Mit dem 3-Punkte-Plan zum passenden HR Software Anbieter

Es gibt keinen Bereich mehr, für den es keine HR Software gibt. Doch wie finden Unternehmen den richtigen Anbieter? Unser 3-Punkte-Plan unterstützt Sie bei der Auswahl. 

In 3 Schritten zum richtigen HR Software Anbieter

Vor der Auswahl einer HR Software bedarf es einer Strategie- und Grobkonzeptphase. Denn es gibt inzwischen unzählige HR Software Anbieter für jeden Bereich des Human Resources Managements. Um den richtigen zu finden, müssen sich Unternehmen aber zunächst über ihre eigenen Ziele und Anforderungen klar werden. Dabei sind drei Schritte zu beachten.

Punkt eins: Auswahlkriterien definieren

Wichtig bei der Auswahl der passenden Software sind natürlich die Funktionen. Doch allein darauf sollte sich der Blick nicht beschränken. Entscheidend ist außerdem, wie diese “zusammenarbeiten”:

• Tauschen sich diese automatisiert Daten aus?
• Gibt es Schnittstellen zu Ämtern oder Behörden, die eine einfache Übertragung von Formularen und Dokumenten ermöglichen oder müssen diese noch ausgedruckt werden?
• Gibt es Employee Self Service Funktionen, die es Angestellten ermöglichen, über einen personalisierten Zugang auf das HR System zuzugreifen und beispielsweise Urlaub zu beantragen, Personaldaten upzudaten oder Ziele zu definieren? Das erspart HR eine ganze Menge an administrativem Aufwand!

Weitere Kriterien, die zur erfolgreichen Auswahl einer HR Software führen, sind:

• Anpassbarkeit: Können alle individuellen Workflows abgebildet werden oder läuft es auf Kompromisslösungen heraus? Letztes ist wenig ratsam, da Kompromisse meist mit doppelter Buchführung verbunden sind, die sehr fehleranfällig ist! Da ist Frust vorprogrammiert.
• Usability: Die Software sollte im besten Fall intuitiv bedienbar sein – dann können Anwender ohne größere Verzögerung mit der Arbeit beginnen, ohne aufwändig geschult werden zu müssen.
• Nutzer-Akzeptanz: Eine optimale Usuabilty steigert unweigerlich die Nutzer-Akzeptanz, weil es wenig Mühe macht, sich in das System einzuarbeiten und die Mehrwerte einer Software schnell zutage treten.
• Integriertes System oder Einzellösung: Von einem integrierten System ist die Rede, wenn dieses einmalig installiert wird und der Funktionsumfang durch verschiedene Module ergänzt wird. Integrierte Systeme stammen von einem Anbieter und bieten meist einen großen Funktionsumfang, einheitliche Bedienstruktur und eine gemeinsame Datenbank. Allerdings binden sich Anwender fest an einen Hersteller, so dass sich der Umzug auf ein anderes System meist sehr schwierig gestaltet. Die Alternative stellt die Kombination verschiedener Lösungen verschiedener HR Software Anbieter dar. Hier kann es allerdings passieren, dass die Systeme nicht ganz so nahtlos miteinander kommunizieren.
• Mobilfähigkeit: Smartphones und Tablets sind im Personalwesen auf dem Vormarsch. Zunehmend suchen Bewerber zum Beispiel nach Stellenanzeigen im mobilen Netz oder verschicken sogar ihre Bewerbungen darüber. Gute Gründe für Personaler, sich ebenfalls verstärkt mobilen Applikationen zuzuwenden und Prozesse mobil zu managen. Wer sich zum Beispiel außer Haus auf Geschäftsreise befindet, kann Prozesse auch optimal von unterwegs managen und hat diese immer optimal im Blick.Viele Unternehmen haben mobile Applikationen bereits im Einsatz und können so effizientes Prozessmanagement in Bereichen wie Talent Management, Recruiting oder Personalverwaltung betreiben.
• Auswertungs- und Reportingfunktionen: Ohne Auswertungs- und Reportingfunktionen geht heute nichts mehr. Nur so lassen sich Prozesse evaluieren und auf dieser Basis optimieren. Erfüllt ein Tool diesen Punkt nicht, ist es sein Geld nicht wert.
• Verwaltung der Zugriffsrechte: Innerhalb einer HR Software sollten sich die einzelnen Zugriffsrechte verschiedener Nutzer unbedingt verwalten lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder Anwender nur das sieht, was auch für seine Augen bestimmt ist. Alles andere verstößt gegen den geltenden Datenschutz!

