Personaleinsatzplanung: Wie HR Software die Personaldisposition erleichtert

In vielen Bereichen muss Personal mitunter hochflexibel angeworben und eingesetzt werden. Optimal aufgestellt ist in diesem Zusammenhang, wer sich auf eine perfekt funktionierende Software für die Personaleinsatzplanung, respektive für die Personaldisposition verlassen kann. Wir erklären Ihnen, was dahintersteckt.

Was ist Personalplanung? Eine Definition.

Die Personaleinsatzplanung dient laut Definition dazu, die passenden Mitarbeiter zu vereinbarten Zeiten an die richtigen Arbeitsplätze bzw. Aufgaben zu delegieren. Je nach Tätigkeitsprofil und Kompetenz wird unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren der Arbeitseinsatz jedes Mitarbeiters geplant.
Dabei können auch kurzfristige Engpässe und besondere Anforderungen berücksichtigt werden. Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, flexible Arbeitszeiten und eine nicht konstante Auftragslage stellen die Personalplanung vor zusätzliche Herausforderungen und müssen berücksichtigt werden.

Aktuelles Beispiel aus der Praxis: Personaleinsatzplanung in Impfzentren

Was muss man bei der Personaleinsatzplanung alles konkret beachten? Ein gutes und topaktuelles Beispiel dafür, wie hochagil innerhalb der Personaldispostion mitunter agiert werden muss, sind die vielen Impfzentren, die in ganz Deutschland in kürzester Zeit aufgebaut wurden. Hier hängt alles von einer perfekten Personaleinsatzplanung ab, damit die sehr fein aufeinander abgestimmten Abläufe nicht zum Stillstand kommen.
Ziel der Personaleinsatzplanung in Impfzentren ist es, dass es hier nie zu einem Stau an Impflingen kommt, um Menschenansammlungen zu vermeiden. Stattdessen sollen die Impflinge kontinuierlich von einer Station zur nächsten geführt werden. Dafür bedarf es direkt am Eingang Empfangspersonal, das den Personalausweis und die Temperatur  checkt.
Weiter geht’s zum Check-In, an dem die Einwilligungspapiere eingescannt werden und eine erste Aufklärung erfolgt. Dann geht’s in die Impfkabine, in der die Impflinge ihre Spritze erhalten und alles im Impfausweis dokumentiert wird. Damit diese Abläufe stets im Fluss bleiben, ist ein optimaler Personaleinsatzplan das A und O.

Warum ist eine Personalplanungssoftware in der  Personaldisposition unverzichtbar?

Eine moderne Personalplanungssoftware macht die Planung und Zeiterfassung der Mitarbeiter leicht und übersichtlich organisierbar. Stundenbezogene Dienstpläne zu erstellen unter Berücksichtigung von Mindestbesetzungen und der verfügbaren Arbeitszeiten der Angestellten ist hiermit kein Problem.
Auch schichtbezogene Einsatzpläne lassen sich in einer Personaleinsatzplanungssoftware einfach erstellen und unter Berücksichtigung der Arbeitszeitmodelle und geplanter Fehlzeiten wie Urlaube grafisch darstellen, konfigurieren und kommunizieren.

Wie funktioniert die Personaldisposition mit einer HR Software?

Aber wie funktioniert ein solches Tool zur Personaleinsatzplanung? Welche Funktionen beinhaltet es? Das möchten wir Ihnen  beispielhaft anhand der Software Teamhero vorstellen. Mit der Software findet sich für jeden Personaleinsatz die passende Lösung. Mit ihr lassen sich sogar neue Mitarbeiter rekrutieren, falls nicht genügend zur Verfügung stehen.
Grundsätzlich bietet das Tool Anwenderunternehmen Funktionen in den folgenden Bereichen:

• Bewerberhandling: Rekrutieren Sie und überführen Ihre Bewerber dann in Ihre Mitarbeiterdatenbank.
• Schichtplanung: Planen Sie per Qualifikationen, Zeiten, Orte, Ansprechpartner und Einsatzbereiche.
• Zeitenerfassung: Erfassen Sie die Arbeitszeit sowie Pausen digital und live. So behalten Sie den Überblick.
• Lohnabrechnung: Lassen Sie Teamhero für Sie die genauen Löhne mit Zu- und Abschlägen berechnen.

Und so funktioniert’s: Um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, erstellen Personalsuchende im Bewerbermanagementsystem von Teamhero Stellenanzeigen, die direkt in ausgewählten Jobbörsen und/oder auf der eigenen Karriereseite publiziert werden.
Die geeignetsten Bewerber können mit dem Tool direkt kontaktiert und zum Beispiel zu einem Videointerview eingeladen werden, während nicht passende Bewerber eine Absage erhalten.

