Offboarding: Man sieht sich immer zweimal

Wie heißt es so schön? Man sieht sich im Leben immer zweimal. Das gilt auch für das Arbeitsleben. Daher sollten Unternehmen scheidende MitarbeiterInnen angemessen aus dem Unternehmen verabschieden. Doch wie gelingt ein optimaler Offboarding-Prozess? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet Offboarding? Eine Definition.

Das Offboarding eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin ist der gegenteilige Prozess des Onboardings. Es geht dabei darum, sich angemessen von KollegInnen, die das Unternehmen verlassen, zu trennen. Und zwar so, dass auf beiden Seiten kein schaler Nachgeschmack entsteht und man auch nach der Trennung noch wertschätzend miteinander umgehen kann.

Warum ist ein gutes Offboarding so wichtig ist

Der Offboarding-Prozess hat zwei Seiten: Eine emotionale und eine inhaltliche. Auf der emotionalen Ebene ist es wichtig, KollegInnen, die sich entschlossen haben, eine neue berufliche Herausforderung anzugehen, einen angemessenen Abschied zu bereiten. Das ist ungemein wichtig, denn unter Umständen arbeitet man auch künftig miteinander. Vielleicht nicht mehr als KollegInnen, aber als PartnerInnen, als AuftragnehmerInnen oder als AuftraggeberInnen. Es geschieht im modernen Arbeitsleben nicht selten, dass sich die Wege hier und da nochmal kreuzen. Umso entscheidender ist es, dass keine Seite verbrannte Erde hinterlässt. Sonst wird es in Zukunft zu einer echten Herausforderung, miteinander umzugehen.

Kommen wir nun zu der inhaltlichen Seite des Offboarding-Prozesses. Jeder Mitarbeitende erwirbt in der Zeit der Firmenzugehörigkeit hochspezifisches Wissen. Es ist wichtig, dass dieses im Unternehmen verbleibt und künftig von anderen Kolleginnen und Kollegen angewandt werden kann. Ansonsten leiden laufende Prozesse darunter. Entsprechend muss ein gut gestaltetes Offboarding einen Wissenstransfer von dem oder der scheidenden KollegIn zu den verbleibenden MitarbeiterInnen vorsehen.

Es gibt noch einen dritten Aspekt, der ein gelungenes Offboarding essentiell macht: Ehemalige Kolleginnen und Kollegen werden immer Botschafter Ihres Unternehmens bleiben. Daher sollten Sie es unbedingt vermeiden, dass diese im Nachhinein negativ über Ihren Betrieb sprechen. Denn damit wäre ein Imageverlust Programm.

Was gehört zu einem gelungenen Offboarding-Prozess?

Nun zur Frage aller Fragen: Wie gestaltet sich ein perfekter Offboarding-Prozess? Wir haben folgende Tipps für Sie:

#1 Kommunikation ist das A und O

Informieren Sie das Team und Ihre Kunden über den bevorstehenden Austritt Ihres Kollegen oder Ihrer Kollegin. Vereinbaren Sie mit diesem oder dieser bis zum Austrittstermin verschiedene Meetings für die Übergabe von Aufgaben von Wissen an das Team. Vereinbaren Sie außerdem mit dem scheidenden Kollegen ein Exit-Gespräch, an dem HR-Verantwortliche und die vorgesetzte Führungskraft beteiligt sind.

Eruieren Sie in dieser Runde, was zu dem Ausscheiden geführt hat: Lag es an unternehmensinternen Prozessen, die verbesserungswürdig sind? War es der Teamspirit? Auch wenn Sie hier vielleicht auf unangenehme Wahrheiten stoßen: Führen Sie das Exit-Gespräch dennoch, Sie können daraus wichtige Schlussfolgerungen ziehen, wie Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern.

