Networks zum Einsatz. Sie bieten Newsfeeds, in denen Informationen geteilt werden können, die für ganze Belegschaft wichtig sind. So ist jeder jederzeit über Neuerungen im Bilde und niemand fühlt sich abgehängt. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen nicht mehr alle gemeinsam im Büro sitzen.

#6 Virtuelles Lernen – schnelle Wissensspritzen dank Digitalisierung

Es gibt  noch mehr Möglichkeiten, Apps im Personalmanagement einzusetzen: Innerhalb der Personalentwicklung können Lern-Apps gute Dienste leisten. Sie geben Mitarbeitern die Chance, immer dann zu lernen, wenn es gerade passt. In den Apps können Mitarbeiter  Quizzes lösen und ihr Wissen spielerisch vertiefen, sie können sich Webinare und Videotutorials anschauen oder an gestreamten Seminaren teilnehmen. So bleibt die Personalentwicklung nicht auf der Strecke, auch wenn Präsenz-Weiterbildungen auf absehbare Zeit nicht stattfinden. Problem gelöst.
Anmerkung: Digitale Anwendungen gibt es für die ganze Palette des HR-Managements. Von A wie Active Sourcing bis Z wie Zeiterfassung. Informieren Sie sich gerne in unserer Vergleichs-Rubrik über die Funktionen, die Sie am meisten interessieren.

Digitalisierung von HR-Prozessen: 3 wichtige Schritte

Sie haben die Entscheidung getroffen, welche HR Software Sie für die Digitalisierung Ihres Unternehmens implementieren möchten? Sehr gut! Nun sollten Sie nur noch bei der Einführung einer HR Software ein paar wesentliche Schritte beachten. Wir haben die 3 wichtigsten zusammengestellt.

#1 Welche HR Software macht im eigenen Unternehmen Sinn?

Wer sich für die Digitalisierung von HR-Prozessen entscheidet, muss zunächst eine grundlegend wichtige Entscheidung fällen:

• In welchen Bereichen macht der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn?
• Wo soll die Transformation zuerst geschehen?

Die Antwort darauf fällt von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Studien wie der HR Software Report 2020 belegen jedoch, dass HR Software künftig vor allem in diesen Bereichen eine zentrale Rolle spielt:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechung
• Arbeitszeitmanagement
• Mitarbeiterportale, Self-Services
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

#2 Besonders wichtig für die Digitalsierung in HR: Der Datenschutz

Die Einführung einer HR Software geht in der Regel mit der Digitalisierung personenbezogener Daten einher. Hier muss ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden. Wichtig ist bei der Auswahl einer HR Software auf einschlägige Zertifizierungen des Herstellers, wie sie etwa der TÜV Süd für Datenschutz und IT-Sicherheit vergibt, zu achten.

Achten Sie auch darauf, dass sich in der Software Rollen- und Zugriffsberechtigungen vergeben lassen. Dann können Anwender nur auf die Bereiche der Software zugreifen, die auch für ihre Arbeit relevant sind.

#3 Digitale Kompetenzen bei Anwendern entwickeln

Bevor eine HR Software zum Einsatz kommt, müssen alle Anwendergruppen die dafür nötigen digitalen Skills entwickeln. Dazu gehört ein grundlegendes Verständnis über die Funktionsweise und die Vorzüge einer HR Software. Nur so kann eine HR Software angemessen und effizient im Unternehmen eingesetzt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass viele Funktionen ungenutzt brach liegen.

Fazit: Die Zeit ist reif, eine HR Software anzuschaffen

Wir haben gesehen: Es findet ein Umdenken in puncto Digitalisierung statt. Einen wesentlichen Schub brachte die Corona-Krise, die sich als Beschleuniger der digitalen Transformation auswirkte. „Die Coronakrise hat uns die Bedeutung digitaler Technologien für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sehr klar vor Augen geführt. Die Krise ist ein Weckruf, die Digitalisierung nun massiv voranzutreiben“, bestätigt auch Bitkom-Präsident Achim Berg. „Wir haben uns in der Vergangenheit zu viel Zeit bei der Digitalisierung gelassen. Jetzt heißt es, digitale Infrastruktur aufzubauen, Geschäftsprozesse umfassend zu digitalisieren und neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln.“
Dank des aktuellen Förderangebots des Bundes kommen bis 2023 vor allem KMU in den Genuss, die eigene digitale Infrastruktur auf neue Beine zu stellen. Da der Bedarf im HR Software Bereich  überproportional gestiegen ist, bieten sich Unternehmen jetzt beste Chancen, digital nachzubessern.
Für Rückfragen zu unseren Angeboten und Services stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.