Digitale Mitarbeiterakte mit allen wesentlichen Informationen

Hat es mit dem Bewerber geklappt und man ist sich einig geworden, überführen Personalverwantwortliche die Stammdaten des neuen Talents mit einem Klick in eine individuelle digitale Personalakte. Diese ist der relevante Dreh- und Angelpunkt innerhalb der weiteren Personaldisposition.
Enthalten in der digitalen Personalakte sind nicht nur allgemeine personenbezogene Informationen, sondern auch das individuelle Arbeitszeitkonto eines jeden Mitarbeiters, in dem sich Verfügbarkeiten, Stundensalden und Pausen nachvollziehen lassen. Auch ausgezahlte Löhne mit Zu- und Abschlägen sind über die Personalakte abrufbar. Anwender können Mitarbeitenden außerdem Qualifikationen zuordnen und sie verschiedenen Gruppen hinzufügen – zum Beispiel nach ihren jeweiligen Spezifikationen und/oder den bevorzugten Einsatzorten.

Personaleinsatzplanung mit wenigen Klicks

Geht es um eine konkrete Personaleinsatzplanung definieren Personaldisponenten innerhalb Teamhero einfach die Parameter, auf die es bei dem jeweiligen Job ankommt:

• Ort des Einsatzes
• Dauer des Einsatzes
• Für den Einsatz benötigte Qualifikationen

Auf Knopfdruck lassen sich richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe herausfiltern. Damit die Personaleinsatzplanung noch leichter von der Hand geht, geben Arbeitnehmer innerhalb Teamhero, Ihre Wunsch-Arbeitszeiten an und tragen auch die Wochentage ein, an denen sie nicht arbeiten können. Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren unterstützt das System Anwender laufend, um den perfekten Personaleinsatzplan zu erstellen
Zeitgleich werden alle Einsätze auch immer online ausgeschrieben. Arbeitnehmer informieren sich über diese innerhalb eines Mitarbeiterportals und bewerben sich auf ihre Wunschposition. So ist Mitarbeiterzufriedenheit Programm. Die Bewerbung kann jederzeit geändert oder auch wieder zurückgezogen werden.

Zeiterfassung und Lohnabrechnung innerhalb der Personaldisposition

Auch die Erfassung der Arbeitszeiten ist kein Problem. Arbeitnehmer erfassen sie entweder mobil mit ihrem Smartphone. Sie können sie aber auch in einen Computer eingeben. Die Daten können jederzeit via Schnittstelle an ein Buchhaltungsprogramm für die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden. So funktioniert die Personaldisposition aus einem Guss – von dem E-Recruiting neuer Mitarbeiter, über die Personaleinsatzplanung bis hin zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung.
Damit liegen die Vorteile einer gut strukturierten Personaleinsatzplanung auf der Hand – hier nochmal im Schnelldurchlauf:

• Arbeitsbereiche können für jeden Mitarbeiter konkret definiert werden
• Mitarbeiter legen Wunscharbeitszeiten fest
• Verfügbare Jobs lassen sich in einem Mitarbeiterportal veröffentlichen
• Die Zeiterfassung gelingt passgenau und wenn gewünscht auch ortsgebunden
• Erfasste Zeiten und Gehälter sind an das eingesetzte Buchhaltungstool exportierbar

Worauf Sie bei der Auswahl einer Software für die Personaldisposition achten sollten

Unser Fazit: Gerade wenn eine große Zahl an Mitarbeitern eingeplant werden muss, leisten Tools für Personalplaner hervorragende Dienste. Die Workforce Productivity kann so optimiert, und mit anderen Aufgaben in Verwaltung und Management koordiniert werden.
Bei der Auswahl der Software sollten Anwenderunternehmen allerdings darauf achten, dass nicht nur die Funktionsbandbreite stimmt, sondern auch Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz erfüllt sind. Im Falle von Teamhero werden alle Daten zum Beispiel in einem hochmodernen und mehrfach zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet, das vom TÜV Rheinland zertifiziert wurde.
Ein IT-Security-Team überwacht innerhalb des Rechenzentrums rund um die Uhr alle laufenden Systeme. Notwendige Sicherheitsupdates werden regelmäßig und bei Bedarf auch kurzfristig bereitgestellt. Durch regelmäßige Stresstestroutinen sowie Sicherheitsmaßnahmen wird die Systemstabilität und Datensicherheit fortwährend optimiert. Mission accomplished. Damit kann’s losgehen mit der perfekten Personaldisposition.
Sie fragen sich, welche Software für die Personaldispostion perfekt für Ihr Unternehmen geeignet ist? Unsere Experten beraten Sie jederzeit gerne. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.