#2 Offboarding-Checkliste für den oder die scheidende KollegIn

Händigen Sie dem oder der scheidenden KollegIn für den besseren Überblick eine Offboarding-Checkliste aus. Darin sind alle Schritte und die dazu gehörigen Termine enthalten, die jetzt relevant sind:

• Rückgabe von Firmeneigentum
• Termine für Übergabe- und Abschlussgespräche
• und so weiter

#3 Payroll

Informieren Sie die KollegInnen von der Payroll über den bevorstehenden Austrittstermin, sodass in der Buchhaltung die entsprechenden Prozesse angestoßen werden können.

• Wann wird das letzte Gehalt fällig?
• Gibt es noch anderweitige Zahlungsprozesse, die angestoßen werden müssen?
• Müssen Boni zum Beispiel anteilig ausgezahlt werden?

In einem passgenauen Payroll-Programm sind für diese Prozesse nur wenige Handgriffe nötig.

#4 Erstellen Sie ein Zeugnis

Zum Tag des Ausscheidens sollte der oder die KollegIn auch ihr Arbeitszeugnis erhalten. Auch hierfür gibt es Tools, die Ihnen die Arbeit entscheidend erleichtern. Die Stammdaten des scheidenden Mitarbeiters lassen sich automatisch aus Ihrem Personalverwaltungs-Tool importieren. Außerdem können alle am Zeugnisprozess beteiligten Personen in die Erstellung eingebunden werden. Sie bewerten das Teammitglied zum Beispiel direkt in dem Tool und müssen dafür nur ein paar Häkchen setzen. Ihr Zeugnisgenerator erstellt daraufhin ein rechtssicheres Arbeitszeugnis mit allem drum und dran.

#5 Schreiben Sie die Stelle neu aus

Parallel dazu sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die frei werdende Stelle schnell neu besetzt wird. Erstellen Sie dazu in Ihrem Bewerbermanagementsystem eine Stellenanzeige und veröffentlichen Sie diese zeitgleich auf verschiedenen Jobbörsen und ergänzend in den sozialen Medien. Falls Ihre Software auch über ein Active Sourcing Tool verfügt,  ist es ein Leichtes, im World Wide Web nach passenden Talenten zu suchen und diese auf die offene Stelle aufmerksam zu machen.

#6 Bereiten Sie einen netten Abschied

Nun ist es soweit: Der letzte Tag ist gekommen. Verabschieden Sie den oder die KollegIn in angemessenem Rahmen. Je nachdem, wie lange der oder die MitarbeiterIn für Ihr Unternehmen gearbeitet hat, sagen Sie ihm oder ihr bei einem gemeinsamen Teammeeting auf Wiedersehen oder bereiten eine Verabschiedung in größerem Rahmen mit Sekt und Häppchen vor. Bis dahin sollten Sie alle To do’s im Offboarding erledigt haben: Alle Gespräche sind geführt, alle Dinge, die der Firma gehören, sind zurückgegeben und alles ist getan, damit der oder die KollegIn das Unternehmen mit einem guten Bauchgefühl verlässt. Dann haben Sie alles richtig gemacht.

Fazit

Sie haben gesehen: Ein optimaler Offboarding-Prozess ist heute unerlässlich. Allerdings kann dieser ohne die richtige technologische Unterstützung auch recht zeitaufwändig sein. Denn es gibt viele Dinge, die beachtet werden müssen. Wenn Sie über die richtige HR Software verfügen, gelingt das Offboarding jedoch systematisch, strukturiert und reibungslos.

Allerdings ist es nicht leicht, die passende Software auszuwählen. Denn die Bandbreite an Angeboten ist riesig. Gerne unterstützen wir Sie bei der Suche! Unser unabhängiges Vergleichsportal bietet Ihnen kompetente Hilfe bei der Entscheidung für die richtige Personal-Software. Unsere HR-Software-Experten beraten Sie sehr gerne persönlich, kostenlos und kompetent bei der Auswahl Ihrer Lösung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.