Punkt zwei: Erstellen Sie eine Anbieter-Shortlist

Anhand dieser Kriterien lässt sich über eine Netzrecherche eine erste Liste mit Anbietern, die infrage kommen, zusammenstellen. Deren Angebote betrachten Sie nun in der Folge genauer.
Neben den genannten technischen Kriterien sollten Sie dabei auch die kaufmännischen Aspekte nicht außer Acht lassen. Zum Beispiel:

• Wie hoch sind die Kosten für Einführung und Betrieb?
• Wie ist es um die wirtschaftliche Stabilität des Anbieters bestellt?
• Bietet er einen 24/7-Support an und kann auf Fehler schnell reagieren, um Verluste in der Wertschöpfungskette so gering wie möglich zu halten?

Punkt drei: Testen Sie die Angebote auf Herz und Nieren

Leider geben sich HR Software Anbieter auf ihren Online-Auftritten oftmals ein wenig kryptisch. Häufig fehlen Angaben über Preis, Integration und Betrieb der Software. Auch die Beschreibungen des Funktionsumfangs könnte hier und da etwas ausführlicher ausfallen.
Daher sollten potenzielle Anwender bei den HR Software Anbietern, die nach einem ausführlichen Vorab-Check noch infrage kommen, weiterführende Informationen einholen. Allein beim Griff zum Telefon sollte es aber nicht bleiben. Ein gegenseitiges Kennenlernen ist unverzichtbar. Hier kann der HR Software Anbieter nochmal eine ausführliche Systempräsentation machen und offene Fragen beantworten.

• Wie hält er es mit dem Datenschutz?
• Handelt es sich bei der Lösung um eine Cloud-Lösung oder On-Premise-Lösung?
• Wie verläuft ein typisches Implementierungsszenario ab?
• Wie lange dauert ein  typisches Implementierungsszenario?
• Wie schnell amortisieren sich die Investitionskosten für die HR Software?

Aber auch dabei sollte es nicht bleiben: Der Anbieter sollte dem Neukunden auch die Möglichkeit gewähren, das System nach der Präsentation noch einmal auf eigene Faust zu erkunden. Hier ist ein zeitlich begrenzter Testzugang das Mittel der Wahl. Anbieter, die sich darauf nicht einlassen, sollten von der Liste schnell wieder gestrichen werden.
So kristallisiert sich nach und nach heraus, welcher HR Software Anbieter taugt und welcher nicht. Übrigens geben auch Referenzkundenbesuche oder die Beratung über unabhängige Vergleichsportale Aufschluss, wer besser oder schlechter geeignet ist.

HR-Software-Report 2016: Viele User sind unzufrieden

Auch wenn der Prozess zur Identifikation der perfekten Software auf den ersten Blick umständlich und langatmig erscheint – er lohnt sich. Denn nur ein passgenaues System kann perfekte Arbeit leisten und HR in seiner täglichen Arbeit unterstützen.
Drum prüfe, wer sich an einen HR Software Anbieter bindet! Dass das offensichtlich oftmals nicht der Fall ist und welche Konsequenzen das hat, lässt sich aus dem HR-Software-Report 2016 des Magazins personalmanager und der Netzwerkportale HRM.at, HRM.de und HRM.ch herauslesen. Fast jeder Fünfte (23 Prozent) der Befragten zeigt sich unzufrieden mit seiner aktuellen HR Softwarelösung. Zehn Prozent sind sogar sehr unzufrieden.

Als besonders störend empfinden sie es, wenn  Schnittstellen der Software nicht funktionieren (55 Prozent). 48 Prozent beklagen sich darüber, dass von dem eingesetzten Tool nicht alle relevanten HR-Prozesse abgedeckt werden und 36 Prozent äußern sich verschnupft über den schlechten Service ihres HR Software Anbieters.
Umso mehr empfiehlt sich eine ausgeklügelte Planungsphase gemeinsam mit dem HR Software Anbieter, die alle Eventualitäten überprüft, BEVOR es zu spät ist. Das kostet nur unnötig Geld, Zeit und Nerven.